Bazı durumlarda beklenen sonuçların ve faaliyetlerin hacmi, verilen sürede yapılamayacak kadar fazlaydı.
|
Sonuçların ve faaliyetlerin hacmi planlanan süreyle uyum içinde değildi.
|
Gelecekteki TD projeleri daha az sayıda sonuç ve faaliyet ile planlanmalıdır.
|
TD projelerinin daha net bir odaklanmayla ve daha az sayıda sonuç ve faaliyet beklentisiyle planlanması.
|
TD projeleri ile HP projeleri senkronize edilmemiştir. HP sonuçlarının değerlendirilmesi öngörülmemiştir.
|
HP bittiğinde TD projeleri operasyonda olmasına rağmen HP sonuçlarının değerlendirilmesi yapılmamıştır.
|
Gelecekteki TD projeleri HP ile bağlantılı olarak tasarlanmalı ve en azından HP sonuçlarını değerlendirmelidir.
|
TD projeleri HP’den daha sonra başladığı durumlarda HP sonuçlarının değerlendirilmesinin TD içinde bir faaliyet olarak planlanması.
|
ToR ile uygulamanın başlaması arasındaki zaman farkı 3 yıla kadar çıkıyordu.
|
Uygulama başladığında bazı hedefler ve sonuçlar çoktan zaman aşımına uğramıştı.
|
Prosedürlerin kısaltılması veya daha başlangıç aşamasındayken sonuçların gözden geçirilmesi gereklidir.
|
TD projeleri için ihale prosedürlerinin hızlandırılması.
Başlangıç aşamasında sonuçların revizyonunun kolay hale getirilmesi.
|
Çeşitli TD projelerinin paralel uygulanması faydalanıcının kapasitesi açısından zorluklar yaratır.
|
Büyük faydalanıcılar bile belirli bir dönemde bir büyük proje dışında daha fazla uygulama yapmamalıdır.
|
Gelecekteki TD projeleri belirli bir kuruma aynı anda verilmemelidir.
|
Faydalanıcının ayın anda birden fazla proje almamasının sağlanması.
|
TDE‘lerinde personelin sürekliliği yoktur.
|
Karşılıklı anlayış ve işbirliğine ulaşmak çok zor olmuştur.
|
TD ekipleri daha dikkatlice seçilmeli ve sürekliliği amaçlanmalıdır.
|
Uygun Kilit Uzman ekiplerinin seçilmesine daha fazla dikkat edilmesi
|
Faydalanıcılar, KoU’ların belirlenmesinin pek yeterli olmadığını öne sürmüştür.
|
KoU’lar paralel olarak çeşitli projelerde birden çalıştırılmamalıdır.
|
KoU’ların belirlenmesi daha geniş ve yoğun bir çaba gerektirmektedir.
|
Yükleniciler daha geniş bir KoU havuzu sağlamalıdır.
|
OKB’lerde personel sürekliliği yoktur.
|
Karşılıklı anlama ve işbirliğine ulaşmak çok zor olmuştur.
|
OKB ekipleri daha dikkatlice seçilmeli ve sürekliliği amaçlanmalıdır.
|
OF’ler için OKB ekiplerinin sürekliliğini gözetme zorunluluğu
|
OF ile diğer kamu kurumları arasındaki zorunlu işbirliği düzeyi, bazı KİTUP ve GİD TD projelerinde sağlanamamıştır.
|
Aralarında etkin bir işbirliği sağlanmadığı takdirde kamu kurumlarının katılımını gerektiren faaliyetlerde başarıya ve etkili sonuçlara ulaşma olasılığı düşüktür.
|
Diğer kamu kurumlarının işbirliğini gerçekçi ve etkin biçimde sağlayacak projeler üretilmelidir.
|
Anlaşma-öncesi protokoller ve hatta gerekirse yasal çerçevede revizyonlar yapılarak proje geliştirme aşamasında işbirliğinin gelişmesi için yöntemler belirlenmesi
|
Proje faaliyetlerinin uygun proje bölgeleri arasında eşit dağılımı mümkün olduğu kadar sağlanmıştır. Pilot iller her zaman temsili bir örnek oluşturmamışlardır.
|
TD projelerinin sonuçlarından tüm uygun bölgeler yararlanmışlardır.
|
Pilot illerin temsili olması gerekir.
|
TD projeleri hizmetleri eşit olarak dağıtmaya çalışmalıdır. Pilot iller seçilmesi gerektiğinde bu seçim temsili olmalıdır.
|
|
Çalışma ziyaretlerinin etkisi, hem yeterli hazırlığın yapılmayışı hem de ziyaretler sırasında kazanılan deneyimlerin takibi yetersiz olduğu için, sınırlı olmuştur.
|
Çalışma ziyaretlerinin maliyet-etkinliği oranı pozitif değildir çünkü ziyaretlere yeterli şekilde hazırlanılması ve sonuçların kullanılmasına dair kapsamlı bir sistem yoktur.
|
Çalışma ziyaretleri tüm potansiyellerini gerçekleştirmeleri ve gerçek bir etki yaratabilmeleri için daha profesyonel olarak hazırlanmalıdır.
|
OS çalışma ziyaretlerinin etkisini artırmaya dair kapsamlı bir sistem geliştirmesi içi TD’den faydalanmalı ve bunu tüm TD projelerine uygulamalıdır.
|
Öngörülen staj sayının oldukça altında kalınmıştır.
|
Hem ev sahibi ülke hem de faydalanıcı ülkedeki sorunlar nedeniyle stajları düzenlemek zor olmuştur.
|
Eğer stajlar yapılacaksa faydalanıcılar, TDE ile işbirliği içinde daha fazla çaba sarf etmelidir.
|
PO stajları TD Şartnamesine dahil etmekten kaçınmalıdır veya OF’ların stajların hazırlanmasına katılımları iyileştirilmelidir.
|
Teknik Destek Sözleşmeleri
|
KİP ve KİD projeleri büyük ölçüde sonuçlarına ulaşmıştır.
|
|
KİD ve KİP İŞKUR’un ve ilgili paydaşların kapasite gelişimlerine ve İİMEK’lerin işleyişine büyük ölçüde katkı sağlamıştır.
-
KİD ve KİP TD projelerinin İŞKUR’un daha iyi hizmet için Kurumsal Stratejisi üzerinde büyük bir etkisi olacaktır.
|
|
GİD projesi bugüne kadar bazı sonuçlarına ulaşmayı başaramamıştır.
Özellikle KOSGEB ile işbirliği öngörüldüğü gibi olmamıştır.
|
Taraflar arasındaki iletişim ve işbirliğinin az olması yetersiz sonuçlara ulaşılmasına neden olmuştur.
|
Daha iyi proje sonuçlarına ulaşılması için taraflar arasında etkili işbirliği olması çok önemlidir.
| -
Sonuç-odaklı işbirliğine dair yeni /yenilikçi yöntemler geliştirilmelidir.
-
Daha gelecek vaat eden alternatif yaklaşımlar geliştirilmesi
|
KİTUP kapsamındaki bazı proje faaliyetlerinde gecikmeler olması da çıktıların kalitesini etkilemiştir:
-
Çalışma grubu görevlerini tam olarak yerine getirmemiştir.
-
Ekip liderinin değişmesinin çok uzun sürmesi
-
Diğer kamu kurumlarıyla (Gİ) işbirliğinde başarısızlıklar
-
Çıktıların ardışık biçimde ortaya çıkmaması
-
Tamamlanmamış etkinlikler (veri tabanı)
| -
Iyi işleyen bir proje yönetimi ile yetkin bir ekibin bulunması, başarılı sonuçlar alınması için çok gereklidir.
-
Taraflar arasında işbirliğini sağlamak TDE’nin kontrolü dışındadır.
-
Faaliyetlerin birbirini takip etmesi çıktıların tamamlanması ve daha iyi sonuçlar alınması için çok önemlidir.
|
-
Projeler sonuçları ve faaliyetleri uygun şekilde tamamlamak için daha fazla süreye sahip olmalıdır.
| -
Proje yönetimi yapıları, yöntemler ve ekip bileşeni hakkında ihale aşamasında kesin olarak ele alınmalıdır.
-
Grup çalışmalarının katılımcıları ve rehber ilkeler kesin olarak belirlenmelidir.
-
SGK proje sonuçlarını daha operasyonel kılmak için sonuçları benimsemeli, güncellemeli, gözden geçirmeli ve yaygınlaştırmalıdır.
|
Program Yönetimi Başvuru Prosedürü
| -
Teklif çağrıları için ana bilgi kaynakları MFİB, AB Delegasyonu, OF, PO web sayfalarıdır
-
Yerel medya kullanımı sınırlıdır
-
Bilgilendirme günlerinde çok sayıda hibe faydalanıcısına teklif çağrısı konusunda bilgi verilmiştir
| -
Bu sayfalardaki duyurular faydalı ve gereklidir
-
Bilgi paylaşım kaynağı olarak Yerel medya göz ardı edilmektedir
-
İdeal olarak, HP bilgilendirme toplantıları
aydınlatılmış proje geliştiricilerinin ayrıntılara dair sorularını sordukları bir etkinlik olarak düzenlenmelidir.
| -
Daha etkili olmaları için web sayfaları daha işlevsel hale getirilmelidir.
-
Yerel medya duyuruların etkisini arttırmada anahtar rol oynayabilir
-
Bilgilendirme günleri bilgilendirmenin ikinci adımı olmalıdır
| -
Bu web sayfaları hedef kitlenin bilgisayar becerilerine uygun olarak daha kullanıcı dostu bir tasarıma kavuşturulabilir.
-
Program yöneticileri yerel medyayı iletişim planına dahil etmelidir
|
-
Faydalanıcılar, proje geliştiricilerine daha faydalı olması için bilgilendirme günlerinin daha erken düzenlenmesini istemektedir.
| -
Maksimum etkiye ulaşmak için bilgilendirme günlerinin zamanlaması önemlidir
| -
Bilgilendirme günleri proje geliştirme faaliyetlerine zaman tanıyacak biçimde yapılmalı
| -
PO, OF ve TD (uygun yerlerde) bilgilendirme günlerini olabildiğince erken düzenlemeli
|
-
Hibe Faydalanıcılarının %40’ı başvuru rehberinin anlaşılmasının kolay olmadığını ifade ediyor.
| -
Başvuru rehberleri, uygun projelerin hazırlanması için tek referans belgesi olup çok önem taşımaktadır.
|
Başvuru Rehberleri programın stratejisini yansıtacak bir biçimde hazırlanmalı ve başarılı bir başvurunun nasıl hazırlanacağına ilişkin açık direktifler içermelidir.
| -
Başvuru Rehberleri daha net hazırlanmalı ve sonuçlara yönelik beklentileri açık olarak ifade etmelidir.
|
-
Başvuru formu, özellikle mükerrerlik içermesinden dolayı hibe faydalanıcıları tarafından eleştiri almıştır.
| -
Başvuru formu PRAG tarafından düzeltilmiştir ama hala en uygun çözüm değildir.
| -
Başvuru formu tekrarlardan kaçınmalıdır
| -
PO, başvuru formunun ne ölçüde revize edilebileceğine bakmalı veya en azından daha iyi yönlendirme yapılmalıdır.
|
-
Hibe faydalanıcılarına uygun proje geliştirme desteği verilmemiştir.
| -
OF/PO’nun Proje hazırlama eğitimleri ve yardım masası hizmeti ve/veya bölgesel kurumların Proje geliştiricilerine desteği oldukça sınırlıdır.
-
Ek destek sağlandığında başarı oranları yükselmektedir.
| -
Başarılı bir başvuru için proje geliştirme desteği çok önemlidir.
| -
PO özellikle deneyimsiz proje geliştiricilerine ve düşük kapasiteli bölgelere yönelik olarak TD yoluyla bölgesel proje geliştirme desteği vermeli ya da Valilikleri ve deneyimli STK’ları destek konusunda cesaretlendirmelidir.
|
-
Proje geliştiriciler genellikle profesyonel proje yazarlarından hizmet alma arayışındadır.
| -
Profesyonellerce yazılan projeler birçok durumda bölgesel ihtiyaçlara dayanmamaktadır.
-
Profesyonellerce yazılan projeler hibe faydalanıcılarının kapasitesini geliştirmemekte ve uygulamada zorlukları arttırmaktadır.
| -
HF’nın kendilerinin geliştirdiği projeler proje sonuçlarının sürdürülebilirliği ve kurumsal sürdürülebilirlik açısından daha değerlidir.
-
HF arasında sahiplenme duygusunun güçlendirilmesi gerekir.
| -
Potansiyel proje geliştiricilerine tutarlı destek verilerek kendi teklif taslaklarını hazırlamaya teşvik edilmelidir.
-
Değerlendirme prosedürleri projeye sahip çıkma gerekliliğini vurgulamalı, ve bu gereklilik puanlamaya yansıtılmalıdır.
|
|
Başvuru değerlendirmeleri şeffaflık açısından eleştirilmektedir. OF katılmakta ama son söz hakkı bulunmamaktadır.
|
OF personelinin mesleki bilgi ve beklentileri uygun bir biçimde kullanılmamaktadır. Yaratıcı başvurular reddedilmiştir.
|
OF personeli HP projelerinin nihai seçiminde daha güçlü bir pozisyona sahip olmalıdır.
|
Sözleşme otoritesi nihai finansman kararlarını ilgili OF ile paylaşmalı ve onların profesyonel kararlarına saygı göstermelidir.
|
İhale ve Tavsiye
|
Genel olarak MFİB ile işbirliği yeterli düzeyde olmuştur. Teklif çağrısı ile ihale arasındaki süre yaklaşık 1 yıl almıştır.
|
Hibe faydalanıcıları, başvuru süreci ile ihale arasındaki süreyi çok uzun bulmaktadır.
|
Süreç proje uygunluğunu sağlamak için hızlandırılmalıdır.
|
PO Prosedürlerin hızlandırılmasını sağlamalıdır.
|
Nihai raporların nihai onayları, harcama uygunluğu onayı konusundaki anlaşmazlıklar nedeniyle önemli ölçüde ertelenmiştir.
|
Birçok HF hala son dilimi beklemekte ya da geri ödeme baskısı altındadır (projenin tamamlanmasından 2 yıl sonra)
|
Finansal harcama değerlendirmesinin daha hızlı tamamlanması gerekmektedir.
| -
PO, her izleme ziyaretinde o ana kadar yapılan harcamaların uygunluğunun kontrol edilmesini sağlamalıdır.
-
Sözleşme yönetimi biriminde,
değerlendirmelerini zamanında tamamlamak için yeter sayıda personele ihtiyaç vardır.
|
Uygulama desteği
(MFİB)
|
MFİB’nin kapasitesi proje sorularına zamanında yanıt vermek için çok azdır (ya da hiç yoktur).
|
Sözleşme Makamı sorulara zamanında yanıt verebilir olmalıdır.
|
Sözleşme Makamı, resmi işleri zamanında yapabilmek için standart sorulara standart prosedürlerle yanıt vermek için gerekenleri yapmalıdır.
| -
Sözleşme yönetiminin yeterli personeli bulunmalıdır.
Standart sorular önceden yanıtlanmalıdır. (SSS).
|
Uygulama desteği
(MFİB) (OS/OF/TD, il bazındaki aktörler)
|
PO, TD aracılığıyla hibe faydalanıcılarına uygulama aşamasında destek olmuştur. %70’i bu desteği olumlu bulmuştur. Yine de birçoğu desteğin çok geç verildiğini söylemiştir.
|
TD desteği hibe faydalanıcıları için faydalı olmuştur.
Ancak uygulamanın geç bir aşamasında sağlanmaktadır.
|
Uygulama kalitesini arttırmak için daha çok ve zamanında destek verilmesi iyi olur.
|
HF’na yönelik daha etkin ve zamanında destek için PO ve OF bünyesindeki TD projelerinden faydalanılması
|
-
HF’nın 1/3’ü Valilikler ya da BKA’larla ilişki kurmuştur.
-
Bu ilişkiyi kuranların % 75’i uygulama desteğinden faydalandıklarını belirtmiştir.
|
İl bazındaki aktörlerle kurulan ilişkiler genellikle proje uygulama kalitesini arttırmıştır.
|
İl bazındaki aktörlerin katılımı teşvik edilmelidir.
|
PO il bazındaki aktörlerin kendi bölgelerindeki HP projeleri ile sistematik bir ilişki kurmasını özendirmelidir.
|
OS’nin Uygulama Kılavuzları HF’nın %50’sinden fazlası için kullanışlı olarak algılanmıştır. Fakat çok geç geldiğini düşünmektedirler.
|
Uygulama kılavuzu olabildiğince erken dağıtılırsa daha destekleyici olacaktır.
|
Uygulama kılavuzu proje döngüsünün erken bir döneminde hazırlanmalıdır.
|
PO, Operasyon Kılavuzunu bir sonraki hibe programı başlamadan revize etmelidir.
|
HF, satın alma prosedürlerinin proje uygulamalarındaki en büyük zorluğu oluşturduğunu belirtmiştir.
|
Satın alma prosedürü aşırı karmaşık ve idari yük olarak
algılanmaktadır.
|
İhale belgelerinin hazırlanmasında doğrudan destek faydalı olur.
|
PO, ihale konusunda desteğin TD veya İzleme ekipleri/yardım masası tarafından verilip verilemeyeceğine bakmalıdır.
|
Hibe Faydalanıcıları, proje katılımcılarının istihdamını nasıl takip edeceklerini bilmemektedir. Bu nedenle istihdam başarısını tanımlamak zordur.
|
Uygun araçlar ve bunların zorunlu kullanımı olmaksızın
istihdam başarısı kanıtlanamaz.
|
İŞKUR istatistiklerinin desteğiyle katılımcıların zorunlu takibi sorunu çözebilir.
|
Gelecekteki hibe faydalanıcıları için, katılımcılarının istihdam durumunu proje bitiminden sonra 6 ay ve 1 yıl takip etme yükümlülüğü getirilmelidir.
|
İzleme
&
Değerlendirme
|
İzleme ekibinin sağladığı destek daha eleştirel algılanmış olup daha çok teknik ayrıntıları kapsamıştır.
|
İzleme ekibi HF’nin ihtiyaç duyduğu destek kalitesini sağlayamamıştır.
|
PO izlemecileri kapsamlı destek vermelidir (teknik + içerikle ilgili soruları kapsamalıdır)
|
HP projelerinin izlenmesinde teknik ve içeriğe ilişkin destek konuları bir arada ele almalıdır.
|
İzleme ekibi üyeleri sıklıkla yeterli tecrübeden yoksun kişilerdi.
|
İzleme Ekipleri tarafından verilen tavsiye kalitesi sınırlı olmuştur.
|
İzlemecilerin hibe program uygulaması konusunda yeterli tecrübesi olmalıdır.
|
PO, yeterli tecrübeye sahip izlemecileri dikkatle seçmeli ve/ya izlemecilere yeterli eğitimi vermelidir.
|
Operasyon Faydalanıcıları ekibe yeterli sayıda izlemeci sağlayamamıştır.
|
İzleme ekiplerinin OF’nin hizmetleri konusunda spesifik tecrübesi bulunmamaktadır.
|
İzlemeciler HP projelerinin OF stratejileri ve işine nasıl yarar sağlayacağını kesin olarak bilmelidir.
| -
PO İzleme ekiplerine daha donanımlı OF personelini davet etmelidir. OF çalışanları hibe programlarının izlenmesine daha çok yatırım yapmaya özendirilmelidir.
|
İl bazındaki AB Koordinasyon ofisleri ve BKA’lar gerekli kalitede personele sahiptir. Ayrıca HP izleme kapasiteleri de vardır ancak izleme ekiplerine katılım konusunda hiç bir davet almamışlardır.
|
İzleme ekipleri AB koordinasyon ekipleri ya da BKA ofislerinden sağlanabilecek özel deneyimden yoksundur.
|
İzleme ekiplerinin kapasitelerini geliştirmek için diğer kurumların personeli potansiyel bir kaynak olarak harekete geçirilmelidir.
|
PO izleme ekiplerine başka kurumların deneyimli kadrosunu entegre etmek için örneğin AB Bakanlığı ile işbirliğini arttırmalıdır.
|
G-MIS HP uygulamaları uygulama aşamasındayken kurulmuştur.
Kullanımı zorunlu kılınmamıştır.
|
G-MIS bu nedenle ihtiyaçları karşılayamamıştır.
|
İlerlemenin ölçülmesi için bir araç sağlamak amacıyla G-MIS kullanımının zorunlu tutulması gerekir.
|
PO hibe sözleşmelerinde G-MİS kullanımını zorunlu tutmalıdır.
|
G-MİS’te toplanan veriler, özellikle çıktılar, sonuçlar ve mali süreçlere ilişkin olanlar yetersiz ve eksiktir. Öte yandan eski bilgiler talep edilmektedir.
|
G-MIS proje sonuçlarının değerlendirilmesi için yeterli bilgi sağlayamazken gereksiz bilgileri doldurmak için zaman ve kaynak gerektirmektedir.
|
G-MIS, çıktılar, sonuçlar ve harcamalara ilişkin olarak göstergelere ulaşılmasını değerlendirmeyi sağlayan veriler içermelidir.
|
PO G-MİS’in gelecekteki HP için gerekli verileri içermesini sağlamalıdır.
|
G-MIS HF tarafından bir proje yönetim aracı olarak algılanmamıştır.
|
H-MIS hibe faydalanıcıları için bir yönetim aracı olarak kullanılma potansiyeline sahiptir.
|
HF, G-MIS’i kullanmalarının kendileri için faydalı olacağına ikna edilmelidir.
|
PO, G-MIS’in hibe faydalanıcıları için kaliteli bir proje yönetim aracı olduğunun anlaşılmasını sağlamalıdır.
|
İzleme raporları bulgular hakkında önemli kanıtlar sağlamamaktadır, bu nedenle HP sonuç ve çıktılarının değerlendirilmesi için uygun değildir.
|
İzleme raporları kendi işlevlerini yeterince yerine getirememektedir.
|
Kalite şartlarının yerine getirilmesi için izleme raporu şablonları iyileştirilmeli ve izlemecilere eğitim verilmelidir.
|
PO net göstergeler geliştirilmeli ve bunların G-MİS’te, izleme raporlarında, proje ilerleme ve nihai raporlarında yansıtılması gereklidir.
|
İKG OP’nin Öncelik 1 kapsamında HP kazanımlarına ilişkin sistematik bir değerlendirme yoktur.
|
HP kazanımları sadece uygulama dönemi sonu ile yakın zamanlarda değerlendirilebilir.
|
PO ve OF hibe kazanımlarının değerlendirilmesini öngörmelidir.
|
PO HP kazanımlarının değerlendirilmesini zorunlu tutmalı ve TD kaynaklarını bunu sağlayacak şekilde planlamalıdır.
|
|