Model pentru programe operaționale în temeiul obiectivului privind investițiile pentru creștere și locuri de muncă

10. REDUCEREA SARCINII ADMINISTRATIVE PENTRU BENEFICIARI

Rezumat al evaluării sarcinii administrative a beneficiarilor și, dacă este cazul, acțiunile planificate însoțite de un grafic indicativ de reducere a sarcinii administrative.

Măsurile pentru reducerea sarcinii administrative asupra beneficiarilor adoptate începând cu 2013 şi continuate în 2014, a avut un impact semnificativ asupra creșterii absorbției:

• 
  stabilirea unui interval de 20 de zile pentru procesarea cererilor de plată;
  
• 
  utilizarea unui mecanism de decontare a cererilor de plată, care permite plata directă a facturilor primite de la furnizori prin fondurile alocate din Trezoreria statului;
  
• 
  utilizarea unei procedurii simplificate pentru atribuirea contractelor de furnizare bunuri, servicii sau lucrări, la nivelul beneficiarilor privați.
  
• 
  elaborarea unui ghid privind principalele riscuri identificate în achizițiile publice.
  

MFE a coordonat elaborarea studiului intitulat ”Evaluarea sarcinilor administrative asupra beneficiarilor Fondurilor Structurale si de Investiţii”, care a analizat sarcinile administrative asupra beneficiarilor fondurilor structurale, generate de obligațiile de ce decurg din activitățile administrative legate de aplicarea legislației europene la nivel național. Pentru domeniile relevante pentru POIM, studiul a relevat faptul că cele mai mari costuri administrative au fost înregistrate de beneficiarii de proiecte majore pentru pregătirea aplicaţiei de finanţare (între 60% pentru POST şi 75% pentru POSM),  iar pentru beneficiarii privaţii ai POS CCE, cele mai mari costuri au vizat întocmirea cererilor de rambursare (47,73%), cererea de finanţarea reprezentând 25%.

Principalele măsuri de simplificare relevante pentru POIM vizează:

 Pregătire proiecte şi cerere de finanţare

1. 
   Transmiterea cererilor de finanţare prin sistem electronic;
   
2. 
   Standardizarea formatelor cererilor de finanţare, plecând de formatul pentru proiect major, cu eliminarea /simplificarea anumitor cerinţe pentru proiectele cu valori mici;
   
3. 
   Existenţa unor indicaţii clare privind modul de întocmire a analizei cost-beneficiu / analiza financiară pentru a facilita justificarea proiectului şi pentru a exista elemente comune de evaluare;
   
4. 
   Simplificarea cerinţelor specifice de întocmire a Studiului de fezabilitate, inclusiv a procedurilor de aprobare;
   
5. 
   Introducerea unor solicitări suplimentare în etapa de pregătire menite a diminua riscurile ulterioare în implementare, precum obligaţia de a efectua EIA înainte de demararea procedurilor de achiziţie publică;
   
6. 
   Solicitarea de declaraţii pe propria răspundere pentru unele documente, ce vor fi aduse numai în faza de contractare, sau eliminarea depunerii acestora la cererea de finanţare (ex. fişele de post ale pentru persoanele din UIP);
   
7. 
   Introducerea, acolo unde este posibil, a unei etape de pre-calificare (depunerea ideii / fişei de proiect: OS 1.3., 2.3., 2.4., 2.5., 2.6., 4.1., 4.3., 6.1., 6.3., 6.4.)
   
8. 
   Realizarea unui "online tracking system''pentru verificarea stadiului aplicaţiei şi încărcarea documentelor solicitate în clarificări, inclusiv pentru proiecte mari de infrastructură.
   
9. 
   Introducerea unor termene limite de maxim 3 luni pentru procedura de selecție specifică proiectelor non-majore finanțate în cadrul POIM (OS 1.3., 2.3., 2.4., 2.5., 2.6., 4.1., 4.3., 6.1., 6.3., 6.4.).
   
10. 
    Înfiinţarea unui "birou unic" care să furnizeze sprijin şi informaţii IMM-urilor. Pentru OS unde există beneficiar unic sau competiţie limitată, AM va asigura un sprijin permanent din partea în elaborarea dosarului de finanţare şi evitarea întreruperilor succesive a procesului de evaluare prin clarificări.
    

Implementare

1. Contractele de finanțare. Obligațiile prevăzute în contractul de finanțare vor fi proporționale cu valoarea grantului (anumite capitole / secţiuni nu vor fi activate pentru proiectele mici)

2. Asigurarea finanțării.  Încheierea unor protocoale de colaborare cu instituţii financiare pentru crearea de produse facile de asigurarea a contribuţiei proprii a beneficiarilor ce intră sub incidenţa ajutorului de stat;

3. Monitorizare și raportare. Pentru proiectele de infrastructură s-a dezvoltat un sistem de monitorizare electronică ce va fi utilizat şi pentru POIM, cu scopul de a înlocui versiunea tipărită a raportărilor, asigurând totodată existenţa unei baze de date ce poată fi utilizată în scopuri de monitorizare. Acest instrument este bazat pe o aplicaţie web ce va fi completată lunar de beneficiarii proiectelor cu date privind proiectul şi contractele prevăzute în cadrul proiectului, inclusiv progresul în procesul de licitație și contractare, progresul lucrărilor (fizic și financiar), compararea progresului real cu planurile inițiale, date privind creanțele, facturi, corecții financiare, dificultăți întâlnite, indicatori, etc. Se va analiza posibilitatea de a extinde acest instrument la toate tipurile de proiecte finanţate prin POIM.

4. Rambursarea cheltuielilor

• 
  Reducerea numărului de documente solicitate prin limitarea la acele documente care fac dovada realităţii şi legalităţii cheltuielii (ex. efectuarea plăţilor, aprobarea de către inginer, conformarea cu prevederile din cotractul de finanţare),  
  
• 
  Aplicarea cheltuielilor indirecte ca metodă de simplificare a costurilor, unde poate fi aplicată
  

5. Standardizarea procedurilor de achiziţii publice. Procesul de standardizare fi extins și pentru tipuri de intervenții (ex. servicii, situri contaminate), în paralel cu introducerea aplicării condiţiilor de contract unitare pentru contractele de lucrări și actualizarea documentelor standard de achiziţie;

6.Sprijin acordat beneficiarilor. La nivelul POIM se va asigura o funcție permanentă de help-desk pentru aplicanţii şi beneficiarii unor investiţii ce necesită o abordare specifică (ex. biodiversitate).

Procesul de simplificare are în vedere şi dezvoltarea de formate standard pentru toate documentele solicitate la nivelul întregului program, cât şi îmbunătăţirea comunicării cu beneficiarii (ex. comunicare rezultatelor expertizei tehnice atunci când AM solicită un audit extern). 

În măsură în care va fi cazul, AM POIM va participa la dezvoltarea cadrului integrat și simplificat pentru frunizarea de informaţii privind posibilitățile de finanțare din FESI și alte fonduri, precum și consiliere în acest sens, prin mecanismul de “ghişeu unic” pentru IMM-uri (ex. pentru OS 6.2. şi 6.4.). 

Implementarea acțiunilor de simplificare propuse va fi realizată în coordonarea unui grup de lucru funcțional dedicat simplificării la nivelul de coordonare a Acordului de Parteneriat, sub coordonarea MFE. Punerea în aplicare a acțiunilor de simplificare va fi monitorizată prin Comitetul de Monitorizare al POIM. Rezultatele acțiunilor de simplificare vor fi analizate în cadrul unei evaluări a îmbunătățirilor ce va fi prevăzută în planul de evaluare. O dată la doi ani, AM POIM va evalua la nivelul beneficiarilor, prin intermediul unor chestionare și interviuri, impactul măsurilor promovate pentru a identifica eficiența acestora și alte măsuri de simplificare.