Halkla ilişkiler açısından olumlu medya ilişkileri önemli bir yere sahiptir. Bir kuruluşun hedef kitleye hitap edebilmesi için özellikle kendini tanıması ve güçlü zayıf yönlerini bilmesi gerekir.
İyi basın ilişkileri sağlamak için bazı yöntemler şunlardır (Çöklü, 2004: s.107)
Halkla ilişkiler uzmanı medya mensubu ile arasında iki yönlü bir iletişim kanalı yaratmalı ve her zaman için ortak çalışmalıdır. İletişim sektöründe bencillik olamaz.
Basın yayın organları için hazırlanan iletişim materyallerinin belirli özelliklerinin yanı sıra söz konusu iletişim kanalının da özelliklerine uyumlu ya da ayarlanabilir, adapte edilebilir olması gerekmektedir.
Medya mensupları ile karşılıklı güven ortamı yaratmalı hatta açıklık ilkesine dayanan dostane ilişkiler geliştirilmelidir.
Meslek ilkelerinin yanı sıra temsil edilen kurumun taşınmalı ve savunulmalıdır.
1.4.5.Medya İle İlişkilerdeki Hatalar ve Önlemleri
Medya ilişkilerinde en sık yapılan hata gereksiz ya da yeterli olmayan bilgileri gazetecilere iletmektir. Bilgilendirici malzemeyi gönderdikten sonra sadece ulaşıp ulaşmadığını sormak için telefon görüşmesi yapılması sık düşülen hatalardan biridir. Önemli olan “acaba ulaştı mı?” sorusunu sormak değil gazetecilerin halkla ilişkiler görevlisine rahatça oluşabileceği ortamı oluşturmaktır. Medya ile ilişkilerde hata yapma olasılığını minimuma indirgemek için temel hataları maddeler halinde inceleyelim (Belgeler.com, s.14):
Etkili iletişimden ziyade yakın çevrelerin fark etmesi üzerine duran müşteri veya işveren beklentilerine göre hareket etmeyi sınırlama
Mesajın gerçek hedef kitlesini şaşırma. Hedef kitle müşteriler mi? Dağıtıcılar mı? Yatırımcılar mı? Yoksa toplumun tamamı mı?
Basın bildirileri kurumların kendilerinde veya ürettikleri ürünlerde, hizmette bir yenilik, gelişme olduğu zaman veya kurumla ilgili ilginç bir gelişme yaşandığında basına ilettikleri ve basında yer almasını istedikleri haberlerdir. (Oktay,1996: s.119) Örgütle haber değeri olan bilgiler, basın bildirileri aracılığıyla basına aktarılmakta ve yayınlanmaları sağlanmaktadır. Basın bildirilerinin tasarlanıp hazırlanmasından, basılıp dağıtılmasına kadar her aşamada büyük özen gösterilmeli, belli kurallara dikkat edilmelidir. Aksi halde hiç okunmadan basında çalışanlar tarafında çöp sepetine oldukça yüksektir. Bir basın bildirisinin ilgi çekici nitelikte olabilmesi için şu noktalar göz önünde bulundurulmalıdır: (Geylan, 1994: s.119)
Basın bildirisi yazan kişi, konuya gazeteci gözüyle bakarak bildiriye yansıtabilmelidir.
Bildiride yer alan haberler, haber yazım kurallarına göre kaleme alınmalı ve nerede, nasıl, niçin, ne zaman ve kim sorularına cevap vermelidir.
Bildirinin içeriği, reklam veya propaganda havası taşımamalıdır.
Yazım kurallarına dikkat edilmelidir.
Konu güncel veya ilgi çekici olmalıdır.
Bildiri gerektiği durumlarda fotoğraf, resim, grafik gibi materyallerle desteklenmelidir. (Geylan, 1994: s.119)
Basın gönderisinin ilk sayfası (kapağı) kural olarak kuruluşun grafik çizgileriyle uyum içerisin oluşturulmalıdır ve önceden hazırlanılmalıdır. Üst kenarda kuruluşun adı (uzunsa kısaltılmış hali, logosu) yer alır ve “basın için”, “medya enformasyonu” gibi ibare konulur. Altta kuruluşun tam adı, adresi ve daha ayrıntılı bilgilerin alınabileceği veya soruların iletilebileceği kişi adı yer alır.
Mümkün olduğunca yabancı kelimeler ve zor anlaşılır kavramların kullanımından kaçınılmalıdır, istisnası, medyanın belli bir konulu hedef kitleye hitap etmesidir.
Kısa yazmak önemlidir. Acil durumlar dışında basın gönderilerini en fazla iki sayfa olmalıdır.
Kullanılan tarz bilinçli ve objektif, hatta göndericiye yani yazara biraz mesafeli olunmalıdır.
Bildirilerde “ben”, “biz” gibi ifadeler yer almamalıdır.
Gazetecinin yapacağı iş elinden alınmamalıdır. Basın bülteni iyi bir gazetecinin haberini oluşturacağı bir malzemedir. Bunun için değiştirme ve tamamlama imkânına sahip olmalıdır.
Basın gönderilerinin şekil açısından çok da mükemmel olması gerekmez. Bilgisayarda yazılmış ve fotokopi ile çoğaltılmış olmaları yeterlidir.
Her zaman iki satır aralıklı ve tek düze yazılmalıdır.
Satırların uzunluğunu bir gazetenin sütun genişliğine göre belirlemek iyi bir yöntem değildir, çünkü farklı gazetelerin farklı sütun genişlikleri söz konusudur ve ve gazetecide bu tür öncen saptanmışlıktan hoşlanmaz.
Çok sayıda basın bülteni iletildiği düşünülecek olursa, görünüş olarak kitleden ayrılması için bir şeyler yapılabilir ya da yapılamayacağı düşünülmelidir.
Ambargo ibareleri tehlikelidir ve fazla kullanılmamalıdır.
Her zaman için tam tarih verilmelidir. “Yarın”, “dün” gibi ifadeler kullanılmamalıdır.
Belirsiz değil, somut veriler iletilmelidir. (Okay ve Okay, 2009: s.67-70)
Basın bildirilerinin basında yer alama şansını şu konularda yazılmış olanlar arttırabilir: (belgeler.com, s.15)
