Joint operational programme

10.2Planul de comunicare

10.2.1Strategia de comunicare

10.2.1.1Obiective și grupuri țintă

Obiectivul general al Strategiei de Comunicare este de a asigura fluxul de informații legate de cadrul de funcționare, sprijinul UE, obiectivele, rezultatele și impactul Programului, adresându-se nevoii de informare și comunicare a actorilor locali implicați în implementarea programului, precum și a actorilor externi care beneficiază de pe urma implementării programului,respectiv a publicului larg.

Obiectivele strategice ale Strategiei de Comunicare sunt:

• 
  asigurarea vizibilității și transparenței utilizătrii fondurilor UE
  
• 
  promovarea oportunităților asigurate de Program
  
• 
  oferirea de asistență în implementare (consultări oferite beneficiarilor, informarea potențialilor aplicanți, informarea actorilor implicați în derularea programului)
  
• 
  asigurarea comunicării interne pentru implementarea eficientă a programului (între beneficiari și organismele de implementare la nivel european, național, regional și local)
  
• 
  sprijinirea organismelor de management ale programului în dobândirea de cunoștințe și aptitudini cuprinzătoare legate de implementarea și managementul proiectelor de cooperare transfrontalieră
  
• 
  sprijinirea comunicării dintre parteneri și construirea de parteneriate de lungă durată
  
• 
  recepționarea reacțiilor din partea publicului și beneficiarilor
  
• 
  promovarea beneficiilor și rezultatelor obținute în urma implementării proiectelor transfrontaliere
  
• 
  creșterea conștientizării sprijinului programului, național sau din partea UE.
  

Principalele grupuri țintă ale Programului, identificate prin luarea în considerare a nevoii de informare și a canalelor de comunicare, sunt:

• 
  potențialii aplicanți
  
• 
  beneficiarii finali ai proiectelor
  
• 
  organismele programului
  
• 
  departamente și agenții guvernamentale
  
• 
  Mass media și publicul general
  
• 
  Rețele, regiuni europene, asociații și instituții UE și transnaționale
  
• 
  alte programe finanțate din fonduri UE care operează pe teritoriul programului
  

10.2.1.2Organisme responsabile

Organism	Sarcini
Autoritatea de Management	Implementarea planurilor de informare și comunicare în conformitate cu Articolul 79 al Regulamentului de Punere în Aplicare ENI CBC 897/2014. Raportează Comisiei cu privire la planul anual de comunicare, în conformitate cu Articolul 79(4) al Regulamentului de Punere în Aplicare ENI CBC 897/2014 și elaboreaza planul anual de informare și comunicare care urmează a fi implementat, și transmtie ambele documente către Comisie până la data de 15 februarie. pune la dispoziție pe pagina de internet a programului o listă cu proiectele selectate, în conformitate cu Articolul 44 al Regulamentului de Punere în Aplicare 897/2014
Secretariatul Tehnic Comun	Dezvoltă un sistem general pentru relații publice legat de program. Dezvoltă o identitate unitară a programului pentru a fi utilizată în toate mijloacele de comunicare. Dezvoltă un Plan General de Comunicare pentru întreaga perioada de programare, pentru a fi transmisă Comisiei în termen de patru luni de la data adoptării programului operațional. Dezvoltă materiale informaționale în scopul diseminării (atât în format electronic cât și tipărit). Crează, menține și actualizează pagina de internet. Organizează evenimente de informare cu partenerii din aria programului. Menține relațiile necesare cu mass media. Răspunde solicitărilor de informații. Organizează o campanie majoră de informare menită să promoveze lansarea programului, chiar și în eventualitatea absenței variantei finale a Planului de Comunicare, Organizează cel puțin o activitate de informare majoră în fiecare an. Publică o listă cu beneficiarii, conținând numele operațiunilor selectate și sumele finanțării publice alocate acestor operațiuni.
Sucursale	Promovează activitățile din cadrul Programului Operațional Comun pentru a asigura accesul tuturor celor interesați la informații.
Comitetul Comun de Monitorizare	Verifică și aprobă planurile anuale de informare și comunicare menționate la Articolul 79 a Regulamentului de Punere în Aplicare ENI CBC 897/2014.

10.2.1.3Monitorizare

Comitetul Comun de Monitorizare a Programului va fi informat de către Autoritatea de Management / Secretariatul Tehnic Comun în legătură cu progresele înregistrate în implementarea Planului de Comunicare, a măsurilor de informare și publicitate desfășurate, respectiv a mijloacelor de comunicare utilizate.

Comitetul Comun de Monitorizare are sarcina de a examina și de a aproba planurile anuale de informare și comunicare menționate la Articolul 79 al Regulamentului de Punere în Aplicare ENI CBC 897/2014. Principalul obiectiv al evaluării este de a determina cât de eficace au fost măsurile de informare și comunicare din punctul de vedere al vizibilității și conștientizării publice a POC, precum și a contribuției Comunității Europene. Pe de altă parte, monitorizarea va fi utilizată pentru a evalua progresele înregistrate în implementarea Planului de Comunicare, asigurând atingerea obiectivelor acestuia.

10.2.1.4Canale și instrumente de comunicare

În decursul implementării Programului va fi utilizată o gamă largă de tehnici de comunicare.

• 
  Internet și instrumente electronice
  

Pagina de internet a Programului va reprezenta cel mai important instrument de comunicare a Programului care asigură furnizarea celor mai noi informații, acces la ultimele informații legate de documentele programului, proiectele contractate și datele de contact ale organismelor programului. Anumite programe au dezvoltat pe paginile lor de internet instrumente de căutare de parteneri, unde pot să își publice ideile de proiecte în vederea identificării de potențiali parteneri. Sistemul de monitorizare al Programului IMIS 2014-2020 va fi bazat pe un sistem de management al informației care permite colectarea și monitorizarea datelor la toate nivelurile. Sistemul va pune la dispoziția organismelor competente (CCM, AM, STC și AN) un instrument practic în vederea exercitării sarcinilor și va încuraja comunicarea și fluxul de informații dintre țările participante. Sistemul va sprijini atât ciclul de proiect cât și implementarea programului. Prezentările multimedia, site-urile de socializare vor putea fi utilizate de asemenea ca și canale și instrumente de comunicare.

• 
  Managementul evenimentelor
  

În decursul implementării programului vor fi organizate diferite tipuri de întâlniri la nivel regional sau local. Evenimentul de lansare a programului va fi reprezentat de Conferința de Deschidere, oferind informații generale de la nivelul programului și de la nivel național. Aceasta va fi urmată de forumuri pentru identificarea de parteneri, conferințe, seminarii, Ziua Cooperării Europene, expoziții, zile informative, workshop-uri, instruiri, care vor oferi informații tuturor viitorilor participanți, beneficiari, actorilor interesați și organismelor ale programului. Obiectivul forumurilor de identificare de parteneri este de a sprijini potențialii aplicanți în dezvoltarea proiectelor și în căutarea de parteneri. Anual va exista cel puțin un eveniment major care va promova realizările programului și va evidenția principalele mesaje și bune practici ale Programului. Conferința de Închidere de la finalul programului se va concentra pe realizările programului.

• 
  Comunicarea directă
  

Newletter-uri electronice vor informa publicul țintă în legătură cu noutățile programului, realizările și progresele sale, iar mailuri directe vor crea oportunitatea de a transmite informația direct către grupul țintă specific. Sucursalele (una în fiecare țară participantă) vor promova activitățile din cadrul programului operațional comun cu scopul de a oferi informații tuturor celor interesați. Concomitent cu sucursalele sale, STC-ul va oferi consultări legate de aspectele programului tuturor beneficiarilor potențiali și finali ai programului. Pentru a crește transparența implementării programului, pe lângă numerele de telefon la care vor putea fi adresate întrebări, vor exista adrese de email pentru comunicare scrisă, iar întrebările cele mai frecvente cu răspunsurile aferente vor fi publicate pe pagina de internet a programului. Similar Programului ENPI CBC 2007-2013 HUSKROUA, va fi dezvoltat un Ghid de comunicare pentru proiecte. Ghidul și pachetul de comunicare pentru proiecte vor conține reglementări legate de cerințele de vizibilitate, reguli generale și specifice, publicații, elemente de publicitate, evenimente, achiziții, utilizarea logo-ului UE și al Programului. Beneficiarii vor trebi să desfășoare activitățile de informare și publicitate în conformitate cu prevederile contractului de finanțare nerambursabilă.

• 
  Relațiile cu mass media
  

Evenimentele de presă (comnunicat de presă, conferință de presă, alte evenimente de presă) și celelalte publicații (broșuri, pliante, fișe de prezentare) vor contribui la implementarea programului. Pentru a crea vizibilitate programului, pot fi achiziționate și spații de publicitate.

• 
  Materiale publicitare
  

Pentru a crește vizibilitatea programului, vor fi utilizate materiale publicitare, cum ar fi: căni, umbrele, agende, stick-uri USB, dosare, pungi, pixuri, echipamente de birou, tricouri, etc.

• 
  Imagine și branding
  

Va fi realizată o revizuire a elementelor de identitate vizuală a programului 2007-2013 și în baza rezultatelor acesteia elementele de promovare vizuală a Programului vor putea fi modificate. Elementele identității vizuale revizuite (logo, anumite culori, etc) vor fi utilizate ulterior împreună cu logo-ul UE în cazul fiecărui document, tipărit sau electronic, produs în cadrul, sau pentru program. Există posibilitatea de a formula un nou motto al programului pentru a fi utilizat împreună cu elementele de identitate vizuală.

10.2.1.5Rezultatele previzionate ale activităților de comunicare

Activitățile de comunicare implementate de către organismele programului vor aduce o contribuție importantă la succesul programului. Activitățile vor asigura vizibilitatea, transparența, coerența comunicării interne și externe, promovarea la scară largă și recepția pozitivă a programului.

Evaluarea Planului și Strategiei de Comunicare va dezvălui rezultatele și impactul acestora asupra Programului. Evaluarea planului va constitui baza planului și strategiei de Comunicare pentru următoarea perioadă de programare.