4.5 Mustafakemalpaşa Belediyesi İç Kontrol Uygulama Planı
1- KONTROL ORTAMI
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS1
Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.
EP 1
KOS 1.1
İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.
Sahiplenme çalışmalarına başlanmıştır.
EP 2
İç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında eğitim verilecektir.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Eğitim katılım formları
Sürekli
İç kontrol hakkında bilgiler içeren bir kitap bastırılacaktır.
KOS 1.2
İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.
Üst yönetimin eğitimlere katılması sağlanacaktır.
EP 3
Eğitim verilmesi düşünülmektedir.
Tüm yöneticiler.
Tüm Müdürlük/Birimler
Eğitim katılım formları
Her yıl
KOS 1.3
Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.
Etik kurallar öğrenilecek ve tüm personele bilgi verilecektir.
EP 4
Etik kurallar hakkında tüm personele tebliğ
Mali Hizmetler Müdürlüğü
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Etik Kurallar./Tebliğ belgesi
Başbakanlık Kamu görevlileri Etik kurulu nun internet sitesinde bulunan "Etik Rehberi"idare için güncellenerek tüm personele dağıtılması sağlanacaktır.
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS 1.4
Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.
Str. plan,Performans programı ve Faaliyet raporu ile desteklenmiştir.
EP 5
Kamu görevlileri yetki ve kaynaklarını kullanırken kurum /kamu menfaatini ön planda tutmalıdır.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Başkanlık Makamı
Sürekli
KOS 1.5
İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.
Adil ve eşit davranılmıştır.
EP 6
Yöneticilerin Personele Personelin hizmet alanlara adil ve eşit davranması için eğitim verilecektir.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Tüm Müdürlük/Birimler
Eğitim katılım tutanakları.
Her yıl
Personelin görüş ve önerileri alınabilir.
KOS 1.6
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.
Bilgi ve belgeler tam ve güvenilirdir.
EP 7
Güvenirliğin sürdürülmesi için gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
Tüm birimler başkana başkan da meclis ve komisyona karşı sorumludur.
Tüm Birimler
Faaliyet Raporları
Her yıl
Faaliyetlerle ilgili hata oranının düşürülmesi için düzenli kontrol edilecek ve önlemler alınacaktır.
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS2
Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.
KOS 2.1
İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.
İdarenin misyonu belirlenmiş ve personel tarafından benimsenmesi için ilgili yerlere asılacaktır.
EP 8
Misyon için mevcut durum yeterlidir.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Tüm Birimler
Misyon / vizyon
Belediyemizin Stratejik Planı kapsamında web sayfasında yayınlanmaktadır.
KOS 2.2
Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.
Yeterli duyumun sağlanması için çalışmalar yapılmıştır.
EP 9
Tüm birimlerin Misyonu benimsemesi için çalışmalar başlatılmıştır.
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Görev tanımları.
Duyuru panolarına asılabilir.
KOS 2.3
İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.
Personel yetki ve görev dağılımı yapılmıştır.
EP 10
Müdürlüklerin görev ve çalışma yönetmelikleri güncellenmektir.
Tüm Birimler
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Görev dağılım çizelgeleri
Sürekli
Birim personele ait yetki ve sorumlulukları kişilere tebliğ edilmesi sağlanacaktır.
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS 2.4
İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.
Teşkilat şeması mevcuttur.
EP 11
Birimlerin görev dağılımları hesap verilebilirlik çerçevesinde hazırlanmıştır.
Tüm Birimler
Mali Hizmetler Müdürlüğü
Organizasyon şeması
Personelin görev ve yetkileri gözden geçirilecek değişiklikler sürekli güncellenecektir.
KOS 2.5
İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.
Teşkilat şeması mevcuttur.
EP 12
Birimlerin görev dağılımları hesap verilebilirlik çerçevesinde olacaktır.
Tüm Birimler
Tüm Müdürlük/Birimler
Raporlar ve organizasyon şeması
KOS 2.6
İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.
Prosedürler belirlenecektir.
EP 13
Personele bildirilmelidir.
Tüm Birimler
Tüm Müdürlük/Birimler
Raporlar.
Sürekli
KOS 2.7
Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.
Oluşturulacaktır.
EP 14
Görev kontrolü sağlanmalıdır.
Tüm Birimler
Tüm Müdürlük/Birimler
Raporlar.
Sürekli
KOS3
Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS 3.1
İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.
Yönetim amaç ve hedeflere yöneliktir.
EP 15
Stratejik planda belirtilen hedeflere ulaşmak için kontroller devamlı sağlanacaktır.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Sürekli
Personel ihtiyaç/ fazla analizi.
KOS 3.2
İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Bilgi deneyim ve yeteneğe sahiptir ve iyileştirmelere devam edilmektedir.
EP 16
Bilgiler güncellenecektir.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Sürekli
KOS 3.3
Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.
Uygun personel seçilmiştir.
EP 17
Personel yeterliliği kontrol edilmeli.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Görevlendirme
Sürekli
KOS 3.4
Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.
Bireysel performansa dikkat edilmektedir.
EP 18
Personel performansı takip edilmektedir.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Sürekli
KOS 3.5
Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.
Eğitim faaliyetleri devam etmektedir.
EP19
Eğitim ihtiyaç anketleri yapılmalıdır.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Eğitim dokümanları
Her yıl
Ayrıntılı eğitim programı yapılabilir.
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS 3.6
Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.
Disiplin Yönetmeliği ve Performansa Dayalı Yönetim esası uygulanmaktadır..
EP 20
Değerlendirme kriterleri belirlenmeli ve güncellenmelidir.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Sicil Raporu
Her yıl
5393 sayılı Kanunun 49.maddesinde öngörülen ikramiye ödemesinin performansa göre dağıtılması sağlanacaktır.
KOS 3.7
Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.
Gerekli önlemler alınacak ve ödüllendirme çalışmaları yapılacaktır.
EP 21
Yoksa yazılı bir ödüllendirme performans sistemi kurulabilir.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Tüm Müdürlük/Birimler
Sicil Raporu
Her yıl
KOS 3.8
Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.
Kanunen belirtilmiştir.
EP 22
Kanunlar çerçevesinde sürdürülmektedir.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Üst yönetici
İlgili dokumanlar
sürekli
Mevzuata uygun olarak yapılmalı.
KOS4
Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.
Standart Kod No
Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı
Mevcut Durum
Eylem Kod No
Öngörülen Eylem veya Eylemler
Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri
İşbirliği Yapılacak Birim
Çıktı/ Sonuç
Tamamlanma Tarihi
Açıklama
KOS 4.1
İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.
İş akış mercileri düzenlenmiştir.
EP 23
4.1.1 2005/20 ve 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgeleri ile duyurulan "Birlikte çalışılabilirlik Esasları Rehberi" uygulamaları
tamamlanacaktır.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
İş akış diyagramları
Sürekli
KOS 4.2
Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.
Yetki devri mevzuatına ihtiyaç duyulmaktadır. Yetki devirleri yazılı olarak bildirilecektir.
EP 24
Bildirimler zamanında yapılmalı
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Yetki devri yazıları.
Sürekli
KOS 4.3
Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.
Uyumludur.
EP 25
Mevcut durum yeterlidir.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Sürekli
KOS 4.4
Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.
Sahiptir.
EP 26
Personel yeterliliği kontrol edilmeli.
İnsan Kay.ve Eğit.Müd.
Eğitim durum belgeleri
Sürekli
KOS 4.5
Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.
