Kata pengantar

BAB V

BIDANG PENJAMINAN MUTU

1. Penjaminan Mutu Tingkat Universitas

1. 
   Konsep dan Kebijakan Pengembangan Penjaminan Mutu
   

Konsep pengembangan penjaminan mutu Universitas PGRI Yogyakarta antara lain: penanggung jawab pengembangan penjaminan mutu adalah pimpinan dengan pengarahan yayasan, pelaksana pengembangan penjaminan mutu adalah Badan Penjaminan Mutu (BPM), fungsi BPM adalah memberikan masukan/input bagi pimpinan. Masukan-masukan tersebut disusun berdasarkan hasil dari aktivitasmonitoring, evaluasi, audit, survey kepuasan dan mengakomodir masukan dan saran. Masukan-masukan yang disampaikan dalam bentuk informasi hasil dan rekomendasi alternatif tindaklanjut yang dapat dipertimbangkan pimpinan.

Kebijakan pengembangan mutu Universitas PGRI Yogyakarta adalah dibentuknya BPM yang bertanggungjawab langsung kepada Rektor.Kebijakan pengembangan mutu secara khusus dan eksplisit belum ada tetapi beberapa kebijakan yang terkait mutu sudah secara embeded melekat pada kebijakan akademik dan non akademik maupun dalam tahapan-tahapan pencapaian visi misi UPY. Kebijakan yang digunakan sebagai landasan pengembangan mutu mengikuti kebijakan dari Ditjen Dikti dan instrumen-instrumen BAN-PT maupun Pusat Penjaminan Mutu BPSDMPMP-Kemendibud.

2. 
   Keberadaan Dokumen Mutu
   

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengembangan mutu UPY antara lain:

1. 
   Instrumen monev pembelajaran bagi program studi
   
2. 
   Instrumen monev ujian bagi program studi
   
3. 
   Instrumen survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan dosen
   
4. 
   Instrumen survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan tenaga kependidikan
   
5. 
   Instrumen survey kepuasan mahasiswa terhadap fasilitas layanan
   
6. 
   Instrumen survey kepuasan dosen terhadap layanan manajemen
   
7. 
   Instrumen survey kepuasan tenaga kependidikan terhadap layanan manajemen
   
8. 
   Instrumen monev pembekalan KKN
   
9. 
   Instrumen monev pelaksanaan KKN
   
10. 
    Standarisasi SOP bagi Fakultas, Program Studi dan Unit Kerja
    
11. 
    Instrumen monev APBU
    
12. 
    Instrumen monev Program Kerja
    
13. 
    Instrumen monev hibah PHP PTS
    
14. 
    Instrumen Audit Mutu Program studi (EMI)
    
15. 
    Borang akreditasi program studi S1
    
16. 
    Borang Akreditasi program studi S2
    
17. 
    Borang Akreditasi Institusi
    

Sistem penjaminan mutu maupun standar mutu di UPY secara operasional pelaksanaan sudah ada tetapi secara dokumen belum dimiliki. Sehubungan diterbitkannya permendikbud no 49 tahun 2014 tentang standar nasional pendidikan tinggi dan permendikbud no 50 tahun 2014 tentang penjaminan mutu pendidikan tinggi, UPY juga diwajibkan untuk memiliki standar pendidikan tinggi dan sistem penjaminan mutu internal yang dituangkan dalam peraturan Yayasan Pembina UPY.

3. 
   Komitmen Sivitas Akademika terhadap pengembangan PenjaminanMutu
   

Berdasarkan kondisi mutu UPY saat ini, UPY berkomitmen untuk memulai siklus mutu dengan berbagai dokumen mutu diadakan dari berbagai tingkatan serta membangun budaya dokumentasi berbagai aktivitas. Pengembangan penjaminan mutu UPY masih berfokus pada pengembangan kapasitas SDM melalui workshop-workshop bagi PPMF dan PPMPS.

Komitmen dosen terhadap pengembangan penjaminan mutu secara umum sudah cukup baik. Dengan adanya berbagai evaluasi dan survey yang dilakukan, mayoritas dosen melalukan pembenahan-pembenahan, walaupun juga belum 100%. Survey kepuasan dosen dan tenaga kependidikan terhadap layanan manajemen juga mendapat tanggapan yang antusias untuk memberikan masukan-masukan terhadap pengelolaan lembaga. Pemahaman dosen terhadap penjaminan mutu masih beragam, karena memang belum mendapatkan sosialisasi tentang konsep penjaminan mutu secara khusus.

Komitmen mahasiswa terhadap pengembangan mutu program studi masih sangat beragam. Hal ini disebabkan memang belum ada sosialisasi tentang penjaminan mutu kepada mahasiswa, sehingga belum memahami bagaimana konsep penjaminan mutu di program studi, fungsi penjaminan mutu, peran mahasiswa dalam penjaminan mutu dan manfaat penjaminan mutu bagi mahasiswa.

4. 
   Pelaksanaan, hasil dan kendala-kendala penjaminan mutu.
   

Pada tahun 2014 ini aktivitas penjaminan mutu di UPY mulai menggeliat. Kegiatan terkait penjaminan mutu yang dilakukan mayoritas difokuskan untuk mendorong dan memfasilitasi fakultas dan program studi untuk melaksanakan penjaminan mutu, sehingga sampai saat ini masih bersifat top down dan dikoordinasi BPM. Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahun 2014 baru didasarkan konsep paling sederhanan, yaitu “tulis aktivitas yang dilakukan dan lakukan apa yang ditulis. Kegiatan tersebut antara lain:

1. 
   Monitoring dan evaluasi pembelajaran
   
2. 
   Monitoring dan evaluasi ujian
   
3. 
   Survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan dosen
   
4. 
   Survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan tenaga kependidikan
   
5. 
   Survey kepuasan mahasiswa terhadap fasilitas layanan
   
6. 
   Survey kepuasan dosen terhadap layanan manajemen
   
7. 
   Survey kepuasan tenaga kependidikan terhadap layanan manajemen
   
8. 
   Penyusunan borang AMI program studi
   
9. 
   Penyusunan borang akreditasi program studi PIPS
   
10. 
    Penyiapan visitasi akreditasi PIPS dan PGSD
    
11. 
    Penyusuan borang akreditasi institusi
    
12. 
    Penyusunan borang akreditasi prodi Pendidikan Sejarah, PBI, PBSI dan Agroteknologi
    
13. 
    Standarisasi SOP bagi fakultas, program studi dan unit kerja.
    

Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas terkait penjaminan mutu antara lain: ketidak tepatan waktu pengambilan data dan pelaporan, hal ini disebabkan kepasitas dan area pelaksana penjaminan mutu yang bervariasi.

5. 
   Peningkatan Kapasitas BPM, PPMF dan PPMPS
   

Sangat disadari bahwa kemampuan dan pemahaman BPM, PPMF dan PPMPSterhadap penjaminan mutu masih terbatas dan bervareasi. Sampai saat ini peningkatan kapasitas mutu baru dilakukan secara internal UPY dan dikoordinasi langsung oleh BPM untuk senantiasa membimbing dan mengarahkan serta melatih kepada PPMF dan PPMPS terkait pengembanagn mutu. Berbagai pelatihan terkait pengembangan penjaminan mutu telah diikuti antara lain:

1. 
   Workshop monitoring dan evaluasi pembelajaran
   
2. 
   Workshop monitoring dan evaluasi ujian
   
3. 
   Workshop survey kepuasan mahasiswa
   
4. 
   Workshop survey kepuasan dosen dan karyawan
   
5. 
   Workshop olah data monitoring dan evaluasi
   
6. 
   Workshop olah data survey
   
7. 
   Workshop pembuatan laporan monev dan survey
   
8. 
   Workshop penyusunan AMI
   
9. 
   Workshop penyusunan SOP
   
10. 
    Workshop penyiapan visitasi akreditasi
    
11. 
    Pendampingan penyusunan borang akreditasi
    

2. Penjaminan Mutu Tingkat Fakultas

1. 
   Kebijakan Pengembangan Penjaminan Mutu
   

Kebijakan pengembangan mutu fakultas di lingkungan Universitas PGRI Yogyakarta secara khusus dan eksplisit belum ada. Kebijakan yang digunakan sebagai landasan pengembangan mutu mengikuti kebijakan dari UPY dan kebijakan dari Ditjen Dikti. Pengembangan mutu fakultas dilaksankan oleh PPMF dan selanjutnya dipertanggungkawabkan kepada Dekan.

2. 
   Keberadaan Dokumen Mutu
   

Dokumen-dokumen yang dikembangkan oleh fakultas yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan mutu Fakultas masih sedikit. Dokumen mutu yang digunakan adalah dokumen mutu yang ada di tingkat universitas.

3. 
   Pelaksanaan, hasil dan kendala-kendala penjaminan mutu prodi/fakultas
   

Pada tahun 2014 ini PPMF boleh dikatakan masih muda umurnya. Hampir mayoritas kegiatan terkait penjaminan mutu masih mengikuti kebijakan Universitas. Aktivitas penjaminan mutu yang dilaksanakan oleh fakultas baru sebatas mengkompilasi hasil monitoring, evaluasi, survey dan audit yang dilakukan oleh program studi di lingkungan fakultas.

Hasil yang diperoleh dari semua kegiatan tersebut di atas baru berupa terwujutnya dokumen kegiatan.Semua pengolahan data dan kompilasi sudah dibuatkan sistem komputerisasi oleh BPM sehingga PPMF dapat memanfaatkan aplikasi-aplikasi tersebut.

3. Penjaminan Mutu Tingkat Program Studi

1. 
   Kebijakan Pengembangan Penjaminan Mutu
   

Kebijakan pengembangan mutu Program Studi dilingkungan Universitas PGRI Yogyakarta secara khusus dan eksplisit belum ada. Kebijakan yang digunakan sebagai landasan pengembangan mutu mengikuti kebijakan dari Universitas dan kebijakan dari Ditjen Dikti. Pengembangan mutu program studi dilaksankan oleh PPMPS dan selanjutnya dipertanggungkawabkan kepada Ketua Program Studi.

2. 
   Keberadaan Dokumen Mutu
   

Dokumen-dokumen yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan mutu pada Program Studi antara lain:

1. 
   Pedoman akademik
   
2. 
   Pedoman penulisan tugas akhir
   
3. 
   Spesifikasi program studi
   
4. 
   Standarisasi SOP
   
5. 
   SOP pengajuan judul skripsi dan penentuan dosen pembimbing
   
6. 
   SOP pembimbingan skripsi
   
7. 
   SOP ujian skripsi
   
8. 
   SOP penyusunan kurikulum
   
9. 
   Instrumen monev pembelajaran
   
10. 
    Instrumen monev ujian
    
11. 
    Instrumen survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan dosen
    
12. 
    Instrumen survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan tenaga kependidikan
    
13. 
    Instrumen survey kepuasan mahasiswa terhadap fasilitas layanan
    
14. 
    Instrumen survey kepuasan dosen terhadap layanan manajemen
    
15. 
    Instrumen survey kepuasan tenaga kependidikan terhadap layanan manajemen
    

Dokumen mutu yang diimplementasikan pada program studi merupakan dokumen mutu yang dimiliki oleh universitas, fakultas dan program studi. Kepemilikan SOP masing-masing prodi masih beragam format maupun jumlahnya, ada program studi yang SOPnya sudah banyak, ada pula prodi yang masih sedikit SOPnya. Secara substansi, SOP yang dimiliki program studi masih belum teratur. Ada SOP yang dimiliki program studi yang seharusnya bukan milik program studi tetapi dimiliki unit lain, misalnya SOP KKN, SOP pengajuan jabatan akademik dan lain-lain. Standarisasi SOP program studi, fakultas dan unit kerja telah dilakukan, tetapi belum dipetakan tentang kepemilikan SOP tersebut.

3. 
   Pelaksanaan, hasil dan kendala-kendala penjaminan mutu prodi.
   

Pada tahun 2014 ini PPMPS boleh dikatakan masih muda umurnya. Hampir mayoritas kegiatan terkait penjaminan mutu masih mengikuti kebijakan Universitas. Kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahun 2014 baru didasarkan konsep paling sederhana, yaitu “tulis aktivitas yang dilakukan dan lakukan apa yang ditulis. Kegiatan tersebut antara lain:

1. 
   Monitoring dan evaluasi pembelajaran
   
2. 
   Monitoring dan evaluasi ujian
   
3. 
   Survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan dosen
   
4. 
   Survey kepuasan mahasiswa terhadap layanan tenaga kependidikan
   
5. 
   Survey kepuasan mahasiswa terhadap fasilitas layanan
   
6. 
   Penyusunan SOP pengajuan judul skripsi dan penentuan dosen pembimbing
   
7. 
   PenyusunanSOP pembimbingan skripsi
   
8. 
   Penyusunan borang AMI program studi
   
9. 
   Penyusunan borang akreditasi program studi
   

Hasil yang diperoleh dari semua kegiatan tersebut diatas baru terwujutnya dokumen kegiatan.

4. Penjaminan Mutu Tingkat Unit Kerja

Penjaminan mutu pada unit kerja sampai saat ini masih embeded pada kepala unit. Ada unit yang sudah mulai menyusun SOP tetapi mayoritas belum memiliki dokumen mutu di unit tersebut, walaupun secara operasional sudah melakukan. Workshop penyususnan dan standaraisasi SOP telah difasilitasi BPM.

Survey kepuasan layanan bagi mahasiswa telah dilakukan, dan telah didokumentasikan, namun hasilnya belum dicermati dan disampaikan kepada unit kerja, sehingga tindaklanjut survey baru sebatas desiminasi yang disampaikan oleh BPM yang diikuti oleh pejabat struktural dan dosen.

BAB VI

PENUTUP

1. Faktor Pendukung dan Faktor Penghambat

Dalam melaksanakan program kerja Universitas PGRI Yogyakarta selama setahun, yaitu tahun 2013-2014 terdapat faktor pendukung dan faktor penghambat. Secara garis besar beberapa faktor pendukung dan faktor penghambat tersebut adalah :

1. 
   Faktor-Faktor Pendukung
   

1. 
   UPY merupakan perguruan tinggi di bawah naungan organisasi profesi guru (PGRI) yang memiliki nama besar dan dikenal di seluruh tanah air;
   
2. 
   Sistem tata kelola UPY sangat kondusif untuk mewujudkan Good University Governance, karena didukung oleh suasana kebersamaan dan kekompakan antara Yayasan Pembina, Pimpinan lembaga, dan sivitas akademika;
   
3. 
   Kepercayaan masyarakat terhadap UPY dari waktu ke waktu terus meningkat, seperti dbuktikan dengan meningkatnya animo masyarakat untuk mengikuti pendidikan tinggi di lembaga ini;
   
4. 
   UPY memiliki sarana prasarana sendiri yang cukup memadai untuk mendukung peningkatan pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Apalagi dengan ditambah bangunan gedung yang baru dapat lebih memperlancar proses pelayanan kepada mahasiswa;
   
5. 
   Tekad dan semangat sebagian besar pejabat struktural untuk mengelola dan mengembangkan UPY cukup tinggi;
   
6. 
   Kualitas sumber daya manusia meningkat terutama tenaga edukatif karena sebagian besar sudah berpendidikan S2 dan S3 dan sebagian sedang menyelesaikan studi lanjutnya.
   
7. 
   Semangat sebagian tenaga edukatif mengikuti program hibah kompetisi dari Ditjen Dikti Kemendikbud cukup tinggi;
   
8. 
   Adanya kebijakan pemerintah untuk membantu perguruan tinggi swasta dalam bentuk beasiswa studi lanjut (S2 dan S3), hibah bersaing, hibah penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
   

2. 
   Faktor-Faktor Penghambat
   

Beberapa faktor yang dapat menghambat pelaksanaan program kerja dalam mengembangkan UPY diidentifikasi sebagai berikut :

1. 
   Sumber Daya Manusia baik tenaga edukatif maupun tenaga administratif belum memadai ditinjau dari aspek kuantitas, kualitas, dan profesionalitasnya;
   
2. 
   Etos kerja sivitas akademika terutama tenaga edukatif dan tenaga non edukatif belum maksimal;
   
3. 
   Pengelolaan dan pemanfaatan sarana dan prasarana termasuk teknologi informasi belum optimal;
   
4. 
   Manajemen administrasi seperti administrasi kepegawaian, administrasi akademik, administrasi kemahasiswaan, dan alumni belum memadai;
   
5. 
   Status akreditasi program studi belum mencapai peringkat yang tertinggi;
   
6. 
   Pengembangan Jaringan kerjasama Universitas PGRI Yogyakarta dengan berbagai instansi masih terbatas;
   
7. 
   Program studi yang diselenggarakan UPY belum dapat memenuhi kebutuhan pembangunan nasional;
   
8. 
   Beberapa program studi belum menyelesaikan penyusunan kurikulum berbasis kompetensi yang mengacu pada Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI);
   
9. 
   Persaingan antara perguruan tinggi dalam negeri makin meningkat apalagi diijinkannya perguruan tinggi asing masuk ke Indonesia.
   

2. Rekomendasi

1. 
   Perlu dituntaskan peninjauan kurikulum bagi program studi yang belum selesai, agar penyelenggaraan pendidikan di semua program
   

studi sudah menggunakan kurikulum berbasis kompetensi dan mengacu KKNI;

2. 
   Perlu meningkatkan peringkat akreditasi terutama bagi program studi yang masih terakreditasi C terrmasuk program studi yang masih baru;
   
3. 
   Perlu mengembangkan program studi baru yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan pembangunan nasional, kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni serta diminati masyarakat;
   
4. 
   Sistem informasi yang sudah ada perlu dikembangkan dan disempurnakan secara terus menerus, sesuai dengan kebutuhan layanan informasi yang cepat dan akurat seiring dengan kemajuan teknologi informasi;
   
5. 
   Perlu meningkatkan kualitas dan profesionalitas serta etos kerja semua komponen UPY agar meningkat kontribusinya dalam upaya mewujudkan visi, misi, dan tujuan UPY.
   

3. Penutup

Syukur alhamdulilah dengan berakhirnya tahun akademik 2013-2014, maka kami telah menyelesaikan salah satu kewajiban untuk menyusun laporan tahunan yang disajikan dalam buku ini. Untuk mengakhiri laporan ini, kami menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada :

1. 
   Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, dan Koordinator Kopertis Wilayah V yang telah memberikan pembinaan dan bantuan baik kepada Universitas PGRI Yogyakarta, sehingga pengembangannya dapat berjalan lancar sesuai dengan koridor peraturan perundang-undangan yang berlaku;
   
2. 
   Pengurus Besar PGRI, Pengurus YPLP PGRI Pusat, dan Pengurus PGRI Daerah Istimewa Yogyakarta, serta Pengurus PGRI Kabupaten dan Kota se Daerah Istimewa Yogyakarta atas pembinaan dan kerjasama yang baik sehingga pengembangan Universitas PGRI Yogyakarta dapat berjalan sesuai dengan peraturan organisasi PGRI;
   
3. 
   Pengurus Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta Indonesia (APTISI) tingkat pusat dan wilayah V atas kerjasama yang baik sehingga perjalanan Universitas PGRI Yogyakarta dapat berjalan dengan lancar, harmonis, dan dinamis.
   

Segenap jajaran Yayasan Pembina baik Organ Pembina, Organ Pengawas, Organ Pengurus, maupun Pimpinan Universitas beserta seluruh pejabat struktural dan Civitas Akademika Universitas PGRI Yogyakarta, atas kerjasama yang baik dan bersama-sama mengemban amanah sesuai dengan bidang tugas masing-masing dalam rangka Hamemayu Hayuning UPY.