Bulchinsa Faayinaansii

Table of options of finance adm. Fitness assessment)

T.L	Hojiilee raawwataman (Activity)	Filannoowwan
		Filannoo 1ff^aa	Filannoo 2ff^aa
1	Gaafii kaffaltii dhiyaatu fudhachuun qulqulleessee tajaajilamtoof kaffaluu	Gaafii kaffaltii dhiyaatu fudhachuun qulqulleessee tajaajilamtoof kaffaltiin akka raawwatamu gareen (Case Team) ni raawwatama	Gaaffii Kaffaltii dhiyaatu fudhachuun qulqulleessee tajaajilamtoof kaffaltiin akka raawwatmu raawwataa olaanaan”Case worker” ni eeyyama
2	Galii Interpiraayizii sassabuun baankiitti galchuun galmeeffamni herregaa ni raawwatama	Galii Interpiraayizii sassabuun baankiitti galchuun galmeeffamni herregaa garee galiitiin “Case Team” ni raawwatama	Galii interpiraayizii sassabuun baankiitti galchuun galmeeffamni herregaa raawwattootaan “Case worker” ni raawwatama
	Kaffaltii Cheekiin raawwatamu	Cheekii irratti mallateessuun sadarkaan ittii gaafatamaa fi garee “Case Team) qofaan ni raawwatama.	Cheekii irratti mallateessuun sadarkaan ittii gaafatamaa, garee “Case Team)” fi raawwataa olaanaan”Case worker” ni raawwatama.
	Sanada kaffaltiin ittiin raawwatame koodiin kennamee kompiwutaratti ni gala	Sanada kaffaltiin ittiin raawwatame koodiin kennamee raawwataa olaanaan”Case worker” kompiwutaratti ni gala.	Sanada kaffaltiin ittiin raa+wwatame koodiin kennamee raawwataa herregaa ”Any case worker” kompiwutaratti ni gala.
	Gabaasa faayinaansii qopheessuu fi ibsaawwan faayinaansii (financial analysis) qopheessuun raawwatama	Gabaasa faayinaansii qopheessuu fi ibsaawwan faayinaansii (financial analysis) qopheessuun tajaajilamtootaaf kennuun abbaa adeemsaa tiin “process owner” raawwatama.	Gabaasa faayinaansii qopheessuu fi ibsaawwan faayinaansii (financial analysis) qopheessuun tajaajilamtootaaf kennuun garee “Case worker” fi raawwataa olaanaan”Case worker” tiin “ raawwatama.

3.7. Sakkata`iinsa Gahuumsaa

3.7.1. Sakkata`iinsa gahuumsaa Adeemsa hojii Bul. Faayinaansii

(Fitness assessment finance adm.)

T.L	Ulaagaa sakkata`aa gahumsaa	Filannoowwan
		Filannoo 1ff^aa	Filannoo 2ff^aa
1	Aangoo fi ergama Mana Hojii waliin wal simuu	Aangoo fi ergama Mana Hojii waliin wal sima.	Aangoo fi ergama Mana Hojii waliin wal sima.
2	Fedhii fi itti quufiinsa maamilaa waliin wal simuu	Itti quufiinsa maamilaa waliin yeroo ilaalamu gaariidha.	Itti quufiinsa maamilaa waliin yeroo ilaalamu daraan olaanaa dha.
3	Baasii kan xiqqeessuu ta'uu	Kan qopheessuuf mallateessuu nama tokkoo waan hin taaneef baasii dabala.	Kan qopheessuuf mallateessuu nama tokkoo waan ta`eef baasiin xiqqaadha.
4	Irraa dedeebi`iinsa kan xiqqeessuu ta`uu	Irraa dedeebi`insii jiru xiqqaa miti.	Irraa dedeebi`insii jiru xiqqaa dha.
5	Hojjetaa aangessuuf itti gaafatamummaa kennuu	Faayidaan qabu olaanaa dha.	Faayidaan qabu daran olaanaa dha.
6	Galma agaamii waliin kan adeemu ta`uu	Galma agaamii waliin kan adeemu dha.	Galma agaamii waliin kan adeemu dha.
7	Yeroo turmaataa gabaabsuu	Irraa dedeebi`iinsii waan jiruuf gabaabaa miti.	Irraa dedeebi`iinsii waan hin jirreef gabaabaa dha.

2. Moodeelota Adeemsa Hojii Madaaluu fi filachuu

(Fitness Assessment Selection of Finance Administration)

T.L.	Qabxii madaallii	Safartuu	Ulfina (1)	Filannoo
				Tokkooff^aa	Lammaff^aa
1	Aangoo fi ergama Mana Hojii waliin wal simuu.	Ibsaa (Narration)	9	9	9
2	Fedhii fi itti quufiinsa maamilaa waliin wal simuu.	%	10	8	9
3	Baasii kan xiqqeessuu ta'uu.	%	7	5	6
4	Irraa dedeebi`iinsa kan xiqqeessuu ta`uu.	%	5	4	5
5	Galma agaammii waliin wal-simuu.	%	9	9	9
6	Hojjetaa aangessuuf itti gaafatamummaa kennuu.	%	5	4	5
7	Yeroo turmaataa gabaabsuu.	&	5	4	5
Ida`ama			50	43	49
Sadarkaa				2	1

2. 
   Ibsaa Adeemsa Haarawaa filatamee
   

Adeemsa haarawaa bulchiinsa faayinaansii daran olaanaa ta`ee filachuuf ulaagaa kaayameen bu`uura filannoo tiif maddi ka’uumsa yaadota filatamani kun kan bu`uureffatan,

• 
  Fedhaa maamiloota fi dhimmamtootaa,
  
• 
  Kaayyoo diriire (stretch objective),
  
• 
  Barmaatilee caban(broken assumption),
  
• 
  Yaadoota bu’uura JBAH(Reengineering principle),
  
• 
  Muxxannoo raawwii gaarii dhaabbilee beench markii adda addaa,
  
• 
  Muxxannoo gaarii Biyyoota Addunya biroo”enternet” irraa (Financial management best practice) argannee fi KKF fudhatamuun ilaalameera.
  

Haaluma kanaan adeemsa harawaa bulchiinsa faayinaansii JBAH`n irratti hojjetame galmaan gahuuf filannoo lamaffaan fedhii maamiltootaa deddeebi`iinsa xiqqeessuun guutuu, kaayyoo diriiraa galmaan gahuu, barmaatilee duubatti hafaa cabsuu fi hojjetaa sadarkaa sadarkaan aangeessuun faayidaa waan qabuuf filatameera.

7. 
   Yaa`iinsa Hojii (work flow) moodeela haaraa bulchiinsa faayinaansii
   

(finance administration work flow)

3.8.1. Yaa`iinsa hojii bulchiinsa faayinaansii
JBAH bulchiinsa faayinaansii tiif hojjetame irratti yaa`iinsi hojii (work flow) akka armaan gadiitti tokko tokkoon fudhatamuun ilaalamaniiru.

• 
  Karoora fedha maallaqaa qopheessuu(annual cash flow plan),
  
• 
  Lakk. Herrega baankii banuu fi cufuu.
  
• 
  Baajata mirkanaahee fudhachuu fi galmeessuu.
  
• 
  Galii interpiraayizii sassabuu fi galmeessuu.
  
• 
  Walitti qabamaawwan (receivables) jiran hordofuun galchuu,
  
• 
  Baajataa bulchuu fi to’annoo taasisuu.
  
• 
  Gaaffii kaffaltii fudhachuun herrega qulqulleessuu.
  
• 
  Kaffaltiiwwan adda addaa (mindaa,durgoo, kaffaltii bittaa fi faayidaalee adda addaa) raawwachuu,
  
• 
  Harshameewwan faayinaansiif galmeeffama herregaa gaggeessuu.
  
• 
  Harshameewwan faayinaansii of eeggannoon qabuu,
  
• 
  Ragaa faayinaansii tiif of eeggannoo taasisuu,
  
• 
  Dabarsaawwan maallaqaa piroojektotaaf taasisuu,
  
• 
  Madaala herrega baankii hojjechuu.
  
• 
  Madaala qabeenya hojjechuu (Stock reconciliation) fi
  
• 
  Gabaasa faayinaansii qopheessuu dha.
  

3.8.2. Gabatee Yaa`iinsa hojii bulchiinsa faayinaansii

Lakk.	Hojiilee Gurguddoo Hojjataman
I	Yaa’iinsa Kaffaltii fi galmeeffama herregaa
1	Gaaffii kaffaltii, herrega bu`uu ykn dabarsa maallaqaa ragaasifame fudhachuu.
2	Herrega sirrii ta`uu qulqulleessuu.
3	Kaffaltiif tajaajila adda addaa, mindaa, bittaa meeshaa fi tajaajilaa tiif sanada peeroolii/pv/cpv/ fi cheekii qopheessuun fi koodii gochuu.
4	Akkataa aangoon eeyyamuun mallataahuun namni waliin mallatteessuu mallateessisuu.
5	Abbaan dhimmaa/qabduun maallaqaa pv/cpv/mallateessuun maallaqa ykn cheekii ni fudhatama.
6	Kaffaltiiwwaan qaama sadaffaa (3^rd party claim) raawwachuu.
7	Kaffaltiin raawwatame koompiwutara ni gala.
II	Hojii qophii fedha maallaqaa fi to`annoo baajataa
7	Baajata interpiraayizii boordiin mirkanaahee fudhachuu.
8	Karoora fedha maallaqaa ji`aa fi waggaa qopheessuu(Monthly and annual cash flow plan) qopheessuu.
9	To`annaa baajataa taasisuu.
10	Gabaasa itti fayyadama baajataa fi ibsa ittii fayyadamaa /financial analysis/ ni qophahaa.
III	Galii fi galmeeffama herregaa
11	Sartafikeetii ragaasifame /approved certificate/ bulchiinsa ijaarsaa irraa fuchuun walitti qabamaan (receivable) galmeessuun imaanaa qabameef (retention) galmee qabachuu.
12	Nagahee galii /RV/ qabachuun maamila bira adeemuun cheekii fuchuu fi galii argame gulantaa herregaa /koodii/guutuu.
13	Cheekii chaappaan taasifamuun baankitti galii taasifama.
14	Galii argamee koompiwutaratti galchuu.
IV	Herrega waliigalaa
15	Madaala herrega baankii, qabeenyaa fi sochii maallaqa waliigalaa hojjetamee fudhachuun sirruumaa mirkaneessuu gabaasa herregaa tiif fayyadamuu.
16	Gabaasa madaala herrega piroojektotaa (Trial balance) fudhachuun sirreeffama barbaachiisaa taasisuun koodii kennee koompiwutara galchuu.
17	Leejaroota baasuun gamaagamuu(proof read) sirreeffama herregaa barbaachiisaa (adjustment) taasisuu.
18	Gabaasa waliigalaa qopheessuu (consolidiated financial statment).
19	Herrega galii fi baasii cufuu (closing revenue & expense account), madaalsisa dhumaa raawwachuu (post clothing trial balance), gabaasa bu`aa fi kisaaraa (profit loss statement)fi qabeenyaa fi idaa (balance sheet) qopheessuu fi odiitarootaan xiinxalsiisuu.
V	Maallaqaa
20	Nagahee galii qopheessuun galii adda addaa ni fuudhaa.
21	Maallaqa callaa saanduuqaa ni qaba,
22	Kaffaltii maallaqa callaa ni raawwata,
23	Kaffaltiin mindaa bakka baankiin hin raawwatamnetti ni raawwata,
24	Galmee maallaqa callaa (Cash book) ni galmeesa,
25	Sanada Kaffaltiin itti raawwatame formii dabarsaa irratti galmeessuun tuuta herreegaatiif ni dabarsa maallaqa bakka buufata (replenishment),
26	Kaffaltiiwwan maallaqaa waajjiraan alatti raawwataman ni raawwata,
27	Maallaqa gurgurtaaa caalbaasii nagahee qopheessuun ni fuudha,
VI	Harshammee
28	Sanada kaffaltiin itti raawwatamee mallatteessee ni fudha,
29	Sanada kaffaltiin itti raawwatamee gosaa fi baraan addaan baasuun tarreessuun,galmeessuun ni qaba,
30	Harshamee hojiidhaaf barbaadamuu qaama barbaadeef mallatteesissee ni kenna,
VII	Yaa’insa hojii Koostii fi Baajataa
31	Fedhii meeshaa baay’ina barbaadamuun,gatii madalawaa ta’een bakka senterii hojiichatti haala argamuu danda’uun karoorsuu fi akka guutamu taasisuu,
32	Haala meeshan koodii kenamuuf,ittin gurmaa’u,fi qabiinssa isaa qajaalfama baasuu.
33	Analysisii meeshaa istooratti argamuu qabu(Maximum level), minimum level, re-order level xinxaaluu dhaan meeshaan hedduminaan istoora keessa qarshii hidhee akka hin teenye ykn dhabinssa meeshaa tiin hojiin akka hin gufannee madalli sirrii ta’ee gabaasuu.
34	Meeshaan bittaan isaa gaafatamee hanga bittamee galii ta’utti yeroo itti fudhatu (Lead time),tilmaama keessa galchuu dhaan bittaan yeroo isaa eggatee akka bittamu ibsa kennuu.
35	Galmeen qabeenya waajiraa akka jiraatuu fi kaapitaalli waajjiraa qabeenyarra jiru ni gabaasa akkasumas hiri’ina dulluma meeshaa dhaabata shalaguun gabaasuu.
36	Gabaasa madalli meeshaa ji’an, kurmanaan,ji’a jahan akkasumsa kan waggaa hojjechuun qaamota barbaadaniif dabarsuu.
37	“Soft ware” galmee qabeenyaf ooluun gargaaramuun madda kanaraa odeefannoo barbachisu Adeemsii Faayinaansii fi adeemsii Bittaa battalatti akka argatu taasisuu.
38	Lakkoofsa qabeenyaa waggaa (Anual Inventory) olaantummaan to’achuun garaagarummaa lakkoofsaa irratti sirreeffamnii akka taasifamuu hojjechuu kan garaagarummaan sirreeffamuu hin dandeenye hiri’inaan/caalmaan gabaasuu.
39	Meeshaalee haarawaa bitamuuf gaafataman koodiin hin kennamineef koodii kennuun sooftiweeriitti galchuu.

3.8.3. Yaa`iinsa hojii kaffaltii, to`annoo baajataa fi galmeeffama herregaa adeemsa amma jiru irratti hojjetame

(current designed disbursement & budget control work flow)

Kaffaltii,to`annoo baajataa fi galmeeffama herregaa

Kaffaltii Mindaa

Fi faayidaalee

Peerooliin raawwatu

Kaffaltii baasii fi dabarsa maallaqaa adda addaa

Gaaffii Kaffaltii fudhachu

Peeroolii qopheessuu

Sanada qopheessuun

Koodii gochuu

Kaffaltii raawwachuu

Mana Hojiitti

Baankiitti

Gaaffii Kaffaltii fudhachu

Sanada qopheessuun

Koodii gochuu

Kaffaltii raawwachuu

Baankii

Saanduqaan

Baajatni jiraachuu qulqulleessuu

Baajatni jiraachuu qulqulleessuu

3.8.4. Yaa`iinsa hojii kaffaltii, dabarsa maallaqaa fi galmeeffama herregaa sooftii weerii kan biraaf hojjetame (New designed disbursement flow)

Maammilli gaaffii maallaqaa qulqulleessee galii taasisa

Herreega baankii IIHBO

.Herreega baankii piroojektitti galii taasifama.

Hojjetaan herregaa sartafiketii kaffaltii fudhate maallaqnii galuu mirkaneeffachuun ajaja kaffaltii % dhaan adda baasee ni qopheessaa.

Kaffaltii ofii isaatiif raawwataa?

Hojjetaan kaffaltii qopheessuu ajaja kaffaltii fudhatee T.T. qopheessaa.

T.T`n maaliin qophaha ያዘጋጃል

System Generated T.T. harkaan mallataaha.

T.T.`n online qophaahee mallattoo dijitaalaan ragaasifama.

Ajaja kaffaltii irratti hundaahee T.T`n qophaaha.

Sartafikeetiin mirkanaahee Ijaarsa irraa bulchiinsa faayinaansitti dabarfama.

Lakkii

Eeyyeen




3.8.5. Maappii Yaa`iinsa hojii herregaa waliigalaa

(Current General Account high level mapping)

Hojjetaan herregaa sanada koodii godhee dabarsuu

Hojjetaan herregaa haala gulantaa herregaa tiin gara koompiwutaraatti galchuu.

Hojjetaan herregaa olaanaa sirruummaa isaa mirkaneessuun (proof read) taasisuun sirreeffama barbaachisaa taasisa.

Hojjetaan herrega olaanaan gabaasa waliigalaa qopheessuun (draft repor) I/G garee tiif dhiyeessaa.

Gabaasa faayinaansii qophaahee

Istookii

I/G gabaasa dhiyaateef xiinxaluu sirreeffama barbaachiisaa raawwatee gabaasa faayinaansii dhiyeessaa oditarootaan ni xiinxalsiisa.

Qabduu harshamee

6. 
   Mappii Ol’aanaa Hojii To’annaa IStookii
   

Opening Balance or Inventory at new Budget year

New Inventory Balance

Addition by

GRN, MRN, PT

Subtraction bySIV,DN, PT

Current Invetory Balance

End of the year Inventory Count


3.8.7. Haa`iinsa hojii Adeemsa Hojii Haaraa Bulchiinsa Faayinaansii

Baajata mirkanaahee fudhachuu fi galii adda addaa walitti qabuu.



Ciccatota

• 
  Galii maallaqaa fi galmeeffama herregaa raawwatamu.
  
• 
  Gaaffii kaffaltii dhiyaatu.
  
• 
  To`annaa baajataa fedha maallaqa waggaa irratti hundaahe
  
• 
  Gabaasa faayinaansii qulqulluu barbaaduu.
  

-Galii dedeebii malee galeef galmeeffame.

- To`annaa baajata fedha karoora maallaqaa (Annual cash flow plan) waliin adeemu.

-Kaffaltii daddeebi’ii malee raawwatamee.

- Madaala istookii sirrii fi wal simee dhiyaatu.

- Gabaasa faayinaansii qulqquulluu, yeroo isaa eegee fi komii odiitaraa irraa bilisa ta`ee dhiyaatu.

(Work flows of the newly designed finace admnisration process)

Gabaasa faayinaansii qopheessuun oditarootaan xinxalsiisuu.

Gaaffiin kaffaltii fi dabarsa maallaqaa

Baajatnii kan qabameef ta`uu qulqulleessuu.

Gaaffiin kaffaltii fi dabarsa maallaqaa

Raawwachuu fi galmeeffama herregaa

adeemsisuu.

Galmeeffama herregaa, madaala istookii fudhachuun kompiwutara galchuu fi gabaasa faayinaansii qopheessuu.

F


3.8.8. Maappii Adeemsa Hojii Haaraa Bulchiinsa Faayinaansii

(Map of the newly designed finace admnisration process)

-Gaaffii galii sassabuu

- Gaaffii kaffaltii dhiyaate.

Baajata mirkanaahee fudhachuu

fi galii adda addaa walitti qabuu.

Gaaffii kaffaltii adda addaa fi

dabarsa maallaqaa fudhachuuFi qulqulleessuu.

Gaaffiin kaffaltii fi dabarsa maallaqaa

Raawwachuu fi galmeeffama herregaa

adeemsisuu.

Galmeeffama herregaa, madaala istookii fudhachuun kompiwutara galchuu.

Gabaasa faayinaansii qopheessuu fi oditarootaan xiinxalchiisuu

-Kaffaltii gaafatame.


Madaala Istookii

Hojjetame