İnsan Kaynakları Yönetiminde Yönetim Bilişim Sistemleri Kullanımı Öğr. Gör. Seda akin gürdal

İnsan Kaynakları Yönetiminde Yönetim Bilişim Sistemleri Kullanımı

• Öğr.Gör. Seda AKIN GÜRDAL

• En genel anlamıyla insan kaynakları yönetimi, işveren ile çalışan veya potansiyel çalışanların ilişkilerini düzenleyen süreçlerin genel adı ve işletmelerde aynı adla adlandırılan birimdir. İş gücü planlaması ile başlar, işe alım, ücretlendirme, endüstriyel ilişkiler, kurumsal performans yönetimi, kariyer yönetimi ve eğitim, çalışanların memnuniyetinin ölçülmesi, sosyal ve idari hizmetlerinin yapılandırılmasını kapsar.

• Dünyadaki pek çok işletme insan kaynaklarına ait bilgileri saklamak ve işlemek için yönetim bilişim sistemlerini kullanmaktadır. Böylelikle insan kaynakları ile ilgili düzenlemelere harcanan zaman ve masraflar azaltılabilmektedir.

İKY’nin Temel Amacı

• İşletmelerde çalışan bireylerin mutluluğunu arttırarak ve bireyleri geliştirerek işletme amacı ve çalışan amacı aracı arasındaki farkı azaltarak, hatta aynılaştırarak, işletmenin verimliliğini en üst düzeye çıkartmaktır.

İKY’nin Diğer Amaçları

• İnsan kaynaklarının, işletmenin amaçları doğrultusunda en verimli şekilde kullanılmasının sağlanması

• İşletme amaçlarının çalışanların aracılığıyla elde edilmesi

• İnsan kaynakları politikaları ile işletme planlarının bütünleştirilmesi ve uygun bir kültürün pekiştirilmesi ya da eğer gerekliyse kültürün yeniden biçimlendirilmesi

• Kaynakları işletmenin ihtiyaçlarına ve performans geliştirilme amaçlarına uygun duruma getirecek stratejileri güçlendirmek üzere bir dizi personel ve işe alma politikalarının geliştirilmesi

• İşgücünün gizli yaratıcılıklarını ve potansiyellerini ortaya çıkaracak bir ortamın sağlanması

• Takım çalışması ve toplam kalite anlayışının geliştirecek koşulların yaratılması

• Uyum sağlayan ve öğrenen organizasyonun çıkarları ve mükemmele ulaşma amacı doğrultusunda esneklik gösterme istediğinin cesaretlendirilmesi

• İşgücünün kariyer beklentilerinin karşılanması ve gelişmelerinin sağlanması

• İşgücünün optimal performans düzeyine ulaşmalarının sağlanması ve onların kapasite ve potansiyellerinden yararlanılması

• İşgücünün işletmenin amaçlarına katkıda bulunmak için daha fazla çaban göstermelerinin sağlanması

• İşgücünün niteliklerinin ve yetkinliklerinin arttırılması yoluyla kendilerinin ve tüm işletmenin performansının yükseltilmesidir.

İnsan Kaynakları Yönetiminin Alt Fonksiyonları

• İnsan Kaynakları Planlaması

• Gereken sayıda ve nitelikte işgücünü, istenen zamanda ve yerde hazır bulundurma çabasına insan kaynakları planlaması denir.

• İş Analizi

• Genel bir tanımlamayla yapılan işin tüm yönleriyle değerlendirilmesidir.

• İşgören Temini

• İşgören temini, işletmede yetkinlik ve iş tecrübelerine göre gerekli işlerde çalışacak bireylerin aranması ve bireylerin işletmede çalışmaya teşvik edilmesine yönelik yapılan faaliyetlerdir.

• Seçme ve Yerleştirme

• İşgören seçimi, işletme ve belirli bir pozisyon için başvuranlar arasından en iyi şekilde bireysel uyum göstereceklerin belirlenmesi sürecidir.

• Eğitim ve Geliştirme

• İşletmelerde eğitim, çalışanların işe girerken beraberlerinde getirdikleri bilgi, beceri ve tutumlar ile işlerinin spesifik görev ve sorumluluklarını yerine getirmek için gereksinim duydukları bilgi, beceri ve tutumlar arasındaki farkı kapatma sürecidir.

• Performans Değerlendirme

• Performans değerlendirme süreç olarak gözlemleme, yargılama ve geri besleme gibi üç faaliyeti içerir.

Elektronik İnsan Kaynağı Birimlerinin Gelişimini Etkileyen Faktörler

• Bilişim Teknolojileri: Bilişim teknolojilerinin ve otomatikleştirilmiş sürecin artan karmaşıklığı ve düşen maliyetleri karşısında, elektronik insan kaynağı bölümlerinin gelecekte bir zorunluluk hale gelmesi kaçınılmazdır.

• Süreci Yeniden Planlayıp Düzenleme: Stratejik insan kaynağı yöneticileri sürekli temel iş süreçlerini daha verimli hale getirmek için modernize etme ve geliştirmenin yollarını aramalıdır.

• Yüksek Hızda Yönetim: Rekabet edebilmek için tüm işletmeler daha etkin ve hızlı çalışmak zorundadır. Bu nedenle e-insan kaynağı, kesinlikle geleneksel insan kaynaklarından daha hızlı ve etkin olma durumundadır.

• Ağ Organizasyonları: Elektronik insan kaynakları bölümleri geleneksel ve bürokratik işletmelerden çok, ağ işletmelerinde ortaya çıkmaktadır.

• Bilgi İşçileri:Önümüzdeki yüzyılda işletmeler stratejik bilgi ve enformasyon üzerine rekabet edecektir. E- insan kaynağı yöneticilerinin bu çağın insan kaynağı bilgisiyle ve tam bilgisayar destekli öğrenme tecrübesiyle donanmış bu işçilerden başka seçeneği yoktur.

• Küreselleşme:Yirmi birinci yüzyılda başarılı bir şekilde rekabet edebilmek için tüm işletmeler küresel bir iş stratejisi geliştirmek zorundadır.

YBS’nin İKY Faaliyetlerinde Kullanılması

• Günümüzde yaşanan değişimlerden biri de İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinin kullanımının yaygınlaşmasıdır.

• İKBS; bir işletmenin kendi insan kaynakları, personel faaliyetleri ve organizasyonel bölüm ve özellikleri ile ilgili gereksinimi olan verilerin toplanma, saklanması, korunması, güncelleştirilmesi ve analiz edilerek çeşitli raporların hazırlanmasını sağlayan bir süreçtir.

• İKSB,çalışanların; seçilmesi ve istihdam edilmeleri, görevlerin belirlenmesi, performanslarının değerlendirilmesi, ücret ve diğer ödemelerin analizi, yetiştirme ve geliştirme, sağlık ve sosyal güvenlik sorunlarının çözümü gibi konularda organize destek sağlayan araçlardır.

• İKBS’de yer alacak İnsan Kaynaklarının işlevi, işletmeden işletmeye farklılık gösterebilir. Ancak ideal olan yapı, işletmedeki tüm insan kaynakları faaliyetlerini içeren bir sistemin kurulmasıdır.

• Bu kapsamda, İKBS’de bulunması gereken insan kaynakları faaliyetleri aşağıda sıralanmıştır.

• - Personel Özlük Bilgileri

• Eğitim bilgileri

• Ücret bilgileri

• İş deneyimine ilişkin bilgiler

• İletişim bilgileri

• Personel bulma sürecine ilişkin bilgiler

• - Performans değerlendirme bilgileri

• Çalışma sürecine ait bilgiler

• Sendika bilgileri

• Sağlık ve kaza bilgileri

• İşgücü piyasası ile ilgili bilgiler

• İşten ayrılma bilgileri

İKBS’nin Genel Amaçları

• Çalışanların yeteneklerini yönetimin ihtiyaçları ile uyumlaştırarak örgütsel esnekliği sağlamak

• İşletmenin tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek yoluyla bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak

• Toplam kalite yönetimi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha fazla katkıda bulunmalarını sağlamak

• Çalışanlar tarafından kendilerine ait bilgilerin güncel tutulması ve bu sayede kişilerin kendi bilgilerinde gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesini sağlamak

• Çok uluslu şirketlerin farklı coğrafi bölgelerdeki birimlerinde aynı sistemi kullanarak çalışanlarını gerçek anlamda küresel tarzda yönetmek

• Boş pozisyon tanımları ile başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar dvam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek

• Çalışanların sağlık durumlarını izleyip bu konu ile ilgili yönetsel kararları hızlıca almak

• Çalışanların eğitimlerini iş tanımlarına ve personelin yetenek ve beceri gereksinimlerine göre planlamak ve bütçelemek

İKBS Girdileri

• İnsan Kaynakları alt sisteminin çevresel unsurlardan sağladığı verileri şu şekilde sıralamak mümkündür.

• - Hükümetten işletmenin çeşitli kanunlara uymasına yardım eden veri ve bilgiler sağlanır.

• - Tedarikçilerden işletmeye işçi alma ve yükseltme için gerekli veri ve bilgileri sağlar.

• - Finansal bilgiler, personel planlamasında kullanılan bilgileri sağlar.

• - Rakip bilgileri bilgisayar endüstrisi gibi yüksek özelleşmiş bilginin ve becerinin gerekli olduğu belirli endüstrilerde, sıklıkla bir işletmeden diğer işletmeye bir personel akışı olur.

İKBS’nin Çıktıları

• E-İnsan Kaynakları Planlaması

• Etkin bir insan kaynakları bilgi sisteminin, insan kaynakları planlaması sürecinde ihtiyaç duyulacak nitelikteki bilgileri sağlaması gerekir;iş analizi bilgileri, iş gücü envanteri, eğitim ve geliştirme programları, personel temin kaynakları, işgücü piyasası analiz bilgileri, ücret planları, yasal zorunluluklar, işgücü devir ve devamsızlık oranları ile emeklilik planları.

• Bu nedenle günümüz insan kaynakları planlaması doğal olarak bilgisayar desteğini gerektirecek ve bilgisayar yardımı ile gerçekleştirecek bir planlama çalışması ilgili organizasyona şu katkıları sağlayacaklardır.

• İnsan kaynakları faaliyetleri ile örgütsel amaçlar arasındaki uyumu sağlamak ve etkinleştirmek

• İnsan kaynakları etkinliğini arttırmak

• Yeni insan kaynaklarının sağlanmasında ekonomik davranmak

• İnsan kaynakları enformasyon sisteminin insan kaynakları faaliyetleri ile diğer örgütsel birimleri bilgi açısından desteklenmesini sağlamak

• Diğer tüm İK faaliyetleri arasındaki koordinasyonu sağlamak.

• E-İşe Alma Alt Sistemi

• Tabanını internetin oluşturduğu elektronik seçme ve işe alma ile birlikte açık işler ya da pozisyonlar bilgisayar ortamına yerleştirilmekte ve özgeçmiş bilgileri veritabanından istenildiği anda doğrudan geri çağrılabilmektedir. Ayrıca, istenilen kriterlere uyan adayların özel olarak tasarlanmış yazılım programları aracılığı ile sorgulanması da online olarak yapılabilmektedir.

• İnsan Kaynakları temini ve seçimi için elektronik ortama başvurulması ile;

• Başvuran adaylar ve yeni işe alınanlar ile etkin bir iletişimin kurulması sağlanacaktır.

• Sistem, adayların geçmiş performanslarının analizini yaparak insan kaynaklarının çok daha etkin ve verimli olarak bulunmasını ve uygun yerlere yerleştirilmelerini sağlar

• Önemli nitelikte ve nicelikte insan kaynağına ihtiyaç duyulması durumunda sistem hız sağlayacaktır ve zaman kayıplarını önleyecektir.

• Pozisyonları boşalması ile doldurulması arasındaki süreyi kısaltacak uygun adamın uygun işe yerleştirilmesine yardımcı olacaktır.

• İşletme içi terfilerin örgütsel politikalarla tutarlı ve çalışanlara eşit iş fırsatları yaratarak gerçekleşmesini sağlayacaktır.

• İnsan kaynaklarının seçim ve yerleştirme sürecinde oto-kontrol mekanizmasına olanak sağlayacaktır.

• İnsan kaynakları departmanının etkin ve profesyonel bir birim olmasına yardımcı olacak, seçim kriterlerinin ve seçim sürecinin tutarlı olması sağlanacaktır.

• İşgücü Yönetimi Alt Sistemi

• Performans değerlendirme, eğitim, pozisyon kontrol, yer değiştirme, beceri/yetenek, disiplin konularında İK yöneticisine bilgi sağlar.

• E-Ücretlendirme ve Bordrolama Alt Ssistemi

• Bordro, yönetici ücretlendirmesi, prim, devamlılık konularını dikkate alarak bir ücret çıktısı oluşturur.

• İhtiyaç duyulan nicel analiz ve çalışmalar çok daha hızlı ve doğru bir biçimde yapılarak ücret miktarının belirlenmesi sürecinde hız ile doğruluk sağlanacaktır.

• İşletme içi ücret araştırmaları liyakate, pozisyona, zamana ve yıla göre yürütülerek çok daha gerçekçi ücret politikaları saptanabilecektir.

• Diğer insan kaynakları uygulamalarına dönük bilgilerden yararlanılarak kurum içi her iş grubuna göre ücret tip ile oranlarını gösteren iş sınıflandırmaları oluşturulur

• Ücret yönetiminin önemli bir parçasını oluşturan çalışanlara dönük ücret dışı maddi yardımların finansal açıdan etkili yönetilmesi, doğru ve etkin denetimlerin yapılması söz konusu olacaktır.

• İşsizlik ve Sağlık Ödeneği Alt Sistemi

• Çalışandan alınan kesintilerin nasıl değerlendirileceğini ortaya koyar.

• Çevresel Raporlama Alt Sistemi

• Bu sistem işletmenin rapor vermek zorunda olduğu hükümet, sendika, çalışma koordinasyonu teşkilatlarına çıktı üretir.

• E-Eğitim Yönetimi ve e-Öğrenme

• İnsan Kaynakları bilgi sistemi yardımı ile gerçekleştirilen eğitim ve geliştirme programları şu katkıları sağlamaktadır.

• Çalışanların ihtiyacı olan uygun eğitimi almaları sağlanır.

• Eğitim programları ve içerikleri kolaylıkla belirlenir.

• Eğitim ve geliştirme programına alınacak olanlar kolaylıkla belirlenir.

• Çalışanlara bugüne kadar verilen eğitim belirlenebilir.

• Uygulanan eğitim sonunda daha kolay değerlendirme yapılabilir.

• E –Performans Değerlendirme

• Çalışanların performanslarını değerlendirme, insan kaynakları yönetiminin önemli bir fonksiyonunu oluşturur. Performans değerlendirme sonuçlarından hareketle işletmelerde insan kaynaklarına dönük kararların alınma, insan kaynakları enformasyon sistemi içerisindeki performans alt sisteminin önemini vurgulamaktadır.

• Tüm performans değerleme sonuçlarının saklanabildiği e-performans değerleme platformu gizlilik ve güven gibi unsurlara, uygulama aşamasındaki operasyonel işlerin ortadan kaldırılması istediğinin eklenmesi ile web tabanlı performans geribildirim uygulamaları en hızlı gelişen elektronik insan kaynakları uygulamalarından biri olmuştur.

İnsan Kaynakları Yönetiminde Yönetim Bilişim Sistemi Kullanımının Sağladığı Katkılar

• İşletmelerin İKY faaliyetleri sırasında YBS kullanımının sağlayacağı katkılar özet olarak şu şekilde sıralanabilir.

• Kırtasiyeden tasarruf

• Başvuran kişiyi arama maliyetleri

• Eğitim yönetimi

• Finansal planlama

• Terfi planlama

• - Pozisyon kontrol

• - Devam raporları ve analizi

• - İşgücü planlama

• - Kaza raporlama ve önleme

• - Zararlı materyal ifşa raporları

• Kaynakça

• Yönetim ve Bilişim Sistemleri

• Adnan Çelik-Tahir Akgemci,Gazi Kitabevi,2010.