F.ü. f d.,baş müəl. Mətanət Əmrahova

İşgüzar iclas və müşavirələr
Fərdi işgüzar ünsiyyətlə yanaşı, işgüzar (xidməti) məsələlərin qrup şəklində müzakirəsinin də müxtəlif formaları mövcuddur. Bunların işərisində iclas və müşa-virələr ən geniş yayılmış formalardır. Menecment nəzəriyyəsi iclas və müşavirələ-ləri təyinatına görə daha sadə və ümumiləşdirilmiş şəkildə təsnif etməyi təklif edir:

1. İnformativ müşavirə. Hər bir iştirakçı işlərin vəziyyəti barədə rəisə qısa şəkildə məlumat verir ki, bu da yazılı hesabatlardan qaçmağa və hər bir iştirakçının idarədəki işlərin vəziyyəti barədə təsəvvür əldə etməsinə imkan yaradır.

2. Qərarlar qəbul edilməsi məqsədilə keçirilən müşavirələr. Konkret məsələ üzrə qərarlar qəbul edilməsi üçün təşkilatın müxtəlif bölmə və şöbələrini təmsil edən iştirakçıların fikirlərinin koordinasiyası həyata keçırilir.

3. Yaradıcı müşavirə. Burada yeni ideyalardan istifadə, fəaliyyətin perspektiv istiqamətlərinin hazırlanması məsələləri araşdırılır.

İçlasların bir sıra başqa təsnifatı da vardır ki, bunlara, məsələn, elm sahəsin-

də ─ konfranslar, seminarlar, simpoziumlar və elmi şuraların iclaslarını; siyasət sahəsində ─ partiya qurultayları, plenumları, mitinqləri və s. misal göstərmək olar. Mövzusuna görə isə texniki, kadrlarla bağlı, inzibati və maliyyə müşavirələ-

rini fəqrləndirirlər.

İclasın, müşavirənin düzgün tərtib olunmuş gündəliyi onun təşkil olunmasının

əsas elementlərindən biri sayılır. Gündəlik, bir qayda olaraq, qabaqcadan iştirakçı-

lara göndərilən və özündə bir sıra məlumatı əks etdirən yazılı sənəddir. Həmin mə-lumata bunlar aid edilir:

♦ iclasın mövzusu;

♦ iclasın məqsədi;

♦ müzakirə ediləcək məsələlərin siyahısı;

♦ iclasın başlanma və bitmə vaxtı;

♦ onun keçirilmə yeri;

♦ əsas informasiya üzrə çıxış edən məruzəçilərin, eləcə də irəli sürülən məsə-lələrin hazırlanmasına məsul olan şəxslərin soyadı və vəzifəsi;

♦ hər məsələyə ayrılan vaxt;

♦ hər bir məsələyə aid materiallarla tanış olmaq üçün ayrılan yer.

İşgüzar iclasın, müşavirənin iştirakçıları qabaqcadan müzakirənin predmeti barədə məlumatlandırılırlarsa, təkcə materiallarla tanış olmaq imkanı deyil, həm də problemlərin həlli ilə bağlı konstruktiv təkliflər düşünüb tapmaq imkanı əldə edir-lər. İnsanlar məlumatlandırılmayanda iclaslarda elə fikirlər ifadə olunur ki, əksə-rən bunlar diskussiyaya gətirib çıxarır və optimal qərarların qəbul edilməsinə maneçilik törədir.

İclasda əsas rolu rəhbər vəzifəli şəxs icra edir. İclası həm vəzifəli şəxs (müəs-sisə rəhbəri, şöbə müdiri, bölmə rəisi), həm də vəzifəli şəxsin təyin etdiyi əməkdaş idarə edə bilər. İstənilən halda içlasa, müşavirəyə rəhbərlik edən şəxs bunların icrasına borcludur:

♦ iclasa vaxtında başlamaq;

♦ reqlament barədə məlumat vermək;

♦ işin aparılması qaydalarını razılaşdırmaq, gündəliyi dəqiqləşdirmək;

♦ reqlament və protokola məsul şəxsi təyin etmək;

♦ məsələyə aidiyyəti olmayan çıxışların, konstruktiv təkliflər əvəzinə subyek-tiv fikirlərin söylənilməməsi və s. barədə xəbərdarlıq etmək;

♦ konstruktiv tənqiddən istifadə etməyi, konkret faktları və səbəbləri göstər-məyi, insanın şəxsiyyəti haqqında deyil, onun fəaliyyəti və nöqsanları barədə fikir söyləməyi, problemin həlli, nöqsanlar və çatışmazlıqların aradan qaldırılması yolları barədə təkliflər verməyi tələb etmək;

♦ qarşıya qoyulmuş hədəfə çatmaq məqsədilə iştirakçılardan hər birinin iş böl-güsünü təyin etmək və beləliklə, müzakirələrə konstruktiv xarakter vermək;

♦ çıxışların istiqamətini və məqsədyönlülüyünü tənzimləmək, çıxışların uza-dılmasına yol verməmək, dəqiq, məzmunlu təhlilə, real təkliflər, qərarlar və ide-yalar irəli sürülməsinə şərait yaratmaq;

♦ diskussiyaların düzgün aparılmasına riayət etmək;

♦ iclas iştirakçılarının diqqətini aktivləşdirmək üçün müxtəlif üsullardan istifadə etmək;

♦ iclasa yekun vurarkən bütün deyilənləri ümumiləşdirmək, nəticələri forma-laşdırmaq, gələcək vəzifələri müəyyənləşdirmək;

♦ iclası dəqiq vaxtında bitirmək.