Konfrans mərkəzləri - Amerikada konfrans mərkəzləri kon
fransların və ekspozisiyaların keçirildiyi mehmanxana sənayesinin ixti
saslaşdırılmış böyük müəssisələri adlandırılır. Adətən belə müəssisələr
bu kimi tədbirlərin keçirilməsi üçün zəruri olan bütün avadanlıq və
vasitələrlə təchiz olunur: avtomobillərin saxlanması üçün dayanacaq
yerləri, məlumat-arayış xidmətləri, biznes mərkəzləri, yeməkxanalar,
restoranlar və s.
Konfrans mərkəzləri, adətən, dövlət və ya şəhər orqanları tə
rəfindən idarə olunan korporativ struktura malikdir. Mərkəzlər məqsəd
lərə və tapşırıqlara uyğun olaraq menecerlər tərəfindən idarə olunur.
Bu mərkəzlərində, adətən, hər hansı miqyasda olan konfransların
keçirilməsini mümkün edən kifayət qədər sərgi və konfrans zalları olur.
Konfrans mərkəzlərin gəliri sərgi zallarının icarəyə verilməsindən alınır
(Adətən kvadratlara bölünmə yolu ilə). Əlavə gəlir yeməkxana və
ticarət avtomatları vasitəsilə ərzaq məhsullarının və içkilərin satışından
alınır. Əksər mərkəzlərin işıqlandırma, avadanlıqla, audiovizual təchizat
işləri və kommunikasiya vasitələri ilə məşğul olan xüsusi subpod-
ratçıları olur.
Konfrans mərkəzləri yerləşdikləri şəhərin iqtisadiyyatına milyon
larla dollar xeyir gətirə bilər.
Tədbirlərin idarə olunması - Böyük konfrans mərkəzləri öz
fəaliyyətlərini bir neçə il qabaq dövr üçün planlaşdırmaqla işləyirlər.
Konfransların və qonaqların yerli büroları ilkin sifarişlərin sənədl-
əşdirilməsini, adətən, öz üzərlərinə götürürlər. Aydın məsələdir ki, büro
və konfrans mərkəzi birgə əməkdaşlıq etməkdə olduqca maraqlıdırlar.
Sifarişin reallaşdığı ilk məqamlarda baş menecer bu tədbirlə məşğul
olacaq, menecerə tapşırıq verəcək, müştəri ilə əlaqə yaradacaq və
bütün mərhələlər onunla keçəcəkdir: ilkin görüləcək işlər, tədbirin özü
və nəticələrin çıxarışı.
Sifarişi qeydiyyata alarkən menecer sifarişçi ilə qabaqcadan
onun tələbatlarını müzakirə edərək tədbirin keçirilməsi üçün müvafiq
yer ayırır ki, onu əlavə xərclərdən azad etsin. Müqavilə planlaşdırılan
tədbirin profilinə uyğun tərtib olunur. Bu sənəddə müştərinin bütün
tələbatları əks olunur və bu və ya digər tələblərin yerinə yetirilməsinə
görə hansı subpodratçıların məsuliyyət daşıması göstərilir (Məsələn,
158
xalçaların döşənməsi və yaxud ekspozisiyalar üçün nəzərdə tutulan
arakəsmələrin quraşdırılması). Müqavilə hüquqi sənəd sayılır və bu
səbəbdən onun tərtibinə lazımi diqqət yetirilməsi tələb olunur.
Məsələn, müqavilədə göstərilə bilər ki, sərgi keçirilən otaqların
yığışdırılması ancaq mərkəzin işçiləri tərəfindən yerinə yetirilə bilər və
yaxud, ərzaq pərakəndə satışı üçün yox, nümunə kimi hazırlanmalıdır.
Müqavilə imzalandıqdan və müştəriyə qaytarıldıqdan sonra tədbirin
keçirilməsinə görə məsul menecer tədbirin başlanmasından altı ay
əvvəlki dövr ərzində onun keçirilməsinə aid detalları fasiləsiz qaydada
müştəri ilə dəqiqləşdirməlidir (telefon vasitəsilə və ya şəxsi görüşlər
keçirildiyi zaman): təhlükəsizliyə, biznes-mərkəzin təşkilinə, banket
xidmətlərinə və s. aid məsələlər. Bu menecer mərkəz və müştəri
arasında əlaqələri təmin edən əsas adamdır. Əsas xidmət növlərinə
görə məsuliyyət daşıyan təsdiq olunmuş subpodratçıları müştəriyə
məhz o, təqdim edir. Tədbirin başlanmasına iki həftə qalmış şöbə və
bölmə rəislərinə tədbirin rahat keçməsi üçün onların nələri təmin
etmələri barədə vəzifələrini göstərən müvafiq sənəd paylanır. Tədbirə
on gün qalmış ilkin yığıncaq keçirilir və orada detallar təkrarən
dəqiqləşdirilir ki, hər hansı uyğunsuzluq baş verməsin, məsələn, iki
konfrans nümayəndələrinin eyni zamanda gəlişi və s.
Həmçinin ekspozisiyalar üzrə menecerin və onun nəqliyyat,
eksponat və avadanlıqların yerləşdirilməsi və onlara xidmət gös
tərilməsi işlərini, məsələn, avtobus reyslərini təşkil edən şirkət me
necerləri, iştirakçıların qeydiyyatını aparan xidmətçilər, sərgi zallarının
menecerləri və s.-ni, təmin edən podratçısının iştirakı ilə iclas keçirilir.
Yük maşınlarında gətirilən eksponatların yerləşdirilməsi üzrə
işlər başlayarkən işə subpodratçıların nümayəndələri girişir. Radiotele-
fonlardan istifadə edərək onlar yük maşınlarını növbə ilə çağırırlar.
Sərgi materialları müvafiq qaydada yerləşdirildikdən sonra sərgi açılır
və adamlara əraziyə daxil olmalarına icazə verilir.
Yüklə
Dostları ilə paylaş: