Lista de Entrega

12. Contabilização da Folha de Pagamento

3.3.1. Classificação Orçamentária

3.3.1.1. Indenizações e Restituições Trabalhistas

Analisamos a classificação orçamentária da folha de pagamento e verificamos que na conta 319094 – Indenizações e Restituições Trabalhistas não houve empenhos no período de janeiro a junho de 2017. No entanto, neste mesmo período, conforme informação do DERH-2, os valores referentes a férias em pecúnia, 1/3 de férias – Pecúnia e 13º salário – Indenização totalizaram R$ 8.938.567,37 (oito milhões, novecentos e trinta e oito mil, quinhentos e sessenta e sete reais e trinta e sete centavos).

De acordo com o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, 7ª edição, Parte I – Procedimentos Contábeis Orçamentários, na conta 94 – Indenizações e Restituições Trabalhistas devem ser registradas as despesas em função da perda da condição de servidor ou empregado, o que compreenderia as férias e 13º indenizados na rescisão ou aposentadoria.

Assim, constata-se que a classificação orçamentária da despesa anteriormente mencionada, referente a indenizações e restituições trabalhistas, está em desacordo com o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público.

3.3.1.2 Horas Extras

Conforme informação do DERH-2, os valores pagos referentes a “Horas Suplementares” e “Horas Suplementares Emergência” totalizaram R$ 8.477.755,14 (oito milhões, quatrocentos e setenta e sete mil, setecentos e cinquenta e cinco reais e quatorze centavos) no período de janeiro a junho de 2017. De acordo com o MCASP, 7ª edição, Parte I – Procedimentos Contábeis Orçamentários, as horas extras devem ser classificadas na conta “Outras Despesas Variáveis – Pessoal Civil”. No entanto verificamos que não houve valor empenhado na conta de despesa 319016 – Outras Despesas Variáveis.

Portanto, a classificação orçamentária da despesa referente às horas suplementares está em desacordo com o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público.

3.3.2 Conta Caixa

Constatamos que na liquidação e pagamento da folha de pagamento de junho de 2017 foram registrados débitos e créditos na conta Caixa, que não representam a real movimentação financeira, pois os valores são pagos pela via bancária e não por Caixa. Conforme informação da Dicon, este procedimento irregular é realizado devido à limitações do sistema de informática. Verifica-se que é necessário rever os procedimentos contábeis da folha de pagamento e a parametrização do sistema, buscando a objetividade e fidedignidade da informação contábil, em atendimento às normas e princípios correspondentes.

Acerca do assunto, assim dispõe a NBC TSP Estrutura Conceitual:

Para ser útil como informação contábil, a informação deve corresponder à representação fidedigna dos fenômenos econômicos e outros que se pretenda representar. A representação fidedigna é alcançada quando a representação do fenômeno é completa, neutra e livre de erro material. A informação que representa fielmente um fenômeno econômico ou outro fenômeno retrata a substância da transação, a qual pode não corresponder, necessariamente, à sua forma jurídica.

Pela análise, verifica-se que o registro contábil não apresenta o atributo da fidedignidade, uma vez que não representa a real movimentação financeira na conta Caixa.

3.3.3. Conciliação Contábil

Verificamos a conciliação contábil e constatamos uma diferença de R$ 632.460,69 (seiscentos e trinta e dois mil, quatrocentos e sessenta reais e sessenta e nove centavos) entre o valor informado pelo DERH e o valor contabilizado referente à folha de junho de 2017. Em questionamento à servidora da Dicon acerca da divergência de valores, obtivemos como resposta que somente após a implantação dos novos relatórios do DERH é que poderiam vir a ter esse tipo de informação. Acrescentou ainda que a diferença poderia ser devido a pagamentos avulsos efetuados fora da fita encaminhada ao Banco. Diante desta situação, não obtivemos evidências para realizar a apuração da diferença acima verificada (vide fl. 12).

Nota-se, portanto, que não há conciliação e conferência das informações entre a área de folha de pagamento (DERH) e a área de Contabilidade (Dicon), evidenciando a precariedade do processo de informação e de controles internos.
3.3.4. Apropriação por competência

Conforme MCASP 7ª edição, parte II, a obrigação com 13° salário e férias deve ser reconhecida a cada mês trabalhado, ou seja, uma variação patrimonial diminutiva deve ser reconhecida mensalmente.

Verificamos que o registro contábil do reconhecimento é lançado mensalmente, de forma manual, com base em relatórios enviados através de ofício da SMG/COGEP/DERH-2.

Constatamos que nas contas do Passivo referente às apropriações por competência, foram registrados apenas valores a crédito e nenhum lançamento a débito em decorrência dos pagamentos efetuados no período. Além disso, as informações são enviadas de forma intempestiva, como se constata no Ofício nº 273/2017 DERH-2, de 14.08.17, que trata das informações para o registro contábil do mês de julho de 2017. Ou seja, a informação foi enviada com 14 dias de atraso (fls. 18/20).

Segundo a NBC TSP Estrutura conceitual:

3.2 As características qualitativas da informação incluída nos RCPGs são a relevância, a representação fidedigna, a compreensibilidade, a tempestividade, a comparabilidade e a verificabilidade.

[...]

3.19 Tempestividade significa ter informação disponível para os usuários antes que ela perca a sua capacidade de ser útil para fins de prestação de contas e responsabilização (accountability) e tomada de decisão. Ter informação disponível mais rapidamente pode aprimorar a sua utilidade como insumo para processos de avaliação da prestação de contas e responsabilização (accountability) e a sua capacidade de informar e influenciar os processos decisórios. A ausência de tempestividade pode tornar a informação menos útil.

[...]

3.26 A verificabilidade é a qualidade da informação que ajuda a assegurar aos usuários que a informação contida nos RCPGs representa fielmente os fenômenos econômicos ou de outra natureza que se propõe a representar. A suportabilidade, ou seja, a qualidade referente àquilo que dá suporte a algo, algumas vezes é utilizada para descrever esta qualidade, quando aplicada em relação à informação explicativa e à informação quantitativa financeira e não financeira prospectiva divulgada nos RCPGs. Quer referida como verificabilidade ou como suportabilidade, a característica implica que dois observadores esclarecidos e independentes podem chegar ao consenso geral, mas não necessariamente à concordância completa, em que:

(a) a informação representa os fenômenos econômicos e de outra natureza, os quais se pretende representar sem erro material ou viés; ou

(b) o reconhecimento apropriado, a mensuração ou o método de representação foi aplicado sem erro material ou viés.

Diante do exposto, verifica-se que os lançamentos contábeis de Apropriação por Competência de 13º salário e férias não apresentam as características de representação fidedigna e tempestividade e prejudicam a transparência da informação. Ainda, as informações não são enviadas de forma automatizada, algo que dificulta a conferência e a avaliação da consistência dos valores contabilizados.

Devem ser revistos os valores e os procedimentos para apuração e registro dos lançamentos de Apropriação por Competência visando à integração entre os sistemas, objetividade e celeridade da informação, além da transparência do processo.

3.3.5. Credores por Folha de Pagamento

Nesta conta do Passivo são registrados vários itens da Folha de Pagamento: auxílio transporte, auxílio refeição, imposto de renda, consignações, empenho e pagamento da Folha mensal, dentre outros. Em 01.06.17, o saldo desta conta era de R$ 38.362.379,52 (trinta e oito milhões, trezentos e sessenta e dois mil, trezentos e setenta e nove reais e cinquenta e dois centavos).

Os saldos mensais da conta Credores por Folha de Pagamento registram valores que não estão sendo conciliados. A Divisão de Contabilidade (Dicon) informou que não tem conhecimento da composição do saldo, o que não nos permite avaliar a fidedignidade e a verificabilidade do registro contábil.

3.3.6. Débitos de Servidores Municipais

Nesta conta do Ativo são registrados os saldos a receber dos servidores a título de salários pagos indevidamente, multas de trânsito, danos materiais, honorários advocatícios, indenização a terceiros, encargos de processos judiciais, dentre outros.

O saldo desta conta em 30.06.17 era de R$ 207.201.665,09 (duzentos e sete milhões, duzentos e um mil, seiscentos e sessenta e cinco reais e nove centavos).

No fechamento mensal, esta conta recebe um lançamento a débito a título de “transferência para fins de regularização contábil” e, em seguida, na abertura do mês seguinte recebe um lançamento de estorno deste valor, conforme demonstrado a seguir (vide fl. 16):

Lançamento contábil em 31.05.17
Débito/Crédito	Conta	Valor
D	11381160101 - Débitos de serv. Munic.	38.362.379,52
C	21111010600 - Credores por folha de pagamento	38.362.379,52
Transferência para fins de regularização contábil - maio de 2017
Fonte: Razão analítico
Lançamento de estorno em 01.06.17
Débito/Crédito	Conta	Valor
D	21111010600 - Credores por folha de pagamento	38.362.379,52
C	11381160101 - Débitos de serv. Munic.	38.362.379,52
Estorno Transferência conta credores para fins de regularização contábil
Fonte: Razão Analítico

Podemos verificar que esses lançamentos contábeis não refletem a realidade, pois são realizados apenas para o fechamento mensal da contabilidade. Além disso, conforme informação da Dicon (vide fl. 13), a última correção do saldo desta conta ocorreu em 2015. Portanto, não está refletindo a situação real, prejudicando a informação contábil sob os aspectos da integridade, tempestividade e confiabilidade.

Recomenda-se aprimorar os procedimentos de registro da Folha de Pagamento de modo a permitir a conciliação da conta Credores da Folha de Pagamento. Tal aspecto possibilitará verificar se o valor realmente é devido pelos servidores para então ser reconhecido como efetivo crédito a receber.