BULGU 77: Hesap yılında ortaya çıkan ve kişilerden alacaklar hesabında takibi gereken tüm alacakların kaydedilmesini sağlayan kontroller bulunmakla birlikte bazı eksiklikleri de bünyesinde barındırdığ
BULGU 77: Hesap yılında ortaya çıkan ve kişilerden alacaklar hesabında takibi gereken tüm alacakların kaydedilmesini sağlayan kontroller bulunmakla birlikte bazı eksiklikleri de bünyesinde barındırdığı görülmüştür.
BULGU 77: Hesap yılında ortaya çıkan ve kişilerden alacaklar hesabında takibi gereken tüm alacakların kaydedilmesini sağlayan kontroller bulunmakla birlikte bazı eksiklikleri de bünyesinde barındırdığı görülmüştür.
Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, yıl sonu Kişilerden Alacaklar Hesabı ile (140) Gelecek Yıl Kişilerden Alacaklar Hesabı karşılaştırılıp denkliği kontrol edilmektedir. Yine aynı ekte görüleceği üzere, hesap yılında ortaya çıkan takipli alacaklar bilgisayar ortamında takip edilmektedir.
Yine Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, iş avansı olarak alınan tutarlar mevzuat gereği süresinde kapatılmadığı takdirde 140 hesabına alınarak ilgiliden tahsil yönüne gidilmektedir. İlgili birimde personel avansı verilmemektedir. İş Avansı, Personel Avansı olarak verilen avansların mahsubuna ilişkin sürenin takibi otomatik olarak yapılmamaktadır. Sürenin takibi personel tarafından yapılmaktadır.
Hesap yılından önceki yıl kapanış kaydı ile hesap yılı açılış kaydında yer alan tutar mizandan ve yevmiye kaydından karşılaştırılmış ve devir tutarının doğru girildiği görülmüştür. Hesap yılında ortaya çıkan ve bu hesapta takibi gereken alacakların listesi alınarak bilgisayar programından alınan verilerle karşılaştırılmış ve kayıtların tam ve doğru girildiği görülmüştür.
SONUÇ VE ÖNERİ: İş Avansı, Personel Avansı olarak verilen avansların mahsubuna ilişkin sürenin takibi otomatik olarak yapılmasının temini uygun olacaktır.
BULGU 78: Kişilerden Alacaklar Hesabına yapılan kayıtların ilgili olduğu dönemde gerçekleşip gerçekleşmediğini sağlayan kontroller bulunmaktadır.
BULGU 78: Kişilerden Alacaklar Hesabına yapılan kayıtların ilgili olduğu dönemde gerçekleşip gerçekleşmediğini sağlayan kontroller bulunmaktadır.
Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, Mali Hizmetler Muhasebe Servisi, kişi borcuna alınan ve servisinden kişi borcunun tahsiline yönelik talebi üzerine gecikmesi ile beraber tahsil yönüne gidilmektedir. Tahsilat izleme dosyalarına alacak sıra numarası verilmekte olup, ilgili birimden örnek olarak istenen tahsilat dosyalarının incelenmesinden muhasebeleştirilen işlemin gerçekten ilgili olduğu dönemde görüleceği üzere, Mali Hizmetler Muhasebe Servisi, kişi borcuna alınan ve servisinden kişi borcunun tahsiline yönelik talebi üzerine gecikmesi ile beraber tahsil yönüne gidilmektedir. Tahsilat izleme dosyalarına alacak sıra numarası verilmekte olup, ilgili birimden örnek olarak istenen tahsilat dosyalarının incelenmesinden muhasebeleştirilen işlemin gerçekten ilgili olduğu dönemde gerçekleşmiş olduğu tespit edilmiştir.
SONUÇ VE ÖNERİ: Söz konusu olumlu uygulamalara aynen devam edilmesi yerinde olacaktır.
BULGU 79: Kişi borcuna alınan rakamların fazla veya eksik hesaplanmasını engelleyen veya bu tür hataları tespit eden kontrollerin zayıf olduğu ve söz konusu hataları engelleyen spesifik bir sistemin bulunmadığı görülmüştür.
BULGU 79: Kişi borcuna alınan rakamların fazla veya eksik hesaplanmasını engelleyen veya bu tür hataları tespit eden kontrollerin zayıf olduğu ve söz konusu hataları engelleyen spesifik bir sistemin bulunmadığı görülmüştür.
Esasında kişi borçlarına alınacak tutarların eksik veya fazla olarak hesaplanmasını engelleyen spesifik bir sistem bulunmamaktadır. İlgili birimlerce bildirilen tutarın Mali Hizmetler Birimi’nce tahakkuku yapılmaktadır.
Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, kişi borçlarının kapatılması esnasında gecikme zamlarının doğru hesaplandığı incelenip, gecikme tutarının gecikme faiz gelirlerine alındığı anlaşılmıştır.
Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, kişilerden alacaklar hesabına ilişkin iş ve işlemlerin takibi ile ilgili bir bilgisayar programı mevcut olup, söz konusu bilgisayar programı ile yardımcı defterdeki raporlardan takip yapılagelmektedir.
Kişilerden alacaklar hesabı mali hizmetler muhasebe birimince takip edilmekte olup, Say2000i programı birimde bir kişi tarafından yerine getirilmektedir. Uygulamada iki ay öncesine kadar ki değişiklik, Say 2000i de değişiklik bilgisiyle yapılmaktadır. 2 aydan öncesi için değişiklik yapılabilmesi mümkün görülmemektedir. Diğer bir anlatımla, Kişi borçlarına ilgili olarak Say2000i sistemine yapılan girişlerin kontrolü sistem tarafından gerçekleştirilmektedir. Say2000i sistemi hatalı girişlerin düzeltilebilmesi amacıyla belirli bir süre içerisinde daha önceki kayıtlar üzerinde değişiklik yapılabilmesine izin vermektedir.
Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, incelenen tahsilat dosyalarına göre söz konusu dosyalar üzerinde anapara ve faiz hesapları doğru yapılmıştır.
Söz konusu mülakatlardan ve yaptığımız gözlemlerden edindiğimiz izlenime göre, kişilerden alacaklar hesabının tahakkukunda görevli personel yetkindir.
Ekteki belgelerde de görüleceği üzere, görüleceği üzere, kişilerden alacaklar hesabına ilişkin yapılan hesaplamaların ilgili olduğu birim amirince kontrol edilip onaylandığı görülmüştür. Buna mukabil, söz konusu hesap ile ilgili işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulduğuna ilişkin tevsik edici bir belgeye rastlanamamıştır.
SONUÇ VE ÖNERİ: Kişi borcuna alınan rakamların fazla veya eksik hesaplanmasını engelleyen veya bu tür hataları tespit eden kontrollerin güçlendirilmesi uygun olacaktır.
BULGU 80: Mevzuatın kişilerden alacaklar hesabında takibini öngördüğü alacakların, mevzuatın öngördüğü şekilde takip ve tahsilini sağlayan kontroller etkin çalışmaktadır.
