Modulul 1: Arhitectura generală a unui calculatorul dupa von Neumann

Observație.

Un tip special de mape îl constituie sabloanele. Daca avem de creat mai multe documente cu o structura asemanatoare si cu informatii comune, în loc sa le introducem sau copiem de mai multe ori, vom crea un document sablon, pe care-l vom putea folosi la crearea celorlalte documente.

Sablonul se creeaza ca un document normal dar se salveaza cu tipul Template; fisierul corespunzator va avea extensia XLT. Pentru a putea fi deschise usor cu File - New - General, se recomanda salvarea sabloanelor în directorul implicit "Microsoft Office\Templates".

În vederea obtinerii documentului creat pe baza unui sablon, se deschide sablonul, se efectueaza modificarile necesare si se salveaza continutul (ca fisier XLS). Unele versiuni Excel ofera si sabloane automate (în general pentru gestiunea micilor afaceri); acestea se deschid cu File - New, activând pagina Spreadsheet Solutions.

Celule si domenii

Tipuri de date care se pot introduce în foaia de lucru

Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel în care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, ... reprezintând antetele de linii iar coloanele A, B, C, ... reprezentând antetele de coloane. Exista 16384 de linii si 256 de coloane (A, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, IA,..., IV).

Un element de baza din tabel este intersectia unei linii cu o coloana si se numeste celula. O celula se identifica prin litera coloanei si numarul liniei corespunzatoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinatie se numeste referinta sau adresa celulei.

Observatie. De fapt mai exista un sistem alternativ de identificare a celulelor care poate fi ales dintre optiunile sistemului Excel (Tools - Options - General): RiCj, unde i este numarul liniei, iar j - numarul coloanei.

O zona dreptunghiulara de celule alaturate (adiacente) se numeste domeniu. El se va identifica printr-o referinta care contine adresele celulelor din coltul stânga sus si coltul dreapta jos din domeniu, separate de ":". De exemplu, domeniul a2:e5 contine 5*4 celule.

Într-o celula se pot introduce doua tipuri de informatii:

1. 
   valori
   
2. 
   formule (de calcul cu valori)
   

a) Valorile sunt date constante de urmatoarele tipuri:

• 
  text (sir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tiparibile;
  
• 
  numar întreg sau real în format cu parte întreaga si parte fractionara sau în format cu exponent (stiintific), de tipul n.mmmE{+/-}ee. Un numar poate contine urmatoarele caractere speciale: +, - (semn), ( ) pentru un numar negativ, separator de mii, sute de mii, / simbol de fractie, $ simbol monetar, % procent, . punct zecimal, E si e exponent (notatie stiintifica);
  
• 
  data calendaristica si marca de timp/ora.
  

Orice data calendaristica se converteste în data continua, adica un numar reprezentând numar de zile scurs de la o data de referinta (uzual, 1 ianuarie 1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 îi corespunde numarul de zile 1, datei 2 ianuarie 1900 - numarul 2 etc.

Orice marca de timp se converteste într-o fractie zecimala, care se ataseaza numarului reprezentând data calendaristica.

• 
  logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor functii);
  
• 
  eroare, daca Excel nu poate evalua o formula.
  

De exemplu: dorim sa cream un tabel cu candidatii la un concurs de admitere (vezi figura de la Teme propuse). Vom retine: numele si prenumele lor, împreuna cu notele la trei probe de examen. Intentionam sa le calculam media, sa-i ordonam dupa medii si sa reprezentam grafic rezultatele.

Coloanele Nume, Prenume vor avea valori sir de caractere sau text iar Nota1, Nota2, Nota3 - numere reale. Întregul domeniu este a3:f24, valorilor de nume le corespunde domeniul a4:a24 etc.

b) Formulele sunt expresii compuse din operanzi si operatori. Ele se vor introduce precedate de semnul = sau +.

Operanzii sunt constante, referinte la celule sau domenii, nume si functii (predefinite sau definite de catre utilizator).

Referințele sunt constructii care permit identificarea celulelor sau grupurilor de celule. În exemplul din figura de la Teme propuse, B5, A10 identifica celule cu valori.

O referință de un asemenea tip se va numi relativa fiindca daca apare într-o formula, la copierea formulei referinta respectiva se va modifica corespunzator pozitiei ei relative fata de noua celula.

De exemplu, daca în celula b2 avem formula =sum(a1, c3) si ea se copiaza în celula e3, atunci aici se va modifica automat în =sum(d2, f4).

Pentru a fixa pozitia unei coloane sau linii într-o referinta, o prefixam cu caracterul $ în fata coloanei/liniei. Astfel, obtinem referinte absolute (de exemplu: $A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificatiile de linii sau coloane este absoluta iar cealalta este relativa (de exemplu: $A10, A$10).

Exista referinte care pot adresa:

• 
  date din alte foi de lucru - denumite referinte 3D. Acestea au forma numefoaie!referinta. De exemplu, Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8.
  
• 
  date din alte mape de lucru - denumite referinte externe. Acestea specifica numele mapei si al foii (calea de directoare este obligatorie daca fisierul mapei nu se gaseste în directorul curent) în forma 'cale_director[nume_mapa]nume_foaie'!referinta. De exemplu, 'c:\temp\[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fisier se afla în directorul curent).
  
• 
  date din alte aplicatii - denumite referinte la distanta. Acestea au forma nume_aplicatie|nume_doc!referinta. Exemplu: Word.Doc.6|'c: \temp\ci12.doc'!adresaleg.
  

Numele - pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaza cu mouse-ul zona dorita, apoi se alege optiunea Insert - Name - Define si se introduc domeniul si numele dorit. Pentru referirea unui domeniu modificabil care apare în mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte utila. În acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singura data, prin redefinirea numelui si nu în toate aparitiile adresei sale din foaia de lucru. În plus, folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica întelegerea calculelor din foaia de lucru.

Functii - exista diferite tipuri de functii predefinite (statistice, matematice, pentru date si ore, pentru baze de date financiare, pentru texte, cautari, logice). Informatii despre fiecare functie putem obtine cu butonul Paste Function (marcat cu simbolul "fx") sau prin utilizarea optiunii Insert - Function.

Operatorii - precizeaza operatia / actiunea care se executa asupra operanzilor.

În functie de tipurile operanzilor, acestia pot fi:

• 
  aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dupa o valoare);
  
• 
  pentru siruri de caractere: concatenare & (alaturare);
  
• 
  relationali - pentru verificarea relatiilor matematice =, <, >, <=, >=, <> (diferit), având ca rezultat o valoare logica;
  
• 
  pentru referinte la celule sau domenii - combina 2 referinte:
  
• 
  caracterul ":" între 2 referinte la celule sau domenii creeaza un domeniu (dupa s-a aratat înainte);
  
• 
  caracterul spatiu între 2 referinte defineste domeniul comun;
  
• 
  caracterul virgula (,) între 2 referinte defineste reuniunea celor 2 domenii.
  
• 
  Exemple: sum(d7:e7), sum(a1:b5 b3:c7), sum(a1:b5,b3:c7).
  
• 
  Exista o ordine prestabilita în care se evalueaza operatorii, data de un tabel al prioritatii operatorilor. În ordinea descrescatoare a prioritatilor, acesta este: : (domeniu), spatiu (intersectie de domenii), virgula (reuniune de domenii), - (operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), * si / (înmultire si împartire ca operatori binari cu aceeasi prioritate), + si - (adunarea si scaderea ca operatori binari, cu aceeasi prioritate), $ (concatenare), operatorii relationali.
  
• 
  Exemplu: Adaugam la tabelul existent (figura de la  Teme propuse) coloana Media si introducem în celula F2 formula =average(c2, d2, e2) sau =average(c2:e2) sau =(c2+d2+e2)/3 (vezi anexa). Apoi copiem formula; fiindca ea contine referinte relative, în noile pozitii se va modifica corespunzator astfel încât sa se poata calcula mediile tuturor persoanelor din tabel.
  

Cea mai simpla metoda de a calcula celelalte medii consta în selectarea (clic) celulei F2 si copierea formulei în celulele aceleiasi coloane prin deplasarea cu mouse-ul de coltul dreapta jos (handle) al celulei selectate. Aceasta metoda de copiere este cea mai convenabila pentru celule adiacente.

Se observa ca specificarile referintelor din formula initiala fiind relative, în celelalte celule referintele se vor ajusta corespunzator astfel încât sa se calculeze mediile notelor de pe fiecare linie.

În final, media generala pentru coloana Media se poate calcula selectând coloana si introducând functia Average.

Observatie. Pentru calcularea unei sume exista buton special marcat cu simbolul S, si nu este neaparat necesara selectarea domeniului (daca acesta se poate deduce, fiind situat adiacent pe o linie sau coloana), ci se realizeaza o simpla pozitionare în celula situata imediat sub/în dreapta domeniului.

În introducerea formulelor, pentru ca acestea sa calculeze corect valorile dorite, se recomanda sa se acorde atentie modului de adresare. În cazul în care, din greseala, în formula dintr-o celula apare însasi adresa celulei, va rezulta un calcul infinit, limitat doar de numarul maxim de iteratii stabilit în optiunile Excel (Tools - Options - Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul "Circular Reference".

Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanturi de dependente multiple se pune la dispozitie facilitatea Tools - Auditing. În plus, modificarea valorii unei celule implicate într-un calcul astfel încât sa se obtina un anumit rezultat final într-o celula destinatie se poate realiza folosind optiunea Tools - Goal Seek, specificând valoarea finala dorita si adresa celulei care se doreste modificata (a se vedea figura nr.3).

Figura nr. 3 - Fereastra Goal Seek

În afara de valoarea sau formula introdusa într-o celula, acesteia i se mai poate atasa un comentariu, care va aparea la deplasarea cursorului mouse-ului deasupra celulei, relevând semnificatia unor date din foaia de lucru. Introducerea comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert - Comment sau din meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu optiunea Insert Comment. Comentariile se poate edita cu optiunea Edit Comment (din meniul contextual al domeniului selectat sau din meniul Insert) si sterge cu Delete Comment (din meniul contextual).

Toate comentariile introduse în foaia de lucru se pot activa (vizualiza) / inactiva folosind optiunea View - Comments, care afiseaza suplimentar o bara de instrumente destinata operarii asupra acestora.

În plus, dupa cum se va vedea în paragraful Facilitati de formatare, celulelor li se pot asocia atribute de format.

Modificarea datelor din foaia de lucru

Odata introduse datele în foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operatii de editare.

Editarea valorii unei celule se realiza prin:

• 
  clic dublu cu mouse-ul pe celula respectiva;
  
• 
  selectarea celulei si apoi selectarea barei de formule;
  
• 
  apasarea tastei F2.
  

Dupa ce se realizeaza modificarile dorite, se tasteaza ENTER.

Pentru a realiza operatii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplica regula de baza de a selecta întâi zona supusa prelucrarii, iar apoi de a specifica actiunea dorita.

Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stânga apasat, peste zona de celule dorita. O linie sau o coloana se mai pot selecta prin actionarea cu mouse-ul a antetului lor. De exemplu, daca se doreste selectarea întregii coloane C, se va efectua un clic cu mouse-ul pe zona care contine litera C din partea superioara a zonei de lucru.

Daca se doreste selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se efectueaza un clic cu mouse-ul pe butonul aflat la intersectia antetului de linie cu antetul de coloana (a se vedea figura nr.4).

Figura nr. 4 - Selectarea celulelor unei foi de lucru

Operatiile de editare posibile sunt descrise în continuare.

Mutarea unei zone selectate se poate realiza prin:

efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre marginile domeniului, mentinerea butonului mouse-ului apasat si deplasarea în noua pozitie; daca se doreste inserarea între alte date, se va tine tasta SHIFT apasata (implicit se scrie peste datele existente);

utilizarea optiunilor Edit - Cut si Edit - Paste;

utilizarea butoanele Cut si Paste din bara de instrumente.

Copierea unei zone selectate se poate realiza prin:

efectuarea acelorasi operatii ca si în cazul mutarii, doar ca se mentine tasta CTRL apasata;

• 
  utilizarea optiunilor Edit - Copy si Edit - Paste;
  
• 
  utilizarea butoanele Copy si Paste din bara de instrumente.
  

Observatie.

O facilitate speciala de copiere este oferita prin intermediul optiunii Edit - Paste Special (vezi figura nr.5), care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate din sursa marcata: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. În plus, în cazul în care sursa este un domeniu, se

aliza operatii speciale la destinatie: transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operatii aritmetice sau matriciale între domeniile sursa si destinatie.

Fig.5 – Fereastra Paste special

• 
  Stergerea continutului unei zone selectate se realizeaza prin utilizarea optiunii Edit - Clear cu una dintre urmatoarele variante:
  
• 
  All - stergerea întregului continut al zonei;
  
• 
  Contents - stergerea valorii sau formulei din zona respectiva;
  
• 
  Formats - eliminarea atributele de formatare a zonei;
  
• 
  Notes - stergerea comentariilor din zona de celule respectiva.
  

Observatii:

Utilizarea comenzii Clear conduce doar la stergerea continutului zonei selectate, fara a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaza operatii de translatare de linii si coloane).

Eliminarea continutului unor linii / coloane utilizând xclusiv mouse-ul se mai poate realiza selectând acea zona, pozitionând mouse-ul pe "handle" si deplasând mouse-ul, cu butonul stâng apasat, în sus pentru coloane, respectiv la stânga pentru linii.

Transpunerea liniilor si coloanelor se poate face la o copiere prin intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din fereastra de dialog Paste Special (a se vedea figura nr.5).

Inserarea de celule, linii si coloane vide se realizeaza prin intermediul optiunilor Cells, Rows si respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu, prin intermediul comenzii Insert - Rows se va insera o linie întreaga înaintea liniei care contine celula curenta (selectata). O alta posibilitate de a insera o linie/coloana vida este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate.

Inserarea simultana a mai multor linii/coloane vide se realizeaza prin selectarea liniilor/coloanelor înaintea carora se vor realiza inserarile, apoi activarea optiunii     Insert - Rows/ Insert - Columns. Se va insera un numar de linii/coloane identic cu cel selectat.

Eliminarea unor celule, linii sau coloane:

• 
  eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaza folosind comanda Edit - Delete. În fereastra de dialog care apare se precizeaza directia deplasarii celulelor din jurul domeniului (la stânga sau la dreapta) sau daca este vorba de o linie/coloana întreaga;
  
• 
  eliminarea unor linii/coloane: se selecteaza liniile/coloanele dorite (CTRL + clic pe antetul fiecareia), apoi se alege Edit - Delete sau optiunea similara din meniul contextual.
  

Observatie.

Prin utilizarea comenzii Edit - Delete, elementele specificate se elimina complet, celulele înconjuratoare luându-le locul prin translatie.

Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dupa anumite criterii (de obicei, un nume sau o referinta de domeniu) se realizeaza prin comanda Edit - Go To si optiunile ferestrei de dialog cu acelasi nume. Celule identificate vor fi automat selectate.

Cautare si înlocuire de valori - se selecteaza grupul de foi în care se face cautarea, apoi se utilizeaza comenzile Edit - Find sau Edit - Replace care functioneaza în mod identic cu cele din Word.

Facilitati de formatare

Daca dorim ca valorile din foaia de lucru sa apara afisate sub o anumita forma sau cu un anumit aspect, putem sa realizam acest lucru folosind facilitatile de formatare oferite de Excel. Formatarea se refera la:

modul în care reprezentarea unei valori, dependenta de tipul ei, se reflecta în afisare;

aspectul sub care se afiseaza pe ecran.

a. Referitor la modul de afisare, de exemplu, un numar poate reprezenta o suma de bani, un procentaj, un numar real, o data calendaristica sau un moment de timp.

Pentru reprezentarea valorilor, exista mai multe categorii de formate:

• 
  pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (întreg, real, cu exponent);
  
• 
  pentru date si ore: Date, Time;
  
• 
  pentru sume de bani: Currency, Percentage;
  
• 
  pentru coduri postale, numere de telefon etc.
  
• 
  definite de utilizator: Custom.
  

Aceste formate definesc doar valoarea care se afiseaza pe ecran, nu si reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afisa un numar cu doua zecimale dar el se va reprezenta în memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie cât mai buna, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie.

b. Aspectul se refera la forma caracterelor, culoarea lor si a fondului, tipul chenarului (forma, dimensiune, culoare).

Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format atasate celulelor sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refera la aspectele descrise mai sus si intra în actiune în momentul afisarii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate, inclusiv la nivel de caracter.

Asocierea atributelor de format se poate realiza prin utilizarea butoanelor de formatare continute în bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format - Cells si a optiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia (a se vedea figura nr.6).

Fig.6 - Fereastra de dialog Format Cells

O combinatie de atribute de formatare alcatuieste un stil. Utilizatorul îsi poate defini, dupa necesitati, stiluri proprii sau poate folosi câteva stiluri predefinite. Exista de asemenea facilitati de formatare automata (functia AutoFormat, similara cu cea din Word).
Teme propuse
Tema nr. 1

1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet1; noua denumire va fi Produse.

2. În foaia de lucru cu numele Produse se va introduce, începând cu celula A1, un tabel care sa contina pe linii denumirile a cel putin trei produse ale unei firme imaginare. Coloanele vor reprezenta lunile Ianuarie, Februarie si Martie, iar la intersectia dintre o linie si o coloana a tabelului se va afla numarul de bucati vândute din produsul corespunzator respectivei linii în luna corespunzatoare coloanei. Într-o ultima coloana a tabelului se va mentine pretul unitar pentru fiecare dintre produsele firmei. Pentru formatarea capului de tabel se va folosi fontul Arial Italic de 13 puncte, iar pentru celelalte celule fontul Times New Roman Normal de 14 puncte.

3. Sa se calculeze, pentru fiecare produs în parte, sumele obtinute din vânzari pe toate cele trei luni, apoi sa se calculeze încasarile totale ale firmei pe fiecare dintre cele trei luni. Se vor utiliza operatii de copiere a continutului unor celule.

4. Sa se mute tabelul creat anterior în zona având celula B3 ca si colt stânga-sus, dupa care sa se salveze mapa de lucru curenta într-un fisier cu numele firma.xls.


Tema nr. 2

1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa se deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet2; noua denumire va fi Telefon. Aceasta foaie de lucru va fi apoi adusa pe prima pozitie în cadrul mapei curente.

2. Sa se creeze, în cadrul foii de lucru Telefon, un tabel Excel care sa simuleze evidentele unei companii de telefoane. Pentru fiecare abonat se vor retine: numele abonatului, numarul de telefon si sumele de plata pe fiecare din lunile anului. Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman de 13 puncte.

3. Pe baza datelor din tabel sa se calculeze, pentru fiecare abonat, o suma lunara medie de plata, precum si suma totala pe care compania o are de încasat de la abonati.

4. Sa se copieze capul de tabel într-o alta foaie de lucru a mapei curente, foaie care va primi denumirea Tabel. Sa se salveze mapa de lucru curenta într-un fisier cu numele abonati.xls.
Tema nr. 3

1. Sa se deschida o noua mapa de lucru Excel care sa fie salvata într-un fisier cu numele librar.xls.

2. Sa se creeze, în cadrul foii de lucru curente, un tabel Excel care sa descrie vânzarile unei librarii pentru patru titluri. Pentru fiecare titlu se vor retine denumirea cartii, autorul, pretul unitar, intrari (numarul de produse primite), iesiri (cantitate vânduta). Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman, înclinat si de 12 puncte, iar pentru liniile tabelului se va folosi fontul Arial de 11 puncte. Foaia de lucru va avea numele CARTE.

3. Pe baza datelor din tabelul anterior, sa se calculeze stocul existent la fiecare titlu si suma obtinuta din vânzarea fiecarui tip de produs. Sa se determine apoi vânzarile totale.

Figura nr. 7 - Exemplu de foaie de lucru

Prelucrarea datelor cu operatii specifice bazelor de date

O baza de date contine un ansamblu de date structurate într-o forma specifica; structura de memorare si organizare a informatiilor faciliteaza gestiunea lor (operatii de memorare, regasire a datelor etc.).

Un tabel Excel poate fi privit ca o baza de date pentru care numele de date sau câmpurile sunt numele coloanelor tabelului iar fiecare set de valori pentru aceste nume (înregistrare) se gaseste într-o linie a tabelului. Astfel, un tabel Excel implementeaza în mod natural ceea ce este cunoscut sub numele de model relational de organizare a bazelor de date. În Excel, pentru o structura de acest tip se mai foloseste si denumirea de lista.

Operatii cu liste
Teme propuse
Operatii cu liste

a) Crearea unei liste se face prin introducere de valori, respectând principiile descrise în subcapitolele anterioare (numele câmpurilor apar ca nume de coloane). Listei astfel construite i se poate asocia un nume cu optiunea Insert - Name - Define.

b) Actualizarea listei - presupune operatii de modificare a valorilor, adaugare si eliminare de înregistrari din lista. Aceste operatii se realizeaza foarte usor folosind formularele de date. Un astfel de formular se poate crea prin selectarea comenzii Data - Form în timp ce cursorul este pozitionat în cadrul tabelului de date. Fereastra formularului permite modificarea valorilor prin operatii uzuale de editare, adaugarea unei înregistrari (New), eliminarea înregistrarii curente (Delete) (a se vedea figura nr.8).

Dupa efectuarea acestor operatii, modificarile corespunzatoare apar si în foaia de lucru.

Figura nr.8 - Exemplu de formular pentru date
c) Cautarea înregistrarii care îndeplineste anumite proprietati se poate face folosind tot formularul de date: Data - Form. Butonul Criteria permite specificarea valorilor cautate, care se vor introduce într-o fereastra de tip înregistrare. Se va realiza pozitionarea pe înregistrarea (înregistrarile) care îndeplinesc conditiile specificate. În cazul mai multor înregistrari, se va putea trece de la una la alta.

De exemplu, în lista din figura de la Teme propuse se poate cauta o anumita persoana sau sau toate persoanele cu proprietatea "Media >9".

d) Sortarea înregistrarilor dintr-o lista este operatia de rearanjare a înregistrarilor, dupa valorile unuia sau mai multor câmpuri, numite chei, în ordine alfabetica, numerica sau cronologica (crescatoare sau descrescatoare).

Sortarea se realizeaza folosind comanda Data - Sort. În fereastra care se deschide se specifica cheile de sortare (a se vedea figura nr.9). Primul câmp dupa care se face ordonarea se numeste cheie principala. Daca exista mai multe înregistrari care au aceeasi valoare pentru aceasta cheie, putem specifica alta cheie de ordonare (secundara). Astfel, în Excel, la o operatie de sortare se pot specifica maximum trei chei de sortare.

Figura nr. 9 - Fereastra de dialog Sort

Pentru fiecare cheie se poate opta între sortare crescatoare sau descrescatoare (Ascending/Descending).