Historique du Document

6.Organisation du projet

0. 6.1 Management

Pour mener à bien ce projet, il est essentiel de bien comprendre le déroulement de chaque phase ainsi que ses échéances.

En effet, la phase I représente la base du projet PI dans le sens où elle décrit ses caractéristiques ainsi que ses objectifs et c’est à travers elle que le projet sera accepté ou refusé par le département. Elle doit refléter l’engagement et la compétence du groupe pour que des investisseurs aient l’envie de s’y associer. Elle dure six semaines et doit se terminer le 7 Avril. Son aboutissement est par conséquent la rédaction d’un cahier Anvar.

La phase II qui débute après la validation du cahier Anvar, représente la mise en place du produit. C’est une étape importante du point de vue technique et doit respecter toutes les contraintes spécifiées lors de la première phase. Elle aboutira à la livraison du produit décrit dans le cahier Anvar et se termine par une soutenance prévue le 23 juin.

Ces deux phases doivent être planifiées suivant une méthode efficace ayant pour maitre mot : la Qualité.

Pour cela, nous avons décidé de mettre en place divers outils complémentaires permettant une gestion de projet pertinente et efficace.

Nous avons commencé par choisir un nom de produit, un nom d’entreprise et un logo pour la personnalisation du projet. Notre produit s’appelle SleepyNot pour faire référence à un état de non endormissement, l’entreprise a pour nom Boulnelaw qui veut dire « ne dors pas » dans un dialecte africain.

Nous avons également mis en place un site Web pour la vitrine du projet qui met en avant notre dynamisme et qui a pour but d’attirer d’éventuels partenaires et clients qui auraient été séduits par notre produit. Il contient entre autres les différents comptes rendu et agendas de chaque réunion.

Nous avons défini un format d’entête de mails standard à utiliser pour la communication notamment avec nos tuteurs. De surcroît, une nomenclature pour la gestion des différentes versions des documents et validation des versions après une réunion de groupe a été mise en place. Un partage PI sur un site externe nous permet de regrouper tous les documents relatifs au projet.

Afin de tendre au mieux vers un processus qualité au cours de notre projet, des outils qualité tels le brainstorming ou encore un sondage ont été utilisés. Il y a eu élaboration d’un planning de suivi pour veiller au bon fonctionnement du projet et vérifier que les délais sont respectés de manière rigoureuse. Nous nous sommes servis de Windows Project en tant qu’outil d’aide de gestion de projet. La mise en place d’un diagramme de Gant comprenant à la fois le découpage des tâches et les personnes affectées à chacune d’elles a été assurée. La mise à jour de l’état d’avancement de chaque tâche est effectuée à chaque fin de semaine lors d’une réunion. Il faut savoir qu’en cas de non respect des dates d’échéance, une modification de la planification est réalisée. Nous publions de manière systématique le compte rendu de chaque réunion sur le site.

Nous entretenons régulièrement une communication avec nos enseignants tuteurs soit par l’envoi de mails, soit durant les réunions programmées tous les 15 jours en moyenne. La communication étant très importante, toutes les informations doivent être véhiculées de façon pertinente et efficace durant les réunions et par l’envoi de mails à tous les membres.

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