Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 010206

Handlingar i ärendet

Fastighetskontorets tjänsteskrivelse den 25 januari 2001

Köpekontrakt

- - - - -

§ 30

Beslutsattestanter/ersättare för kommunstyrelsens konto

Beslut

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen utse följande beslutsattestanter med rätt att upp­dra till annan att vara beslutsattestant/ersättare
1. kommunledning stadsdirektör Mona Boström

2. fastighetskontor fastighetschef Gunnar Persson

3. uppdragskontor chef Karin Östin

Ärendet

Enligt kommunens redovisningsreglemente ska varje nämnd/styrelse årligen utse befattningar och/eller funktioner med rätt att attestera eller vara ersät­tare för dessa.
Kommunstyrelsekontoret föreslår att för kommunstyrelsens förvaltnings­om­rå­de utses respektive chef med rätt för denne att uppdra till annan an­ställd att vara beslutsattestant /ersättare.

Handlingar i ärendet

Kommunstyrelsekontorets tjänsteskrivelse den 18 januari 2001
- - - - -

§ 31

Upphandling av inköpsfunktion för Nacka kommun

Beslut

Arbetsutskottet uppdrar till kommunstyrelsekontoret att ta fram och redovisa ett förslag till förfrågningsunderlag innan något beslut tas om en ev. upphandling.

Ärendet

Kommunstyrelsekontoret anförde i sin tjänsteskrivelse

- Kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet utförs av uppdragskontoret (UK) enligt beställning från och avtal med kommunstyrelsekontoret.

Befintligt avtal är daterat 1999-03-01. Avtalet är uppsagt 2000-12-22 för upphörande 2001-10-31.
Kommunstyrelsekontorets ambition är att upphandla verksamheten. En konkurrensutsättning är i linje med kommunens policy och förutses bidra till utveckling och ökad effektivitet.
Kommunstyrelsekontoret ansvarar för upphandlingen. Uppdragets komplexitet gör att kommunstyrelsekontoret avser att anlita extern hjälp för delar av arbetet. Detta markeras särskilt av att upphandlingen är en s.k. EU-upphandling, beroende på att volymen överstiger gränsen/tröskelvärdet på (ca) 1,8 Mkr vid upphandling av tjänster.
Uppdragskontorets uppgifter är bl.a. följande:

• 
  upprätta och vidmakthålla ramavtal inom vissa gemensamma verksamhetsöverskridande områden,
  
• 
  bistå verksamhetsansvariga vid specifika upphandlingar,
  
• 
  upprätthålla en hög kompetens inom upphandlingsområdet för att tillmötesgå kommunens interna behov och för att upphandlingsverksamheten externt ska bedrivas professionellt och affärsmässigt,
  
• 
  medverka i kommunens försäkrings- och säkerhetsverksamhet,
  
• 
  erbjuda berörd personal kompetenshöjande utbildning inom upphandlingsområdet,
  
• 
  årligen följa upp hur upphandlingen sköts i kommunen och att de regler och den policy som gäller efterlevs.
  

Ersättningen för tjänsterna erhålls på tre sätt. För ramavtal erhålls en ersättning som uppgår till 1,25 % på de av ramavtalsleverantören fakturerade beloppen. Hjälp vid specifika köp och beställningar regleras enigt en fastställd prislista eller genom annan överenskommelse med den upphandlande enheten. Försäkringsfrågorna finansieras genom avtal med respektive verksamhet.

§ 31 forts.
Verksamheten omsluter ca 2,2 Mkr per år. Av detta avser ramavtalen ca 1,5 Mkr och interna konsulttjänster ca 0,7 Mkr. Försäkringsfrågorna avser ca 20 tkr per år.
Vid UK/Inköp arbetar fyra personer.

Kommunal inköpsverksamhet – några allmänna uppgifter

Hittills har ingen kommun inköpsverksamheten utlagd på entreprenad.
Samarbete mellan kommuner om inköpsfrågor, främst avseende gemensamma upphandlingar, förekommer i betydande utsträckning. Samarbete sker dels med utgångspunkt från sakfrågor (speciella verksamheter), dels geografiskt.
Konsulter som deltar i upphandlingsarbete fullföljer inte uppdragen med ansvar för det löpande arbetet/uppföljning av avtal. -

Handlingar i ärendet

Kommunstyrelsekontorets tjänsteskrivelse den 25 januari 2001

Yrkanden

Erik Langby yrkade att kommunstyrelsekontoret får i uppdrag att ta fram och redovisa ett förslag till förfrågningsunderlag innan något beslut tas om en ev. upphandling.

Beslutsgång

Arbetsutskottet biföll Erik Langbys yrkande.

Protokollsanteckning

Lennart Ängeby antecknade till protokollet:

Socialdemokraterna ställer sig tveksamma till förslaget att ”upphandla” kommunens inköpsverksamhet av extern producent. Diskussionen i KSAU gav uttryck för att det finns möjlighet till effektivisering av såväl verksamheten som reducering av kostnader vid upphandling.

Vi menar att Nacka kommuns upphandlingsverksamhet är av strategisk betydelse och ingår i kommunens centrala ledning. En stor del av kommunens resurser disponeras för inköp och många medarbetare är delaktiga i inköp. Därför är inköpsfunktionen såväl en pedagogisk som en stödjande och samordnande roll åt många olika verksamheter inom kommunen. Den kortsiktiga vinsten förloras i kunskaps kapitalet, engagemang och den pedagogiska funktionen för Nacka kommun vid ”försäljning” av inköpsfunktionen.

………………….

- - - - -

§ 32

Kommunalrådens konton för utlägg

Beslut

Arbetsutskottet beslutar att revisorernas skrivelse inte föranleder någon åtgärd.

Ärendet

Revisorerna har i en skrivelse till arbetsutskottet föreslagit att kostnader för utbildning ska läggas i särskilda kontor och inte tas med i kommunalrådens personliga konton.

Kommunstyrelsekontorets yttrande

- För ett tiotal år sedan fick kommunalråden rätt att själva attestera de kostnader som belastar deras personliga konton/anslag. Det personliga kontot är avsett för representation, litteratur, kurser för personlig utvecklig, resor/konferenser med partianknytning etc. Även dessförinnan hade det funnits sådana konton. Ändringen av systemet, som i och för sig strider mot våra attest- och utanordningsregler, men som godkänts av revisorerna, tillkom sedan det med tiden visat sig att det inte var rimligt att kommunalrådens räkningar för ovanstående utlägg skulle behöva beslutsattesteras av en tjänsteman. Under då år som systemet sedan har använts har det inte heller varit några problem.
Andra kostnader än de ovan nämnda, som t.ex. telefon, dataanslutningar hemmavid och kurser, resor och konferenser med uppdragsanknytning, har betalats via kommunstyrelsens anslag efter vid behov, sedvanliga beslut.
Kommunstyrelsekontoret ser därför inte något anledning till att lägga upp särskilda konton enbart för personlig utbildning, utan det rums utan vidare inom befintliga konton. En omläggning skulle inte heller medföra att det årliga beloppet skulle bli större och för 2001 har nu kontonas storlek beslutats av kommunstyrelsen till samma belopp som under 2000. Kommunstyrelsekontoret föreslår att revisorernas skrivelse lämnas utan åtgärd. -