Mémoire d’étude- janvier 2006

6.Le budget et l’image animée

Créer un fonds audiovisuel, en assurer la gestion, le renouvellement et le développement a un coût.

D’après la section « Audiovisuel et multimédia » de l’I.F.L.A., « un budget distinct pour le développement des collections, la maintenance régulière, le rangement, la réparation et le remplacement du matériel, est nécessaire. Il devrait être établi sur la base d’une part définie du budget alloué aux collections et au matériel de la bibliothèque, et en rapport avec le volume total des collections. La répartition budgétaire devrait être revue chaque année afin de répondre aux changements rapides dans le secteur des nouvelles technologies (une durée d’amortissement de 5 ans et bien trop longue dans ce domaine) »¹⁵⁴.

La réalité est encore loin d’atteindre ces objectifs idéaux.

Notre enquête révèle des écarts très importants entre les parts budgétaires accordées aux ressources audiovisuelles d’un S.C.D. à l’autre¹⁵⁵. Ces parts varient en fonction du nombre de documents et du matériel à maintenir, et selon le développement souhaité pour le fonds.

Les ressources audiovisuelles font parfois office de « tampon budgétaire », afin d’assurer la dépense de la totalité du budget en fin d’exercice¹⁵⁶.

Les modes d’allocation sont moins variables. Les S.C.D. n’attribuent quasiment jamais les budgets sur un critère unique, afin d’éviter que les responsables se focalisent sur un seul aspect du fonds, au détriment d’autres offres et services.
Envisager une ligne budgétaire distincte pour le fonctionnement documentaire des fonds audiovisuels améliore considérablement leur gestion¹⁵⁷. Les logiciels de gestion budgétaire créent ainsi une ligne « audiovisuel » spécifiquement pour le service. Elle est le plus souvent identifiée de manière artificielle pour faciliter le pilotage budgétaire, avant d’être refondue dans la ligne unique de budget documentaire du S.C.D.
La gestion budgétaire de la documentation audiovisuelle varie en fonction de l’organisation du travail. Lorsque le fonds est géré par un responsable identifié, c’est cette personne qui est en charge de la gestion du budget. Dans les collections multisupports, les différents acquéreurs disciplinaires se partagent la ligne budgétaire. Un coordinateur peut être désigné pour gérer les dépenses et assurer une répartition cohérente du budget par discipline.
Les sommes allouées spécifiquement aux fonds audiovisuels ne dépassent pas 90.000 € : les marchés sont passés par des procédures allégées¹⁵⁸ qui permettent de multiplier les fournisseurs.

7.Le personnel et l’image animée

7.1.La communication interne, levier de motivation du personnel

Assurer la bonne gestion d’un fonds ou partager la gestion d’un support avec d’autres acquéreurs disciplinaires est plus aisé dans une équipe soudée et motivée.

Dans les « espaces audiovisuels », le responsable d’équipe assure une coordination des tâches et la mutualisation des savoirs et des compétences.

Dans les S.C.D. aux collections multisupports, la communication interne agit comme un levier de motivation efficace. Le coordinateur budgétaire est chargé de faire circuler les informations sur les vidéogrammes et de garder l’équipe des acquéreurs mobilisée.

7.2.Formations

7.2.1.Formation documentaire

La formation initiale du personnel ne suffit pas à la prise en main d’un fonds. Pour la compléter et l’affiner, la formation continue et le suivi de formation du personnel sont prévus par le responsable du fonds ou de la section multisupports en concertation avec le correspondant formation du S.C.D.
Les résultats de notre enquête indiquent que les premières demandes de formation concernent les compétences documentaires, le catalogage des images animées, et les techniques de création et de gestion d’un fonds audiovisuel.

Les formations à la sélection de documents, et notamment de documentaires, arrivent dans un second temps. Elles visent à doter le personnel acquéreur d’une culture cinématographique générale et de savoir-faire qui lui permettent de choisir les documents avec efficacité.

Ces besoins se doublent d’une forte demande de formation juridique.

Enfin, un dernier type de besoin, nettement plus rare, concerne les formations spécialisées sur une discipline, un genre ou un support spécifique.

En règle générale, les formations regroupent, dans des cycles longs ou de courtes journées d’étude, du personnel de bibliothèques de lecture publique et de bibliothèques universitaires. Les professionnels les plus formés regrettent souvent cette mixité, mais les bibliothécaires universitaires restent trop discrets pour remédier à cette situation, malgré la bonne volonté des organismes et des associations. Par exemple, les demandes formulées par les professionnels des bibliothèques universitaires auprès de l’association Images en Bibliothèques ont abouti en 1995 et 1997, mais n’ont pas été poursuivies par les S.C.D.

Un engagement plus important permettrait d’ouvrir des créneaux de formation plus spécialisés et de faire ressortir les particularités universitaires.

Ces formations demandent à être enrichies au niveau personnel par autoformation et grâce à la participation à des réseaux de discussion professionnels, à des festivals, et à des stages dans d’autres S.C.D.

7.2.2.Formation technique

Les formations techniques proposées sont souvent trop pointues pour le personnel des bibliothèques, ou trop rapides lorsqu’elles sont fournies avec la livraison des appareils de visionnage. Une base technique est cependant nécessaire pour faire face aux petites difficultés du quotidien, mais aussi pour sensibiliser le personnel aux évolutions en cours.

7.2.3.Formation juridique

Les S.C.D. et les services juridiques des universités attachent une importance croissante à la sensibilisation sinon à la formation juridique du personnel responsable et acquéreur en charge des fonds audiovisuels.

Les organismes formateurs proposent très régulièrement des programmes, de diverses formes et durées, sur ce sujet.