Joint operational programme

6Implementarea programului

1. Descriere succintă a sistemului de management și control

Pentru a asigura o implementare eficace, transparentă și corectă a Programului, în conformitate cu Articolul 30 al Regulamentului de Punere în Aplicare, o serie de procese și proceduri vor fi definite și reglementate în Descrierea Sistemului de Management și Control (DSMC) a Programului ENI CBC HUSKROUA 2014-2020. Acest document conține descrierea funcțiilor organismelor implicate în managementul și controlul Programului, inclusiv separarea funcțiilor în cadrul fiecărui organism, organizarea internă a acestora în conformitate cu principiul separării funcțiilor între și în cadrul acestor organisme, descrierea procedurilor de management aplicabile în timpul implementării programului, aranjamentele pentru auditarea sistemului de management și control, a conturilor și operațiunilor, precum și repartizarea responsabilităților între țările participante în cazul unor deficiențe sistemice.

DSMC acordă o atenție deosebită separării funcțiilor organismelor implicate în managementul și controlul programului, inclusiv separării funcțiilor între și în cadrul structurii acestor organisme. Organismele implicate în managementul și controlul programului sunt descrise în cadrul Capitolului 5.

Pentru a asigura o selecție eficace și transparentă a proiectelor, Programul va putea aplica două tipuri diferite de proceduri de selecție a proiectelor: Apeluri de Propuneri Deschise și Restricționate. Detalii referitoare la aceste proceduri sunt oferite în cadrul Capitolului 6.2 ”Descrierea procedurilor de selecție a proiectelor”. Proiectele selectate spre finanțare vor intra în etapa procedurii de contractare, reglementată de asemenea în cadrul DSMC. După încheierea contractelor de finanțare nerambursabilă beneficiarii vor începe implementarea proiectelor, regulile aplicabile acestei etape fiind incluse în Manualul de Implementare a Proiectelor.

Pentru a asigura conformitatea cheltuielilor apărute în decursul implementării cu regulile definite la nivelul programului, și pentru a asigura corectitudinea și respectarea regulilor în cazul cheltuielilor declarate, țările participante vor institui un sistem de Verificare a cheltuielilor, în conformitate cu Articolul 32 al Regulamentului de Punere în Aplicare.

În acest scop, în Statele Membre va fi aplicat un sistem centralizat, ceea ce înseamnă ca verificările sunt efectuate de către un funcționar public competent (controlor național) sub supravegherea Punctului de Contact în materie de Control relevant. În cazul Ucrainei se va aplica sistemul descentralizat, ceea ce înseamnă că Punctul de Contact în materie de Control din Ucraina va institui o listă de auditori certificați să efectueze verificările. Regulile detaliate ale desemnării controlorilor și pentru selecția auditorilor sunt definite în DSMC (vezi secțiunea 5.2.2.).

Pe baza condițiilor definite în cadrul contractelor de finanțare nerambursabilă, fiecare beneficiar va pregăti un raport la nivelul partenerului, care va fi transmis spre verificare auditorului/controlorului național relevant. Auditorii și controlorii naționali vor trebui să fie independenți de respectivii beneficiari, și ei vor verifica dacă cheltuielile declarate de către beneficiari, dacă încasările proiectului sunt reale, corect înregistrate și eligibile în conformitate cu prevederile contractului. Verificarea se efectuează în baza unei proceduri agreate aplicabilă în țara relevantă.

Ca și rezultat al verificărilor efectuate, auditorii și controlorii vor emite un Raport de Verificare a Cheltuielilor care va conține constatările factuale ale acestora. În conformitate cu Articolul 46, Beneficiarul Lider va colecta Rapoartele de Verificare a Cheltuielilor de la toți partenerii de proiect și va transmite STC un raport consolidat la nivelul proiectului. Raportul va fi însoțit de un raport narativ care va detalia activitățile desfășurate în perioada relevantă a implementării proiectului. Rapoartele de proiect vor fi transmise în timpul implementării proiectului precum și la finalizarea acestuia, în conformitate cu prevederile contractului de finanțare nerambursabilă. Prin delegare din partea AM, STC va aproba rapoartele narative și va verifica cheltuielile declarate în baza rapoartelor controlorilor naționali și ai auditorilor. STC și AM au dreptul de a efectua oricând verificări ale documentelor transmise precum și verificări ale proiectelor la fața locului.

Verificarea cheltuielilor partenerilor și proiectelor se desfășoară după cum urmează:

În privința cheltuielilor de AT, verificarea este efectuată de către AM, aceasta având posibilitatea de a implica și experți externi independenți în această activitate. AM va selecta experții în conformitate cu regulile de achiziții publice relevante.

Descrierea Sistemului de Management și Control definește în detaliu procedurile de urmat în cazul plăților către beneficiari.

Plățile către beneficiari sunt bazate pe aprobarea cererilor de plată, care sunt transmise către STC/AM de către beneficiari în conformitate cu prevederile contractului de finanțare nerambursabilă, de obicei împreună cu rapoartele proiectelor. În conformitate cu Articolul 63 al Regulamentului de Punere în Aplicare, Beneficiarii Lideri pot transmite o cerere de plată imediat după încheierea contractelor de finanțare nerambursabilă (pre-finanțare) în limita sumei menționate în contract. Cererile următoare vor fi transmise în conformitate cu prevederile contractului. Structura plăților, incluzând pre-finanțarea, plățile intermediare și plata finală este prevăzută în DSMC.

AM se va asigura că plățile către proiecte sunt procesate cât mai rapid posibil, în conformitate cu prevederile contractelor semnate. Nicio sumă nu poate fi dedusă sau reținută, cu excepția cazurilor prevăzute în contractele de finanțare, și nicio taxă sau orice altă manevră cu efect echivalent nu poate fi impusă pentru a reduce acest plăți. Fondurile UE sunt plătite către Beneficiarul Lider, care se va asigura că beneficiarii primesc întreaga sumă a finanțării nerambursabile, cât mai curând posibil și în integralitatea ei.

În conformitate cu Articolul 59 al Regulamentului de Punere în Aplicare 897/2014, AM va deschide un cont în Euro dedicat exclusiv recepționării contribuției ENI de la Comisia Europeană și efectuării plăților către Beneficiarii Lideri și Beneficiarii de AT. Toate transferurile financiare între actorii programului se vor efectua în Euro.

În baza Articolului 30 (1) f) al Regulamentului de Punere în Aplicare ENI CBC, sistemul de management și control include sisteme și proceduri care să asigure o pistă de audit adecvată.

În cazul instituțiilor implicate în managementul Programului (la nivel național și la nivelul programului) Descrierea Sistemului de Management și Control precum și Manualele de Proceduri, includ definirea pistelor de audit. DSMC și Manualele de Proceduri acoperă toate procesele derulate de toate organismele pe parcursul întregului ciclu de management al programului și proiectelor. Toate procesele care constituie ciclurile programului și proiectelor sunt defalcate în activități consecutive.

În cazul beneficiarilor, pista de audit este definită de Manualul de Implementare a Proiectelor și de prevederile Regulamentului de Punere în Aplicare ENI CBC, care prevede că beneficiarii trebuie să păstreze toate documentele legate de proiect timp de cinci ani de la data efectuării plății finale de către Program. În mod special, ei trebuie să păstreze rapoartele, documentele justificative ale conturilor, documentele contabile și orice alt document legat de finanțarea proiectului. Instrucțiuni detaliate către beneficiari legate de păstrarea documentației proiectelor sunt cuprinse în contractele de finanțare nerambursabilă. De asemenea, acordul de parteneriat care se va elabora și semna între Beneficiarul Lider și ceilalți beneficiari, va conține și el obligațiile menționate anterior. În cazul nerespectării acestor reguli, beneficiarii vor suporta consecințele, așa cum sunt acestea prevăzute în contractul de finanțare nerambursabilă.

Cerințele definite în Regulamentul de Punere în Aplicare referitoare la sistemele electronice de date pentru contabilitate, stocare datelor, monitorizare și raportare vor fi îndeplinite prin intermediul sistemului IMIS 2014-2020. Descrierea detaliată a sistemului se regăsește la Capitolul 6.1. Având în vedere că AM împuternicește alte organisme (STC și Organismul Intermediar) cu îndeplinirea anumitor sarcini, DSMC descrie în detaliu sistemele de monitorizare și raportare aferente acestei împuterniciri. Pornind de la experiențele acumulate în perioada 2007-2013, rolurile și responsabilitățile vor fi definite în detaliu în acordul cadru care va fi semnat între organismele relevante, în speță Biroul Primului Ministru și Biroul Programului Széchenyi. Acordul va împuternici Biroul Primului Ministru să efectueze activități continue de monitorizare, prin solicitarea de rapoarte periodice referitoare la activitățile efectuate. Biroul Primului Ministru va fi îndreptățit să efectueze vizite la fața locului și poate impune indicatori de performanță pentru a determina îndeplinirea sarcinilor de către organismul intermediar și de către STC. De asemenea, IMIS 2014-2020 va constitui un instrument important pentru Biroul Primului Ministru în urmărirea și îndeplinirea tuturor indicatorilor atât de la nivelul programului cât și de la nivelul proiectelor. Descrierea Sistemului de Management și Control va acoperi și alte aspecte legate de

• 
  aranjamentele pentru auditarea funcționării sistemului de management și control;
  
• 
  managementul procedurilor pentru prevenirea, detectarea și corectarea neregulilor, incluzând fraudele și recuperarea sumelor plătite necuvenit;
  
• 
  procedurile de atribuire a contractelor pentru asistența tehnică;
  
• 
  rolul autorităților naționale și responsabilitățile țărilor participante, și
  
• 
  Planul pentru alocarea de resurse umane corespunzătoare, care dispun de aptitudinile necesare, la diferitele niveluri și pentru diferitele funcții din cadrul organizației.
  

2.