Mövzu Turizm müəssisəsində sənədləşmə: mühasibat sənədləri, hesabatlar, biznes plan, yollayış blankları və vauçerlər

Turizm fəaliyyətilə məşğul olmaq üçün
aşağıdakı sənədlər təqdim edilir:

1. 
   Lisenziya almaq üçün ərizə. Ərizədə aşağıdakılar öz əksini tapmalıdır:
   

- hüquqi şəxslər üçün -adı, təşkilatı -hüquqi forması, hüquqi ünvanı, hesablaşma hesabının nömrəsi və bankın adı, fəaliyyət növü;
- fiziki şəxslər üçün- adı, atasının adı, soyadı, şəxsiyyət vəsiqəsinə dair məlumatlar (seriya, nömrə, nə vaxt və kim tərəfindən verilmişdir, ünvanı), fəaliyyət növü;

2. 
   Hüquqi şəxsin dövlət qeydiyyatı haqqında şəhadətnaməsinin sürəti;
   
3. 
   Ərizəçinin vergi orqanları tərəfindən uçota alınması haqqında müvafiq sənədin sürəti;
   
4. 
   Ərizədə qeyd olunan obyektlərdən hər biri üçün ərizəçinin istifadə hüququnu (mülkiyyət hüququ, icarə, istifadə və s. əsasları) təsdiq edən sənədin sürəti;
   
5. 
   Lisenziya almaq üçün dövlət rüsumunun ödənildiyini təsdiq edən sənəd;
   
6. 
   Azərbayjan Respublikasının Nazirlər Kabineti tərəfindən müəyyən edilən əlavə şərtləri əks etdirən sənədlər.
   

• 
  Hər bir şirkət fəaliyyət göstərmək üçün bankda (və ya bir neçə bankda) cari (manat) hesab açmalıdır. Beynəlxalq fəaliyyətlə məşğul olmaq üçün, şirkət valyuta hesabları açmalıdır (avro, ABŞ dolları və digər istənilən valyuta hesabı). Bank hesabları açıldıqdan sonra, şirkət öz bank hesabından nəqd vəsait götürə bilməsi üçün, bank tərəfindən çek kitabçası ilə təmin olunur
  
• 
  mühasibat və statistika sənədləri
  

- Sosial müdafiə fonduna, statistika idarəsinə, məşğulluq idarəsinə və vergilər departamentinə rüblük, illik hesabatlar verilir. Hesabatlarda işçilərin sayı, onların hər birinin aldığı əmək haqqı, şirkət tərəfindən yerinə yetirilmiş işin həcmi (göstərilmiş turizm xidməti), qəbul edilmiş və göndərilmiş turistlərin sayı və digər məlumatlar əks edilir.
- turfirmaların mühasibat sənədləri digər müəssisələrin mühasibat sənədlərindən fərqlənmir: ciddi uçot blankları: kassa-mədaxil orderi, hesab-faktura, qaimə-faktura (elektron), vəkalətnamə, Əlavə dəyər vergisi fakturası(elektron).
Kassa mədaxil orderi. Şirkətə daxil olan nəqd pulun uçotu üçündür. Nəğd vəsait- sponsorlardan, şirkət işçilərindən , müəssisələrdən, müştərilərdən daxil ola bilər. Hal-hazırda turfirmalar yalnız aviabilet satışı üçün müştəridən nağd pul ala bilərlər. Turfirmalarda post-terminal quraşdırılmalıdır. Əks təqdirdə turist nağd pulu turfirmanın bank hesabına ödəməlidir.
Qaimə-faktura. Elektron qaydada qarşı tərəfə edilmiş xidmət və ya təqdim olunmuş mal-material barədə məlumatlar yazılır. Xidmət edilmiş tərəfin VÖEN-nə göndərilir.
Vəkalətnamə. Başqa şirkətdən xidmətin, mal-materialın alınması üçün, müəssisə tərəfindən öz məsul işçisinə vəkalətnamə verilir..
Əlavə dəyər vergisi fakturası. Elektron qaydada müştəriyə göstərilmiş xidmətin, yerinə yetirilmiş işin həcmi ilə bərabər, əlavə dəyər vergisinin məbləği hesabda öz əksini tapır..

Şirkətin mühasibat və uçot işinin aparılması üçün əlavə olaraq kassa məxaric orderi, kassa kitabı, ödəniş tapşırıqları, qiymətli mal və materialların uçotu sənədləri, işçilərə əmək haqqının hesablanması və ödənilməsi cədvəlləri və digər sənədlər istifadə olunur.

Mühasibat sənədlərinin doldurulması və onlardan istifadə qaydası müvafiq dövlət orqanları tərəfindən (İqtisadiyyat Nazirliyi, Maliyyə Nazirliyi, Mərkəzi Bank) müəyyən edilir. Şirkət daxilində mühasibat və dövlət orqanlarına təqdim olunan hesabat sənədlərindən istifadə, tərtib etmə və təhvil verilməyə görə maddi- məsul şəxs, daxili əmrlə təyin olnur.

Yalnız turizm fəaliyyətində müştərilərə xidmət zamanı turizm yollayışlarından istifadə olunur. Daxili turim xidməti zamanı “Turizm yollayışı” blankı, xarici turistlərin qəbulu və göndərilməsi zamanı “Vouçer” tədbiq olunur. Turizm yollayışı bir neçə hissədən-- əsas hissə( xidmət göstərən turizm müəssisəsində saxlaılır),qidalanma və yerləşmə talonları və turistə geri qaytarılan hissədən( turistə hansı xidmətlərin göstərildiyi qeyd olunur) ibarət olur. Vouçer azərbaycan və ingilis dilində (Rusiya Federasiyasına-rus dilində), turizm yollayışı isə yalnız Azərbaycan dilində doldurulur.
“Turizm yollayışı”nı turist istirahətə getdiyi yerdə onu qəbul edən müəssisəyə (istirahət mərkəzinə, turist bazasına və s.) təqdim edir.

Xarici turistin (turistlərin) Azərbaycana gəlməsi üçün qəbul edən turfirma xarici turistə və ya göndərən turfirmaya poçt vasitəsilə “turizm yollayışı –Vouçer” yollayır. Xarici turistlərə verilən vouçer vasitəsilə xarici vətəndaş Azərbaycanın həmin ölkədə yerləşən konsulluğuna müraciət edir, pasportunu və onun adına yazılmış Vouçeri konsulluğa təqdim edir. Xarici turist Azərbaycana gəlmək üçün viza almaq imkanı əldə edir və viza rüsumunu ödəyir.

• 
  partnyorlarla münasibətləri nizamlayan sənədlər
  

Bu sənədlər turoperator və onu turizm xidmətləri ilə təmin edən təchizatçı arasında münasibətləri nizamlayır. Bu sənədlərin olması çox vacibdir. Çünki bu sənədlər turməhsulun yaranması prosesini təmin edir və onun keyfiyyətinə təminat verir..
Bu sənədlərin olmaması və ya lazımi qaydada tərtib olunmaması sonradan turistlər qarşısında müəyyən öhdəliklərin yerinə yetirilməməsinə səbəb ola bilər.
Müqavilələr təchizatçı təşkilatlarla münasibətlərin nizamlanmasında əsas sənəddir. Təchizatçı təşkilatlar da öz fəaliyətini həyata keçirmək üçün müvafiq lisenziyaya (mehmanxana fəaliyyəti, nəqliyyat xidməti və s.), Səhiyyə Nazirliyinin(sanitariya-epidemiologiya), FHN-nin (təhlükəsizlik nəzarəti) əlaqədar qurumları ilə müqavilə və razılıqlara malik olmalıdır.
Turoperatorla təchizatçı müəssisə arasında bağlanmış müqavilədə aşağıdakı məlumatlar əks etdirilməlidir: (Təchizatçı müəssisə dedikdə, yerləşdirmə obyekti, nəqliyyat müəssisəsi, qidalanma obyekti, bələdçi-tərcüməçi birliyi, əyləncə mərkəzi, muzey və s. nəzərdə tutulur).

• 
  tərəflərin tam adı və rekvizitləri (hüquqi və faktiki ünvanları,telefon, faks, elektron ünvan, VÖEN, məsul şəxslərin adları və s.)
  
• 
  tərəflərin fəaliyyətinə icazə verilməsi barədə sənəd (lisenziya və ya başqa sənəd)
  
• 
  müqavilənin predmeti (işin məqsədi)
  
• 
  əməkdaşlıq zamanı tərəflərin hüquq və vəzifələri
  
• 
  müqavilə şərtlərinin pozulmasına görə tərəflərin məsuliyyəti
  
• 
  göstərilən xidmətlər və onların ödəniş qaydaları
  
• 
  müqavilənin müddəti, uzadılması və ləğvi şərtləri.
  
• 
  müqavilənin möhür və səlahiyyətli şəxslərin imzası ilə təsdiq olunması.
  

Məlumatlar 2 cür olur: təşkilata daxul olan və təşkilatdan çıxan(xaric olan).
Partnyorlarla işbirliyi zamanı onlardan daxil olan məlumat adətən partnyor təşkilatların xidmət təklifləri və onlarla gələcəkdə əməkdaşlıq imkanları barədə olur.
Partnyorlara göndərilən məlumatlarda yerlərin bronlaşdırılması, hər hansı bir xidmətin göstərilməsi barədə məlumat olur. Bronlaşdırma və sifarişlər adətən turoperatorun blankında verilir və aşağıdakıları əks etdirir:

• 
  xidmətin növü (məs., transfer; hoteldə yerləşdirmə, ekskursiya təşkili)
  
• 
  xidmətin göstərilmə müddəti (tarix, xidmətin başlanma və qurtarma müddəti)
  
• 
  xidmətin dərəcəsi (məs., lüks və ya fərdi transfer)
  
• 
  qrupda olanların sayı
  
• 
  turistlər haqqında məlumat (ad, soyad, pasport məlumatı)
  
• 
  əlavə şərtlər və məlumatlar.
  

Sifariş blanklarında sifarişin xüsusiyyətindən asılı olaraq bəzi əlavə cədvəllər və ya əlavə məlumatlar da əks oluna bilər (məs., nəqliyyat xidməti zamanı uzunmüddətli nəqliyyat xidmətinin marşrutu, sürücüyə aid olunan əlavə öhdəliklər və s., yerləşdirmə obyektlərində isə turistlərin hoteldə blok sistemi ilə yerləşdirilməsi ).

Şirkətin fəaliyyəti dövründə, əldə olunan nəticələri müqayisə etmək, fəaliyyətin müsbət və mənfi tərəflərini aşkar etmək üçün mütamadi olaraq təsərrüfat fəaliyyətinin təhlili keçirilməlidir. Bu təhlil həm maliyyə və həm də fəaliyyət təhlili ola bilər. Təhlilin keçirilməsi zamanı hesabat dövründə əldə edilən nailiyyətlər və ya uğursuzluqlar, hansı istiqamətdə daha çox uğur əldə edildiyi və hansı istiqamətdə uğursuzluq olduğu aşkarlanır. Hesabat göstəricilərinə əsaslanaraq gələcək dövr üçün fəaliyyət planı (biznes-plan) hazırlanır. Bu planlar qısamüddətli (1 ilədək) , orta müddətli (1-3 illik) və uzunmüddətli (3 ildən yuxarı) ola bilər.