Mémoire d’étude – janvier 2007

Table des annexes

Annexe 1 : Rapport de stage 97

Annexe 2 : Le service d’information documentaire comme système ouvert 102

Annexe 3 : Questionnaire d’évaluation 103

Annexe 4 : Article pour le Bulletin de la Faculté de médecine de l’Université de Sherbrooke 105

Annexe 5 : Matrice SWOT (strengths, weakness, opportunities, threats) 107

Annexe 6 : Liste des sigles 108

Annexe 1 : Rapport de stage

Ma participation aux activités de la Bibliothèque des sciences de la santé de l’Université de Sherbrooke du 4 septembre au 24 novembre 2006 a pris trois formes principales :

• 
  la participation à l’activité quotidienne de la bibliothèque ;
  
• 
  l’accompagnement de la responsable dans ses tâches de direction ;
  
• 
  la mise en place d’un nouveau service.
  

1.L’activité quotidienne de la bibliothèque

Afin d’avoir une vue d’ensemble des tâches de chaque membre de l’équipe et de l’organisation du travail, j’ai pu prendre part à toutes les tâches de la bibliothèque, en particulier au début du stage. Après la présentation, par la responsable, de l’établissement, de son contexte, de l’équipe et de leurs fonctions, j’ai donc eu l’occasion de suivre le circuit de communication des documents en :

• 
  effectuant le prêt et le retour des livres sur le logiciel Unicorn ;
  
• 
  rangeant des monographies classées selon la National Library of Medicine classification (section QZ à WZ de la Library of Congress Classification), et des périodiques selon l’ordre alphabétique ;
  
• 
  observant le fonctionnement du service du PEB avec Docline et Colombo (logiciel VDX) ;
  
• 
  localisant des ouvrages avec Amicus (pancatalogue des bibliothèques canadiennes), Worldcat, Bookwhere ;
  
• 
  pratiquant la fourniture de documents (repérage des documents à partir d’une liste de références fournie par l’usager) ;
  
• 
  fournissant des renseignements aux usagers, (livres de la réserve académique, réservation de salle de travail), achat de cartes de photocopies.
  

Au cours du premier mois, j’ai pu également suivre la bibliothécaire de référence dans ses fonctions de formatrice. Cela m’a permis de :

• 
  participer à une formation à CINAHL (Cumulative Index for Nursing and Allied Health) de professeurs de sciences infirmières ;
  
• 
  participer aux formations des étudiants de première année et de quatrième année de médecine à Medline sur Ovid et à PubMed, en assistant les étudiants lors de ces formations ;
  
• 
  participer aux formations à l’usage de la bibliothèque, catalogue, bases de données, fourniture de documents auprès des étudiants de première année de médecine ;
  
• 
  participer à la formation à l’usage de la vidéoconférence pour la bibliothécaire de référence en charge de former également les étudiants des campus délocalisés.
  

Dans un deuxième temps, ces formations m’ont permise d’être à même de pratiquer la référence auprès des étudiants et professeurs (recherches bibliographiques, accès au texte intégral, sauvegarde de références, de requêtes, création de profils de recherche pour des utilisateurs et mise en place d’alertes-sujets) dans plusieurs bases de données : Medline, PubMed, CINAHL, Source de l'ICIST, ERIC, Web of Science, Academic search premier, UptoDate.

Le survol des activités de la Bibliothèque permet de prendre conscience de la variété des tâches qui occupent le personnel et de s’imprégner des rythmes et des valeurs d’une équipe.

2.L’accompagnement de la responsable dans ses tâches de direction

Une activité particulièrement riche du stage quoique sporadique a été de suivre la responsable dans son travail quotidien.

Fin septembre la responsable s’est rendue à une assemblée de l’ASDESE¹⁰¹. Elle a pour but de rassembler des centres de documentations et des bibliothèques spécialisés en santé afin de développer des activités en réseau et d’homogénéiser les pratiques. Lors de cette réunion, il s’agissait pour les membres d’étudier une proposition d’Ebsco au sujet d’une nouvelle base de données Medline with Fulltext. Un ensemble de bases spécialisées avaient préalablement été testées gratuitement par le consortium, durant trois mois. Chacun a apporté ses commentaires sur l’usage des bases et finalement conclu que DynaMed pourrait satisfaire leurs usagers.

Par ailleurs, j’ai eu l’occasion d’être introduite auprès de tous les responsables des bibliothèques de l’Université de Sherbrooke à l’occasion d’un comité de régie auquel je n’ai pu malheureusement assister.
Depuis la rentrée 2006, le programme de médecine de l’Université de Sherbrooke est suivi par deux campus délocalisés, à l’Université du Québec à Chicoutimi et à l’Université de Moncton. Une rencontre a eu lieu avec la responsable des campus délocalisés, afin de cibler les besoins des nouveaux étudiants. Il a été conclu que toutes les ressources à distance devaient leurs être accessibles, qu’ils bénéficieraient de toutes les facilités pour la fourniture de documents. Les bibliothèques des universités sur place assurent la mise à disposition des manuels et de tout autre document papier. La visite de la responsable de l’une des bibliothèques des campus délocalisés a permis d’aplanir les interrogations sur les procédures à adopter et les responsabilités à déterminer afin d’avoir un discours unique auprès des usagers, quelle que soit leur localisation.

Enfin, une réunion avec un professeur responsable des étudiants de première année de médecine au sujet d’une formation à PubMed a été programmée. Il s’agissait de mettre au courant le professeur du contenu de la formation, de s’assurer de la bonne coordination avec les questions abordées en cours par les étudiants. Si, dans un premier temps, le professeur souhaitait contrôler tout le processus de formation, au fur et à mesure de la discussion, les compétences de la bibliothécaire responsable des formations ont convaincu le professeur de laisser la plus grande liberté à la formatrice expérimentée. Ce dialogue a été l’occasion de rappeler à un membre du corps enseignant le rôle assumé de formateur par le bibliothécaire, spécialiste de l’usage d’outils comme PubMed.

Suivre la responsable dans une partie de ses tâches quotidiennes m’a permis d’observer le travail de coordination, de résolution de conflits, de motivation des réseaux, de pilotage et de gestion de la BSS.