Ministère de lEconomie, des Finances et de lIndustrie

3.3travail coopératif

On arrive ici à la partie la plus importante pour la plupart des entreprises, quel que soit leur taille ou leur secteur d'activité

3 niveaux semblent devoir être distingués ici :

• 
  à l'intérieur de l'entreprise,
  
• 
  avec les partenaires de l'entreprise
  
• 
  dans le cadre d'un réseau d'entreprises
  

Les technologies qui permettent le fonctionnement de l'internet peuvent également être utilisées pour le traitement, le transfert et les stockage des informations à l'intérieur de l'entreprise

La seule différence par rapport à l'Internet réside dans le fait que ces informations ne sont pas librement accessibles:

• 
  on appelle cela un Intranet quand l'accès aux informations est limité au personnel d'une entreprise
  
• 
  et un extranet quand cette information est accessible au niveau d'un réseau d'entreprises
  

3.3.1A l'intérieur de l'entreprise l'Intranet

3.3.1.1premier pas: donner à chaque salarié de l'entreprise une adresse électronique

L'e-mail, outre ses fonctions d'outil de communication avec l'extérieur, est déjà un premier outil pour la conduite de projet, un moyen pour rendre l'information plus accessible ou pour communiquer avec les clients avant de passer à une véritable messagerie

Pour ceux qui ont des contacts extérieurs, surtout internationaux, il s'agit là en outre d'un signe de reconnaissance dont l'importance dépasse l'aspect fonctionnel

Aujourd'hui chaque jour de nouveaux fournisseurs proposent des formules d'adresses Internet gratuites et même comme nous l'avons vu plus haut des accès Internet gratuits : l'obstacle ne peut en aucun cas être considéré comme financier.

Bien entendu, pour des raisons commerciales, il peut apparaître souhaitable assez rapidement d'avoir une adresse de la forme prénom-nom@nom-de-l'entreprise.com qui n'est pas gratuite, mais en tout état de cause, nous avons vu l'intérêt majeur qu'il y avait à acheter un domaine au nom de son entreprise.

Cette forme de messagerie ouvre déjà des possibilités de travail collectif dont on découvre chaque jour les nouvelles potentialités, même pour des personnes travaillant à faible distance l'une de l'autre (transmission de documents que l'on peut retravailler) et a fortiori pour les entreprises éclatées sur plusieurs sites

Par exemple entre les différents services de l'entreprise au cours du développement d'un produit :C'est ce que fait TOPAL, entreprise de levage de la région lyonnaise www.topal.com

3.3.1.2Développer un Intranet ?

Au delà des échanges d'information par le biais d'une messagerie il apparaît très vite nécessaire de donner des outils permettant aux acteurs de l'entreprise de partager des informations (financières, techniques, commerciales, annuaire, …). Il s'agira de sites web internes, de bases de données, …

Bien entendu la confidentialité de ces données conduit à les préserver des regards des indiscrets : ce réseau interne, utilisant les techniques de l'Internet mais rendu inaccessible aux personnes n'appartenant pas à l'entreprise, a été nommé INTRANET.

Cette option semble s'imposer, sans délais, si l'entreprise dispose en interne de réseaux informatiques :

Il est aujourd'hui clair que les technologies Internet vont révolutionner toute l'informatique interne des entreprises : il va permettre d'échapper aux logiques "propriétaires", avec les surcoûts de développement, les cloisonnements, la difficulté technique et les coûts énormes des passerelles permettant de faire communiquer entre elles des applications (ainsi que la non-pérennité du suivi).

Comme pour les sites web que nous avons vus dans le chapitre précédent, on peut distinguer plusieurs niveaux, plusieurs phases dans le développement d'un Intranet

Depuis l'Intranet "plaquette" (simple journal d'entreprise pour les personnes situées "dans les bureaux") jusqu'au stade où l'Intranet devient l'endroit où l'information se crée, circule et se capitalise, les décisions se prennent, l'intelligence collective de l'entreprise se développe, en un mot le système nerveux de l'entreprise.

Là encore l'engagement fort et personnel du patron est indispensable (car il s'agit plus d'organisation des taches et des pouvoirs que de technologie).

L'appropriation par chacun, qui passe par un processus plus biologique que cartésien ne peut se développer que dans la durée (Philippe Contal estime à 2 ans le temps nécessaire pour une véritable intégration à la culture de l'entreprise).

82% des actifs connectés s'accordent à considérer cet outil comme un élément essentiel dans l'organisation de leur travail au quotidien. Ipsos «Internet au bureau» www.canalipsos.com/articles_fr/0601/internet_bureau.htm juin 2001

3.3.1.3L'Intranet zombie : le e-journal d'entreprise

Il est à l'Intranet ce que le web zombie est au web : un outil de "com" qui consiste à mettre le journal d'entreprise sur le site web éventuellement agrémenté de la possibilité d'inscrire les enfants du personnel aux colonies de vacances. Il est géré par la direction de la communication interne

L'Intranet Zombie est limité aux employés du siège social et n'est pas accessible par les "nomades"

Comme pour le web zombie il faut sans doute en passer par là dans la phase d'apprentissage mais ne pas y rester trop longtemps.

3.3.1.4Les Intranets de première génération : la communication interne

3.3.1.4.1Un point clé, donner l'accès à tous les sites d'implantation et au personnel nomade: les VPN

Un Intranet véritable a pour objectif d'accroître l'efficacité de chaque membre de l'entreprise et au premier chef de ceux qui sont au contact du client et des partenaires de l'entreprise: commerciaux, techniciens de maintenance, personnel de chantier,…

Ils ont besoin de pouvoir s'appuyer sur toutes les compétences de l'entreprise pour être en mesure de répondre au mieux aux exigences de ceux-ci et ils sont en même temps à la source des informations clé:, prise de commandes, informations sur la concurrence, dysfonctionnement du matériel livré, demandes du marché…

Différentes solutions, de niveau de sécurité de garantie de débit (et de coûts) différents sont possibles pour ce WAN (Wide Area Network):

• 
  la location de liaisons spécialisées qui permet d'assurer la maîtrise de la circulation des paquets IP, et donc du débit, mais si cette solution permet de relier plusieurs sites elle ne règle pas le problème des nomades
  
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  les réseaux de lignes spécialisées virtuelles crées par le protocole PPTP (Point to Point Tunneling Protocol) assurent une sécurité logicielle en isolant les flux de données grâce à une protection par cryptage ( protocoles SSL, SSH ou IPSEC) c'est le choix fait par exemple par Ubisoft pour sa liaison à 10 Megabit/s avec les USA, beaucoup moins onéreuse qu'une ligne louée.
  

"M.Tunnel de Matranet a été le premier outil de chiffrement de forte puissance autorisé en France avec une clef de 168 bit" déclare son patron Fabrice Bourdeix

IPSec, SSL, SET... voir le Dossier ATICA www.atica.pm.gouv.fr/dossiers/documents/secu_e-business.shtm

Aujourd'hui la libéralisation de la cryptologie va permettre que se développent, comme dans les autres pays de l'OCDE, ces réseaux que l'on appelle VPN (virtual private network)

Ceux-ci utilisent l'Internet (avec les avantages de coût mais aussi d'accès par toute prise téléphonique ou GSM sans programmation préalable) Les VPN, tout en étant moins onéreux que les lignes privées et permettant un accès nomade, assurent une sécurité bien supérieure aux simples réseaux de lignes louées grâce au cryptage et à la signature électronique des messages et des requêtes. Voir www.vpnc.org

Christian HUITEMA Chief scientist des Bell laboratories www.bell-labs.com soulignait en janvier 99 à Autrans que le développement massif des VPN a été la principale (bien que par définition discrète) évolution de l'Internet aux USA en 1998. Ils devraient selon certaines estimations représenter les 3/4 du trafic Internet total

Les récentes évolutions des terminaux nomades en augmentent tout à la fois l'ergonomie et la puissance et permettent un véritable décollage du m-business

Les entreprises américaines basculent aujourd'hui massivement sur les Intranet et y consacraient 25 % de leurs budgets informatiques en 1999.

Après Chrysler, Renault a signé en 1998 avec Netscape un contrat visant développer un Intranet permettant à plusieurs dizaines de milliers de postes d'y accéder

Didier Lambert, directeur informatique d'Essilor déclarait¹⁶ "le passage à l'Intranet s'est fait sans douleur particulière et, surtout de façon économique, dans la mesure où nous avions une architecture informatique saine : quelques dizaines de milliers de francs pour les serveurs et quelques heures d'informaticiens par mois pour les mises à jour".

Comme beaucoup il se refuse à s'engager sur le terrain du calcul de rentabilité : "trop de tâches ne sont plus comparables. Et surtout, l'arrivée de cet Intranet s'inscrit dans une stratégie de globalisation de l'entreprise au niveau mondial"

Ils comportent en général les fonctionnalités suivantes :

3.3.1.4.2une messagerie interne : l'annuaire, la norme LDAP

C'est évidemment le premier pas qui permet de savoir "qui fait quoi" et de pouvoir communiquer avec les autres membres de l'entreprise

la norme "LDAP" www.umich.edu/~dirsvcs/ldap/ldap.html permet de structurer les annuaires d'entreprise (y compris les droits d'accès à l'information) et de faciliter la constitution d'annuaires globaux par la réunion d'annuaires de services ou de filiales (ou de partenaires comme nous le verrons plus loin avec les extranets)

Cet annuaire peut comporter de très nombreuses informations sur lesquelles un moteur peut faire des recherches (compétences, expérience professionnelle, langues parlées, pays connus,…) est déjà un premier outil de gestion des compétences ("knowledge management").

3.3.1.4.3Un réseau téléphonique IP

Les technologies de l'Internet permettent de substantielles économies, à la fois sur le coût des communications et sur celui du câblage des locaux : un seul câblage suffit pour les données et pour le téléphone. Le PABX devient un PC ou un routeur (c'est ce concept qui a fait le succès de la start-up Odisei www.odisei.com récemment rachetée par le groupe américain 8*8)

3.3.1.4.4Un site web avec un portail d'accueil, des forums ou news group et un moteur de recherche

Ce site offre des informations sur l'entreprise et en particulier les news (nouveaux contrats, arrivée de nouveaux membres du personnel, sortie d'un nouveau produit, cours de bourse de la société), il donne un accès à la "bibliothèque" de l'entreprise (catalogue des produits, documentation technique,…)

L'accès à ce site est en général personnalisé, ce qui permet à chacun de pouvoir s'orienter rapidement parmi les services offerts (des entreprises comme Mediapps &&w ont développé des logiciels qui permettent une génération automatique de tels portails personnalisés)

Un moteur de recherche permet de retrouver les informations quelle que soit leur localisation (forum, news, web, base de données, news group, notes internes en traitement de texte, bibliothèque, …)

Il permet de télécharger les outils logiciels (bureautique, outils de CAO, …)

Les forums ne fonctionnent en général que s'il y a un bon animateur sachant user intelligemment de l'envoi de messages aux membres du groupe pour attirer l'attention de tel ou tel sur un sujet qui doit l'intéresser

Une des difficultés souvent rencontrées pour le bon fonctionnement des forum, rappelée par Christian Lainé est celle de la hantise de la faute d'orthographe qui inhibe la "prise de parole" notamment pour les cadres. Dans les groupes multinationaux la difficulté est partiellement tournée par une langue pivot et un système de traduction automatique.

3.3.1.4.5des fonctions "secrétariat général"

C'est une fonction importante des intranets de première génération, permettant des économies administratives substantielles: organisation des déplacements et des remboursements des notes de frais, inscription aux formations, gestion des congés, organisation des réunions et réservations de salles, offres d'emploi à l'intérieur du groupe, …

Des sites comme Ismap www.ismap.com, Maporama www.maporama.com, Viamichelin www.viamichelin.com ou Sytadin www.sytadin.equipement.gouv.fr ont été conçus pour aider à organiser les déplacements. A partir d'une simple adresse, il est possible d'obtenir des itinéraires, de consulter les cartes des villes en France ou en Europe et d'être informé sur l'état de la circulation en temps réel. Les cartes et itinéraires peuvent être imprimés, envoyés par e-mail à des clients et même téléchargés sur un assistant personnel.

Dans ce cadre, profitant de ces infrastructures certaines entreprises offrent à leur personnel des services extérieurs en les faisant profiter de la capacité d'achat de l'entreprise : par exemple Dressmart (emporté depuis par une crise de croissance) proposait sur les intranets de Merril Lynch, KPMG ou Andersen Consulting des vêtements correspondant aux "normes" définies par leur employeur

Voire même des conseils fiscaux (Hervé Thermique), ou médicaux (Microsoft avec le projet "virtual clinic" qui se donne pour objectif d'éviter des visites superflues chez le médecin qu'ils évaluent à 20 à 30%)en ligne

3.3.1.4.6un système "Push" pour apporter à chacun l'information dont il a besoin

Une newsletter apporte à chacun, en fonction de ses centres d'intérêt, les informations qui lui sont utiles: revue de presse, dépôt de brevet, modification du site d'un concurrent,…)

Un système d'alerte peut être également mis en place pour certains métiers (finance, achat de matière première, accident,…)