BULGU 52: Kurumda yapılan ilk incelemeler sonucunda; İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi yönünde, yürürlükteki İç Kontrol mevzuatı gereklerinin yerine getirilmediği ve İç Kontrol Eylem Planına uyulmadığı tespit edilmiştir.
BULGU 52: Kurumda yapılan ilk incelemeler sonucunda; İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi yönünde, yürürlükteki İç Kontrol mevzuatı gereklerinin yerine getirilmediği ve İç Kontrol Eylem Planına uyulmadığı tespit edilmiştir.
Maliye Bakanlığı, Kamu İdarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla gerekli standart ve temel şartları belirlemiş ve “Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği” adı altında 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayınlamıştır. Buna göre, Kurumun, “Kamu İç Kontrol Standartlarına” uyumlu bir İç Kontrol Sistemi oluşturmak üzere; yapması gereken çalışmaları belirlemesi, bu çalışmalar için eylem planını oluşturması, gerekli prosedür ve düzenlemeleri hazırlayarak söz konusu çalışmalarını en geç 31.12.2008 tarihine kadar tamamlaması gerekmekte olup, söz konusu eylem planı da…….Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından 21.07.2009 tarihinde M.43.0.KUT.0.34.01-3354 sayılı yazı ile sunulmuştur.
İç kontrol eylem planında tüm kamu iç kontrol standardı ve genel şartları birer birer ortaya konulmuş ve herbirinin karşısına ayrı ayrı mevcut durum, eylem kod no, öngörülen eylem veya eylemler, sorumlu birim veya çalışma grubu üyeleri, işbirliği yapılacak birimler, çıktı/sonuçlar, tamamlanma tarihleri ve açıklamalar tabloları bulunmaktadır. Dikkat çeken husus, her bir iç kontrol standardı ve genel şarta ilişkin mevcut durumun olumsuz olduğu kabul edilip bu durumun giderilmesi için çeşitli eylem ye da eylemler öngörülmesine ve söz konusu eylemler için bir takvim tarihi belirlenip tamamlanma tarihleri öngörülmesine rağmen, kurumda tarafımızca yapılan belge incelemeleri, şifahi görüşmeler ve edinilen izlenimlerde söz konusu eylem veya eylemlerden neredeyse hiçbirisinin tamamlanma tarihinde bitmediği görülmüştür. Eylem planında yer alması önerilen hususlar ilgili müdürlüklerle paylaşılmış ve bir anlamda söz konusu koordine içerisinde üst yönetici ile harcama yetkilileri aktif olarak yer almışlardır. Buna mukabil, görüştüğümüz harcama yetkililerin bu durumdan haberdar olmadıklarını söylemeleri dikkat çekici görülmektedir. İç kontrol eylem planı bu haliyle usulen hazırlanmış bir belge olduğu izlenimini vermektedir. Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç olarak ortaya herhangi bir kanun, yönetmelik, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listelerine rastlanılmaması kurumun iç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik taahhütlerini yerine getirmediğinin göstergesidir.
SONUÇ VE ÖNERİ: İç Kontrol Eylem planında, her bir iç kontrol standardı ve genel şarta ilişkin mevcut durumun olumsuz olduğu kabul edilip bu durumun giderilmesi için çeşitli eylem ye da eylemler öngörülmesine ve söz konusu eylemler için bir takvim tarihi belirlenip tamamlanma tarihleri öngörülmesine rağmen, tamamlanmayan eylem ve eylemlerin acilen tamamlanması yoluna gidilmesi uygun olacaktır.
BULGU 53: Mevcut İç Kontrol Eylem Planının halihazırdaki durumuyla hem şekil şartlarını hem de esasa yönelik içerik şartlarını tam anlamıyla ihtiva etmediği, planının ciddiyetine gölge düşürecek somut olmayan çıktı ve sonuçlar ile ifadeler içerdiği görülmüştür.
BULGU 53: Mevcut İç Kontrol Eylem Planının halihazırdaki durumuyla hem şekil şartlarını hem de esasa yönelik içerik şartlarını tam anlamıyla ihtiva etmediği, planının ciddiyetine gölge düşürecek somut olmayan çıktı ve sonuçlar ile ifadeler içerdiği görülmüştür.
İlkin İç Kontrol Eylem planının “mevcut durum” bölümünün ilgili standart ve genel şartları sağlayan mevcut uygulamaları tespit etse de, söz konusu standart ve genel şartları sağlayan mevcut mevzuat hükümlerini tespit ettiğini söyleyebilmek mümkün görülmemektedir. Ayrıca, mevcut düzenlemelerin iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlamada yetersiz kaldığı sonucuna varıldığını kabul ettiğimiz “mevcut durum” bölümü açıklamaları peşinen “öngörülen eylem ve eylemler” gerekçesi ile birlikte yapılacak idari düzenlemelere yer vermesi gerekmekte iken, ilk olarak “mevcut duru” açıklamaları iç kontrol sistemini makul güvenceyi karşılayıp karşılamadığı sorusunu karşılar mahiyette olmayıp, ayriyeten yeni idari düzenleme teklifleri yer de almaktadır. Ayrıca, “öngörülen eylem veya eylemler” kısmında yazılan spesifik eylemlerin mevcut durumlarıyla tümünün, açık bir şekilde, ilgili standartlar ve genel şartların amaçladığı hususların sürekli olarak varlığına ve işlerliğine güvence verecek düzenleme ve mekanizmaları içerdiklerini söyleyebilmek mümkün gözükmemektedir.
Eylem planının “sorumlu birim veya çalışma grubu” bölümüne ağırlıklı olarak “tüm birimler” gibi belirsizlik içeren bir ifadenin yazılması zaten uygulanmayan iç kontrol eylem planından kimin sorumlu olacağı sorusunu anlamsız kılmakta ve ilgili birimlerin eylem planının gereklerini yerine getirme konusunda motivasyon eksikliğine sahip olmalarına neden olacaktır. Esasında, aynı husus “işbirliği yapılacak birim” bölümlerinin doldurulması içinde geçerlik arz etmektedir.
Eylem planının “sorumlu birim veya çalışma grubu” bölümüne ağırlıklı olarak “tüm birimler” gibi belirsizlik içeren bir ifadenin yazılması zaten uygulanmayan iç kontrol eylem planından kimin sorumlu olacağı sorusunu anlamsız kılmakta ve ilgili birimlerin eylem planının gereklerini yerine getirme konusunda motivasyon eksikliğine sahip olmalarına neden olacaktır. Esasında, aynı husus “işbirliği yapılacak birim” bölümlerinin doldurulması içinde geçerlik arz etmektedir.
