Kvalitetsutvikling og kvalitetssikring I bofellesskap

Saksnr.: 4030- 200390229-1

Melding om ”Kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap”
	INSA	BHOS-4030-200021264-69

Hva saken gjelder:
Bystyret har i sak 0178/01 om ”Kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap” vedtatt felles kvalitetsmål for tjenestene til utviklingshemmede, årlige internkontrolltiltak i bofellesskap og en tiltaksplan.
I denne saken følger byrådet opp bystyrevedtak og legger frem to rapporter.
”Rapport om kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap” viser at internkontrolltiltakene er gjennomført i ca. 85 % av bofellesskap i 2002 mot 80 % i 2001. Målet må være at alle bofellesskap gjennomfører opplegget årlig. Erfaringene med felles kvalitetsmål og internkontrolltiltak er svært positive. Opplegget bidrar til samarbeid med beboer/pårørende/hjelpeverge, mer treffsikre tjenester og økt mestring og trivsel blant ansatte.
Interkontrolltiltakene har avdekket opplæringsbehov blant ledere og ansatte i bofellesskap. Det er behov for holdningsendring i forhold til brukermedvirkning ( opplevd kvalitet ), kunnskap om samarbeid, vold og trusler mv. Dette understrekes i saken.
”Rapport om bemanning og kompetanse innenfor bofellesskap” viser at bemanningen som nå utgjør ca. 710 årsverk, er blitt redusert med ca. 4 % de siste par år til tross for økning i antall bofellesskap. Andelen ufaglærte har økt med ca. 10 % og utgjør nå ca. 50 %.
Det er store variasjoner i kompetanse både blant private og kommunale bofellesskap i bydelene. Variasjonene må ses i sammenheng med en rekke forhold: ulike omsorgsbehov blant beboerne, konkurranse om fagkompetansen i markedet de siste par år, nye måter å organisere tjenestene på mv.
I tillegg er det i Bergen kommune registrert ca. 3200 skademeldinger i bofellesskap i 2002. Skadeomfanget ses i denne saken i sammenheng med bemanning, kompetanse, innholdet i tjenestene, organisering av tjenestene mv. Oversikter viser at et stort antall av skademeldingene kan knyttes til beboere i noen få bofellesskap. For å løse dette er det nå satt i bestilling et spesialtilpasset bofellesskap for 3-4 særlig utagerende beboere.
Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak:

1. 
   Bystyret tar rapportene ”Kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap” og ”Bemanning og kompetanse innenfor bofellesskap” til orientering.
   

2. 
   Bystyret ber byrådet gjennomføre bygningsmessige og organisatoriske tiltak for å redusere omfanget av trusler og vold i bofellesskapene.
   

Anne-Grete Strøm-Erichsen

Byrådsleder

Helen Nordeide Fløisand

Byråd for helse og bydeler

Trykte vedlegg: 1. Rapport om kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap

2. Rapport om bemanning og kompetanse innenfor bofellesskap
2.1 Tabell 1. Bemanning ( årsverk ) i bofellesskap etter kompetanse og bydeler i prosent pr. 31.12.2000 og 31.12.2002

Saksutredning:
1. Bakgrunn
Bystyret har i sak 0178/01 om ”Kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofellesskap” vedtatt felles kvalitetsmål for tjenestene, årlige internkontrolltiltak i bofellesskap og en tiltaksplan. Bystyret har bedt om årlig rapportering.
Bystyret gjorde følgende vedtak i saken:
”1. Den fremlagte ”Kvalitetsutvikling og kvalitetssikring

i bofellesskap”godkjennes.

2. 
   Bystyret understreker betydningen av at kvalitetsutvikling og kvalitetssikring av tjenesten i bofellesskap for utviklingshemmede gjennomføres som skissert i saken.¨
   

2. 
   Det skal i løpet av 2001 utarbeides en rapport om bemanning og kompetanse innenfor bofellesskap i bydelene. Rapporten legges frem for komite for helse og sosial.
   

2. 
   Bystyret ber om årlig rapportering.”
   

Dessuten er ”Forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenestene” trådt i kraft fra 1.1.2003. Forskriften konkretiserer hvordan internkontrollen skal gjennomføres.

2. Gjennomføring

Som oppfølging av bystyrevedtaket har Bergen kommune iverksatt nye felles kvalitetsmål og internkontrolltiltak i bofellesskap. I ”Rapport om kvalitetsutvikling og kvalitetssikring i bofelleskap” beskrives gjennomføringen de siste par årene og de positive erfaringene.

Internkontrolltiltakene er utviklet på bakgrunn av Nordlandsforsknings rapport ”Trivsel, kompetanse og utviklingsmuligheter” ( 1999 ), som er den tredje forskningsundersøkelsen av tjenestene til utviklingshemmede etter HVPU ( helsevern for psykisk utviklingshemmede ) reformen ( 1991 ). Denne reformen innebar at ansvaret ble overført fra fylkeskommunene til kommunene. Etter anbefaling fra Nordlandsforskning ønsket Bergen kommune å utvikle slike arbeidsmiljøtiltak ( felles kvalitetsmål, internkontrolltiltak ) som også ville føre til bedre tjenester for beboerne.
Parallelt med gjennomføringen av det nye opplegget har Bergen kommune gjennomført tiltaksplanen som fulgte bystyresaken. I samarbeid med Byrådsavdeling for finans og service er det i de siste par år gjennomført flere dagsseminar for ledere i bofellesskap. Fokus har vært på nye felles kvalitetsmål for tjenestene, pårørendesamarbeid ved hjelp av kommunikasjons-verktøyet ”LØFT” ( løsningsfokusert tilnærming til organisasjonsutvikling, ledelsesutvikling og konfliktløsning ), (Gro Jonsrud langslett, 2000 ), veilederrollen til ledere i bofellesskap mv.
Et bofellesskap fra hver bydel har også deltatt i prosjektet ”Læring på arbeidsplassen”, som inngikk i BABY 2000, ved Byrådsavdeling for finans og service. I dette prosjektet har bofellesskapene fått tilført ekstra kompetanse om LØFT. Kommunikasjonsverktøyet LØFT er nå tatt i bruk i noen bofellesskap. Målet er å spre LØFT-kompetanse til flere bofellesskap og øvrige aktuelle enheter i kommunen.
Som oppfølging av tiltaksplanen er dessuten sentrale opplæringsmidler blitt tilført bydelene. Midlene, som ble fordelt utfra andel av beboere i bofellesskap, har vært øremerket til gjennomføring av kvalitetsmøter med beboer/pårørende/hjelpeverge og ansatte, hvor en samtaler om hva som skal til for at kvalitetsmålene kan oppfylles bedre. Videre har midlene vært øremerket til tiltak mot vold og trusler mv. de to siste årene.
Vold og trusler er en stor arbeidsmiljøutfordring. Bergen kommune har derfor siden bydelsreformen i 2000 gjennomført systematisk skaderapportering i tjenesteytende enheter. Med skade menes spark, klor, bitt, lugging mv. I boliger for utviklingshemmede er det i 2002 registrert ca. 3200 skademeldinger. Dette er ca. 200 flere skademeldinger enn året før. Økningen kan delvis ha sammenheng med bedre rapporteringsrutiner, men skadeomfanget bør ses i sammenheng med bemanning, kompetanse, holdninger, innholdet i tjenestene til beboerne, organisering mv.

For å heve kompetansen om vold og trusler i bofellesskap har Bergen kommune utviklet et temahefte om ”Vold og trusler”. Heftet omhandler forebyggende tiltak, håndtering og mestring av vold og trusler og oppfølging av offeret for å redusere skadeomfang og senskader. Heftet brukes aktivt i forbindelse med opplæringstiltak.

Som oppfølging av bystyrevedtaket har Byrådsavdeling for helse og bydeler også laget ”Rapport om bemanning og kompetanse innenfor bofellesskap”. Rapporten beskriver bemanning etter kompetanse og bydeler. Videre beskrives bemanning etter kompetanse og eierform. I tillegg beskrives bemanning knyttet opp mot hel- og deltidsstillinger. Rapporten viser en viss reduksjon i bemanning og kompetanse de siste par årene.

Bydelene har meldt behov for mer opplæring innen flere felt: LØFT, vold og trusler, kap. 6A i sosialtjenesteloven, psykiatri, aldring, grunnopplæring for ufaglærte mv. Fra og med 2003 har bydelene ansvar for å avsette nødvendige tiltaksmidler.
Det er viktig å sikre brukerne rette tjenestetilbud. En kartlegging av behovene for dagtilbud viser at mange utviklingshemmede, som har avsluttet videregående skole eller som har plass i VTA ( varig tilrettelagt arbeid ) bedrift, nå har behov for dagsenterplass. I tillegg er det noen som trenger plass i VTA bedrifter. Videre er det ønskelig med differensierte botilbud og utprøving av ny måter å organisere botilbudene på.
Byrådsavdeling for helse og bydeler har våren 2003 startet et omfattende planarbeid i samarbeid med bydelene, hvor sentrale spørsmål vedrørende tjenester til eldre og særlig omsorgstrengende vil bli utredet.
3. Konklusjon
På bakgrunn av erfaringene som er omtalt i denne saken, vil byrådet intensivere rekrutteringstiltakene. Videre vil byrådet gjennomføre bygningsmessige og organisatoriske tiltak for å få til bedre tilpasning av beboere med utagerende atferd. Det kan i den sammen-heng nevnes at Byrådsavdeling for helse og bydeler har satt i bestilling hos BBB ( Bergen Bolig og Byfornyelse ) et spesialtilpasset bofellesskap for 3-4 spesielt utagerende beboere. I tillegg vil byrådet iverksette kvalifisering og opplæringstiltak.

Trykt vedlegg 1

1. Rapport om kvalitetsuvikling og kvalitetssikring i bofellesskap

1.1 Bakgrunn
Denne rapporten bygger på rapporter fra bydelene til byrådsavdelingen pr. 1. mars i 2003 og 2002 om internkontrolltiltak ( kvalitetsoppfølging ) i kommunale bofellesskap.
Bergen kommune har i dag over 60 kommunale bofelleskap med 406 beboere hvor utviklingshemmede over 18 år er leietakere. Et opplegg for kvalitetsoppfølging i bofellesskap som drives av private stiftelser, er under utvikling og tas ikke med her.
Kvalitetsoppfølging i bofellesskap består av årlige møter med henholdsvis beboer/pårørende/-hjelpeverge og ansatte om hvordan kvalitetsmålene oppfylles, utvikling av tiltaksplaner, iverksetting av tiltak, kartlegging av kompetanseressurser og rapportering.

Kvalitetsmålene 1-4 omhandler brukerkvalitet ( opplevd kvalitet ), mens kvalitetsmålene 5 og 6 omhandler kvalitetskrav rettet henholdsvis til ansatte og ledelse:

Kvalitetsmålene 1-4:

1. Tjenestemottakerne skal få oppleve trygghet og livskvalitet.

2. Den enkelte tjenestemottakers medbestemmelse skal ivaretas i utvikling av tjenestetilbudet.

3. Tjenestemottaker skal få ivaretatt sine grunnleggende sosiale behov.

4. Tjenestemottaker skal få ivaretatt sine grunnleggende fysiske behov.
Kvalitetsmålene 5-6:

5. Tjenestene skal være kvalitativt gode og gis av tjenesteytere som er godt faglig kvalifisert.

6. Bofellesskapene skal ha rutiner og ledelse som fremmer kvalitetsmål.

I bystyresaken ( www.sak.nr. 200021264/9 ) fins delmålene til kvalitetsmålene som trykt vedlegg A.
1.2 Gjennomføringen
Bydelene melder at ca. 85 % av bofellesskapene har gjennomført møter med beboer/-pårørende/hjelpeverge om hvordan kvalitetsmålene 1-4 oppfylles, mot ca. 80 % året før.
Videre meldes det at ca. 95 % av bofellesskapene har gjennomført fag/personell møter om hvordan kvalitetsmålene 1-6 oppfylles, mot ca. 75 % året før.
I tillegg har bydelene i begge år laget tiltaksplaner, gjennomført tiltak mot vold og trusler og kartlagt kompetanseressurser, som bydelene kan leie av hverandre ved behov.

1.3 Vurdering
Erfaringene med opplegget vurderes som svært positive.
Bydelene melder at ansatte under samtalene får viktige innspill fra pårørende. Forslagene til endring er i hovedsak forslag som lett kan i møtekommes, ( f.eks rene sokker og undertøy i skapet, mer frukt og salat i kostholdet, oftere ut på tur, svømming, kafe mv. ). Det blir også avdekket at noen har feil/manglende tilbud.
Slike årlige møter medfører at en slipper mange diskusjoner/konflikter i hverdagen. Møtene gir vitamininnspøyting til ansatte, som opplever at det ofte blir stilt konkrete krav som de kan oppfylle. Internkontrolltiltakene bidrar derfor til bedre samarbeid med beboer/pårørende/-hjelpeverge, mer treffsikre tjenester, økt mestring og trivsel for ansatte.
Ved årets rapportering fra bydelene meldes det at tre bydeler har gjennomført samtaler med alle beboer/pårørende/hjelpeverge som ønsker det, mens tre bydeler har gjennomført samtaler med pårørende i alle bofellesskap unntatt ett.
I to bydeler gjenstår mer enn ett bofellesskap, hvorav den ene bydelen melder at møtene med beboer/pårørende/hjelpeverge har vært utsatt grunnet ledeskifte, men er ikke glemt.
Målet er at alle kommunale bofellesskap gjennomfører internkontrolltiltak årlig.

Trykt vedlegg 2

2. Rapport om bemanning og kompetanse innenfor bofellesskap

2.1 Bakgrunn

Ulike data ligger til grunn for denne rapporten. Personaldata av 31.12.2002 har vært benyttet i 2003, mens Kostraopplysninger av 31.12.2000 har vært benyttet i 2002. Dataene omfatter kommunale bofellesskap og private stiftelser.

Tildeling av plass i bofellesskap besluttes av kommunaldirektøren ved Byrådsavdeling for helse og bydeler i samråd med bydelene og hjemles som kommunalt servicetiltak.
Bemanning ( årsverk ) i bofellesskap er knyttet opp mot vedtak om tjenester til navngitte beboere i det enkelte bofellesskap og benyttes ofte fleksibelt ved behov, f.eks i dagsenter. Vedtak om tjenester utformes i bydelene. Tjenestene hjemles i sosialtjenesteloven og/eller kommunehelsetjenesteloven.

2.2 Bemanning og eierform

Bemanningen utgjør nå ca. 710 årsverk, hvorav ca. 90 årsverk er i bofellesskap organisert av private stiftelser. De private stiftelsene er: Rostadheimen og Verdandi i Arna bydel, Kalfaret i Bergenhus bydel og Helgeseter i Fana bydel.

Det er ca. 30 færre årsverk ( 4 % reduksjon ) i 2002 sammenliknet med i 2000.
2.3 Kompetanse
Det er nyttig å skille mellom fagkompetanse, endrings- og relasjonskompetanse mv.

Når vi her skal analysere fagkompetanse i bofellesskap, er det formålstjenlig å skille mellom utdanningsnivåene: ”3-årig +” ( høgskoleutdanning eller over ), ”Fagutdanning” ( f.eks yrkesfaglig studieretning i videregående skole ) og ”Ufaglært” ( f.eks skoleelever/-studenter/andre ).

Fordelingen av årsverk etter disse utdanningsnivåene er nå henholdsvis 30 %, 20 % og 50 %. Sammenliknet med år 2000 har andelen årsverk innen utdanningsnivået ”3-årig+” vært konstant, mens andelen årsverk innen ”Fagutdanning” er redusert med 10 % og andelen årsverk innen utdanningsnivået ”Ufaglært” er økt med 10 %.
På bydelsnivå er det store variasjoner, jf. trykt vedlegg 2.1, tabell 1. med stolpediagram.
2.4 Utdanningsnivå og eierform
Fordelingen av årsverk etter utdanningsnivåene ”3-årig+”, ”Fagutdanning” og ”Ufaglært” er i private stiftelser henholdsvis ca. 30 %, 15 % og 55 %. I kommunale bofellesskap er fordelingen ca. 30 %, 20 % og 50 %. Vi ser at de private og kommunale har samme andel årsverk innen utdanningsnivået ”3-årig +”. Men de private har lavere andel årsverk innen utdanningsnivået ”Fagutdanning” og større andel årsverk innen utdanningsnivået ”Ufaglært”.
På bydelsnivå er det store variasjoner både blant private og kommunale bofellesskap.

2.5 Heltidsstillinger
I dag er ca. 430 årsverk knyttet opp mot deltidsstillinger og ca. 280 årsverk knyttet opp mot heltidsstillinger i bofellesskap. Sammenliknet med år 2000 er blitt noen flere deltidsstillinger og noen færre heltidsstillinger.
2.6 Heltidsstillinger og utdanningsnivå
Bruken av hel- og deltidsstillinger har sammenheng med organiseringen av tjenestene, f.eks turnusordning, lederstruktur mv.
Andelen årsverk knyttet opp mot heltidsstillinger er innen utdanningsnivået ”3-årig +”, ”Fagutdanning” og ”Ufaglært” nå henholdvis ca. 50 %, 20 % og 30 %. Sammenliknet med år 2000 er andelen årsverk knyttet opp mot heltidsstillinger redusert med 5 % innen utdannings-nivået ”3-årig+” og med 10 % innen ”Fagutdanning”, men er økt med 15 % innen ”Ufaglært”.
2.7 Heltidsstillinger, utdanningsnivå og eierform
På kommunenivå er det små forskjeller i andelen årsverk knyttet opp mot heltidsstillinger etter utdanningsnivå mellom private og kommunale bofellesskap de siste par år. Men på bydelsnivå er det store forskjeller både blant private og kommunale bofellesskap.
2.8 Yrkesgrupper
Målt i antall årsverk er de største yrkesgruppene i bofellesskap vernepleiere, miljøterapeuter, hjelpepleiere og pleiemedhjelpere/assistenter. Sistnevnte yrkesguppe er den største. Sammenliknet med år 2000 har yrkesgruppene vernepleiere og hjelpepleiere nå færre årsverk, mens de to øvrige yrkesgruppene har flere årsverk
2.9 Vurdering
Nedgangen i antall årsverk de siste par år, på tross av økning i antall bofellesskap, har sammenheng med gjennomgang av vedtakene til beboerne og mer effektiv organisering av tjenestene. F.eks organiseres tjenester nå oftere gruppevis i dagsenter fremfor individuelt i den enkelte bolig. Denne måten å organisere tjenestene på har vært etterspurt av beboer/-pårørende/hjelpeverge.
Videre har ledere nå oftere ansvar for flere bofellesskap. Dette fører til at det blir færre heltidsstillinger innen utdanningsnivået ”3-årig+”.
Variasjoner i kompetanse på bydelsnivå vurderes å ha sammenheng med en rekke forhold: ulike omsorgsbehov blant beboerne, stor konkurranse om fagkompetansen i markedet de siste par år, nye måter å organisere tjenestene på mv.

Trykt vedlegg 2.1

Tabell 1. Bemanning ( årsverk ) i bofellesskap etter kompetanse og bydeler i prosent pr. 31.12.2000 og 31.12.2002

	3 årig +		Fagutdanning		Ufaglært
	2000	2002	2000	2002	2000	2002
Arna	31,5 %	22,3 %	37,3 %	8,5 %	31,2 %	69,2 %
Bergenhus	33,7 %	31,2 %	36,9 %	29,4 %	29,5 %	39,4 %
Fana	30,2 %	30,7 %	28,2 %	12,3 %	41,6 %	57,1 %
Fyllingsdalen	26,5 %	26,2 %	26,3 %	17,9 %	47,2 %	55,9 %
Laksevåg	39,2 %	40,1 %	27,3 %	23,1 %	33,5 %	36,8 %
Ytrebygda	29,5 %	33,1 %	16,5 %	13,5 %	54,0 %	53,4 %
Årstad	37,0 %	32,9 %	20,2 %	16,7 %	42,8 %	50,4 %
Åsane	26,7 %	25,9 %	38,3 %	39,6 %	35,0 %	34,4 %
Totalt	31,5 %	30,6 %	29,7 %	20,7 %	38,8 %	48,7 %