İnsan kaynaklari planlamasinda iŞ analizleri

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASINDA İŞ ANALİZLERİ
Çalışma hayatında birçok sorunun temelinde insan kaynaklarının doğru planlanıp, kullanılmaması yatmaktadır. Planlama yapılmadan, personelin hangi niteliklere sahip olduğu bilinmeden işe alınabildiği, çünkü söz konusu işin neleri gerektirdiğinin bilinmediği sıkça karşılaşılan problemdir. Bazı organizasyon yapılarında bir başka bölümle bağlantılı olan işin konuyla ilgisi olmayan bir departmanın ya da bölümün altında bulunması mümkündür. Yine personelin eğitim ihtiyacı tespit edilse de ihtiyaç duyduğu bilgilerin neler olduğu tam olarak bilinmeyebilir. Bu bağlamda neyi, ne kadar süre içinde, nasıl yapılması gerektiği bilinmediğinden personelin performansının da net olarak değerlendirilememesi sorunuyla karşı karşıya kalınmaktadır.

Bütün bu sorunların çözümünde ilk adım işletmedeki işlerin tek tek ele alınıp, özelliklerinin birbirleriyle ve bütünle olan ilişkilerinin belirlenmesidir.

İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. Bu incelemenin kapsamında, işte kullanılan araç gerece, yapılan işlemlere, işin içerdiği tehlikelere gerektirdiği yetenek ve öğrenim düzeyine işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgilere yer verilir. İşletmelerde iş analizleri, insan kaynakları insan kaynakları bölümlerinde istihdam edilmiş veya işletme dışı işletme dışından danışmanlık firmalarından sağlanan iş analistleri tarafından yapılır. İş analistleri, araştırma yöntemleri, objektif ölçme teknikleri konusunda gerekli eğitimi almış uzman kişilerden oluşmaktadır.
İş Analizinin İşlevleri:

İş analizi bilgileri, aşağıdaki amaçlara hizmet eder:

-Örgüt yapısının oluşturulması sırasında alınan örgütsel kararlar için temel oluşturma (örneğin; benzer veya birbirine bağlı işlerin aynı örgütsel birim altında toplanması)

-İş ve araç gereç dizaynında yarar sağlama (örneğin; torna tezgahında çalışan bir işçi materyali alıp getirmek için her seferinde makineden ayrılıp 10 metre yürümek zorunda kalıyorsa, bu durum iş analizi ile saptanabilir. Böylece zaman ve emek sarfiyatı azaltılabilir). İş analizi, ileri derecede bölümlenmiş ve standartlaştırılmış işler için zaman-hareket etüdü işlevi görmektedir.

-Personel seçiminde ölçüt oluşturma. (İş için başvuran adayların o işte başarıyla ve tatmin duyarak çalışabilmeleri için nasıl bir eğitim görmeleri, nasıl bir kişilik özelliklerine sahip olmaları gerektiğinin planlanmasıdır.

-İş için eğitim programları düzenlenmesinde göz önüne alınacak bilgiler (işin gerektirdiği bilgi düzeyinin planlanması).

-İşgücü planlaması için gerekli olan nitelikleri belirleme.

-İşgörenlerin yaptıkları iş karşılığında adil bir ücret almaları için ücret planlamasının yapılması.

-İşgörenlerin işine ilişkin yaşadığı belirsizlikleri azaltma.(İş analizleri sonunda hazırlanan iş tanımı ve iş gerekleri formlarından personel kendisinden beklenenleri ve bu beklenenleri ne şekilde yerine getireceği, kendi yaptığı işin diğer işgörenlerden farkı yada benzerlikleri hakkında bilgi sahibi olmasıdır.
Bu anlamda iş analizleri diğer İnsan Kaynakları Yönetimi fonksiyonları gibi İnsan Kaynakları Planlamasında oldukça önemlidir. Daha önce de ifade edildiği gibi iş analizleri, örgütteki işlerin sistemli bir biçimde analiz edilmesini ve ihtiyaca uygun iş tanımları, iş gerekleri ve iş standartlarının hazırlanmasını içermektedir. İnsan Kaynakları Planlamasında iş analizleri hem sayısal hem de niteliksel olarak işgücü talebinin belirlenmesinde, ayrıca işletme içi mevcut ve beklenen işgücü arzının (işgören / beceri envanterinin) belirlenmesi, tahmini ve değerlendirilmesin de kullanılır.

İnsan Kaynakları Planlaması sadece, işgören talebinin sayısal olarak tahminini içermez; işgörenlerde bulunması gereken niteliklerin belirlenmesini de içermektedir. Çünkü bir örgütte tüm işler ve tüm işgörenler, birbirleri ile aynı kişisel özellikleri taşımazlar. İşlerin içeriği ve koşulları ile bu işleri yürütecek işgörenlerde bulunması gereken özellikler farklılık gösterebilir. Örneğin, mühendislik işlerindeki bir eksikliği satış ya da pazarlama bölümünden bir elemanla karşılamak mümkün değildir. Bu nedenle işletmede iş analizleri ile her işin incelenmesi, iş tanımlarının yapılması ve iş gerekliklerinin belirlenmesi gerekmektedir. İş gerekleri (Job Specification), iş analizleri ile toplanan sistematik bilgilere dayalı olarak hazırlanan ve tanımlanan işi başarılı bir şekilde yerine getirmek için o işi yürütecek personelde olması gereken özellikleri içeren bir belgedir. Nitelik yönünden işgücü ihtiyacının belirlenmesinde, iş gereklerinden faydalanılır. İnsan Kaynakları Planlamasında iş analizleri aynı zamanda, işgücü ihtiyacının sayısal olarak belirlenmesi için de kullanılan bir yöntemdir. Bu konuda geniş anlamda iş analizinin bir türü sayılan “iş-zaman etütleri” ile belirlenen “standart zaman”lardan yararlanılır. Planlama dönemindeki toplam iş yükünün bireysel çalışma zamanına bölünmesi ile sayı olarak “işgören ihtiyacı” belirlenir.

İş analizleri, işgücü arzının analizinde de yararlanılan bir yöntemdir. İş analizi verileri, mevcut ve beklenen işgücü/beceri envanterinin çıkarılması, tahmini ve değerlenmesi açısından da oldukça önemlidir. Bütün bu özellikleri ile iş analizleri, İnsan Kaynakları Planlaması açısından alt yapısal bir öneme sahiptir. Bu nedenle İnsan Kaynakları Planlaması içinde iş analizi konusu ele alınmıştır.

İş Analizinin Ortaya Koyduğu Bilgiler:

Hangi yöntemlerle ve hangi ayrıntı düzeyinde yapılırsa ya­pılsın anlamlı bir iş analizi, en azından;

• 
  İşin içeriği,
  
• 
  Gerçekleştiril­me süreci,
  
• 
  Gerektirdiği araç – gereçler,
  
• 
  Ortaya koyduğu ürün / hizmet türleri,
  
• 
  Gerçekleştirildiği ortam ve fiziksel koşullar,
  
• 
  Gerek­tirdiği davranışlar, eylemler ve organizasyonel ilişkiler,
  
• 
  Çalışanın, bireysel özellikleri, yetki ve sorumlulukları, taşıdığı risk ve teh­likeler.
  

İş/Görev Tanımları:

Temelde iş analizi sonucu elde edilen bilgilere dayanan iş / görev tanımı, görevi yerine getiren insanın işe ilişkin davranış, eylem, prosedür, içerik, kapsam, yetki ve sorumluluklarını belir­tir. Çalışanın işini etkin bir biçimde yerine getirebilmesi için bi­reysel olarak bilmesi gereken bilgileri kapsar.

Doğru Hazırlanmış İş/Görev Tanımının İçerikleri:

• 
  Davranış ve çabaları,
  
• 
  Öngördüğü yetki ve sorum­lulukları,
  
• 
  Ücret ve yükselme anlamında sağladığı olanakları,
  
• 
  Ba­şarı standartlarını,
  
• 
  Gerektirdiği kişisel nitelikleri,
  
• 
  Çalışma ortamı­nın özelliklerini ve organizasyonel ilişkilerini içermelidir.
  

Organizasyon Şeması/El Kitabı:

İnsan kaynakları ihtiyacının belirlenmesi, iş analizi ve görev tanımlarının yapılmasından sonra elde edilen tüm bilgilerin sis­tematik biçimde bir araya getirilmesiyle organizasyon şeması ve organizasyon el kitabı (kılavuzu) ortaya çıkacaktır.

Organizasyon el kitabı, gerek içerdiği bilgiler gerek şemalar anlamında değiştirilemeyecek katı bir talimat ya da kutsal bir ki­tap olarak görülmemelidir. İç ve dış değişimler sonucunda orga­nizasyonun amaçları, politikaları, hedefleri ve bunlara bağlı ola­rak organizasyon şemaları ve görev tanımları gözden geçirilebi­lir ve değiştirilebilir.
Organizasyona özel olarak konunun uzmanları tarafından tam ve doğru bilgilerle hazırlanacak bir organizasyon el kitabı, içerdiği bilgiler nedeniyle adeta organizasyonun anayasasını oluşturur.
Özellikle yeniden yapılanma, büyüme ve değişim dönemle­rinde ihtiyaç duyulan organizasyon el kitabı, işlerin ve görevle­rin belirli bir standarda kavuşturulmasını sağlaması, kurumsal değişimi kolaylaştırması insan kaynakları planlarının hazırlan­masına yol göstermesi bakımından son derece önemli bir dokü­mandır.

Organizasyonel El Kitabının İçerikleri:

• 
  Görev tanımları­nı,
  
• 
  Organizasyonun kısa tarihçesini, misyonu ve vizyo­nunu,
  
• 
  Mevcut durumunu,
  
• 
  İnanç ve değerlerini,
  
• 
  Hedeflerini,
  
• 
  Birimlerin fonksiyonel politikaları ile ilgili bilgileri,
  
• 
  Genel ve ay­rıntılı organizasyon şemalarını içermelidir.
  

İnsan Kaynakları Eylem Planı:

İnsan kaynakları ihtiyacının belirlenmesi, iş analizinin yapıl­ması, görev tanımlarının yazılması ve organizasyon el kitabının hazırlanması organizasyonun insan kaynakları ile ilgili tam bir görüntüsünü ortaya koyacaktır.

Bu büyük resim içinde işler, gö­revler, insanlar ve bunlar arasındaki ilişkiler görülebilecektir. Bu arada belirsizlikler ve eksiklikler de göze çarpacaktır. Belirsizlik­lerin netleştirilmesi, eksikliklerin giderilmesi, işlerde ve ilişkiler­deki aksaklıkların düzeltilmesi, çalışan fazlalıkları veya yetersiz­likleri gibi sorunların çözülmesi için açık ve net tanımlanmış ey­lemler içeren planların hazırlanması gerekecektir.
Eylem Planının İçerikleri:

• 
  Kısa dönem içinde nelerin yapılması gerektiğini,
  
• 
  Kimlerin, ne zaman, nerede ve nasıl yapacağını,
  
• 
  Yürütme sorum­luluğu ve onay yetkisinin kimlerde olduğunu,
  
• 
  Kime bilgi verile­ceğini ve kimlerden destek isteneceğini belirten kararları içere­cektir.
  

Yararlanılan Kaynaklar (Okuma Önerileri)

Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Yayınları, İnsan Kaynakları Yönetimi (2004), (Planlama konusu s.45-48).

Aşçıooğlu, Hasan, İnsan Kaynakları Planlaması ve İş Analizi, Ders Notu (http://www.belgeler.com/blg)

Uyargil, Cavide, Zeki Adal, İsmail Durak Ataay, Ahmet Cevat Acar, A. Oya Özçelik, Ömer Sadullah, Gönen Dündar, Lale Tüzüner (2008), İnsan Kaynakları Yönetimi, İstanbul Üniversitesi İşletme Fakültesi, Beta, İstanbul

BARUTÇUGİL İsmet, Stratejik İnsan Kaynakları Yönetimi,2005, Kariyer Yayıncılık, İstanbul.