BULGU 65: Birim yöneticilerinin, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin olarak herhangi bir prosedür belirlemediği ya da personele duyurulması yoluna gitmedikleri ve verdikleri görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik herhangi bir mekanizma (yönetim bilgi sistemi) oluşturmadıkları görülmüştür.
BULGU 65: Birim yöneticilerinin, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin olarak herhangi bir prosedür belirlemediği ya da personele duyurulması yoluna gitmedikleri ve verdikleri görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik herhangi bir mekanizma (yönetim bilgi sistemi) oluşturmadıkları görülmüştür.
Birim amirleri tarafından hiyerarşik alta iletilen komut ve talimatların sonucunu takibe imkan veren ve verdikleri talimatın geri dönüşünü teyit edecek bir mekanizmanın bulunmaması alt-üst ilişkisinde kontrol sistemini ve dolayısıyla da bir yönüyle de iç kontrol sistemini zaafa uğratmaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin olarak herhangi bir prosedür belirlenmemesi ise söz konusu zafiyeti besleyen diğer bir eksikliktir.
SONUÇ VE ÖNERİ: Kurum bünyesinde verilen görevin sonuçlarının izlenmesini temin edecek etkin bir yönetim bilgi sisteminin kurulması ve hassas görevlere ilişkin etkin prosedürler belirlenmesi yoluna gidilmesi uygun olacaktır.
BULGU 66: Görevden ayrılan hiç bir personelin iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlamayıp ilgililere ya da ayrıldığı göreve gelen personele sunmadığı görülmüştür.
BULGU 66: Görevden ayrılan hiç bir personelin iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlamayıp ilgililere ya da ayrıldığı göreve gelen personele sunmadığı görülmüştür.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından ilişki kesme/personel hareket onay formu düzenlenmesi esnasında ilgili birim tarafından görevden ayrılan personelin üzerine taşınır mal kaydı varsa devir işlemleri yapılmaktadır. Buna mukabil, görevden ayrılan personel, iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlamamakta ve ilgililere ya da görevden ayrılan personele vermemektedir. Bu durum bir risk oluşturmaktadır. Zira, iç kontrol standartlarına göre, idareler, faaliyetlerinin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemler almalıdır. Bu bağlamda, söz konusu rapor eksikliği bir iç kontrol standardı olan faaliyetlerin sürekliliği ilkesini zedelemektedir.
SONUÇ VE ÖNERİ: Görevden ayrılan personelin iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlayıp ilgililere ya da ayrıldığı göreve gelen personele sunmasını temin edecek bir iç düzenleme yapılması uygun olacaktır. Ayrıca, ilgili birim ve diğer tüm birimlerde personel hareketliliğinin fazla olması ve yetişen personelin bir ya da birkaç yıl içinde düşük ücret ya da farklı bir nedenle kurumdan ayrılma olguları fazlaca tanık olunan gerçeklikler olduğundan personel yetersizliği, geçici veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliği etkileyen nedenlere karşı etkin bir mekanizmanın kurum içinde kurulması da uygun olacaktır.
BULGU 67: Kurumun hazırladığı ve uyguladığı stratejik planda uygulama dönemi içinde üst yöneticinin yeni hizmet alanları öngörmesi ya da faaliyet planı değişikliğine gitmesi nedeniyle usul ve mevzuatına aykırı olarak değişiklikler yapıldığı görülmüştür.
BULGU 67: Kurumun hazırladığı ve uyguladığı stratejik planda uygulama dönemi içinde üst yöneticinin yeni hizmet alanları öngörmesi ya da faaliyet planı değişikliğine gitmesi nedeniyle usul ve mevzuatına aykırı olarak değişiklikler yapıldığı görülmüştür.
Bu plandan sapma olgusunun özellikle belediye meclis kararı ile ödenek aktarmalar vasıtasıyla sıkça yaşanması, planın ciddiyeti ve bağlayıcılığı konusunda ciddi şüphelerin oluşmasına neden olmaktadır. Bu bağlamda, 5018 sayılı kanunundaki stratejik planın uygulanmasına ilişkin sorumluluk hükümlerinin uygulanırlık kazanması gerektiğine ilişkin tarafımızda kanaat oluşmuştur. Ayrıca, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlama kontrol standardı gerçekleşmiş olmamaktadır. Olumlu görülebilecek bir husus ise, harcama birimi yetkililerinin, birimlerine ilişkin stratejik plan ve performans programında yer alan faaliyetleri personeline duyurması ve personelin, görevlerini yerine getirebilmek için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında erişebilmesi hususudur. Diğer bir olumlu husus da, Mali Hizmetler Müdürlüğü yönetimi doğrultusunda kurumun stratejik planı tüm birimlerin geniş bir katılımı ile gerçekleştirilmiş olduğu gerçeğidir. Bunun yanı sıra, Mali Hizmetler Müdürlüğünün söz konusu stratejik plan ve performans programı kurumun web sitesinde yayınlaması olumlu bir yaklaşım tarzıdır.
SONUÇ VE ÖNERİ: Kurumun hazırladığı ve uyguladığı stratejik planda uygulama dönemi içinde üst yöneticinin yeni hizmet alanları öngörmesi ya da faaliyet planı değişikliğine gitmesi nedeniyle usul ve mevzuatına aykırı olarak değişiklikler yapılması uygulamasından vazgeçilmesi ve stratejik planın hazırlanma ve uygulanma evrelerinde konuya daha ciddi ve tutarlı yaklaşılması uygun olacaktır.
BULGU 68: Belediye idaresinin, vuku bulabilecek hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların personel ya da vatandaş tarafından belirlenen bir düzen içinde kendisine bildirilmesini sağlayacak herhangi bir yöntem ve mekanizma oluşturmadıkları anlaşılmıştır.
BULGU 68: Belediye idaresinin, vuku bulabilecek hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların personel ya da vatandaş tarafından belirlenen bir düzen içinde kendisine bildirilmesini sağlayacak herhangi bir yöntem ve mekanizma oluşturmadıkları anlaşılmıştır.
657 sayılı Devlet Memurları Kanunun amir hükümleri mucibince, herhangi bir usulsüz ya da hukuka aykırı karar, işlem ya da faaliyete rastlayan bir personelin söz konusu husus bildirmesi yasal bir gereklilik olmakla birlikte (ayrıca iç kontrol sistemin işlemesi için olmazsa olmaz bir koşul olan) bu yükümlülüğü nasıl yerine getireceğine ilişkin bir yol haritasına ilişkin iç düzenleme bulunmamaktadır.
