Mövzu 1: “Azərbaycan dilində işgüzar və akademik kommunikasiya” fənninin predmeti, məqsədi və vəzifələri

2.3. Xidməti sənədlərin hazırlanmasında başlıca hüquqi əsaslar. 
Dövlət orqanlarında, idarələrdə və bələdiyyələrin fəaliyyətində xidməti sənədlərin 
yaranmasının hüquqi əsasları aşağıdakılardır:
1. Azərbaycan Respublikasının qərarları, Prezidentin fərman və sərəncamları,
Milli Məclisin qərarları, Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamları.
2.Yuxarı orqanların konkret tapşırıqları;
3.Həvalə edilmiş vəzifələrin idarələr tərəfindən onların səlahiyyətlərinə uyğun

---

olaraq yerinə yetirilməsi məqsədi ilə icra və sərəncam fəaliyyətinin həyata
keçirilməsi;
4. İdarə aparatının işini hüquqi cəhətdən tənzim etmək zərurəti.
Xidməti sənədlər tərtib edilərkən və rəsmi şəklə salınarkən onların üzərində
rekvizitlər tələbata uyğun yazılmalıdır. Sənədlər aydın, qısa və savadlı tərtib
edilməklə, gələcəkdə əlavə yazışma aparmaq lüzumunu aradan qaldırmağı təmin
edəcək dərəcədə tam və obyektiv olmalıdır.Sənədlər əl ilə, texniki vasitələrlə,
qarışıq üsulla tərtib edilə bilər. Sonradan kompüterdə yığılacaq arayış-məlumat və
xidməti sənədlər mürəkkəblə, səliqəli və aydın tərtib edilməlidir. Sənədlərin
hissələri tərtib edilərkən abzasdan başlanılmalıdır. Mətni tərtib edərkən əl yazısının
birinci səhifəsinin üzərində sol tərəfdə yazının neçə nüsxədən ibarət yazılması
göstərilməlidir.
Maliyyə, istintaq, məhkəmə, statistika, vergi sənədləri və başqa xüsusi sənədlər
qüvvədə olan qanunlara və əsasnamələrə uyğun surətdə hazırlanıb tərtib
edilməlidir. İdarələrin mətbəə və kompüter üsulu ilə hazırlanan blanklarında
aşağıdakı daimi rekvizitlər və məhdudlaşdırıcı nişanlar göstərilməlidir:
- dövlət gerbi– Azərbaycan Respublikasının Dövlət Gerbi (Azərbaycan
Respublikasının 1993-cü il 23 fevral tarixli Qanunun ilə təsdiq edilmiş
«Azərbaycan Respublikasının Dövlət Gerbi haqqında» Əsasnamə ilə müəyyən
edilmiş təsvirə uyğun olaraq);
- idarənin və ya müəssisənin emblemi;
- Azərbaycan Respublikasının Azərbaycan və lazımi hallarda ingilis dilində adı
(əgər əcnəbi dildə müraciət edilibsə);
- idarənin, müəssisənin Azərbaycan və lazım gələrsə ingilis dilində tam və ya qısa
şəkildə adı (əgər əcnəbi dildə müraciət edilibsə);
- ünvanın, sərlövhənin, çapa başlanmasının və nəzarət haqqında qeyd yazılmasının
nişanları.
Rekvizitlər blankların yuxarı hissəsində (küncdə və eninə), bir qayda olaraq,
Azərbaycan Resrpublikasının dövlət dilində çap edilir. Xarici dildə çap edilmiş
rekvizitlərə malik blanklardan istifadə edilməsinə yalnız sənədin mətni həmin
blankı göndərən təşkilat tərəfindən xarici dildə yazıldıqda yol verilir.
Xarici sənədlərdə (məktublarda, məlumat xarakterli arayışlarda, məlumat
vərəqələrində) ünvan sahibi göstərilir. Sənədlərin üstündə ünvan yazılarkən
aşağıdakı qaydalara əməl edilməlidir:
1. Sənədlər idarələrin, müəssisələrin və təşkilatların quruluş bölmələrinin və ya
vəzifəli şəxslərin ünvanına yazılmalıdır;
2. İdarənin və onun quruluş bölməsinin adı, sənəd vəzifəli şəxsə göndərildikdə
idarənin adı, ünvan sahibinin vəzifəsi və soyadı yazılır;
3. Əgər sənəd xüsusi şəxsə göndərilirsə, əvvəlcə ünvan sahibinin poçt ünvanı
bütövlüklə, sonra soyadı yazılır.
4. Sənəd dörddən artıq ünvanı əhatə etməməlidir.
Xidməti sənədlərə viza qoyulur, onlar imzalanır, razılaşdırılır və təsdiq edilir.
Təsdiq etmənin əsas üsulları aşağıdakılardır: imzalamaq, təsdiq edib möhür
vurmaq. Təsdiq edilməli olan sənədlər təsdiq edildikdən sonra qüvvəyə 
minir.Əsilliyi xüsusi olaraq təsdiq edilməli sənədlərə imza qoyulmasından sonra

---

möhür vurulur.
Bəzi hallarda sənədlərə əlavələr də ola bilər ki, bunların da üç növü fərqləndirilir:
1. Müvafiq sərəncam sənədləri ilə təsdiq edilən və ya qüvvəyə mindirilən əlavələr;
2.Əsas sənədin məzmununu izah edən və ya tamamalayan əlavələr;
3.Müstəqil sənəd olan, qoşma məktubla birlikdə göndərilən əlavələrdə zəruri olan
ünsürlərin hamısı (adı. Başlığı, məzmunu üçün məsul olan şəxslərin imzaları,
təsdiqetmə haqqında qeydlər və s.) olmalıdır.
Sənəd ona rəsmi xarekter və hüquqi quvvə verilməsi məqsədi ilə rəsmiləşdirilir.
Rəsmiləşdirmə sənədin imzalanması,təsdiq edilməsi və ona möhür vurulması
vasitəsi ilə həyata keçirilir.Təşkilatlara göndərilən sənədlər təşkilatın rəhbəri
2829
tərəfindən imzalanır.Kollegial orqanların sənədləri ,məzmununa görə 2 vəya daha
artıq şəxsin məsuliyyət daşıdığı sənədlər müvafiq olaraq 2 və daha artıq imza ilə
rəsmiləşdirilir.Belə hallarda imzalar şəxslərin tutduğu vəzifələrə uyğun olaraq
ardıcıllıqla biri digərindən 2-4 sətirarası intervalla ayrılmaqla yerləşdirilir.
Sənədlərin əslinə uyğun olaraq onların surətləri verilir.İdarələrdə çalışan işçilər
özlərinə aid olan şəxsi sənədlərin (təhsil haqqında diplomun, əmək 
kitabçasının,doğum haqqında şəhadətnamənin və digərinin )surətlərinin idarə
rəhbərliyindətəsdiq etdirə bilər. Xüsusi hallarda qanunçuluğun tələbinə uyğun
olaraq sənədlərin surətləri çıxarılaraq natarusda təsdiq edilə bilər. İdarələrdə 
sənədlərin surətinin təsdiqində sənədin əslinə uyğunluğu qeyd olunur.Təsdiqedənin 
vəzifəsi ,soyadı,tarix yazılır.
Surətçıxaran texniki vasitələrin kömyi ilə çoxaldılmaq üçün sənədin əsli verilir,
surəti çıxarıldıqdan sonra qaytarılaraq işlərə daxil edilir. Sənədin əsli ilə 
çoxaldılmış əlavələrin nüsxələri eyni nömrə ilə qeydə alınır.
Təşkilat rəhbərinin yanında keçirilən iclasların və müşavirələrin stenoqramları
hazırlanır, müvafiq qaydada rəsmiləşdirilir və kargüzarlıq xidmətində saxlanılır.
Rəhbərliyin tapşırığı ilə müvafiq səs yazısını əks etdirən audio və video yazılar
daimi saxlanılmaq üçün arxivə verilə bilər və maqnitsizləşdirmək yolu ilə silinə
bilər. Bu barədə akt tərtib edilir və ya müvafiq kitabda qeydiyyat aparılır.