Hizmete özel

Kurumu :

Birimi :

Alt Birimi :

EK-AN

KONTROL EVRAK SAYIM ÇİZELGESİ

2006... YILI MİLLÎ / NATO KONTROLLÜ EVRAK SAYIM LİSTESİ Sayfa Nu. :
Sıra Nu.	Evrakı Çıkaran Makam	Tarihi	Numarası	Kontrol Nu.	Kopya Nu.	Sayfa Adedi	Ek Adedi	Düşünceler
Yukarıda yazılı kontrollü evrakın ekleri ile birlikte mevcut olduğu tasdik olunur. Kont. Ev. Me. Kont. Ev. Me. Kont. Ev. Büro A.

EK-AO

KONTROLLÜ/TALİ KONTROLLÜ EVRAK BÜROLARI

DENETLEME FORMU

1. Denetlemeyi yapan Bakanlık : ..............................

2. Denetlenen büronun bağlı bulunduğu

Gn. Md.lük/Valilik/Bakanlık : ..............................

3. Kontrollü evrak büro amirinin/memurunun

adı, soyadı : ..............................

4. Denetleme tarihi : ..............................

5. Son denetleme tarihi : ..............................

6. Denetleme heyeti Başkan ve Üyelerinin adı soyadı : ..............................
BİRİNCİ KISIM

GENEL

Evet Hayır

7. Millî ve NATO kontrollü evrak ayrı ayrı muhafaza ediliyor mu? ...... ......

8. Kontrollü Ev.A. ve Me.ları görevlerini biliyor mu? ...... ......

9. Büroya bağlı tali kontrollü evrak bürosu açıldı mı? ...... ......

10.Tali kontrollü evrak bürolarının açılması için yetkili makamdan

müsaade alındı mı? ...... ......
İKİNCİ KISIM

FİZİKİ GÜVENLİK

11. Kontrollü evrak mahfuz odalarda muhafaza ediliyor mu? ....... .......

a. Bina ve oda sağlam mıdır? ....... .......

b. Kapı çevresi sac veya demirden yapılmış mıdır? ....... .......

c. Üç kombineli şifreli kilit var mı? ....... .......

d. Pencereler demir çubuk ve kalın kafes telle takviye edilmiş

mi? ....... .......

12. Kontrollü evrak bürosunun kapısında 24 saat esasına göre nö-

betçi var mı (tezkiyeli)? ....... .......

a. Nöbetçilerin isim ve fotoğrafları belirlenip kapının dışında

uygun bir yere asılmış mı? ....... .......

b. Nöbetçilerin güvenlik soruşturması yapılmış mı? ....... .......

Bir örneği dosya içerisinde muhafaza ediliyor mu? ....... .......

c. Nöbetçilere görevleri öğretilmiş mi? ....... .......

AO-1

Evet Hayır

13. Kontrollü evrak bürosunda alarm sistemi var mı? ....... .......

a. Alarm sistemi 24 saat faal bulunan bir yere bağlanmış mı?

ve faal mi? ....... .......

b. Alarm kontrol çizelgesi kullanılmakta mı? ....... .......

c. Alarm sistemi her gün ve hafta/bayram tatili başlangıcında

kontrol edilip kontrol çizelgesi imzalanıyor mu? ....... .......

d. Alarm kontrol çizelgesi her ay değiştirilip bir dosyada sıralı

olarak muhafaza ediliyor mu? ....... .......

14. Üç kombineli kilitler hakkında esaslar biliniyor mu? ....... .......

a. Kilit şifreleri her altı ayda bir veya gerektiğinde değiştiriliyor mu? ....... .......

b. Şifre zarfları iki suret hazırlanıyor mu? ....... .......

c. Şifre zarfları gerekli yerlerde muhafaza ediliyor mu? ....... .......

d. Şifre zarflarının üzerine gerekli bilgiler yazılmış mı? ....... .......

e. Şifreli kilit anahtarları şifreler ile beraber aynı kasada sak-

lanıyor mu? ....... .......

f. Şifreli kasa ve dolapların mesai saatleri dışında açılması ge-

rektiğinde yapılacak işlem biliniyor mu? ....... .......

ÜCÜNCÜ KISIM

PERSONEL GÜVENLİĞİ

16. Kontrollü evrak bürolarına girmeye yetkili personelin isim ve

fotoğrafları belirlenip kapının dışında uygun bir yere çerçeve

içinde asılmış mıdır? ....... .......

17. Personelin güvenlik soruşturması yapılmış mı? ....... .......

a. Kontrollü evrakın dağıtılmasında ve bürolarında çalışan

personelin (daktilo, desinatör, evrak kayıt memurları, mat-

baa) güvenlik soruşturması yapılmış mı? ....... .......

b. Güvenlik soruşturmaları yapılan personelin güvenlik bel-

geleri asılları veya fotokopileri kontrollü evrak bürosunda

bir dosyada muhafaza ediliyor mu? ....... .......

c. Kontrollü evrak bürolarında çalışan, çok gizli gizlilik de-

recesi veren, çok gizli evrakı gören üzerinde işlem yapan ve

taşıyan personel için kontrollü evrak amirliğince/memur-

luğunca iki adet güvenlik ve ayrılış brifing belgeleri tanzim

edilip brifing veriliyor mu? ....... .......

d. Güvenlik ve ayrılış brifing belgeleri her yıl OCAK ayında

tekrarlanıp imza ettiriliyor mu? ....... .......

e. Personelin görevden ayrılması hâlinde ayrılış brifingi veri-

lerek güvenlik belgesi imza ettiriliyor mu? ....... .......

f. Personelin güvenlik ve ayrılış brifing belgeleri bir dosya için-

de muhafaza ediliyor mu? ....... .......

g. İlgili personelin görevden ayrılması hâlinde; yeni görevlen-

dirilen personele zimmetinde bulunan kontrollü Doküman

evrak ve malzemeyi teslim etmiş mi? ....... .......

AO-2

Evet Hayır

18. İlgili personelin yetki kartı var mı? ....... .......

a. Yetki kartları usulüne göre verilmiş mi? ....... .......

b. Personel bu kartları yanında bulunduruyor mu? ....... .......

c. Kontrollü evrak bürosunca verilmiş yetki kartlarının bir

adedi büro girişinde görülecek bir yere asılmış mı? ....... .......

DÖRDÜNCÜ KISIM