Rastgele seçilen 6038, 5019, 6939, 7430, 4297 ve 5275 numaralı ödeme emri belgeleri incelenmiştir ve mevzuata aykırı herhangi bir eksikliğe (eksik belge ye da eksik imzaya) rastlanmamıştır. Zira, söz konusu ödeme emri belgeleri üzerinde tarafımızdan yapılan kontrolde de ödeneğin var olduğu, fatura tutarının ödendiği, damga vergisinin doğru kesildiği, KDV ve gelir vergisi tevkifatının doğru yapıldığı, ekonomik kodun doğru girildiği ve eki belgelerin tamam olduğu görülmüştür.
Ön mali kontrol görevini ilgili birimlerde kim gerçekleştiriyor sorusuna doğrudan cevap verilememektedir. Zira, birim gerçekleştirme görevlileri ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmamaktadırlar. Ayrıca, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne çoğu birim tarafından herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş (örneğin ödenek aktarımları söz konusu olmakta, buna mukabil ön mali kontrol için mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmekte olan ödenek aktarım işi için bu tür bir yola başvurulmamaktadır). İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda yer alan limitleri aşan taahhüt ve ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi olunduğuna ilişkin sorumuza söz konusu limiti aşan miktarda taahhüt ve sözleşme tasarılarının olmadığı ve bu nedenle de ön mali kontrole gönderilmeyen taahhüt ve sözleşme tasarılarının üst yöneticiye raporlanması gibi bir gereklilik arz etmediğini belirtmektedirler.
Ön mali kontrol görevini ilgili birimlerde kim gerçekleştiriyor sorusuna doğrudan cevap verilememektedir. Zira, birim gerçekleştirme görevlileri ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmamaktadırlar. Ayrıca, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne çoğu birim tarafından herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş (örneğin ödenek aktarımları söz konusu olmakta, buna mukabil ön mali kontrol için mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmekte olan ödenek aktarım işi için bu tür bir yola başvurulmamaktadır). İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda yer alan limitleri aşan taahhüt ve ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi olunduğuna ilişkin sorumuza söz konusu limiti aşan miktarda taahhüt ve sözleşme tasarılarının olmadığı ve bu nedenle de ön mali kontrole gönderilmeyen taahhüt ve sözleşme tasarılarının üst yöneticiye raporlanması gibi bir gereklilik arz etmediğini belirtmektedirler.
Buna mukabil, ilgili ödeme emirlerine baktığımızda ve sorumlularla görüştüğümüzde bu ana kontrol sorusu altında ön mali kontrol eksikliğinden kaynaklanan şu hususlar tespit edilmiştir:
- Tutarı iki milyon TL’yi aşan yapım işlerine ilişkin taahhüt evrakı ile sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi tutulmadığı ve kurumda çoğunlukla taahhüt evrakının da düzenlenmediği anlaşılmıştır.
- Ödeme belgesine eki hakediş raporları, hakediş icmali, yapılan işler listesinde yer alan rakamların fatura ve sözleşme tutarlarıyla mutabakat sağlayıp sağlamadığına bakılmakta, buna mukabil fiyat farkı icmali, proje ve metrajlar ile taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları üzerinde ön mali kontrolün olmamasından kaynaklanan bir kontrol zafiyeti bulunmaktadır. Şu anda uygulanan diğer kontrollerde bu konuda sistematik değildir.
- Kurumda eksik veya yanlış bildirimleri tespit etmek amacıyla gerçekleştirme görevlileri tarafından yapılan bir kontrol yoktur. Yapılması gereken tüm kontroller mali hizmetler birimi üzerine bırakılmıştır. Bu nedenle de herkesin yapması gereken kontrolleri mali hizmetler yapmaya çalışmaktadır. Bu da hataların artmasına sebep olmaktadır.
Mali Hizmetler Müdürü (Muhasebe Yetkilisi) ………….ile yapılan görüşmede; ilgili harcama biriminde kontrol mühendisleri her gün sahaya çıkıp, işi yerinde gördüklerini, işçilere yönlendirmede bulunduklarını, personel itibariyle baktıklarını belirterek, puantajları günlük kontrol ettiklerini, buradaki bilgiler ve çalışmalar sonucu kontrol mühendisleri tarafından hazırlanan hak ediş dosyası gerçekleştirme görevlisi tarafından faturasına puantajına ve harcama belgesi yönetmeliğine göre evrakların tam olup olmaması bakımından kontrol edilmektedir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanan evrak harcama yetkilisi tarafından son kez kontrol edildikten sonra Harcama yetkilisi tarafından üst yazı ile ilgili başkan yardımcısına gönderilmektedir. Oradan da ödenmek üzere mali hizmetler müdürlüğüne gönderilmektedir. Ödeme için mali hizmetler birimine gelen evrak mali hizmetler birimine her gelen evrak gibi; Mali Hizmetler Müdürlüğüne geldiğinde önce bir görevli tarafından evrak numarası verilerek Mali Hizmetler Müdürü (Muhasebe Yetkilisi) ………..’a gönderiliyor. …………….gelen ödeme emrinin türüne göre ilgili kişilere havale etmektedir. Yapılan görüşmede bu ödemelerde herhangi bir sorumluluk mali hizmetlerde olmadığı için teferruatlı olarak bakılmadığını sadece, gelen evraklara, mahalli idareler bütçe ve muhasebe yönetmeliğinde yer alan ekler yönünden kabul tutanakları, rakamsal olarak fatura tutarı ile hak ediş tutarının aynı olması yönünden kesintiler yönünden ve imzaların tamam olup olmaması yönünden bakıldığı belirtilmiştir.
Ödeme belgesine ekli hakediş tutarları ile banka hesapları dekontlarının periyodik olarak mutabakatının yapılması konusunda; Her ödeme emrine, ilgili gönderme emri ve banka dekontu eklenerek ödeme emrine bağlanmaktadır. Örneklemlerde bu durum tespit edilmiştir.
Eksik veya yanlış kayıtları tespit etmek amacıyla mali hizmetler birimi tarafından ve harcama birimindeki gerçekleştirme görevlileri ve muhasebe yetkilisi tarafından yapılan kontroller konusunda; harcama birimi tarafından eksik veya yanlış kayıtları tespit etmek amacıyla kontrol mühendisi tarafından gönderilen evrakların ki bunlar puantajlar, fiyat farkı hesabının ve diğer ödeme için hazırlanan evrakların doğru olduğu kabul edilerek, (çünkü yapılan görüşmede kişiler işin bizzat başında bulundukları için gelen evrakların doğru olarak kabul edildiği belirtilmiştir.) sadece fatura var mı yok mu, harcama belgeleri tam mı diye bakılmaktadır. Mali Hizmetlerle yapılan görüşmede eksik veya yanlış kayıtları tespit etmek amacıyla mali hizmetler birimi tarafından normal rutin kontroller yapılmaktadır. Yani gelen hak ediş ekinde yer alan hak ediş tutarı ile fatura tutarı ve kesintiler kontrol edilmektedir. Yoksa onun harici fiyat farkı veya puantaj kontrolü şeklinde bir kontrol yapılmamaktadır. Ancak yapılan incelemede fiyat farkı kayıtlarının yanlış yapıldığı tespit edilmiştir. Ayrıca ödeme emirleri üzerinde muhasebe hesap kodlarının yer almadığı tespit edilmiştir.
