İbrahim rağbet 4036531124 Danışman Yrd. Doç. Dr. Ali Korkmaz

2.5.1. Basın Konferansının Planlanması

Bir basın konferansı planlarken yardımcı olarak bir ağ planı hazırlanabilir. Bu ağ planına göre de hangi tarihte neyin yapılacağı belirlenir. (Okay ve Okay, 2009: s.95) Bogber’in bir basın konferansının planlama aşaması için hazırlamış olduğu böyle bir ağ planı örneği aşağıdaki gibidir:

• 
  Basın konferansının gerekliliğinin görüşülmesi, amaç, yer, zaman, katılımcılar hakkında ilk düşünceler
  
• 
  Başka tarihlere uyumu
  
• 
  Yönetim ile uyumu
  
• 
  Hedefin ifade edilmesi, zaman, yer kapsam, akış, düzenlemenin türü, katılımcılar
  
• 
  Yazılı konsept (ağ planı), sorumlulukların ve görevlerin dağılımı, yardımcı aracın seçimi
  
• 
  Davetin üzerinde çalışma, sorumlularla oylama, basım görevinin verilmesi,par yeri rezervasyonunun yapılması
  
• 
  Basın ve misafir listelerinin oluşturulması
  
• 
  Davetiyelerin gönderilmesi (cevap kartları, otopark bileti, ulaşım haritası)
  
• 
  Cevap kartlarının değerlendirilmesi ve gelecek olanların listelerinin hazırlanması
  
• 
  Enformasyon ve sergi malzemelerinin hazırlanması
  
• 
  Basın dosyalarının oluşturulması, sergi malzemeleri ve fotoğraflar, basın armağanının alınması, periyodiklerden ön bilgiler
  
• 
  Organizasyon bakımından ön hazırlık
  
• 
  Mekânın düzenlenmesinin saptanması: masa düzeni, çiçekler, vs
  
• 
  Ağırlamanın /konaklamanın saptanması
  
• 
  Teknik teçhizatın saptanması: mikrofon, hoparlör, video, projektör, akıllı tahta, bilgisayarla gösteri imkanı
  
• 
  Gazeteci ofislerinin planlanması: bilgisayar, yazıcı, telefon, internet koblosuz bağlantı
  
• 
  Resmi makamlarla görüşme: park yeri rezervasyonu, trafik kuralları akışı vs.
  
• 
  Basın fotoğrafçılığı konusunda bilgisi olan birinin ayarlanması
  
• 
  Konusal ön hazırlık
  
• 
  Soru kataloğu oluşturmak ve kurum içerisinde çalışanlara iletmek. (bu soru katalogları konferansa katılacak olan konuşmacının gelebilecek muhtemel sorulara hazırlanmasında yardımcı olur).
  
• 
  Raporların ve bununla bağlantılı olarak konuşma taslaklarının saptanması
  
• 
  Kurum içinden katılacakların ve gazetecilerin kişisel özelliklerinin saptanması
  
• 
  Gelemeyeceğini belirten veya davet edilmemiş olan gazeteciler için basın dosyasının hazırlanması
  
• 
  Mekanın düzenlenmesi ve vestiyer hakkında sözleşme
  
• 
  Konaklama hakkında sözleşme
  
• 
  Eksik teknik malzemenin edinilmesi ve bunların kullanılabilmelerini güvence altına alınabilmesi
  
• 
  Servis ve aşçılar hakkında sözleşme
  
• 
  Resmi makamlarda görüşmelerin teyit edilmesi
  
• 
  Dökümantasyon yapılmasının güvence altına alınması, basın takibi yapacak bir ajansın görevlendirilmesi
  
• 
  Kurum içi çalışanlarla nihai görüşmelerin yapılması gelemeyen, davet edilmeyen gazetecilere basın dosyalarının gönderilmesi
  
• 
  Kurum içinde alınan yanıtların soru kataloglarına alınması
  
• 
  Yönetimle yapılan görüşmelerle raporların ve konuşma taslaklarının nihai olarak saptanması
  
• 
  Yönetimle brifing soru kataloğu hakkında görüşme konuşma kurallarının saptanması dahili ön bilgi
  
• 
  Sorumlularla muhtemel son belirlemeler, saptamalar
  
• 
  Basın konferansı akışı (uygulaması)
  
• 
  Basın konferansı sırasında yapılan ifadeler hakkında, orada bulunamayan gazetecilere sözlü veya yazılı olarak bilgi iletilmesi
  
• 
  Medyada yayınları ve fotoğrafları gözlemlemek ve saptamak
  
• 
  Tepkiler hakkındaki haberleri görevliler ve çalışanlara iletmek, bilgilendirmek (örneğin kurum içi iletişim araçları aracılığıyla)
  
• 
  Gazete küpürleri, fotoğraf, görüntülerden arşiv oluşturmak
  
• 
  Nihai bütçeyi saptamak
  
• 
  Sonuç raporu hazırlamak
  

Bu maddelerde de anlaşıldığı üzere bir basın konferansı planlamak çok yorucu ve ayrıntılı bir süreç olmaktadır. Eğer bir halkla ilişkiler uzmanı sorunsuz bir basın konferansı düzenlemek istiyorlarsa bu maddeleri harfiyen yerine getirmeleri zorundadırlar

2.5.2. Basın Konferansın Yeri

Basın konferansları haklı bir enden olmadıkça kuruluşun çalışma merkezinin bulunduğu şehir dışında yapılmamalıdır. Diğer yönden konferansa davet edilen gazetecilerin çoğunluğunun çalıştığı yer de konferans yerinin seçilmesinde göz önünde bulundurulmalıdır. Eğer şehir dışında veya çalışma merkezleri dışında basın konferansı yapılma zorunluluğu varsa gidilecek yere yapılacak yolculuk iyi düzenlenmeli ve çekici hale getirilmelidir. Dışarıda düzenlenen konferansın nedeni açıklanmalıdır. (Tortop, 1973: s.68)

Konferansın nerede gerçekleşeceği üzerine tartışılırken, dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da, konferans salonunun seçimi konusudur. Basın konferansları için salon seçimi konusunda dikkat edilmesi gereken bir takım hususlar vardır. (Okay ve Okay, 2009: s.100) Bunlar:

Konfor: Çok fazla lüks olan, diğer yandan çokta basit olan çevreler, bu tür yerlere alışık olmayan katılımcıların güvenini azaltır. Bir vestiyerin olup olmadığına dikkat edilmeli, gazetecilere rahatlıkla çalışabilecekleri ve çeşitli teknik araçların olduğu ofis imkânlarının da sunulabileceği bir yer tercih edilmelidir.

Konferans salonunun büyüklüğü ve görünümü: Fazla büyük bir salon rahatsız görünür ve dinlemeyi ve konuşmayı zorlaştırır, hale bir de bu salonun büyük bir kısmı boş kalırsa, oluşturacak izlenim hiçte iyi olmayacaktır. Konferans salonun kapısı mümkün mertebe arkada bir köşede olmalı. Bu şekilde geç kalanlar ve erken çıkanlar fazla rahatsız edici olmazlar; Pencereler konuşmacıya göre yanlamasına olmalı, aksi takdirde katılımcı veya konuşmacı için pencereden rahatsız edici bir yansıma söz konusu olabilir.

Salonun iklimi: Havalandırma, ısıtma, ses düzeni ve ışıklandırma önceden kontrol edilmelidir. Gerekli olduğu takdirde daha yüksek verimli alınmalı ve konferans başlamadan evvel mevcut olanlarla değiştirilmelidir. Dışarının gürültüsünün içeriye girip girmediğine dikkat edilmelidir.

Teknik donanım: Karartma, perde, prejektör, overhead prejectör, mikrofon ve yükseltici, tahta, tahta kalemi, afiş ve pankartların asılması için gerekli malzeme, uygun yükseklikte kürsü ve bu kürsüdeki mikrofon yüksekliği, konuşma metninin konulacağı uygun bir yer ufak ayrıntılar konuşmanın, konferansın başarısını yükseltecektir. Konferans salonunun seçimi ve teknik donanımla ilgili olarak aşağıdaki gibi kontrol listesinin hazırlanması halkla ilişkiler uzmanlarının işini kolaylaştıracaktır. Bu kontrol listesi: (Okay ve Okay, 2009: s.100)

• 
  Salon yeterince büyük mü?
  
• 
  Salon herkesin görüntüyü görebileceği bir perdeye asabileceği kadar yüksek mi?
  
• 
  Böyle bir perde mevcut mu?
  
• 
  Salonun çevresi sessiz mi?
  
• 
  Kaloriferler yeterli mi gerektiğinde kapatılabilinir mi?
  
• 
  Klima var mı?
  
• 
  Salonun aydınlatması ve akustiği iyi mi?
  
• 
  Yeterince sandalye var mı?
  
• 
  Sandalyelerin üzerinde örneğin iki saat oturulabilecek kadar rahat mı?
  
• 
  Salon toplantıdan ne kadar süre önce kuruluşa ait olacaktır?
  
• 
  Gerekli teçhizatın yerleştirilebilmesi için ne zaman başlanılabilir?
  
• 
  Çalışan bir jeneratör var mı?
  
• 
  Bunu kim kullanacak?
  
• 
  Salon uygun bir biçimde karartılabiliniyor mu?
  
• 
  Uygun bir konuşmacı kürsüsü var mı?
  
• 
  Ne tür dekorasyona ihtiyaç var? Çiçekler, afişler, isimlikler, bayraklar, masa kartları, masa numaraları.
  
• 
  Aynı saatte salonun yakınında ne tür toplantılar meydana gelmektedir?
  
• 
  En yakın doktora nerden ulaşılabilir?
  
• 
  Elektrik sigortası nerededir? Elektrik prizlerin konumu ve sayısı belirlenmelidir.
  
• 
  Elektriğe en fazla ne kadar yüklenebilir?
  
• 
  Ne tür projecsiyon aletleri mevcut?
  
• 
  Bunları kim kullanmalı?
  
• 
  Yedek sandalye var mmı?
  
• 
  Vestiyer nerede?
  

Balfanz bu kontrol listesinin yanı sıra konferans salonunun hazırlanması için, yani daha ayrıntılı bir kontrol listesi daha önermektedir. (Aktaran, Okay ve Okay)

Konferans salonun hazırlanması için bu kontrol listesi:

• 
  Salon iyi havalanmış mı?
  
• 
  Binada, toplantı salonuna işaret eden yön gösterici tabelalar konuldu mu?
  
• 
  Binada yol göstericiler gerekli mi?
  
• 
  Yedek sandalyeler kolayda mı?
  
• 
  Güçlendirici ve mikrofon ayarlarını kontrol edebilecek birileri var mı?
  
• 
  Projektörler çalışıyor mu?
  
• 
  Yedek film kopyaları hazır mı?
  
• 
  Dia aleti çalışıyor mu?
  
• 
  Yedek lambalar var mı?
  
• 
  Yedek projektörler var mı?
  
• 
  Park yerleri ayrıldı mı ve işaretlendi mi?
  
• 
  Dekorasyon yapıldı mı?
  
• 
  Prizler aletlerin fişlerine uygun mu?
  
• 
  Uzatma kabloları var mı?
  
• 
  Gösteri perdesinin, duvar tahtasının, üçlü veya daha fazlalı prizlerin, tahta kalemlerin, projektör için şeffaf folyoların, katılımcıları için not alma malzemesinin ayrıca makas, selabant, çivi, çekiç, bıçak, yapıştırıcı, raptiye, reklam malzemesi, gibi malzemelerin de olup olmadığı kontrol edilmelidir.
  
• 
  Oturma düzeninin yazılması
  
• 
  İsim plaketlerinin yazılması ve dağılması
  
• 
  Selamlama ve kapı kontrolü organize edildi mi?
  
• 
  Basın konferansını kaydedecek olan video veya teyp mevcut mu çalışıyor mu?
  
• 
  Bunu kim kullanacak?
  
• 
  Rahatsızlık verecek tüm durumlar giderildi mi?
  
• 
  Ürün tanıtımı yapılacaksa, tüm katılımcıların rahatlıkla görebilmeleri için provalar yapıldı mı?
  

Bu kontrol listesinde maddelere uyulmaktaki amaç basın konferansının aksaksız ve düzenli biçimde yürümesini sağlamak ve ayrıca katılımcılar tarafında şirkete veya tanıtılacak ürüne son derece olumlu düşünmelerini sağlamaktır.