Management

4.7.Funcţia de control.

În procesul de conducere funcţia de control a fost apreciată de H.Fayol - controlul este un proces de verificare şi comparare a rezultatelor reale cu cele prognozate, planificate.

Funcţia de control poate fi divizată în subfuncţiile următoare:

1) controlul asupra realizării sarcinilor de către întreaga subdiviziune, sector, secţie, magazin;

2) controlul asupra îndeplinirii planului-program;

3) controlul asupra planului-normativă;

4) controlul asupra planului-procedură;

5) controlul asupra planului-metodă;

6) regulamentul muncii şi regimul de lucru (controlul asupra respectării lor);

7) controlul devizului de cheltuieli.

Controlul îndeplinirii planului e necesar să fie prognozat în acelaşi timp, când se alcătuieşte, se formează planul propriu zis. Anume la această etapă conducătorul trebuie să prevadă:

- Ce anume va trebui să fie supus controlului: cheltuielile, timpul executării, calitatea sau cantitatea;

- cine personal va efectua şi va răspunde de efectuarea controlului;

- cât de des, şi unde (În ce subdiviziune, secţie) se vor efectua operaţiile de control;

- metodele de control.

În timpul controlului, conducătorul e nevoit să îndeplinească şi funcţii de corectare sau rectificare. Necesitatea acestor operaţii e motivată de următoarele cauze:

- cusururile la etapa planificării;

- neajunsurile organizării îndeplinirii planului

- lipsesc mijloacele cuvenite, persoanele necesare;

- neajunsurile procesului de dirijare: subalternii n-au fost informaţi la timp şi concret cine şi ce trebuie să facă;

- neajunsurile motivării - lucrătorii nu sunt interesaţi în îndeplinirea planului;

- schimbarea situaţiei - economice, organizatorice, sociale.

În procesul de conducere, în timpul îndeplinirii funcţiei de control, conducătorul trebuie să ţină cont de următoarele principii ale controlului:

1) controlul trebuie să fie chibzuit şi cumpănit (nu e raţional de cheltuit 100 de lei, pentru al pedepsi pe un lucrător care a adus pagubă de 25 lei.);

2) controlul trebuie efectuat la timp;

3) controlul e necesar să fie operativ;

4) controlul e necesar să fie permanent.

4.8.Studii de caz: Stabilirea sistemului de control în organizaţie.

Scopul este de a ajuta studenţii să înţeleagă cum sistemul de control este integrat în organizaţie.

Nivelul 1. Activitate în echipe mici (25 minute).

Nivelul 3. Discuţii (20 minute).

Procedeul.

Nivelul 1. Profesorul va împărţi grupa în echipe mici. Fiecare echipă trebuie să analizeze Problema - situaţie de mai jos, apoi să completeze Matricea Sistemului de Control de la pag. 137. şi să răspundă la întrebări.

Problema - situaţie.

Dvs. lucraţi pentru o fabrică mică dar în ascensiune, care produce subansambluri pentru garduri. Organizaţia a crescut foarte repede, iar managerii n-au avut timp să studieze problemele controlului. Managerul va rugat să elaboraţi un plan de stabilire a sistemului de control.

Dvs. aţi decis să începeţi lucrul completând Matricea de Control care cere identificarea controlului necesar pentru cele 4 categorii de resurse - materiale, financiare, umane şi informaţionale.

Sunt 3 categorii de control. Prima categorie este Controlul Preliminar care controlează întrările în sistemul organizaţiei. A doua categorie este Controlul de Examinare care controlează procesele de transformare. A treia categorie este Controlul Posterior care controlează ieşirile din sistemul organizaţiei.

Sarcina Dvs. este de a completa Matricea de Control prin identificarea diferitor controale ce pot fi stabilite pentru cele 4 resurse la fiecare fază a controlului.

Nivelul 2. Reprezentanţii echipelor var prezenta constatările echipelor.

Întrebări pentru discuţie.

1. 
   Care din cele 4 resurse (materiale, financiare, umane şi informaţionale) este cea mai importantă pentru sistemul de control? De ce?
   
2. 
   Care din cele 4 resurse este cel mai puţin supusă controlului? De ce?
   

Matricea sistemului de control.
Fazele	Resursele naturale	Resursele financiare	Resursele umane	Resursele informaţionale
Controlul preliminar
Controlul de examinare
Controlul posterior