Sistemul va oferi un mecanism de securitate la nivel de document/mesaj bazat pe cel puţin următoarele niveluri de securitate ce includ:
Vizualizare: Un utilizator cu drept de “Vizualizare” a documentului are dreptul exclusive de a vizualiza conţinut şi metadata ale documentului
Editare şi actualizare a versiunii: utiliizatorul cu dreptul de "Editare şi actualizare a versiunii " poate vizualiza şi edita metadata sau poate crea o nouă versiune a acelui document
Ştergere: utilizatorul cu acest drept asupra unui document poate vizualiza/edita sau şterge documentul în chestiune
Acordare de drepturi şi permisiuni: poate face oricare din acţiunile de mai sus şi poate adăuga la lista cu utilizatori ce au acces la document
Nivelul de securitate a unui utilizator la document/mesaj va fi stabilit de cel puţin una din următoarele reguli:
Setare manuală a nivelului şi drepturilor la document/mesaj de câtre “Acordare şi permisiune” pentru documente/mesajele în cauză
Setare manuală la nivel de department şi document/mesaj, făcută de utilizatori ce au drepturi de “Acordare şi permisiune”pentru documentele/mesajele în cauză
Setare manuală la nivel de utilizator şi folder, făcută de utilizatori cu drepturi speciale pe folderele în chestiune
Setare manuală la nivel de departament şi folder, făcută de utilizatori cu drepturi speciale pe folderele în chestiune
Preluarea ierarhică de drepturi – superiorii din arboreal ierarhic ar trebui să aibă acces automat la documentele încărcate de subordonaţi
Setări de securitate în fluxul în care evoluează documentele
Sistemul trebuie să permită utilizatorilor Tacces la controlul mecanismelor, publicarea utomată a documentelor/mesajelor pentru toţi utilizatorii din sistem, pentru anumite documente de interes public din organizaţie. Această funcţie se doreşte pentru foldere în situaţii de publicare masivă de documente/mesaje.
