Unitatea de Pregătire a Președinției Consiliului UE (UPP UE)
Nr. V/171/16.04.2018
NOTĂ DE CLARIFICARE NR.1
Nr. de identificare: V1/244/16.04.2018
Titlul Contractului:
Servicii hoteliere pentru Summit Sibiu 2019
Cod CPV: 55110000-4 “Servicii de cazare la hotel”
Servicii, Anexa 2 la Legea nr. 98/2016
Linia de finanţare:
Bugetul alocat pentru organizarea Președinției României la Consiliul UE 2019
Buget (lei fără TVA):
460.900 lei fără TVA
Beneficiar final:
Ministerul Afacerilor Externe
Întrebarea
Răspunsul
In cazul formularelor,- nr de inregistrare este de la Ofertant sau ramane necompletat? Si Data- data completarii sau data cand se depune?
Singurul formular din cadrul Secţiunii A3: „Formulare” a documentaţiei de atribuire unde se solicită număr de înregistrare este Scrisoarea de intenţie – Formular nr. 6, care se înregistrează de către ofertant şi reprezintă numărul de înregistrare al ofertei operatorului economic.
În acest sens, la cap. IV.4.3. Modul de prezentare a ofertei, s-a specificat Scrisoarea de înaintare (Formular nr. 6). Pentru a se asigura corespondenţa denumirilor se modifică denumirea formularului în Scrisoarea de intenţie (Formular nr. 6) conform modelului prezentat în Secţiunea A3: „Formulare” a documentaţiei de atribuire.
Scrisoarea de intenţie (Formular nr. 6) însoteşte oferta operatorului economic şi se prezintă separat în afara plicurilor cu documentele ofertei.
Formularul nr 5- la ce se refera: 8. Principala piata a afacerilor:??
La Formularul nr. 5, punctul 8, sintagma „Principala piata a afacerilor” – se referă la ramura de activitate principală a operatorului economic.
Formularul nr 6 - Referitor la anunţul pentru solicitarea de oferte nr. ........... din data ................., publicat în ................................ ne exprimăm intenţia de a participa, în calitate de ofertant, la procedura de achiziţie publică pentru atribuirea contractului……………………. ( va rog sa-mi comunicati ce trebuie completat in zonele marcate cu galben.)
Formular nr. 6 – Referitor la anunţul pentru solicitarea de oferte (anunţul de participare) nr. V1/208/02.04.2018, publicat în secţiunea Achiziţii publice, pe site-ul MAE www.mae.ro, ne exprimăm intenţia de a participa, în calitate de ofertant, la procedura de achiziţie publică pentru atribuirea contractului „Servicii hoteliere pentru summit Sibiu 2019”.
Va rog sa precizati ce aspecte trebuiesc completate la FORMULARUL PENTRU PROPUNEREA TEHNICĂ - rubrica Note, remarci, referiri literatura tehnică
În Formularul pentru Propunerea Tehnică la rubrica Note, remarci, referiri literatura tehnică, se solicită, dacă este cazul, precizarea eventualelor standarde / normative tehnice din legislaţia în vigoare şi / sau din domeniul hotelier, ca argument pentru susţinerea modului de îndeplinire a cerinţelor solicitate de autoritatea contractantă prin documentaţia de atribuire.
Ce prevede, ca si facilitate hoteliera - sistem apelare de urgență (va referiti la existenta unui telefon de pe care se poate apela 112 ?)
În Secţiunea A4 a documentaţiei de atribuire: Caietul de sarcini (specificaţii tehnice), la capitolul II.3 „Obligaţii care revin prestatorului de servicii hoteliere”, punctul 11, s-a solicitat asigurarea unui serviciu telefonic de asistenţă, destinat rezolvării situaţiilor de urgenţă, precum şi a oricăror alte aspecte legate de cazările respective care va fi disponibil pe toată perioada cazării.
Prin această cerinţă se înţelege acordarea de către prestator, cu prioritate, eventual în cadrul departamentului de recepţie a hotelului, a asistenţei necesare persoanelor cazate, pentru rezolvarea tuturor problemelor ce pot apare pe perioada cazării.
Grila de evaluare ( formularul 7.1 a) se completeaza tot de catre noi sau de catre evaluator?
Grila de evaluare (formular nr. 7.1a/b/c) este un instrument de lucru al comisiei de evaluare în etapa de evaluare a propunerii tehnice şi NU SE COMPLETEAZĂ DE CĂTRE OFERTANT.
Formularul nr 8 - Declaraţie privind acceptarea clauzelor contractuale – trebuie sa selectam una dintre clauze sau? Care sunt clauzele speciale?
- ne insusim clauzele contractuale obligatorii stabilite de autoritatea contractanta:
- suntem de acord cu prevederile Clauzelor contractuale speciale cu urmatoarele amendamente*)
a) ......................
b) ......................
..........................
Prin completarea şi semnarea Formularului nr. 8 – „Declaraţie privind acceptarea clauzelor contractuale”, operatorul economic declară că este de acord cu clauzele contractuale obligatorii şi speciale (specifice) formulate de autoritatea contractantă în acordul cadru / contractul subsecvent (Secţiunea B din documentaţia de atribuire) şi că nu are completări / modificări la acestea.
Dacă operatorul economic nu are amendamente la clauzele propuse de autoritatea contractantă va preciza „NU ESTE CAZUL”.
Formularul 9 - daca nu exista subcontractanti - nu se completeaza si nu se depune sau cum se procedeaza cu acest formular?
În cazul în care nu există subcontractanţi nu există obligaţia completării Formularului nr. 9 – Informaţii privind partea din contract pe care operatorul economic are intenţia să o subcontracteze.
Pentru o mai buna intelegere, care sunt efectiv formularele / documentele care trebuiesc trimise completate din tot anuntul de participare?
Formularele care trebuie completate de către operatorul economic sunt cele menţionate în Secţiunea A3: Formulare, din documentaţia de atribuire.
Mai exact, formularele care trebuie completate obligatoriu sunt:
- Formular nr. 1: Declaratie privind neîncadrarea în prevederile art. 164 din Legea 198/2016;
- Formular nr. 2: Declaratie privind neîncadrarea în prevederile art. 165 din Legea 198/2016;
- Formular nr. 3: Declaratie privind neîncadrarea în prevederile art. 167 din Legea 198/2016;
- Formular nr. 4: Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 60 alin. (1) din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice;
- Formular nr. 7.2: Declaratie privind respectarea obligatiilor referitoare la conditiile de munca si protectia muncii;
- Formular nr. 8: Declaraţie privind acceptarea clauzelor contractuale;
- Formular nr. 11: Formular de oferta;
- Formular nr. 11.1: Centralizator de preturi Anexa la Formular 11 (Formularul de oferta);
Formulare cu caracter opţional (se completează dacă este cazul):
- Formular nr. 9: Declaratie privind lista cu subcontractanţii şi specializarea acestora;
- Formular asociere – Model ACORD DE ASOCIERE.
Acordul cadru de servicii are 2 rubrici pentru promitentul prestator. Avand in vedere ca, hotelul este singurul ofertant, cum procedam?
Autoritatea contractantă a precizat posibilitatea încheierii acordului cadru:
• minim un operator economic şi maxim 2 (doi) operatori economici pentru lotul nr. 1;
• minim un operator economic şi maxim 3 (trei) operatori economici pentru lotul nr. 2;
• minim un operator economic şi maxim 3 (trei) operatori economici pentru lotul nr. 3.
În cazul în care, la procedura de achiziţie se prezintă doar un operator economic cu ofertă admisibilă, acordul cadru se va completa în mod corespunzător şi se vor trece datele prestatorului respectiv.
Acordul de asociere se completeaza sau nu, in cazul in care ofertantul nu se asociaza cu nimeni? Daca nu se completeaza, nu se depune sau se depune necompletat?
Aşa cum s-a precizat şi la punctul nr. 9, acordul de asociere este un formular cu caracter opţional şi nu se completeazăşi nu se depune dacă operatorul economic nu depune ofertă în asociere cu alţi operatori economici.
In cadrul clauzelor obligatorii, pc 7- pret unitar; la 7.1 exista 2 valori de minim si maxim. Avand in vedere ca oferta are un singur pret, cum completam? Acelasi intrebare si pentru pc 10 .
Clauzele din acordul cadru şi contractul subsecvent (Secţiunea B) nu se completează în această etapa a procedurii de către operatorul economic.
Acordul cadru şi contractul subsecvent se semnează cu ofertantul / ofertanţii declaraţi câştigători, după finalizarea etapei de evaluare a ofertelor.
La pct 11, subpunctul 11.4 din acord- la ce se refera clauza stipulate in galben? In conditiile in care promitentul prestator nu are efectiv in structura nr maxim de camera solicitat, cum poate sa-l asigure? Din aceasta clauza reiese ca este obligat sa asigure nr maxim din lot, insa , in cazul nostrum, daca nu dispunem de ele, si nici nu le-am ofertat, cum am putea sa le asiguram?“ 11.4. Promitentul-prestator se obliga ca pe perioada Summitului de la Sibiu, (8-10 mai 2019, pentru Loturile 1 şi 2, precum şi 27aprilie -11 mai 2019, pentru Lotul nr. 3) să ofere exclusivitate achizitorului în ceea ce priveşte numărul maxim de unităţi de cazare aferente lotului pentru care a fost desemnat câştigător şi care urmează a fi rezervate, în baza prezentului acord-cadru şi a contractelor subsecvente ulterioare, nerespectarea acestei obligaţii de către prestator dând dreptul achizitorului de a considera reziliat în mod unilateral, atât acordul-cadru cât şi contractul/ele subsecvent/e, cu plata de daune – interese.
Operatorul economic nu trebuie să aibă în structura hotelului numărul maxim de apartamente / camere solicitate de autoritatea contractantă în cadrul unui lot de servicii.
Conform prevederilor documentaţiei de atribuire (Secţiunea A4: Caietul de sarcini), cerinţa minimă pe care operatorul economic trebuie să o îndeplinească este să dispună de:
- minim 50 de camere în cadrul hotelului;
Pentru lotul nr. 2:
- minim 5 apartamente în cadrul hotelului;
- minim 50 de camere în cadrul hotelului;
Pentru lotul nr. 3:
- minim 80 de camere în cadrul hotelului;
Operatorul economic va completa formularele de propunere tehnică şi propunere financiară cu numărul minim sau maxim de apartamente / camere pe care le poate oferta, cu respectarea cerinţelor tehnice din caietul de sarcini cu privire la tipul de apartament / cameră solicitat.
Astfel, dacă ofertantul câştigător clasat pe primul loc nu are capacitatea de a oferi cantitatea minimă sau maximă de spaţii de cazare solicitate de autoritatea contractantă, se va solicita completarea necesarului de spaţii de cazare ofertantului / ofertanţilor clasat / clasaţi pe locul / locurile următoare, după caz, până la completarea cantităţii minime / maxime de care autoritatea contractantă are nevoie.
Contractul subsecvent - cand se semneaza si in ce conditii?
Contractul / contractele subsecvent / subsecvente se vor semna în baza acordului cadru, cu operatorii economici parte / părţi la acordul cadru, în conformitate cu condiţiile obiective stabilite în acordul cadru, privind partea din contract pe care fiecare ofertant urmează să o îndeplinească în cadrul contractului subsecvent.
Se estimează semnarea contractelor subsecvente în luna ianuarie 2019 pentru evenimentul ce va avea loc în luna mai 2019, cu prilejul organizării Summit-ului UE la Sibiu.
La formularul de oferta va rog sa precizati in ce situatie trebuie sau nu sa depunem oferta alternativa, precum si care este valabilitatea ofertei, astfel incat sa fim eligibili, 120 zile?
Deoarece autoritatea contractantă nu a precizat în anunţul de participare posibilitatea depunerii de oferte alternative, nu se permite depunerea ofertelor alternative.
Prin urmare, în FORMULARUL DE OFERTĂ la punctul nr. 5 se va bifa opţiuneaNU DEPUNEM OFERTĂ ALTERNATIVĂ.
Perioada de valabilitate a ofertei este de 120 de zile de la data deschiderii ofertelor (23.04.2018).
Perioada de valabilitate a ofertelor prevăzută în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire a fost stabilită astfel încât să cuprindă toate etapele până la momentul încheierii contractului / acordului cadru.
Care sunt documentele care trebuiesc depuse la oferta? ( ex: certificatul de clasificare, certificate ISO +?)
Documentele care trebuie depuse de către operatorul economic sunt precizate în Secţiunea A2: Fişa de date a achiziţiei (a se vedea capitolul IV.4.3 Modul de prezentare a ofertei).
Mă/Ne angajez/angajăm să menţin(em) această ofertă valabilă pentru o durată de ____________________________ zile (durata în litere şi cifre), respectiv până la data de _____________ (ziua/luna/anul) şi ea va rămâne obligatorie pentru mine/noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.
Conform precizărilor de la punctul nr. 15, perioada de valabilitate a ofertelor se calculează de la data deschiderii ofertelor, respectiv trebuie să fie de 120 de zile de la data deschiderii ofertelor.
|_| depun(em) ofertă alternativă, ale carei detalii sunt prezentate într-un formular de ofertă separat, marcat în mod clar „alternativă”/”altă ofertă”.
|_| nu depun(em) ofertă alternativă.
Conform precizărilor de la punctul nr. 15 se va bifa opţiunea NU DEPUNEM OFERTĂ ALTERNATIVĂ.
