Grant Project Implementation Manual

5İŞ TANIMI VE TEKNİK ŞARTNAMELER

İş Tanımı (hizmet alımı için) ve Teknik Şartnamenin (mal alımı ve yapım işleri için) amacı, teklif verme aşamasında yüklenicilere verecekleri teklifin mahiyeti hakkında bilgi vermek, yönlendirmek ve proje uygulaması sırasında yüklenicinin başvuracağı referans olarak hizmet etmektir. İş Tanımı veya Teknik Şartname, İhale Dosyasına dahil edilir ve ihale sonucunda imzalanan sözleşmenin eki haline gelir.

İş Tanımı veya Teknik Şartnamenin eksiksiz ve detaylı olarak hazırlanması, projenin nihai başarısı için çok önemlidir. Projenin doğru şekilde tasarlanmasını, çalışmanın öngörülen takvim dahilinde yapılmasını ve kaynakların israf edilmemesini sağlamak önemlidir.

İş Tanımı, Teknik Şartnameler ve bütçe isteklilerin erişimlerine eşit olarak açık olmalı ve tekliflerde haksız rekabet yaratacak engeller ortaya çıkarmamalıdır. İŞ Tanımı/Teknik Şartname ve bütçe, Hibe Faydalanıcısı tarafından istenen ürünlerin, hizmetin veya malzeme ya da işin karakteristik özelliklerini tanımlamalıdır. Bu özellikler aşağıdakileri hususları içerir:

• 
  kalite düzeyleri;
  
• 
  çevresel performans;
  
• 
  tüm ihtiyaçlara cevap veren tasarım (engelliler için ulaşabilirlik dahil);
  
• 
  uygunluk değerlendirme seviyeleri ve usulleri;
  
• 
  kullanım için uygunluk;
  
• 
  güvenlik veya ebatlar; mal alımlarında, satıcının ismi ve kullanıcı talimatları ve tüm sözleşmeler için terminoloji, semboller ve test yöntemleri, paketleme, işaretleme ve etiketleme, üretim prosedürleri ve yöntemleri.
  

İş Tanımı/Teknik Şartnameler Hibe Faydalanıcısı tarafından hazırlanır. İş Tanımı/Teknik Şartnamenin hazırlanmasında, önerilen projeye katılan bütün taraflara danışmakta fayda vardır. Böylece, hem projenin kalitesi hem de Hibe Faydalanıcısının projeyi sahiplenmesi artar.

Teknik uzmanlık gerektiren ihalelerde, ihale dosyalarının - özellikle Teknik Şartname/İş Tanımının – hazırlanması için bir ya da daha fazla harici teknik uzmanın desteğine ihtiyaç duyulabilir. Her bir uzman Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalamalıdır.

İhale Dosyası tamamlandıktan sonra ihale prosedürü bir an önce başlatılmalıdır. Dolayısıyla Hibe Faydalanıcısı kendi seçeceği en az 3 hizmet sağlayıcısının, tedarikçinin veya yüklenicinin yer aldığı bir liste oluşturur ve her birine yazılı davetiye gönderir. (Ek-3c1 veya 3d1)

5.1 Geçerlilik Süresi

İsteklilerin verdiği teklifler ihale daveti ve/veya ihale dosyasında belirtilen süre boyunca geçerlidir. Bu süre, Hibe Faydalanıcısı tarafından tekliflerin incelenmesi, onaylanması, kazanan isteklinin bilgilendirilmesi ve sözleşmenin imzalanması için yeterli olmalıdır. Tekliflerin geçerlilik süresi, son teklif sunma tarihinden itibaren 30 günden 90 güne kadar belirlenebilir.

İstisnai durumlarda, geçerlilik süresi dolmadan önce Hibe Faydalanıcısı, 40 günü aşmamak kaydıyla isteklilerden teklif geçerlilik süresinin uzatılmasını isteyebilir.

Kazanan istekli, sözleşmeye hak kazandığının kendisine bildirilmesini itibaren takip eden 60 gün için teklifinin geçerliliğini sağlamalıdır. Bildirim tarihine bakılmaksızın, 60 günlük ek süre, ilk 90 günlük süreye eklenir.

5.2İhalenin Verilmesi

5.2.1 Kazanan İstekliye Bildirim

Tekliflerin geçerlilik süresinin dolmasından önce Hibe Faydalanıcısı kazanan istekliye teklifinin kabul edildiğini yazılı olarak bildirir ve değerlendirme süreci sırasında düzeltilmiş olan (eğer varsa) aritmetik hataları da bildirir. (Ek-3c4 veya 3d4)

Başarılı istekliye yapılan bu bildirim, başarılı teklifin geçerlilik süresinin, 60 gün süreyle otomatik olarak uzatılması anlamına gelir. Bildirim tarihine bakılmaksızın, bu uzatma, ilk baştaki geçerlilik süresi olan 90 güne eklenir.

Hibe Faydalanıcısı başarılı teklif sahiplerinden bildirim tarihinden itibaren 15 gün içinde ihale dosyalarında beyan ettikleri tüm beyanların doğrulanması için gerekli belgelerin sağlamasını ister. Hibe Faydalanıcısı, sözleşmeyi imzalaması için başarılı istekliye göndermeden önce teslim edilen tüm kanıtlayıcı belgeleri incelemelidir.

5.2.2Sözleşmenin Hazırlanması ve İmzalanması

S
tandart sözleşme ekleri, davet mektubuyla birlikte gönderildiği şekliyle, değiştirilmeden kullanılmalıdır. Hibe Faydalanıcısı tarafından sadece Sözleşmenin doldurulması gereklidir.

Sözleşme hazırlandıktan sonra Hibe Faydalanıcısı;

• 
  Sözleşmenin tüm asıl nüshaları tarih atarak imzalar ve sözleşmenin tüm sayfaları paraflar.
  
• 
  Kazanan teklif sahibine sözleşmenin imzalı iki asıl nüshalarını gönderir ve bu nüshaların 30 gün içerisinde (ve teklif geçerlilik süresinin dolmasından önce) kazanan teklif sahibi tarafından imzalanması gereklidir.
  
• 
  Kazanan isteklinin bir asıl nüshayı Hibe Faydalanıcısına geri göndermesi gereklidir. Eğer kazanan istekli sözleşmeyi belirtilen süre içinde geri göndermez veya herhangi bir aşamada sözleşmeyi imza etmeye razı olmadığını veya imza edemeyeceğini belirtir ise, bu iş istekliye ihale edilemez. Bu durumda, en yüksek puan alan ikinci teklif (teknik açıdan uygun ve sözleşme için mevcut azami bütçe dahilinde olması kaydıyla) kullanılarak yeni bir sözleşme dosyası hazırlanmak suretiyle sözleşme hazırlık süreci birinci adımdan itibaren tekrar başlatılmalıdır.
  
• 
  Başarılı istekli tarafından imzalanan bir asıl sözleşmenin Hibe Faydalanıcısı tarafından teslim alınmasından sonra, söz konusu asılların daha önce gönderilmiş olanlarla tam olarak aynı olduğunun kontrolü yapılmalıdır.
  

5.2.3İhale Sonucunun İlan Edilmesi

Hibe Faydalanıcısı; ihalenin sözleşmeye bağlanması ile ilgili olarak alınan kararları, eğer var ise sözleşme yapılmama kararınının nedenlerini içerecek biçimde, mümkün olan en kısa sürede isteklilere bildirmelidir.

Usulün cinsi ne olursa olsun, Hibe Faydalanıcısı:

• 
  kazanan istekli tarafından imzalanmış sözleşme alındıktan sonra 15 gün içerisinde, kazanamayan teklif sahiplerine standart bir yazı göndermelidir.
  
• 
  satınalma süreciyle ilgili tüm istatistiki bilgileri; sözleşme bedelini, kazanan isteklinin ve diğer isteklilerin isimlerini içerecek şekilde tutmak zorundadır.
  

Kazanamayan isteklilere bilgi verilirken Ek-3c5 veya 3d5’de bulunan şablon kullanılmalıdır. Kazanamayan istekliler daha fazla bilgi talebinde bulunduklarında, gizli olmayan tüm bilgiler açıklanabilir. Mesela, isteklinin güçlü ve zayıf taraflarıyla ilgili yorumlar ilerideki ihalelerde kazanabilmeleri için yol gösterici olacağından dolayı istekliyle paylaşılabilir.