Sistemul trebuie să includă un modul pentru modelarea, rularea şi monitorizarea proceselor organizaţionale specifice, care implică lucrul cu documentele.
Fluxul de modelare a proceselor trebuie să fie disponibil direct din interfaţa web, pentru administratorul aplicaţiei şi cei care au acest drept. Aceste fluxuri determină parcursul fişierelor cu documente/mesaje în organizaţie şi dreptul actorilor ce vor accesa active documentele în diverse faze ale fluxului.
Administratorii şi utilizatorii cu drept de modelare a fluxului trebuie să poată să introducă un numpr nelimitat de fluxuri în aplicaţie şi să schimbe aceste fluxuri când este necesar, într-un mod visual şi intuitive fără a avea abilităţi de programare.
Sistemul trebuie să ofere utilizatorilor drepturi specifice privind modelarea fluxurilor, un mecanism ce permite asocierea unui set de template+uri de document în diferite faze ale fluxului.
Fişierele trebuie să fie căutabile conform multor criterii: număr identificare, dată creare fişier, tip de flux pe care îl dezvoltă, persoana care l-a creat, oamenii care au lucrat pe fişier, stadiul current etc.
Sistemul trebuie să ofere posibilitatea de a evalua îndeaproape progresul şi componentele fluxului şi toate versiunile documentului ce corespund fiecărei faze din proces. Dacă se ajunge la devieri de la pattern, sistemul trebuie să permită schimbarea patternului conform parcursului actual al fişierului, dacă se doreşte aceasta, cu scopul de a îmbunătăţi dinamica patternurilor fluxului.
Sistemul trebuie să ofere mai multe versiuni ale fluxului astfel încât un utilizator să poată reconstrui dezvoltarea oricărui flux care intră în aplicaţie în forma disponibilă la un anumit moment.
Sistemul trebuie să ofere un mecanim de monitorizare în timpul fazei de execuţie a fluxurilor şi de notificare câtre superiori în ierarhia organizaţională înainte de timpul de execuţie şi după timpul de execuţie, pentru ca în caz de eşec să se termine faza la timp de câtre angajatul căreia i-a fost desemnată..
Sistemul trebuie să ofere un sistem funcţional pentru recuperarea datelor în cazul unui dezastru.
