Module-c community Based Financial Management

Step 4: 
Auditing 
 
As specified elsewhere in this manual, auditing of WASHCO’s on annual basis 
should be carried out by assigned Auditor of the Woreda or else if the revolving 
fund office/enterprise is established the local service provider can do this work. See 
Module 
– C for further clarification. 
Review 
 
Do participants feel that the Financial Control Plan would have prevented 
the situation as discussed in the role play? 
 
Who has the responsibility to ensure that Financial Control Plan is adhered 
to? 
Session 
Attachments 
 
Attachment 1: Sample Financial Control Plan 

---

Ministry of Water, Irrigation and Electricity 
 Operation and Maintenance Management Manual 
Training Module - D 
Community Based Financial 
Management 
 
DEMEWOZ CONSULTANCY 
63
Attachment 1: FINANCIAL CONTROL PLAN 
Issue 
Action Needed 
By Whom 
When 
Ensuring that monthly 
income and expenditures 
tally with money in bank and 
petty cash box 
Monthly bank 
reconciliation 
Accountant Chairman of 
Financial Sub-Committee 
Monthly 
Ensuring that all receipts, 
vouchers, accounts etc are 
being properly kept 
Audit 
External Auditor Chairman 
of Audit Sub-Committee 
External audits 
- annually 
Ensuring that assets 
belonging to the project 
are properly recorded 
Update Asset 
Register 
Accountant 
Counterchecked by 
Chairman of Financial 
Sub-committee 
Quarterly 
Ensuring that expenditures 
are consistent with approved 
budget 
Check 
expenditures 
against approved 
budget 
Chairman of Audit Sub- 
Committee 
Monthly or 
quarterly 
Revenue is consistent 
with budget 
Reconcile monthly 
revenue against 
budget 
Accountant Chairman of 
Financial Sub-Committee 
Monthly 
Procurement is 
following approved 
guidelines 
Procurement Audit 
Procurement 
notices placed in 
project office and 
public places 
Chairman of Audit Sub- 
Committee 
Quarterly 
Members/consumers are 
informed of project 
accounts 
The following 
documents should 
be presented at the 
AGM: 
 
Annual budget 
 
Financial Report 
 
Auditor Report 
Project Chairman 
Annually 
Audit queries are dealt 
with properly 
Maintain record of 
Audit Queries and 
action taken 
Accountant Chairman of 
Audit Sub- 
Committee 
Quarterly 

---

Ministry of Water, Irrigation and Electricity