Gestion de Projet

VIII Les outils d’analyse de risques

Introduction 

Le risque est défini « comme la possibilité qu'un projet ne s'exécute pas conformément aux prévisions de dates d'achèvement, de coûts et de spécifications, ces écarts par rapport aux prévisions étant considérés comme difficilement acceptables, voire inacceptables ».

Le risque est à prendre en compte dès la définition du projet par le chef d'avant projet, puis par l'équipe entière et remis à jour en cours d'exécution du projet.

Les risques sont répertoriés par familles :

- les risques décisionnels (liés aux choix qu'a pu réaliser l'équipe projet)
- les risques industriels et commerciaux
- les risques technologiques de recherche et de développement
- les risques financiers
- les risques politiques
- les risques normatifs

À quantifier les risques du prêt« L'analyse du risque est l'ensemble des méthodes qui concourent à quantifier les risques du projet et à permettre l'éclairage des décisions ou l'identification des domaines générant le risque global principal. »

Les outils

Il n’existe pas d’outil à proprement parler pour l’analyse de risque mais plutôt des méthodes.

Parmi ces méthodes, on distingue :

• 
  La méthode Mahari (autrefois Marion) plutôt orientée grandes entreprises
  
• 
  La méthode Octave pour les PME/PMI
  
• 
  La méthode Ebios élaboré par la DCSSI (Direction Centrale de la Sécurité des Système d’Information)
  

Celles-ci sont décrites clairement sur le site :

http://www.ysosecure.com/menu/gestion_risque_menu.html

IX Les outils de Worflow

Introduction 
Les outils de Worflow sont absents du monde Microsoft et par là même inconnu d’une grande partie des utilisateurs de système informatique. Ces outils vont permettre de formaliser le flux de l’information et les validations et modification de document. Leur formalisme est parfois vécu comme une forte contrainte. Leurs parfaite adéquation et intégration avec le système de l’entreprise en fait des outils de fond dont l’utilisation dépasse la simple gestion de projet.
Les outils
L’outil de Worflow de référence est toujours Lotus Workflow. C’est un magnifique outil de développement d'applications autonome s'exécutant sur IBM Lotus Domino qui permet de créer et de déployer des applications orientées flux de travaux. Il permet aux entreprises de standardiser et de simplifier les activités humaines gourmandes en temps et de suivre leur progression. Grâce à sa plateforme permettant d'automatiser, de finaliser et de gérer les processus complexes, Lotus Workflow améliore le temps de réponse tout en réduisant les coûts. Les clients peuvent réaliser des processus manuels plus rapidement et de manière plus cohérente en rencontrant moins de problèmes.
On peut s’interroger sur le peu de succès des outils de Workflow. Coincé entre les outils standard de messagerie suffisants pour les petites entreprises et les ERP pour les entreprises plus importantes les outils de Workflow ont de plus en plus de mal à trouver leur place. Active directory, la base annuaire de Microsoft, pousse aussi les entreprises à éliminer de leur parc applicatif les solutions qui ne sont pas natives à cet annuaire.
Conclusion
Tout ceux qui ont travaillé dans le cadre d’un projet avec un outil de Workflow se demande comment ils ont pu faire sans. Simplifiant et régulant les flux de documents ainsi que les flux décisionnels il est très vite indispensable. Pourtant, ces outils sont de moins en moins utilisés ! L’absence de Microsoft sur ce marché en elle la cause ou la raison ?

X Les outils Intégrés et multi projets, outils de suivi de l’avancée des projets

Introduction  
Les entreprises sont de plus en plus dans un mode projet permanant. La recherche et développement n’est plus le seul fait d’équipe de laboratoire, qui sont les seules à gérer des projets. L’ensemble des équipes quelque soit leurs activités se doit de rester dans une dynamique organisé et productive. Le mode projet devient un modèle de référence de l’entreprise. Les collaborateurs vont devoir travailler sur plusieurs projets. Ces projets peuvent être interdépendants par leurs jalons, leurs calendriers, leurs ressources et leurs livrables. Il nous faut donc des outils de gestion de projet qui seront capable de devenir, au final, des outils de gestion d’entreprise.
Les outils
Il y a beaucoup de logiciels ou de suites qui se targuent de pouvoir gérer ces problématiques. Le multi projet possède ses propres problématiques de gestion croisée. L’exemple que nous vous proposons ici est curieusement le logiciel de gestion de projet qui est le plus utilisé pour la gestion de multi projet : Microsoft Project.
Pourquoi ce choix ?

Microsoft Project va pour effectuer cette mission s’interfacer avec beaucoup d’autre logiciel de l’éditeur. La présentation de cette architecture et la connaissance des fonctionnalités des produits associés nous permettent de mieux cerner le sens de la solution.

Les données des différents projets sont stockées dans une base SQL Server. Les documents des projets sont placés sur un espace collaboratif accessible via les outils Office ou l’intranet et gérer par Sharepoint. Les agendas des collaborateurs sont directement mis à jour en fonction des acceptations, créations et annulations des réunions. Tout un chacun peut observer les éléments d’avancé le concernant a partir d’un client Intranet. L’application MS Project servant alors à créer les diagrammes, les rapports et d’interfaces pour alimenter la base SQL Server. Le composant Project 2003 Core permettra même de faire du Data Mining sur un Cube de travail.

XI Les outils de communications et de partage de l’information

Introduction
La liste des outils de communication est aussi longue que l’histoire de l’humanité. Du cri, à la musique en passant par l’écriture et le dessein le désir et le besoin de communication semblent liés à la nature même de l’homme.
Les outils
Au début était donc le verbe ! Le premier outil c’est avant tout la langue. Un vocabulaire précis, compris et partagé est la base d’une communication efficace. Il peut donc sembler efficace de construire un dictionnaire des termes du projet ? Ce dictionnaire se devra de rassembler autant les mots métiers que le jargon lié à la gestion de projet. Cette démarche ne semble pas aussi courante qu’elle devrait l’être.
Les outils tel que papier, crayon, chaise, table, craie et tableau ne sont pas le sujet de ce travail. Il n’en est pas de même les suites de logiciels bureautiques et leur congénère serveur.

Les « présentations » 
Un des outils préféré du chef de projet est le créateur de présentation. Ce logiciel vous aide à réaliser des éléments projetables. On peut s’interroger sur le rôle exact de ce que l’on appelle communément « une présentation » tant ces documents ont une importance capitale dans l’animation d’une réunion de communication.
A quoi sert donc ce « Slide » sur lequel l’assistance fixe son regard et que trop souvent l’intervenant lit comme si son public était analphabète.

N’est il pas seulement le symbole de notre incapacité à nous concentrer sur le discours et en tant qu’intervenant notre incapacité à ordonner notre pensée et à susciter l’attention.

La messagerie et les agendas partagés sont aujourd’hui si répandus dans le monde de l’entreprise qu’il semble inutile de les présenter. Toutefois il semble important de présenter un nouveau type de réunion et de messagerie : la messagerie instantanée et les réunions en ligne.

La messagerie instantanée et les réunions en ligne.

La messagerie en ligne permet de savoir si vos collaborateurs sont en ligne en ensuite de leur proposer une réunion virtuelle avec la possibilité de partager des documents.

Christian sait que « Sylvie Fellous » est disponible il lui envoie un message instantané pour lui proposer une réunion de travail !

Dans cette fenêtre d’un logiciel de messagerie instantané « Christian Belbeze » propose de partager son écran avec « Sylvie Fellous » pour avancer sur un projet de document commun.

L’écran est partagé, la partie gauche de l’écran sert à dialoguer.

Les sites Web collaboratif

Un nouveau type d’espace d’échanges s’est concrétisé avec les Serveurs Web d ‘échanges et de stockage. Un exemple de ses nouveaux outils est le serveur SMS Sharepoint.

Voici quelques-unes des nouvelles fonctions Project Server intégrées à Windows SharePoint Services. Elles sont destinées à assurer un suivi des problèmes et des risques et à gérer les bibliothèques de documents associées aux projets publiés dans la base de données Project Server.

Suivi des versions et archivage/extraction des documents. Utilisez le suivi des versions des documents pour créer automatiquement une copie de sauvegarde pour chaque enregistrement d'un fichier dans une bibliothèque de documents. Vous pouvez également extraire un fichier pour le verrouiller pendant son édition et empêcher ainsi d'autres utilisateurs de le remplacer ou de le modifier accidentellement.

• 
  Listes de risques et de problèmes améliorées. Ces listes de suivi des problèmes et des risques permettent aux membres de l'équipe de travail de maîtriser leurs projets. Il est possible d'ajouter des pièces jointes aux éléments de liste, telles que des pages HTML, des documents et des images
  

Remarque : les fonctionnalités d'approbation de contenu de Windows SharePoint Services sont désactivées pour les sites Project Server 2003, afin de garantir la synchronisation entre les deux logiciels.

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  Nouveaux boutons et indicateurs. Le produit comporte les nouveaux boutons suivants : Link Risks (Lier les risques), Link Issues (Lier les problèmes), Link Documents (Lier les documents), Track Risks (Suivre les risques), Track Issues (Suivre les problèmes), Track Documents (Suivre les documents), New Risks (Nouveaux risques), New Issues (Nouveaux problèmes) et New Documents (Nouveaux documents). Parmi les nouveaux indicateurs, citons Risques, Problèmes et Documents.