Hizmete özel

EVRAK GÜVENLİĞİ

19. Bir kontrollü evrakın özelliğini belirten hususlar biliniyor mu? ....... .......

a. Kontrollü evrakın gizlilik işareti her sayfanın sol üst ve alt

köşelerine daktilo ile ve büyük harflerle yazılıyor mu? Bun-

lara ilaveten yazı bittikten sonra her sayfanın üst alt kenar

ortasına kırmızı ıstampa ile gizlilik derecesi damgalanıyor

mu? ....... .......

b. Çeşitli gizlilik dereceleri bulunan bölümleri içeren bir do-

kümana en yüksek gizlilik derecesini taşıyan bölümün giz-

lilik derecesi veriliyor mu? ....... .......

c. Kapak olarak kullanılacak zarfa, dosyalara vb. iliştirilecek

veya konacak evrakın taşıdığı en yüksek gizlilik derecesi ön

ve arka kapağa kırmızı ıstampa ile 12 mm damga ile dam-

galanıyor mu? ....... .......

d. Her kontrollü evraka uygun bir kontrol numarası veriliyor

mu? Veriliyorsa aşağıdaki hususları kapsıyor mu? ....... .......

(1) Kurumun tanıtma işareti ve giriş veya çıkış kelimesi ya-

zılıyor mu? ....... .......

(2) Her yılın birinci gününden başlamak üzere bir sıra nu-

marası ve yılı gösteren rakamın son iki hanesi yazılıyor mu?

(EGM GİRİŞ 10/2005) ....... .......

e. Her kontrollü evraka ekleri de dahil ve kopya numarası ile

sayfa adedi ve sayfa numarası veriliyor mu? ........ ......

20. Kontrollü evraka yapılacak işlem biliniyor mu? ....... ......

a. Kontrollü evrak kayıt formu usulüne uygun tutuluyor mu? ....... .......

b. Her kontrollü evrak için kontrollü evrak takip kartı (Daire

kontrol kartı) açılmış mı ve usulüne uygun kullanılıyor mu? ...... ......

c. Daktilo işlemi, Çok Gizli kleranslı personele yaptırılıyor mu? ....... .......

d. Kontrollü evrakın zarflama işlemi biliniyor mu? ....... .......

AO-3

Evet Hayır

21. Kontrollü evrakın el değiştirmesi için senet hazırlanıyor mu? ....... .......

a. Kontrollü evrak senetleri tarih sırasına göre en az 10 yıl sak-

lanıyor mu? ....... .......

b. Her senede yıllara göre sıralı senet numarası veriliyor mu? ....... .......

c. Bir kontrollü evrakın senedini hazırlayan veya senedi im-

zalayan personelin kontrollü evrakı almaya yetkili olup ol-

madığı biliniyor mu? ....... .......

d. Senetlerin iade nüshalarının ilgili kurumlara en geç kaç gün

içinde iade edileceği biliniyor mu? ....... .......

e. Kurumların gönderdikleri evraklara ait senetlerin iade nüs-

halarından gelmeyen var mı? Varsa işlem yapılmış mı? ....... .......

f. Senetlerin ne şekilde veya kaç nüsha tanzim edileceği bilini-

yor mu? ....... .......

22. Kontrollü evrak bürolarında gerekli imza örnekleri bir dosyada

muhafaza ediliyor mu? ....... .......

a. Kontrollü evrak bürolarının, kontrollü evrak amir/memur

ve yardımcılarının imza örnekleri var mı? ....... .......

b. Çok gizli gizlilik derecesi vermeye yetkili personel tespit e-

dilmiş mi ve imza örnekleri mevcut mu?

(en az şube müdürleri) ........ .......

c. Çok gizli evrakı görme yetkisi verilmiş personel ile üzerinde

işlem yapan personelin imza örnekleri var mı? ....... .......

d. Çok gizli evrakı taşıyan personelin imza örnekleri var mı?

e. İmza örnekleri her yıl OCAK ayında veya değişiklik oldu-

ğunda iş birliği yapılan yerlere gönderilmiş midir? ....... .......

f. Yukarıdaki imza örnekleri yetkili makam tarafından tasdik

edilmiş mi? ....... .......

23. Her yıl OCAK ve TEMMUZ aylarında mevcut kontrollü evrakın

sayımı yapılıyor mu? ....... .......

a. OCAK ayı sayımına göre kontrol kartları ayarlanıyor mu? ....... .......

b. Sayım listeleri hazırlanmış mı? ....... .......

c. Kontrollü evrakla sayım listeleri birbirini tutuyor mu? ....... .......

d. Sayım listelerine göre kontrollü evrak sayısı ....... .......

(1) Millî (çok gizli) evrak sayısı ....... .......

(2) NATO (Kozmik çok gizli) evrak sayısı ........ ......

24. Kontrollü evrakın kaybolması (ihlal) hâlinde yapılacak işlem

biliniyor mu? ....... .......

a. Son denetlemeden sonra ihlal oldu mu? ....... .......

b. İhlal raporları hazırlanıp gönderiliyor mu? ....... .......

c. İhlal olduğu tespit edildiği zaman tahrik ediliyor mu? ....... .......

d. İhlaller incelenip bir sonuca bağlanıyor mu? ....... .......

AO-4

Evet Hayır

25. İmha işlemleri usulüne uygun yapılıyor mu? ....... .......

a. Bir kontrollü evrakın hangi usullerde imha edileceği bilini-

yor mu? ...... .......

b. İmha edilen kontrollü evrak için imha tutanağı hazırlanı-

yor mu? ....... .......

c. İmha edilen bir kontrollü evrakın imha tutanağı evrakın çıkış

makamına bildiriliyor mu? ....... .......

d. Bütün imha işlemleri yalnız kontrollü evrak büroları ve kont-

rollü evrak amiri/memurları tarafından yapılıyor mu? ....... .......

e. İmha tutanaklarını sıralı imha tutanak numarası veriliyor

mu? ....... .......

f. İmha tutanakları yıllara göre bir dosyada muhafaza edili-

yor mu? ....... .......

g. İmha tutanaklarının on yıl muhafaza edileceği biliniyor mu? ....... .......

h. Otomatik imha işlemi biliniyor mu ve yapılıyor mu? ....... .......

ı. Ani imha planı hazırlanmış mı? ....... .......

j. Ani imha listesinde yazılı evraklar ile kasada mevcut olan

evraklar aynı mı? ....... .......

k. İlgili personel ani imha planlarının nasıl ve ne zaman kul-

lanılacağını bilmekte midir? ....... .......

26. Kontrollü evrakın çoğaltması yapılıyor mu? ....... .......

a. Kontrollü evrakın çoğaltılması sırasında gerekli müsaade

alınıyor mu? Kayıtları tutuluyor mu? ....... .......

b. Çoğaltılan Dokümana çoğaltıldığı Dokümanın kopya sayı-

sına ilaveten çoğaltma numarası veriliyor mu? ....... .......

c. Çoğaltma yapıldıktan sonra evrakı çıkaran makam ve da-

ğıtımı yapılan makamlara çoğaltmanın yapıldığı ve çoğalt-

ma kopyasının numarası ile dağıtımı yapılan yerler bildiri-

liyor mu? ....... .......

27. Kontrollü evrakın tercümesi yapıldı mı? ....... .......

a. Tercümesi yapılacak kontrollü evraka gerekli işlem yapılıp

kayıtları tutuluyor mu? ....... .......

28. Mikrofilm kullanılıyor mu? Kullanılıyorsa kontrollü evrak ge-

rekli işleme tabi tutuluyor mu? ....... .......

29. Kurye hizmetleri düzenlenmiş mi? Yülütülüyor mu? ....... .......

a. Kontrollü evrakın dağıtımı için çok gizli kleranslı kurye per-

soneli var mı? ....... .......

b. Kurye hizmeti yapılırken kontrollü evrak kilitli şifreli kurye

çantasında taşınıyor mu? ....... .......

c. Kontrollü evrak bürosunda çeşitli başkanlık ve daireler ara-

sında gönderilen kontrollü evrak yetkili personel tarafından

taşınıyor mu? ....... .......

d. Kurye paket, torba ve senetleri; kuryelerle kontrollü evrak

görevlileri arasında paket, zarf veya torba sayısı üzerinden

devir teslim yapılacak şekilde hazırlanıyor mu? ....... .......