Информатор о раду Министарства просвете Републике Србије

18. NAČIN I MESTO ČUVANJA NOSAČA INFORMACIJA

Informacije nastale u radu i u vezi sa radom Ministarstva, u papirnoj formi, nalaze se u predmetima koji se primaju i evidentiraju (zavode) u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave („Službeni glasnik RS“, br. 80/92) u Pisarnici Uprave za zajedničke poslove republičkih organa, Nemanjina 22-26, Beograd. Informacije koje postoje i u elektronskoj formi nalaze se na računarima Ministarstva, kao i na internet stranici Ministarstva. Navedeni nosači informacija se čuvaju u:

• 
  Arhivi sa predmetima Uprave za zajedničke poslove republičkih organa, Nemanjina 22-26, Beograd;
  
• 
  U organizacionim jedinicama u čijem je radu predmet nastao, za predmete koji nisu rešeni, odnosno u vezi sa kojima je rad u toku, i to kod službenih lica koja rade na predmetima. Nakon obrade predmeti se predaju arhivi Uprave za zajedničke poslove republičkih organa;
  
• 
  Finansijska dokumentacija o plaćanju za potrebe Ministarstva i isplati plata zaposlenima čuva se u Sektoru za finansije Ministarstva i u Upravi za trezor Ministarstva finansija i privrede, Pop Lukina 9, Beograd, preko koje se vrše sva plaćanja i obračuni za isplatu;
  
• 
  Ostala papirna dokumentacija - dosijei zaposlenih, dokumentacija o registraciji organa, otvaranju PIB-a, dokumentacija o nabavci opreme i drugih sredstava za rad Ministarstva, osim one u vlasništvu Uprave za zajedničke poslove republičkih organa, čuva se u organizacionim jedinicama i službama Ministarstva nadležnim za navedena pitanja;
  
• 
  Informacije u elektronskoj formi nalaze se u računarima kod službenih lica koja rade na predmetima, u prostorijama Ministarstva.
  
• 
  Ministarstvo poseduje literaturu iz različitih oblasti, a shodno obavezi izdavača da jedan primerak svih izdatih monografskih dela dostavi i Ministarstvu. Jedan put godišnje, ministar donosi odluku o ustupanju tih primeraka nekoj od biblioteka u Srbiji, tako da se navedene knjige i publikacije ne čuvaju trajno.
  
• 
  Na internet stranici Ministarstva (www.mpn.gov.rs) objavljuju se informacije koje su nastale u radu ili u vezi sa radom Ministarstva, a čija sadržina ima ili bi mogla imati značaj za javni interes. Informacije na sajtu ostaju dok traje njihova primena (ili aktuelnost po drugom osnovu), a po potrebi se ažuriraju. Sajt sadrži i odrednicu „Arhiva“ preko koje je omogućen pristup i onim informacijama/vestima koje se ne odnose na aktuelne aktivnosti Ministarstva.
  

Nosači informacija, odnosno predmeti kojima raspolaže Ministarstvo, a koji nisu predati na čuvanje Upravi za zajedničke poslove republičkih organa, čuvaju se uz primenu odgovarajućih mera zaštite, odnosno ne ostavljaju se bez nadzora tokom radnog vremena, a po završetku radnog vremena drže se u zaključanim stolovima, ormanima ili zaključanim radnim prostorijama, a u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave.

Računari u kojima se nalaze informacije u elektronskoj formi se čuvaju uz primenu odgovarajućih mera zaštite, i to od virusa uz pomoć anti-virus programa, kao i lozinkama koje osiguravaju da pristup nosaču informacije nema niko osim službenih lica koja rade na predmetima. Računari se ne ostavljaju bez nadzora tokom radnog vremena, a nalaze se u radnim prostorijama koje se po završetku radnog vremena zaključavaju.

Nosači informacija se do rešenja predmeta čuvaju kod službenih lica, u organizacionim jedinicama u čijem radu su nastali, posle čega se predaju arhivi Uprave za zajedničke poslove republičkih organa. Rokovi čuvanja nosača informacija u arhivi Uprave za zajedničke poslove republičkih organa, prema kategoriji materijala, utvrđuju se Uredbom o kategorijama registraturskog materijala s rokovima čuvanja („Službeni glasnik RS“, br. 44/93), koja između ostalog propisuje:

Kategorija materijala Rok čuvanja

Prosveta, kultura i nauka
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- evidencija o međunarodnoj saradnji u oblasti prosvete, nauke i kulture	- trajno
- akti o osnivanju i radu ustanova	- trajno
Predškolsko vaspitanje
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- glavne upisnice - registri	- trajno
Školstvo
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- evidencije o vaspitno-obrazovnim organizacijama odnosno ustanovama	- trajno
- predmeti o odobravanju udžbenika	- trajno
- nadzor nad zakonitošću akata u oblasti prosvete i vaspitanja	- trajno
Osnovne i opšte obrazovne škole
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- planovi i programi i izveštaji o radu i nastavni planovi i programi	- trajno
- evidencija o deci koja su obavezna da stiču osnovno obrazovanje i vaspitanje	- trajno
- matične knjige učenika - upisnice, letopisi i monografije škola	- trajno
Stručne, umetničke i specijalne škole
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- planovi i programi i izveštaji o radu i nastavni planovi i programi	- trajno
- predmeti vezani za primenu propisa iz ove oblasti	- trajno
- matične knjige učenika - upisnice, evidencije završnih ispita i izdatih diploma	- trajno
- letopisi i monografije škola	- trajno
Više i visoke škole, fakulteti i univerziteti
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- planovi i programi i izveštaji o radu i nastavni planovi i programi	- trajno
- matične knjige, registri i kartoteke studenata, postdiplomaca i doktoranata	- trajno
- evidencija naučnih organizacija i njihovih jedinica i naučnih radnika	- trajno
- dosijea studenata, postdiplomaca i doktoranata	- trajno operativno
Nostrifikacija diploma
- evidencije i predmeti nostrifikacija svedočanstava i diploma stečenih u inostranstvu	- trajno
Prosvetna inspekcija
- propisi	- trajno
- analitički materijal u vezi prosvetne inspekcije	- trajno
- predmeti o izvršenim pregledima škola - zapisnici i rešenja	10 godina
Obrazovanje odraslih
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- planovi i programi i izveštaji o radu	- trajno
- matične knjige učenika – upisnice	- trajno
Stipendije
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- predmeti u vezi dodele stipendija stranim državljanima	- trajno
Saradnja sa inostranstvom na području obrazovanja
- propisi	- trajno
- analitički material	- trajno
- protokoli, sporazumi, ugovori i dr.	- trajno