Grant Project Implementation Manual

6.120.000 Euro - 300.000 Euro Arası Hizmet Alımı - “Rekabetçi Pazarlık Usulü”

20.000€ ve 300.000€ arasındaki tüm alımlar aşağıdaki adımların izlendiği “rekabetçi pazarlık usulüne” göre yapılır:

1. Adım: Kuruluşun ihtiyaçlarının belirlenmesi: Faaliyet Tanımı ve Bütçeye ilişkin olarak kuruluşun ihtiyaçlarıyla ihalenin ihtiyaçları hangi açılardan uyuşuyor?

2. Adım: İş Tanımının hazırlanması (ToR): İhtiyaç duyulan hizmetlerin sunulması ile ilgili olarak şartları ve/veya hedefleri tanımlayan; uygun olan hallerde, kullanılacak yöntem ve kaynakları ve/veya elde edilecek sonuçları belirten yazılı bir dokümandır. (Ek-3c2-i’e bakınız)

Özellikle aşağıdaki hususları tanımlamalıdır;

• 
  Ne istiyorsunuz? Ne tür hizmetler isteniyor?
  
• 
  Gerekli olan girdiler nelerdir?
  
• 
  Hizmetlerin ne zaman sağlanmasını istiyorsunuz?
  
• 
  İstediğiniz hizmetlerin kalitesi nedir?
  
• 
  Kilit uzmanlara ihtiyacınız var mı?
  
• 
  Değerlendirme tablosu gereken kilit uzman sayısına göre revize edildi mi?
  

3. Adım: Basitleştirilmiş ihale dosyasının hazırlanması: İhale dosyası aşağıdaki bilgileri içermelidir:

1. 
   İş Tanımı (Ek-3c2-i)
   
2. 
   Basitleştirilmiş Hizmet İhalesi Teklif Sunum Formu (Ek-3c2-ii)
   
3. 
   Teknik Teklif Taslağı (Ek-3c2-iii)
   
4. 
   Tüzel Kişilik Formu (Ek-3c2-iv)
   
5. 
   Hizmet İhalesi için Basitleştirilmiş Değerlendirme Tablosu (Ek-3c2-v)
   
6. 
   Taslak Sözleşme (Ek-3c2-vi)
   
7. 
   Mali Kimlik Formu (Ek-3c2-vii)
   

4. Adım: İhaleye en az 3 isteklinin davet edilmesi: Muhtemel isteklilere ihale dosyasıyla birlikte birer davet mektubu (Ek-3c1) gönderiniz. Hizmet sağlayıcılara cevap verebilmeleri için makul bir süre tanıyınız( genellikle 30 gün). Eğer tüm istekliler tekliflerini sunarlarsa Hibe Faydalanıcısı, teklif sahiplerinin “tekliflerini değiştirmeyeceklerine ve/veya o zamana kadar hiçbir teklif sunmayacaklarına” dair yazılı beyanlarını almak kaydıyla erken açılış yapabilir.

5. Adım: Tekliflerin yazılı olarak alınması: Satınalma sürecinin en küçük detaylara kadar her adımı kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır.

6. Adım: Tekliflerin değerlendirilmesi: Teklifleri (fiyat ve teknik teklifler) karşılaştırın ve ekonomik açıdan en avantantajlı hizmet sağlayıcısını seçin. Düşük bedelli ihaleler için bile olsa; alınan her teklif, önceden kullanacağınızı söylediğiniz kriterler doğrultusunda adil ve tarafsız olarak değerlendirilmelidir. Bu kriterler, paranın karşılığını en iyi şekilde alabilmek için, sadece en düşük fiyatı değil, daha fazlasını içermelidir.

Değerlendirme sürecinin aşamaları:

1. 
   Tekliflerin alınması ve kaydedilmesi: Tekliflerin alınış tarihi ve zamanı kaydedilmelidir. Tüm zarflara alınış tarih ve zamanına göre birbirini takip eden numaralar verilmelidir.
   
2. 
   Teklif açılış oturumu: Resmi teklif sunma gerekliliklerine uygunluğu kontrol ediniz (zarfın kapalı olması vb.). Tüm zarflar aynı anda açılmalıdır.
   
3. 
   Tekliflerin değerlendirilmesi:
   

Bölüm A: Açılış ve İdari uygunluk Kontrolü (bkz “açılış ve idari uygunluk tablosu”).

Bölüm B: Teknik uygunluk (bkz “teknik değerlendirme tablosu”). Teknik teklifleri değerlendirirken (“organizasyon ve metodoloji” ve “Kilit Uzmanların Özgeçmişleri”-eğer talep edildiyse), oy hakkına sahip her üye, teknik değerlendirme tablosuna uygun olarak (ihale dosyasında da belirtildiği üzere), her teklife azami 100 puan üzerinden bir puan verir. Komite her teknik teklifin ortalama puanını belirlediğinde (oy hakkına sahip her üyenin belirlediği nihai puanların matematiksel ortalaması) toplam 80 puanlık eşik değerin altında kalan tüm teklifler reddedilir. 80 puanlık eşik değere ulaşan teklifler arasından en iyi teknik teklife 100 puan verilir. Diğerlerinin teknik puanları = (söz konusu teknik teklifin nihai puanı/en iyi teknik teklifin nihai puanı) x 100 şeklinde oranlanarak hesaplanır.

“Organizasyon ve Metodoloji” ve “Uzmanların” değerlendirilmesi (Eğer İş Tanımında isteniyorsa) zorunludur. Tüm uzmanlar İş Tanımı doğrultusunda değerlendirilmelidir ve İş Tanımında belirtilen uzman sayısına bağlı olarak değerlendirme tablosuna gerekli sayıda satır eklenmelidir.

Uzmanların değerlendirilmesi sırasında, “Toplam Puan”ın tüm kilit uzmanlar için ayrılmış puan toplamı olduğunu unutmayınız. Örneğin, eğer İş Tanımında 3 kilit uzman tanımlanmışsa ve puanlar Kilit Uzman 1 için 20, Kilit Uzman 2 için 15 ve Kilit Uzman 3 için 15 puan olarak belirlenmişse, bu durumda “Toplam Puan" 50 puan (20+15+15) olacaktır.

4. 
   Mali tekliflerin değerlendirilmesi: Teknik değerlendirmenin tamamlanmasından sonra, minimum 80 puan almış olan isteklilerin mali tekliflerinin bulunduğu zarflar açılır (Eğer böyle bir asgari puan gerekliliği belirlenmişse). Toplamda en düşük fiyatı veren teklif 100 puan alır. Diğerlerinin mali puanları = (toplamda en düşük fiyat/incelenen teklifin toplam fiyatı) x 100 şeklinde oranlanarak hesaplanır.
   
5. 
   Değerlendirme Komitesinin Sonucu:
   

Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, 80/20 veya 50/50 (veya ihaleye davet mektubunda belirlenen herhangi bir oran) esasına göre teknik kalitenin fiyata olan ağırlığı hesaplanarak belirlenir. Bu hesaplama aşağıdaki şekilde yapılır:

• 
  Teknik tekliflere verilen puanların 0.80 ile çarpımı
  
• 
  Mali tekliflere verilen puanların 0.20 ile çarpımı
  

Sonuçta ortaya çıkan ağırlıklı teknik ve mali puanlar toplanır ve böylece ihale toplamda en yüksek puanı alan teklife verilir.

Değerlendirme Komitesi Değerlendirme Raporunu hazırlayıp imzalamalıdır (Ek-3c3). Rapor değerlendirmeye ait tüm detayları içermelidir (açıklama istekleri, aritmetik hata düzeltimleri, vb.).

7. Adım: Sözleşmenin verilmesi/Kazanamayan isteklilerin bilgilendirilmesi: Seçilen istekliyi bilgilendiriniz ve sözleşmenin imzalanmasıyla sürece devam ediniz (Ek-3c4). Sözleşme imzalandıktan sonra, diğer isteklileri bilgilendiriniz (Ek-3c5).

8. Adım: Sözleşme yönetimi: Hizmet sağlayıcısının işleri zamanında yaptığı, kalitenin verilen fiyat teklifi ve İş Tanımına uygun olduğunu ve özellikle de hibe projenizin diğer bölümleri buna bağlıysa, teslimin istenilen tarihte yapılacağını güvence altına alınız. Sözleşme Makamı olarak, herhangi bir ihalenizden kaynaklanan gecikmelerle siz ilgilenmek durumunda kalacaksınız.

	€20.000 < Sözleşme Bedeli < €300.000
Hazırlık Aşaması	İş Tanımını hazırlayınız. Basitleştirilmiş ihale dosyasını hazırlayınız.
İlan Aşaması	Davet mektuplarını ve ekli ihale dosyasını kullanın, en az 3 servis sağlayıcısından teklif talep ediniz. İsteklilere yaptığınız bilgilendirme; şeffaflık, ölçülülük, eşit muamele, ayrım yapmama ve tam rekabet ilkelerine uygun olmalıdır. Değerlendirme komitesini atayınız.
Teklif Açılışı	Tekliflerin sunulması için en az 30 gün süre tanıyınız ( Teklif sahiplerinin “tekliflerini değiştirmeyeceklerine ve/veya o zamana kadar hiçbir teklif sunmayacaklarına” dair yazılı beyanlarını almak kaydıyla erken açılış yapabilirsiniz). Teklifleri kapalı zarfta teslim alınız. Mali teklifler ayrı kapalı zarflar içinde olmalıdır. Teslim alınan teklifler alınış sıralarına göre numaralandırılmalıdır.
Tekliflerin Değerlendirilmesi	Zarfları açınız ve açılış ve idari uygunluk tablosunu doldurarak tekliflerin idari uygunluğunu değerlendiriniz Teknik teklifi değerlendiriniz (“organizasyon ve metodoloji” ve “kilit uzmanların özgeçmişleri-eğer talep edilmişse). Herbir üye teknik değerlendirme tablosunu ayrı ayrı doldurmalıdır. En az 80 puan alan tekliflerin mali tekliflerini açınız. Nihai puanları hesaplayınız-teklif değerlendirme özetini doldurunuz. Değerlendirme raporunu hazırlayınız. Rapor yazılı olarak onaylandığında kazanan istekliyi yazılı olarak bilgilendiriniz ve sözleşme imzalayınız. Kazanamayan isteklileri yazılı olarak bilgilendiriniz.

Tablo-2: Hizmet ihalesi değerlendirme adımları

Hangi koşullar altında olursa olsun, Hibe Faydalanıcısı, satın alma sözleşmesini harcanacak paranın karşılığında en fazla değeri sağlayacak istekliye vermelidir. Yani; ihale, şeffaflık ve potansiyel yüklenicilere eşit muamele ilkeleri uyarınca, herhangi bir çıkar çatışmasından kaçınmaya özen gösterilerek, en iyi fiyat - kalite oranını sağlayan teklife verilmelidir.