Kalite yönetim sistemi

7.3 TASARIM VE GELİŞTİRME

DİTSO’ da sunulan Hizmetler 5174 sayılı TOBB kanunun yasal şartları çerçevesinde yapıldığından tasarımı gerektiren durum olmadığından bu madde kapsam dışı bırakılmıştır.

7.4 SATIN ALMA
7.4.1 SATINALMA PROSESİ

DİTSO tarafından kalitemizi etkileyen işlerde yapılacak satın almalar personelin ihtiyacına göre belirlenerek Arıza ve Sarf Malzemesi Bildirim Formu doldurulur. Form Birim amiri ve/veya Genel Sekreter tarafından incelenir. İhtiyaç olduğu görülmesi taktirde Onaylanmış Tedarikçi Listesinden seçme ve değerlendirme yapılır. Satın alınan ürüne uygulanan kontrolün tipi ve içeriği Satın alma yapıldıktan sonra Tedarikçi Bilgi Formu doldurulur.

7.4.2 SATIN ALMA BİLGİSİ
Satın alınacak olan ürünün veya hizmetin, kullanım alanında hizmet kalitesini sağlayacak nitelikte olması, kullanım amacını karşılayabilecek nitelikte olmasını sağlamak için, siparişler yoruma açık olmayacak şekilde, gerekli tüm bilgileri içermelidir. Satın alınacak malın tanımı Arıza ve Sarf Malzemesi Formu’nda tanımlanır. Mal ve hizmet şartnameler ve standart gibi dokümanlar, yetkili kişiler tarafından gözden geçirilerek, sipariş bilgilerine dâhil edilir.

Satın alımların yapılacağı kişi/kuruluşlara, istenen malın/hizmetin kapsamı, konusu ve nitelikleri hakkında ilgili birim aracılığı ile de yazılı olarak bilgi verilebilir.

DİTSO sipariş edilen ürün hakkında satıcı firmanın net olarak bilgilendirilmesini sağlayacak şekilde Arıza ve Sarf Malzeme Formu açmaktadır. Gerekli olduğu durumlarda, onaylama için gerekli kriterler ve yönetimin gereksinimleri açıklama hanesinde belirtilir.

7.4.3 SATIN ALINAN ÜRÜNÜN DOĞRULANMASI
Satın alınacak ürün talep eden tarafından doldurulan Arıza ve Sarf Malzeme Formu aracılığı ile Genel Sekreter tarafından kabul anlamında her kalem malzemeye paraf atılarak yapılır. DİTSO nun ihtiyacı olan mal ve hizmet alımları 5174 sayılı Kanun çerçevesinde ve Onaylanmış Tedarikçi tarafından yapılır.
Ref.: Arıza ve Sarf Malzeme Formu

Ref: Onaylanmış Tedarikçi Listesi

Ref : Tedarikçi Bilgi Formu
7.5 HİZMETİN SUNUMU
7.5.1 HİZMET SUNUMUNUN KONTROLÜ
DİTSO hizmetlerini kontrol altındaki koşullarda planlamış ve yürütmektedir. Kontrol altındaki hizmetler;

Hizmetin karakteristiklerini tanımlayan prosedürler ve talimatlardan oluşturulmuştur.

Oda birimleri ve personel için görev tanımları oluşturulmuştur.

DİTSO, hizmet şartlarını karşılayabilmek ve hizmeti tam olarak verebilmek için gerekli teçhizata ve teknolojik gelişmelere uygun donanım kullanmaktadır.

Hizmetin; kabulü, memnuniyeti için şartların karşılanması, hizmetin verilmesinden sonra bilgilendirme gibi faaliyetler yapılmakta, herhangi bir üye şikâyeti durumunda düzeltici faaliyetler başlatılmaktadır.

Ref. : 5174 sayılı TOBB Kanunu
7.5.2 HİZMETİN SUNUMU İÇİN SÜREÇLERİN GEÇERLİ KILINMASI
DİTSO’dan talep edilen hizmetlerde doğruluk ve tamlık yönüyle kontrol edilemeyen bir hizmet mevcut olmadığından ve 5174 sayılı TOBB Kanununa göre verildiğinden bu madde hariç tutulmuştur.


7.5.3 TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK
DİTSO vermiş olduğu hizmetlere ait bütün evraklara, kayıt numarası vermekte ve ilgili servise havale etmektedir. Gelen ve giden evraklara kayıt numarası ve tarihinden ulaşılabilmekte ve izlenebilmektedir. Aynı belgeler ve üye bilgilerine Elekronik arşiv sisteminden, üye numarasıyla TOBNET programından ve ilgili dosyalarından takip edilebilmektedir

7.5.4 ÜYELERİN MÜLKİYETİ
Üyelerimizin odamıza teslim ettiği evraklar ve dosyalar üye mülkiyetidir. Bu yüzden DİTSO üye mülkiyetine gerekli hassasiyeti göstermektedir.

Üyelerden odamıza ulaşan evrak bilgilerinin doğruluğu kontrol edilir. Doğruluğu sağlanan evraklar Evrak Kayıt’ta kayıt altına alınarak kaybolma ve zarar görme gibi durumları önlenir. Üyeye ait evrak kaybolur veya zarar görürse ilgili birim tarafından üyeye bilgi verilerek kayıtlar muhafaza edilir.

Ref. : Dökümanların Kontrolü Presedürü
7.5.5 HİZMETİN MUHAFAZASI
DİTSO, Verilen hizmetlere ilişkin kayıt ve belgelerin saklamasını ve muhafazasını kontrol altında tutmaktadır. Bütün birimler, verilen hizmete ilişkin her türlü yasal evrakı prosedürler de tanımlanan kayıtları, raporları, Yönetim Kurulu kararlarını düzenli olarak tutarlar, dosyalar ve saklarlar.

Bu raporlar, kayıtlar ilgili dosyalarında kolayca ulaşılabilecek şekilde tanımlanır, ayrılır, indekslenir ve saklanır. Kayıtların kullanılma ve saklanma yöntemleri ilgili prosedürlerde ve yasal mevzuatta tanımlandığı gibidir. Dosyalama sistemi, yapılan hizmetlerin verilerine ulaşımın kontrol altında olmasını ve izlenmesini kolaylaştırır, saklanmalarını, korunmalarını, taşınmalarını güvence altına alır. Her bölümde dosyalama yetkili personel tarafından arşive kaldırılır.

Ayrıca Odamızda her odaya kamera döşetilmiş olup toplantılar sesli olarak kayıt altına alınmaktadır. Elektronik arşiv sistemi kurulmuş olup sırasıyla evrakların taranarak Bilgisayar ortamında saklanması sağlanmaktadır.
Ref: Arşivleme talimatı

Ref. :5174 Sayılı TOBB Kanunu

Ref. : Oda Muamelat Yönetmeliği

7.6 İZLEME VE ÖLÇME DONANIMININ KONTROLÜ

DİTSO tarafından sunulan hizmetlerde, belirlenen şartlara uygunluğunu izleyip ölçerek, delille kanıtlamak için herhangi bir cihaz kullanılmadığından, TSE EN ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardının bu maddesi kapsam dışı bırakılmıştır.

8 ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME
8.1 GENEL
DİTSO, Hizmetin uygunluğunu göstermek, Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu sağlamak ve Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini sağlamaktadır. Ayrıca ihtiyaç duyulan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme süreçlerini belirlemek için, Veri Analizi Talimatında belirtilen esaslara göre değerlendirmeleri yaparak gerekli görülen ve uygulanabilir metotları tayin etmiş ve bunların genişletilmiş kullanımını tüm birimlerde sağlanmaktadır.
Ref. : Veri Analizi Talimatı
8.2 İZLEME VE ÖLÇME
8.2.1 ÜYE MEMNUNİYETİ
DİTSO, KYS performansının ölçümlerinden birisi olarak, üye ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanmadığı hakkındaki üye algılaması ile ilgili bilgileri izlemektedir. Bu bilgileri elde etmek ve kullanmak için farklı metotlar belirlenmiştir.

DİTSO, üyelerinin istek, ihtiyaç ve beklentilerine cevap verebilmek için üyeleri ile doğrudan iletişim kanalları kurmuştur. Üyeler telefon, mesaj, faks, e-posta, yüz yüze görüşme, toplantı ve ziyaretler yoluyla iletişim kurmaktadır.

DİTSO’da Üyelerin rahatça ulaşabileceği Dilek ve Öneri kutusu oluşturulmuş buraya gelen istekler doğrultusunda değerlendirmeler yapılmaktadır.

DİTSO üyeleri gruplarına göre ayrılmış ve bu gruplardan sorumlu Oda personeli ve Meclis üyesi görevlendirilmiş olup yılın belli dönemlerinde her gün kendisine ait gruplardaki üyelerden en 3 tanesi aranarak DİTSO dan istekleri olup olmadığı sorulmaktadır. Bunlar YGG Toplantıları’nda gözden geçirir.

DİTSO, hizmet verdiği üyelere yaptığı anketlerle görüş ve önerilerini almaktadır. Alınan sonuçlara göre düzeltici faaliyetler başlatılır.

DİTSO, üyeleri ile doğrudan ilişki kuran personelin fikirlerini almak ve katılımcı davranışı etkin kılmak için iç anket çalışmaları yapmaktadır.

Ref. : Veri Analizi Talimatı

Ref. : Dilek, Öneri ve Memnuniyet Formu

Ref. :Üye Memnuniyeti Anketi

8.2.2 İÇ TETKİK

DİTSO Kalite Yönetim Sistemi Standardının şartlarına uyup uymadığını, etkin olarak uygulanıp uygulanmadığını ve sürdürülüp sürdürülmediğini belirlemek için planlı aralıklarla iç tetkikler gerçekleştirmektedir.

Tetkiklerin planlanması ve yerine getirilmesi, sonuçların rapor edilmesi, kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartlar İç Tetkik Prosedürü olarak dokümante edilmiştir.
Ref: İç Tetkik Prosedürü
8.2.3 SÜREÇLERİN İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİ
DİTSO’da her YGG toplantısında süreçler değerlendirilerek güncellenerek, izleme ve ölçme kriterleri gözden geçirilir, kaynak ihtiyaçlar değerlendirilir. İlgili süreç sahibi Genel Sekreter tarafından değerlendirilir. Planlanan sonuçlara ulaşılamadığında veya ihtiyaç duyulması halinde gerekli iyileştirme ve düzeltici faaliyetler uygulanır.

Ref. : Planlar
8.2.4 HİZMETİN İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİ
Odamızın verdiği hizmetlere ilişkin üyelerin temin ettiği belgeler ilgili birim personeli tarafından mevzuatlara ve yönetmeliklere göre kontrol edilmekte eksik veya yanlış olan belgeler kabul edilmemektedir.

Üyelerin temin ettiği veya üyelere verilecek olan belge veya bilgiler tarih, imza, eksik belge durumu gibi konularda ilgili personel tarafından kontrol edilmekte ve kayıt defterlerine numara vererek kayıt edilmektedir.

Verilen hizmetlere ilişkin kontroller hizmet aşamasının her noktasında ilgili personel tarafından mevzuatlara göre yapılmakta ve eksik veya yanlış olan evrak veya belgeler bir sonraki aşamaya gönderilmemektedir.

Hizmetin ile ilgili mevzuat hükümleri ve işlem prosedürleri de dikkate alınarak, Yönetim Kurulu, Genel Sekreterliğin ve ilgili birim sorumlusunun vereceği talimatlar çerçevesinde yürütülür. İşlemler Genel Sekreter’in sürekli gözetimi altında tutulur.

DİTSO’da İşlemlerin performansına yönelik takipler KYS sürekli iyileştirilmesini sağlamak için önemli yer teşkil etmektedir. Bu nedenle süreçlerin performansında olabilecek olumsuzluklar çözümlenerek iyileştirme için gereken adımlar ile düzeltici-önleyici faaliyetler etkinlikle uygulanmaktadır


8.3 UYGUN OLMAYAN HİZMETİN KONTROLÜ
DİTSO, hizmet şartlarına uymayan hizmetin, yapılan yanlışlığın ve devamının önlenmesi için uygun olmayan hizmetin belirlenerek kontrol altında bulundurulmasını güvence altına almıştır.

Kontroller ve uygun olmayan hizmetin ele alınmasıyla ilgili sorumluluk ve yetkiler, dokümante edilmiş Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü prosedüründe tanımlanmıştır.

DİTSO uygun olmayan hizmetin incelenmesini yaparken yasal düzenlemeleri ve yazılı dokümanları temel alır. Uygunsuzlukların yapısı ve sonra alınan tedbirlere ait kayıtlar ve alınan izinlerin kayıtları da dâhil olmak üzere Düzeltici Faaliyet veya Önleyici Faaliyet İstek Formları ile kayıt altına alınır.

Uygunsuzluk hizmetin verilmesinden sonra gerçekleşirse uygunsuzluğun etkilerine veya uygunsuzluğun potansiyel etkilerine karşı Düzeltici Faaliyet veya Önleyici Faaliyet çalışmaları yapılır.

Ref. : Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü


8.4 VERİ ANALİZİ

DİTSO, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve KYS etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri belirlemekte, toplamakta ve analiz etmektedir. Bu veriler; analiz, izleme ve ölçme sonuçlarından çıkan ve diğer ilgili kaynaklardan çıkan verileri kapsamaktadır.

Veri Analizi;

Üye memnuniyeti,

Stratejik plan hedefleri ve performans göstergeleri,

Süreç performansları,

Düzeltici Faaliyetler,

Önleyici Faaliyetler,

Eğitim kayıtları,

İç tetkik raporları,

Çalışan memnuniyeti

Çalışan ve Üye Öneri Sisteminden oluşmaktadır.

Ref. : Veri Analizi Talimatı
8.5 İYİLEŞTİRME
8.5.1 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME

DİTSO kalite politikası, kalite hedefleri, tetkik sonuçları, faaliyetlerden elde edilen verilerin analizi, düzeltici ve önleyici faaliyetler ile yönetimin gözden geçirmesi toplantısı sonuçları kullanılarak Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli olarak iyileştirmektedir. Bu veriler, sonuçlar ve bilgiler faaliyetlerin ve süreçlerin iyileştirmesi amacıyla ilgili personel ve yönetim tarafından kullanılır.

Periyodik olarak yapılan YGG toplantısı, “Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü” çerçevesinde tüm birim faaliyetlerinin, süreçlerinin ve bunlara ilişkin iyileştirme fırsatlarının değerlendirildiği bir ortam yaratır.
Ref: Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
8.5.2 DÜZELTİCİ FAALİYET
DİTSO; uygunsuzluk olduğu düşünülen konularda tekrarını önlemek amacıyla uygusuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatmakta ve takibini sağlamaktadır. Bu kapsamda hazırlanan Düzeltici Faaliyet Prosedürü aşağıda verilen şartları tanımlamak üzere oluşturulmuştur.

Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi ( Üye dilek ve önerileri dahil )

Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi

Uygunsuzlukların tekrarlamaması için faaliyet ihtiyacının değerlendirilmesi

Gereken faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması

Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları ( Madde 4.2.4 )

Başlatılan düzeltici faaliyet etkinliğinin gözden geçirilmesi.
Ref. : Düzeltici Faaliyet Prosedürü

8.5.3 ÖNLEYİCİ FAALİYET
DİTSO, potansiyel uygunsuzlukların oluşmasını önlemek amacıyla tedbirler almaktadır. Bu kapsamda hazırlanan Önleyici Faaliyet Prosedürünün detayında;

Potansiyel uygunsuzlukların ve sebeplerinin tanımlanması,

Uygunsuzlukların olmasını önlemeye yönelik faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi,

Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması,

Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları,

Başlatılan önleyici faaliyetin etkinliğinin gözden geçirilerek faaliyetleri tanımlanmış ve gerçekleştirilmeleri için metotlar tespit edilmiştir.

Ref. :Önleyici Faaliyet Prosedürü

HABERLEŞME POLİTİKAMIZ

1. 
   İletişim yöntemlerimizin etkinliğini takip etmek, iletişim araçlarını etkinlik sonucuna göre belirlemek.
   
2. 
   Haberleşme yöntemlerinde teknolojiye ayak uydurmak.
   
3. 
   Üyelerimize doğru ve zamanında bilgi vermek.
   

İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKAMIZ

1. 
   İşe almada işin niteliğine uygun eleman tercih etmek ve adil olmak.
   
2. 
   Yasal şartlara uymak.
   
3. 
   Personel memnuniyetini ve eğitimini ön planda tutmak.
   
4. 
   Gelişen şartlar ve teknolojiye göre personelin bilgi ve becerisini arttırmak.
   

KALİTE POLİTİKAMIZ

1. 
   Kalite Yönetim Sistemini Uygulamak ve Sürekli İyileştirmek.
   
2. 
   Hesap Verilebilir ve Kamuoyuna Açık Olmak.
   
3. 
   Bölgenin En Güvenilir ve Etkin Kurumu Olmak.
   
4. 
   Üyelerimize Kusursuz ve Kaliteli Hizmet Sunmak.
   
5. 
   Yenilikçi Süratli Eksiksiz ve Güler Yüzlü Olmak.
   
6. 
   Bölgede Birlik Beraberlik İçerisinde Ekip Çalışmalarında Öncü Olmak.
   

MALİ POLİTİKAMIZ

1. 
   Gelirimizi ve mevduatımızı verimli bir şekilde yönetmek etkin olarak kontrolünü sağlamak.
   
2. 
   Mali risklerimizi değerlendirmek güncelleğini izlemek ve önlem almak.
   
3. 
   Gelirimizi üyelere daha iyi hizmet sunmak, üyelerin geliştirilmesini sağlamak için günün ekonomik şartlarına uygun olarak güvenli bir şekilde değerlendirmektir.
   

MİSYON
Yaratıcı, Girişimci ve Yenilikçi bir yönetim anlayışıyla DİNAR TİCARET VE SANAYİ ODASI üyelerimizin ve toplumumuzun ihtiyaçlarını görev edinmiş bölgemizin ekonomik ve kültürel anlamda gelişimini sağlamak ve hizmet etmektir.

VİZYON

1. 
   Ticari ahlak ve Meslek ilkelerinden taviz vermeden; Sürekli gelişme konusunda daima öncü olmak,
   
2. 
   Üyelerine hizmette mükemmelliğe önem vermek,
   
3. 
   Kurumsallaşmayı ve üyelerimize hizmet sunumunu profesyonel anlamda başarmak,
   
4. 
   Üyelerimize; sürdürülebilir rekabet gücünün oluşturulması ve rekabet üstünlüğü sağlayan kaynakların artırılması noktasında danışmanlık yapmak,
   
5. 
   Bölgemizdeki iş çevresinin geliştirilmesi ve çağdaşlaşması için aktif bir rol üstlenmek,
   
6. 
   Bölgemizin sosyal, kültürel, eğitim ve ticari gelişimine yönelik faaliyetlerde bulunmak, projeler üretmek ve uygulamak,
   
7. 
   Bölgemizi Tarım, Turizm, Ticaret kenti yapmak,
   
8. 
   Hizmet amacıyla Odamıza gelen üyeye en iyi hizmeti sunup, hizmetini verdikten sonra üyenin Odadan memnun kalmasını sağlamak,
   
9. 
   Katılımcı ve ortak aklın kullanımının geliştirilmesi amacıyla; çalışanları, organları ve üyeleri arasında takım çalışması ve ekip ruhunu teşvik eden bir kurum olmak.
   
10. 
    Ülkemiz ve Bölgemiz ekonomisine katkıda bulunmak için üyelerimizin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik yenilikleri yakından takip ederek organizasyonlar ve eğitim faaliyetleri düzenlemektir.
    

HAZIRLAYAN	ONAYLAYAN	SAYFA NO
KALİTE EKİBİ	GENEL SEKRETER	Sayfa /