Modulul 1: Arhitectura generală a unui calculatorul dupa von Neumann

Modulul 5: Tehnicile de bază în utilizarea aplicației Power Point
REALIZAREA PREZENTĂRILOR PROFESIONALE CU AJUTORUL PROGRAMULUI MICROSOFT POWERPOINT
Unităţi de învăţare:

Elemente de bază cu privire la prezentările profesionale.

Crearea şi modificarea unei prezentări PowerPoint.

Utilizarea mijloacelor multimedia

Obiectivele temei:

• 
  Însuşirea cunoştinţelor şi crearea deprinderilor necesare realizării unor prezentări profesionale cu ajutorul Microsoft PowerPoint
  

• 
  Înţelegerea conceptelor legate de mediul de creare a prezentărilor PowerPoint şi modalităţile de lucru cu diapozitive (slide-uri)
  
• 
  Cunoaşterea metodelor de creare şi modificare a unei prezentări în PowerPoint
  
• 
  Inserarea obiectelor grafice şi asocierea de efecte şi animaţii atât la nivelul componentelor cât şi la nivelul întregii prezentări
  
• 
  Aplicarea tehnicilor de utilizare a mijloacelor multimedia
  

Bibliografie recomandată:

Bott, Ed, Leonhard, Woody, Microsoft Office XP, Ed. Teora, Bucureşti, 2003, pag. 732-823
5.1. Elemente de bază cu privire la prezentările profesionale

Sunt dese situaţiile când ideile pe care le aveţi, rezultatele activităţilor pe care le-aţi desfăşurat, trebuie prezentate colegilor, şefilor ierarhici, partenerilor de afaceri etc. suficient de clar pentru a vă face pe deplin înţeles şi într-o manieră comodă, eficientă care să vă avantajeze. Acest obiectiv se poate realiza prin mai multe modalităţi, de exemplu:

• 
  prin discuţii directe cu fiecare dintre ei, cu dezavantajul că trebuie să dispuneţi de abilităţi de comunicare bine dezvoltate şi că necesită un efort destul de mare;
  
• 
  sub forma unui raport sau proiect, care poate fi difuzat şi în urma parcurgerii lui, fiecare din cei vizaţi vă vor comunica opinia, modalitate utilizată de obicei când grupul ţintă este format din specialişti din domeniul respectiv, cu dezavantajul că trebuie să construiţi o descriere suficient de clară şi de uşor de înţeles;
  
• 
  sub forma unei prezentări profesionale, pentru un grup mai mic sau mai mare de auditori, caz în care puteţi utiliza toate mijloacele multimedia de care dispuneţi, grupul ţintă putând fi extins relativ uşor;
  

O modalitate eficientă pentru realizarea unei prezentări multimedia este aceea prin utilizarea unei aplicaţii informatice specializate. O astfel de aplicaţie este componenta PowerPoint din pachetul Microsoft Office, care se bucură în prezent de o largă răspândire în rândul utilizatorilor. Fiind o componentă specializată, PowerPoint dispune de o serie de facilităţi care uşurează realizarea unei prezentări, asigurându-i totodată modalităţi de finalizare diverse:

prin retroproiecţie, prin tipărirea prezentării obţinute pe folii transparente sau diapozitive;

prin videoproiecţie, prin proiectarea prezentării obţinute în formatul obişnuit PowerPoint direct pe ecranul de proiecţie cu ajutorul unui videoproiector;

direct pe ecranul monitorului, local, pe reţeaua firmei (Intranet) sau pe website-uri (prin Internet);

sub forma unui proiect, prin tipărirea pe suport hârtie a prezentării obţinute.

Modul de organizare al acestui mediu este specific tuturor componentelor pachetului Office. Astfel, odată pornită aplicaţia, se pot identifica, cel puţin, următoarele elemente:

bara pe care se găsesc meniurile cu comenzile aplicaţiei;

mai multe bare cu instrumente, pe care se găsesc butoane ce permit realizarea celor mai frecvente comenzi, plasate în partea de sus şi de jos a ecranului aplicaţiei;

spaţiul de lucru al aplicaţiei, sub forma unei planşe de lucru (diapozitiv), plasat în centrul ecranului aplicaţiei.

Figura 7.1. Mediul de lucru Microsoft PowerPoint

Bara de meniuri din programul PowerPoint conţine, de obicei, nouă opţiuni:

File (Fişier), care cuprinde mai multe comenzi dintre care cele mai importante sunt pentru crearea (New), deschiderea (Open), închiderea (Close), salvarea (Save), tipărirea (Print) şi expedierea pe reţea a unei prezentări.

Edit (Editare), care cuprinde comenzi pentru anularea unei comenzi deja aplicate (Undo), reluarea unei comenzi aplicate (Redo), ştergerea (Delete), copierea (Copy), lipirea (Paste) unui obiect din prezentare;

View (Vizualizare), care cuprinde comenzi pentru stabilirea diferitelor moduri de vizualizare ale prezentării, în faza de editare sau de prezentare;

Insert (Inserare), care cuprinde comenzi pentru inserarea diferitelor tipuri de obiecte permise într-o prezentare PowerPoint;

Format (Formatare), care permite stabilirea proprietăţilor obiectelor (font, culoare, stil şi grosime pentru linii, efecte de colorare a figurilor, a fundalului prezentării etc.);

Tools (Instrumente), care cuprinde comenzi pentru îmbunătăţirea prezentării prin verificarea ortografiei, opţiunilor pentru autocorecţie, limbii folosite pentru verificarea ortografiei, setarea altor opţiuni ale mediului PowerPoint, crearea de noi comenzi sub formă de macrouri etc.;

Slide Show (Prezentare), care permite vizualizarea prezentării, setarea timpilor de afişare al fiecărui diapozitiv din prezentare, înregistrarea comentariilor sonore asociate fiecărui diapozitiv, al modului de tranziţie de la un diapozitiv la altul şi în cadrul unui diapozitiv a modalităţilor şi efectelor de afişare ale obiectelor componente;

Window (Ferestră), care permite trecerea de la o prezentare la alta, dacă sunt deschise simultan mai multe prezentări, stabilirea modalităţii de vizualizare a prezentărilor simultan deschise în faza de editare;

Help (Ajutor), care permite accesul la fişierele cu explicaţii şi asistenţă pentru comenzile executate.

Comenzile mai des utilizate sunt prezente şi pe barele de instrumente sub forma unor butoane. Pentru identificarea comenzii care este activată prin apăsarea unui buton de pe barele de instrumente este suficient să plasaţi cursorul deasupra respectivului buton şi să aşteptaţi câteva clipe. Va fi afişat un scurt mesaj cu numele comenzii respective.

Schiţarea unei prezentări PowerPoint necesită doar ceva mai mult decât o mică sclipire a unei idei şi câteva minute de lucru. Dacă se utilizează aplicaţia AutoContent Wizard problema pare chiar foarte simplă.

Dar, realizarea unei prezentări eficiente, convingătoare necesită mult mai mult decât atât. O prezentare PowerPoint prost concepută şi executată va lăsa rece auditoriul, indiferent de câte tranziţii spectaculoase, animaţii sau legături către alte programe sau pagini Web realizează. Invers, o prezentare bine concepută, bine realizată tehnic şi bine spusă (expusă în faţa auditoriului) va capta atenţia publicului, chiar dacă nu foloseşte un şablon sofisticat, ci numai un singur font, Arial de 20 puncte, de exemplu.

Problemele de fond ale unei prezentări (ce se prezintă? care este nivelul de detaliere? cat timp va dura expunerea?) ţin de domeniul în care evoluează prezentatorul (prezintă o lucrare ştiinţifică; susţine un curs; îşi prezintă realizările în faţa şefilor ierarhici etc.), de obiectivele pe care acesta îşi propune să le realizeze cu ajutorul prezentării şi (de ce nu?) de auditoriul căruia i se adresează.

Din punct de vedere tehnic, un diapozitiv complet încărcat poate avea maxim şase părţi:

Titlul, care se află, de obicei, în partea de sus a diapozitivului. Majoritatea prezentărilor încep cu un diapozitiv ce cuprinde titlul prezentării (lucrării prezentate), numele vorbitorului şi alte elemente introductive. Şi alte diapozitive din prezentare pot fi de titlu – de exemplu acolo unde prezentarea este mai mare şi poate fi structurată în secţiuni – dar, în majoritatea cazurilor, este nevoie de un singur diapozitiv de titlu în cazul unei prezentări, iar acesta este primul.

Corpul de text, care reprezintă partea principală a diapozitivului şi este plasat în casete de text. Frecvent textul dintr-un diapozitiv apare ca o serie de expresii marcate sau numerotate. De fapt, în această parte a diapozitivului poate să apară orice fel de text, nefiind necesare neapărat liste marcate sau liste numerotate.

De asemenea, într-un slide pot să apară o mulţime de obiecte: tabele, ecuaţii, desene, grafice, imaginii etc., care sunt plasate tot în casete de text.

Data şi ora, care, dacă sunt afişate în diapozitiv, apar în general în colţul din stânga jos.

Subsolul (Notele de subsol), care apare, de regulă, în mijlocul părţii de jos a diapozitivului.

Numărul diapozitivului, care ar putea fi plasat în colţul din dreapta jos.

Majoritatea prezentărilor încep cu un slide introductiv, care va conţine un titlu, numele vorbitorului, detalii informative despre subiectul ce urmează a fi expus, după care urmează restul diapozitivelor, care se concentrează asupra conţinutului de prezentare.

TEST DE EVALUARE

Care sunt elementele componente ale unui diapozitiv (slide) Microsoft PowerPoint?

Din punct de vedere tehnic, un diapozitiv complet încărcat poate avea maxim şase părţi:

Titlul, care se află, de obicei, în partea de sus a diapozitivului. Majoritatea prezentărilor încep cu un diapozitiv ce cuprinde titlul prezentării (lucrării prezentate), numele vorbitorului şi alte elemente introductive. Şi alte diapozitive din prezentare pot fi de titlu – de exemplu acolo unde prezentarea este mai mare şi poate fi structurată în secţiuni – dar, în majoritatea cazurilor, este nevoie de un singur diapozitiv de titlu în cazul unei prezentări, iar acesta este primul.

Corpul de text, care reprezintă partea principală a diapozitivului şi este plasat în casete de text. Frecvent textul dintr-un diapozitiv apare ca o serie de expresii marcate sau numerotate. De fapt, în această parte a diapozitivului poate să apară orice fel de text, nefiind necesare neapărat liste marcate sau liste numerotate.

De asemenea, într-un slide pot să apară o mulţime de obiecte: tabele, ecuaţii, desene, grafice, imaginii etc., care sunt plasate tot în casete de text.

Data şi ora, care, dacă sunt afişate în diapozitiv, apar în general în colţul din stânga jos.

Subsolul (Notele de subsol), care apare, de regulă, în mijlocul părţii de jos a diapozitivului.

Numărul diapozitivului, care ar putea fi plasat în colţul din dreapta jos.
Care sunt principalele elementele ale mediului Microsoft PowerPoint?

Răspuns:

5.2. Crearea şi modificarea unei prezentări PowerPoint
Pentru crearea unei prezentări noi se poate alege una din variantele:

se selectează icon-ul corespunzător din bara de instrumente Standard;

se selectează comanda New… din meniul File;

Figura 7.2 – Crearea unei noi prezentări

În primul caz, se deschide o prezentare nouă (Blank presentation) formată dintr un singur diapozitiv (slide), gol, care va trebui completat manual cu opţiuni de fundal, scheme de culoare etc., iar în partea dreaptă apare o fereastră de dialog, Slide Layout (amplasare diapozitiv), care permite selectarea diferitelor modalităţi de amplasare a casetelor de text şi a altor obiecte pe suprafaţa slide-ului.

În al doilea caz, se deschide fereastra de dialog New Presentation (Figura 7.2), care are trei secţiuni:

1. New, care permite crearea unei prezentări noi, astfel:

Blank presentation, pornind de la o prezentare care nu conţine decât un diapozitiv gol;

From design template, pornind de la un singur diapozitiv pe baza unui şablon (model), la care ulterior pot fi adăugate şi alte diapozitive;

From AutoContent wizard…, utilizând wizard-ul (vrăjitorul), care vă asistă în proiectarea unei prezentări;

From existing presentation, pornind de la o prezentare deja existentă;

Photo album ..., pornind de la imagini existente, care vor fi folosite drept şabloane;

2. Templates, care permite folosirea unor şabloane, astfel:

Templates on Office Online, de pe site-ul Microsoft Office Online;

On my computer, salvate anterior în calculator;

On my web sites ..., de pe alte site-uri;

3. Recently used templates, care permite folosirea unor şabloane recent utilizate.

Dacă alegeţi AutoContent Wizard. veţi fi ghidat în crearea prezentării în patru paşi:

se alege tipul prezentării dintr-o serie de tipuri de prezentări predefinite;

se alege opţiunea de finalizare: clasic prin prezentare directă pe monitor, prezentare pe Internet, videoproiecţie susţinută de în faţa unui auditoriu, indirect, film etc.;

se alege titlul prezentării şi se personalizează zona de subsol a fiecărui slide;

se finalizează alegerea prezentării, care este deja alcătuită dintr-un set de diapozitive conform cu opţiunile selectate, la care pot fi adăugate şi alte elemente.

Apoi, prezentarea creată se poate personaliza prin modificarea unor diapozitive, adăugarea altor diapozitive sau ştergerea lor sau prin inserarea unor noi obiecte în diapozitive etc.

Adăugarea unui diapozitiv nou se poate realiza prin folosirea comenzii New Slide din meniul Insert, sau prin folosirea butonului New Slide de pe bara cu instrumente de formatare. Comanda va realiza crearea unui nou diapozitiv, care respectă şablonul (dacă a fost selectat vreunul la crearea prezentării). De fiecare dată va trebui să se aleagă dintre tipurile de diapozitive puse la dispoziţie (titlu, listă, text în două coloane, tabel, text + grafic, organigramă etc.) pe cel necesar.

Modalităţi de vizualizare ale prezentării

Selectarea unei modalităţi de vizualizare se poate realiza prin folosirea comenzilor din meniul View. Tipurile de vizualizare ce pot fi utilizate sunt:

Vederea normală, comanda View – Normal, care permite vizualizarea pe rând a diapozitivelor; este cel mai bun mod de vizualizare atunci când trebuie să realizaţi modificări ale elementelor componente ale diapozitivului vizualizat; permite o vedere de ansamblu a textului inclus în diapozitive, editarea acestuia, respectiv reordonarea diapozitivelor.

Vederea pentru sortarea diapozitivelor prezentării, comanda View – Slide Sorter, care permite vizualizarea diapozitivelor sub forma unui mozaic alcătuit din imagini miniatură ale diapozitivelor ce alcătuiesc prezentarea; acest mod de vizualizare permite reordonarea, crearea diapozitivelor, copierea lor etc.

Vederea Slide Show, permite vizualizarea prezentării pe tot ecranul, cu toate efectele şi animaţia realizate în prezentare.

Vederea Notes Page, permite crearea notiţelor necesare vorbitorului sau auditorului; în acest mod se oferă o imagine redusă la scară, alături de care se generează o casetă în care poate fi introdus textul notiţelor pentru auditoriu sau vorbitor.

Adăugarea obiectelor

Fiecare diapozitiv creat poate fi particularizat prin adăugarea unor obiecte noi (text, tabele, grafice, organigrame, desene, etc.) sau prin modificarea proprietăţilor obiectelor deja introduse.

Adăugarea textului se poate realiza prin selectarea comenzii Text box din meniul Insert, urmată de poziţionarea cursorului mouse-ului în locul în care urmează să fie inserat textul sau prin folosirea butonului corespunzător din bara instrumentelor de desen plasată în partea de jos a ecranului. Textul va fi totdeauna plasat în interiorul unei casete de text (Text Box). Ştergerea unei casete de text se poate realiza prin activarea casetei printr-un click pe conturul acesteia şi apoi apăsarea tastei Delete.

Adăugarea imaginilor se poate realiza prin una din următoarele variante, prin utilizarea comenzii Picture din meniul Insert, urmată de alegerea sursei de unde va fi preluată imaginea respectivă (Figura 7.3):

din colecţia de miniaturi (Clip art);

dintr-un fişier imagine (From File...);

prin scanare sau filmare (From Scanner or Camera ...);

dintr-un album foto (New Photo Album ...);

din formele predefinite (Auto Shapes);

prin construcţie cu editorul de organigrame (Organization Chart);

a
lte situaţii (Word Art).

Figura 7.3 – Adăugarea imaginilor într-un diapozitiv

Odată inserată imaginea, aceasta poate fi redimensionată prin tragerea pătrăţelelor de redimensionare corespunzătoare dimensiunii ce se doreşte a fi modificată (verticală, orizontală, sau ambele odată, păstrându-se proporţia între cele două dimensiuni). De asemenea se mai pot modifica parametri pentru strălucire, contrast, înlocui culorile originale cu altele alese de utilizator, prin folosirea butoanelor de pe bara cu instrumente dedicată imaginilor (care se activează cu ajutorul comenzii View – Toolbars - Picture). Toate aceste elemente de control pentru imagini şi altele se mai pot utiliza dacă se activează fereastra Format Picture, prin click cu butonul drept al mouse-ului pe imaginea respectivă şi alegerea din meniul contextual care a apărut a opţiunii corespunzătoare.

Sunt situaţii în care desenul (imaginea) ce se doreşte a fi inserată în prezentare nu este disponibilă prin nici una din căile de inserare a imaginilor prezentate mai sus. În asemenea situaţii utilizatorul va trebui să-şi construiască singur imaginea dorită. Mediul PowerPoint pune la dispoziţia utilizatorului un puternic set de instrumente de desen. Accesul la aceste instrumente de desen se face prin utilizarea butoanelor de pe bara cu instrumente pentru desen (Drawing toolbar) plasată în partea de jos a ecranului aplicaţiei. Activarea acestei bare se face în mod obişnuit din meniul View – Toolbars.

Pentru utilizarea unui obiect (desen, imagine, tabel, fişier audio, forme predefinite etc.), pe lângă operaţiile de inserare a acestor elemente şi stabilirea proprietăţilor acestora, sunt necesare operaţii de ştergere, selectare, deplasare, duplicare, grupare, regrupare etc.

Selectarea unui obiect se realizează prin simplu click de stânga pe obiectul respectiv. Pentru selecţia mai multor obiecte se menţine apăsată tasta Shift şi se execută click pe fiecare obiect ce se doreşte a fi selectat. Odată selectat un obiect sau mai multe, în jurul lor vor apare nişte pătrăţele de manipulare.

Ştergerea unui obiect se realizează prin selecţia prealabilă a obiectului respectiv urmată de apăsarea tastei Delete.

Deplasarea unui obiect se poate realiza prin tragere cu ajutorul cursorului până la locaţia dorită, sau - după selecţia prealabilă a acestuia - cu ajutorul tastelor săgeţi şi eventual menţinând apăsată tasta Ctrl pentru viteză de deplasare mai mică, sau Shift pentru viteză de deplasare mai mare.

Duplicarea unui obiect se poate realiza prin selecţia prealabilă a obiectului dorit cu ajutorul mouse-ului şi apoi prin tragere, menţinând apăsată tasta Ctrl, se deplasează copia obiectului astfel obţinută până la locaţia dorită.

Adăugarea tabelelor se realizează prin utilizarea comenzii Table… situată în meniul Insert. După introducerea numărului de linii şi de coloane, se poate modifica tabelul astfel obţinut, prin aceleaşi operaţii folosite la editarea tabelelor în Microsoft Word, comenzi disponibile în meniul Format - Table sau în bara de instrumente pentru tabele (Tables and Borders) care apare imediat după crearea tabelului sau se poate activa oricând cu ajutorul comenzilor cunoscute pentru barele de instrumente.

Modificarea tabelului astfel obţinut se realizează prin deschiderea lui pentru editare prin dublu click pe marginea tabelului sau prin click de dreapta urmat de alegerea comenzilor necesare din meniul contextual.

Adăugarea graficelor se realizează folosind fie comanda Chart din meniul Insert, fie butonul Insert Chart aflat pe bara de instrumente. În ambele situaţii în diapozitivul curent va fi introdus în mod automat un grafic pe baza unor valori aleatoare. Urmează ca utilizatorul să aleagă tipul de grafic adecvat reprezentării ce o doreşte (grafic de structură, de comparaţie, de urmărire a unei evoluţii în timp sau în spaţiu etc.), a elementelor care doreşte să apară pe grafic (legenda legend, titlul graficului-chart title etc) care se pot accesa prin utilizarea comenzilor Chart type, respectiv Format data series prezente în meniul ce apare la executarea unui click de dreapta pe fundalul graficului.

Adăugarea unei organigrame se poate realiza prin folosirea comenzii Organizational chart aflată în submeniul Picture din meniul Insert sau a comenzii care lansează editorul de organigrame.

Mediul PowerPoint permite inserarea în fişierul de prezentare a unor obiecte realizate cu alte aplicaţii ce suportă tehnica OLE de încapsulare. Astfel utilizatorul este liber să selecteze un obiect realizat, de exemplu, cu un program specializat de desen Corel Draw, să-l copieze în Clipboard prin comanda Copy sau Cut aflate în meniul Edit prezent aproape în orice aplicaţie, apoi să se plaseze în PowerPoint, şi din meniul Edit al acestuia să execute comanda Paste, ce va avea ca efect plasarea pe diapozitivul curent al obiectului selectat din aplicaţia CorelDraw.

Inserarea de obiecte din diferite aplicaţii (Bitmap Image, Microsoft Equation, Microsoft Excel, Microsoft Graph Chart, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Wave Sound etc.) se poate face apelând meniul Insert submeniul (comanda) Object.... În fereastra de dialog care apare, Insert Object, se alege una din opţiunile Create new sau Create from file, se precizează dacă în prezentare obiectul din aplicaţia dorită va apărea doar ca o imagine (icon) a aplicaţiei respective, caz în care căsuţa de validare Display as icon este bifată, apoi se apelează aplicaţia.

TEST DE EVALUARE

Care sunt variantele prin care se adaugă imagini într-un diapozitiv Microsoft PowerPoint?

Adăugarea imaginilor se poate realiza prin una din următoarele variante, prin utilizarea comenzii Picture din meniul Insert, urmată de alegerea sursei de unde va fi preluată imaginea respectivă:

din colecţia de miniaturi (Clip art);

dintr-un fişier imagine (From File...);

prin scanare sau filmare (From Scanner or Camera ...);

dintr-un album foto (New Photo Album ...);

din formele predefinite (Auto Shapes);

prin construcţie cu editorul de organigrame (Organization Chart);

alte situaţii (Word Art).
Care sunt comenzile Microsoft PowerPoint pentru inserarea de obiecte din diferite aplicaţii (Bitmap Image, Microsoft Equation, Microsoft Excel, Microsoft Graph Chart, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Wave Sound etc.)?

Răspuns: