İbrahim rağbet 4036531124 Danışman Yrd. Doç. Dr. Ali Korkmaz

2.5.3. Basın Konferansının Zamanı

Konferansın zamanlaması da konferansın başarısını önemli ölçüde etkileyecek olan bir unsurdur. Çok erken bir saat veya çok geç bir saat basın mensupları için uygun olmayabilir. Yine aynı şekilde hafta sonu yapılacak bir basın konferansının, konu çok çok özel değilse rağbet görmesi pek mümkün değildir. (Okay ve Okay, 2009: s.103) Yukarıdaki nedenler dışında, fazla sık yapılan basın konferansları basını bıktırır ve gelecekte düzenlenecek konferansları ciddiye alınmaması riskini gündeme getirir. Basın konferansları hafta ortalarında birde haberin bir sonraki güne yetiştirebilinmesi kolaylığı açısından sabahları yapılması daha uygun olur. (Budak ve Budak, 2000: s.160)

Halkla ilişkiler uzmanlarının ayrıca gazetecilerin uzmanlık alanlarına göre, ne zaman için daha fazla yoğun olduklarını bilmeleri gerekir. Örneğin ekonomi muhabirlerine yönelik bir basın konferansı gerçekleştirileceği zaman, konferans gününün ve saatinin Maliye Bakanlığı’nın veya Ekonomiden Sorumlu Devlet Bakanlığı’nın haftalık basın açıklaması ile aynı anda olmaması gerekir. (Okay ve Okay, 2009: s.103)

Bu tip bilinen basın açıklamalarının yanı sıra, hazırlayacağımız basın konferansının başka konferanslar ile çakışma tehlikesi her zaman vardır. Bu riski azaltmak içi:

• 
  Tanıdık bir gazeteciye planlanan gün için herhangi bir davetin olup olmadığının sorulması.
  
• 
  En azından aynı branştaki en önemli meslektaşlarla tarihinin görüşülmesi.
  
• 
  Basın konferansı için tercih edilen yerlere (örneğin otellere) o gün için herhangi bir rezervasyonun yapılıp yapılmadığının öğrenilmesi.
  
• 
  Genelde tüm davetlerin gönderildiği basın ajanslarına bunun sorulması.
  
• 
  Bu tür toplantı tarihlerini profesyonel olarak bildiren yerlere sorulmalı ve tarihi oraya bildirilmesi gerekir.
  

Tüm bu kaynaklar araştırılıp boş bir toplantı günü saptadıktan sonra, işletmenin en önemli rakibi de aynı günde böyle bir toplantı yapmada ısrarcı olursa, yapılacak tek şey, hazırlanan konunun gazetecilerin ilgisini çekecek kadar güçlü olduğunu ümit etmek, ya da acil durumlarda yapılması gerektiği gibi, konferansı ertelemek olacaktır.

2.5.4. Basın Konferansı Davetiyesi

Basın konferansının başarısı için davetiye önemlidir. Yazılı veya sözlü olarak gerçekleştirilecek davetler belli bir süre öncesinden basın mensuplarına iletilmelidir. Yazılı davetiyeler “basılı davetiye” veya mektup şeklinde hazırlanabilir.

Basılı davetiyeler hazırlanırken tasarımında herhangi bir sınır söz konusu değildir. Konunun önemini vurgulayacak biçimde hazırlanan davetiyeler daha etkili olabilmektedir. Mektup şeklinde hazırlanan davetiyeler, gazeteciyle sahip olunan samimiyet derecesine göre yazılarak gönderilir. (Okay ve Okay, 2009: s.105)

Basın konferansının başarısı, konferansa çağıracaklara yapılacak çağrının başarısına bağlıdır. İstenilen sayıda gazetecinin konferansa katılmasının sağlanması ve basın konferansın iyi ceryan etmesi konferansın başarılı olması gerekir.

Kimlerin davet edileceği, davetlilerin seçimi, davetlerin nasıl yapılacağı konferansın başarısını etkileyen en önemli unsurlardandır. Davetler yapılırken basın konferansının amaç, saati açıkça belirtilmektedir. Konferansa katılıp, katılmayacaklarını bildirmeleri için pullu cevap kartları gönderilmelidir. (Tortop, 1973: s.64)

Davetiyelerde kelimelerin tam olarak neler olduğu önemli değildir, ancak aşağıdaki noktalara dikkat edilmesi davetiyeyi daha etkili kılacaktır: (Okay ve Okay, 2009: s.106)

• 
  Davet edilecek kişinin adı genellikle elle yazılmalıdır.
  
• 
  Davetiye, davet verenin genel olarak imajına uygun olmalıdır. Şekil ve metin bakımından konuya işaret edebilir.
  
• 
  Tarzı bakımından aşırı ilginç olmaya çalışan davetiyeler, gazeteciler tarafından fazla kabul görmeyebilir.
  
• 
  “Basın konferansı” veya “basın görüşmesi” ibareleri gazeteciye toplantının karakterine dair bilgiler verir.
  
• 
  Her davetiye mutlaka basın konferansının konusuna dair bilgiler vermelidir. Bu, mümkün olduğunca güncel ve ilginç olmalıdır. Basın konferansının başarısı, özelliklede gazetecilerin gelişi buna bağlıdır.
  
• 
  Yemeğe dair verilecek bilgiler kısa olabilir ama mutlaka da gerekli değildir. Ancak maalesef “çok ilginç yemelerin” olacağı bir büfe işaret edildiği veya “ilginç bir basın hediyesi” olduğuna dair verilerin de iletildiği davetiyelerde olabilmektedir. Gazeteciler verilecek olan bilgi içeriğiyle konferansa çekilebilmelidir, hazırlanan güzel bir yemek ve hediye ibareleri halkla ilişkiler ahlakına çokta uygun şeyler değildirler.
  
• 
  Program akışı verilebilir.
  
• 
  “ Lütfen Cevap Verin” (LVC) kısaltması aslında gereksizdir, çünkü çok az sayıda gazeteci cevap vermektedir.
  
• 
  Basın konferansı davetleri için çok önemli olmayan bir diğer şeyde cevap kartıdır. Bu tür kartların geri dönüşü gerçek katılımcılar hakkında tam bir bilgi vermeyecektir.
  
• 
  Buna karşın önemli olan, çevrede park yeri imkânları kısıtlı ise, bir park yeri biletinin gönderilmesidir, yakında bir garajda belli bir miktarda park yeri kiralaması da bir basın konferansı için yararlı bir yatırımdır. Ayrıca toplantının düzenleneceği yer çok bilinen bir yer değilse, bir haritanın veya krokinin de iletilmesinde yarar vardır.
  

Bununla beraber ülkemizde 187 gazeteci üzerinden yapılan bir araştırmada basın konferansına ait davetiyeleri ne sıklıkla aldığına bir tablo üzerinden verilmektedir.

Tablo 2: Basın konferansı davetiyeleri ve bu davetiyelere hangi durumda gidildiği

Basın konferanslarına yönelik davetleri ortalama olarak ne sıklıkla alıyorsunuz? %		Bu davetiyeler hangi durumlarda gitmeyi tercih ediyorsunuz? %
Hiç almıyorum	17,6	Genellikle gitmeyi tercih etmiyorum	15
Günde birkaç tene	18,7	Çok fazla ilgimi çeken konferanslara	35
Haftada birkaç tane	31,6	Çalıştığım alanla ilgili konulardaki tüm konferanslara	42
Haftada bir	11,8	Tanıdığım halkla ilişkiler temsilcisinin düzenlediği	6
Ayda bir	17,6	Yanıtsız	2
Yanıtsız	2,7

Buna göre gazetecilerin %79,7’si n-basın konferanslarına yönelik çeşitli zaman aralıklarında davetler alırken, gazetecilerin %17,6’sı şimdiye kadar hiç basın konferansı davetiyesi almadıklarını belirtmişlerdir. Bu davetlere hangi durumlarda gitmeyi tercih ediyorsunuz sorusuna aldığımız yanıt ise, gazetecilerin %19’unun konferansa genellikle gitmeyi tercih etmedikleri, buna karşın %52’sinin çalıştıkları alanla ilgili tüm konferanslara katıldıkları ortaya çıkmıştır. Buna göre ülkemizdeki halkla ilişkiler uzmanı düzenledikleri basın konferansın konusuyla ilgili basın mensuplarını çağırmaları halinde etkili bir katılım sağlayabilecekleri ifade edilebilir. Basın konferanslarına hiç davet almadıklarını ifade eden ve genellikle gitmeyi tercih etmediklerini ifade eden gazetecilere yönelik daha ayrıntılı bir çalışmaların yapılması gerektiği ortaya çıkmaktadır. (Okay ve Okay, 2009: s.107-108)