Fuente: IDEAM, Proyecto SAT Eje Cafetero
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Funciones de cada institución
Con el fin de ordenar el sistema de información, se indican las funciones de cada una de las instituciones responsables, así como la existencia de espacios de coordinación, direccionamiento y organización permiten la participación y representación de las diversas instituciones en las decisiones de carácter estratégico (hacia dónde va la gestión del SI) y táctico (cómo se mejoran los procesos). En el Recuadro 2 se muestra la matriz de funciones institucional. El ejemplo 4 recoge una serie de funciones generales extraídas del “Reglamento del SIAR Piura”.
“Las instituciones miembros del SI deben contar con las siguientes unidades organizacionales: una unidad de planificación, una unidad con responsabilidades de manejo de información y de asuntos informáticos, un centro de documentación y una unidad para resolver consultas o requerimientos específicos de información (servicio a los usuarios). Estas responsabilidades podrán estar delegadas en grupos independientes o integrados, dependiendo del tamaño de la institución y de las posibilidades logísticas y presupuestales” (Colombia, 2007)
Si cada institución tiene su propio sistema de información, estás pueden articularse mediante un esquema de red. El ejemplo 5 muestra las funciones que tendría cada actor en el mecanismo de articulación en red, respetando sus competencias y capacidades. Asimismo, en el ejemplo 6 se introduce los componentes de una estructura en red modelo y el ejemplo 7 presenta la configuración de las redes de información, en varias formas.
Recuadro . Matriz de funciones
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INSTITUCIÓN RESPONSABLE
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FUNCIONES
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Fuente: Elaboración propia, 2015
Ejemplo : Matriz de funciones del SIAR Piura
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INSTITUCIÓN RESPONSABLE
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GERENCIA REGIONAL DE RRNN
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SENAMHI
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IMARPE
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INDECI
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INEI
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CONSEJOS DE G.R.H.
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UNIVERSIDADES
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CENEPRED
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IGP
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ANA
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SERNANP
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PROYECTO ESPECIAL CHIRA PIURA
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PROYECTO ESPECIAL ALTO PIURA
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GENRENCIAS REGIONALES
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OTRAS
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FUNCIONES
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Administrar el SIAR
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X
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Armonizar la oferta de información ambiental respecto a las prioridades
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X
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Promover el empleo de las TIC’s
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X
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Facilitar los procesos y mecanismos de interconexión de sistemas de información
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X
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X
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Facilitar los procesos y mecanismos para la transmisión de información.
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X
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X
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X
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X
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X
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X
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X
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Intervenir como mediador para la obtención de información
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X
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X
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X
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X
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Emitir opinión técnica sobre los niveles de aplicabilidad y pertinencia de indicadores
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X
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X
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Participar en la implementación y operación del aplicativo
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X
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X
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X
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X
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X
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X
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X
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Evaluar la admisión de nuevos miembros
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Acopiar inquietudes y solicitudes del público respecto al manejo de la información
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X
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Otras funciones
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Fuente: elaboración propia en base al Reglamento SIAR Piura, 2012
Ejemplo : Matriz de funciones que tendría cada institución en el mecanismo de articulación bajo el esquema de Red en departamento de Caldas (Colombia)
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INSTITUCIÓN RESPONSABLE
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INSTITUTO DE ESTUDIOS AMBIENTALES - UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
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OTRAS UNIVERSIDADES
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CORPOCALDAS
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SECTOR EMPRESARIAL (INDUSTRIA HIDROELECTRICA, AGRICOLA Y MINERA GREMIOS)
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EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS
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ENTES TERRITORIALES (ALCALDIAS Y GOBERNACIÓN)
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ASOCIACIONES TECNICAS DE PROFESIONALES
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PACTOS POR LA CUENCA DEL CHINCHINA
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ONGs
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MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL NIVEL BASICO
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FUNCIONES
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Administración de la red
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X
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Gestión de datos
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X
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Orientar la Estrategia de Apropiación Social del Conocimiento
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X
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X
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Ente articulador entre oferentes y demandantes de información
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X
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Demanda de información para la planificación de sus actividades productivas
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X
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Oferta de información
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X
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X
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X
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X
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Demanda de información para la planificación de sus actividades
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X
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Demanda de información para planificar medidas de adaptación, ordenamiento del territorio y gestión del riesgo
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X
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Articulación en instrumentos de planificación que son de su competencia
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X
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Acompañamiento técnico y asesoría
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X
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Aporte de recurso humano
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X
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X
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X
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Apoyar la Ejecución de la Estrategia de Apropiación Social del Conocimiento
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X
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X
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X
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X
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Fuente: Adaptado del Informe Taller 2 Proyecto PARA-AGUA, Manizales, 2015
Ejemplo : Componentes de una estructura de Red modelo
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Centro Coordinador, corresponde a aquella unidad principal que coordina la organización y desarrollo de las actividades de la red, ya sea a nivel local, nacional o regional, dicta las pautas que dirigirán el flujo de la información, la ejecución de reuniones técnicas, ejecución de proyectos, adiestramiento y capacitación del personal a nivel institucional. Un centro de información a nivel regional, compartirá la coordinación a nivel nacional con los centros coordinadores nacionales de cada país, prestando asistencia técnica y sirviendo de nexo oficial o enlace con el centro coordinador de la región.
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Centros Cooperantes, están constituidos por unidades de información que tienen la función de identificar la información producida por su institución, procesarla y aportar registros a la base de datos central. Estos centros mantienen comunicación directa con el centro coordinador a nivel nacional y con el resto de las instituciones cooperantes.
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Centros Participantes, son centros consumidores de información producida por la red y no remiten insumos de información a la red.
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(Fuente: Atherton, 1978)
Ejemplo : La configuración de las redes de información en varias formas
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Red en estrella, toda la información de los nodos periféricos se transmite a través del nodo central. No existe comunicación entre ninguno de ellos; si no, es a través del central.
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Red descentralizada, la información se transmite entre todos, sin ningún tipo de limitación.
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Red en anillo, supone que desde un nodo la información pasa al siguiente, y de éste al siguiente. El anillo puede ser unidireccional (la información pasa siempre de A a B, de B a C, etc., hasta de N a A). Si la red es bidireccional, la información va de A a B, C, D, etc., y viceversa.
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Red distribuida, consta de varios nodos que formarían una red en anillo, por ejemplo, de cada uno de cuyos nodos dependen otros nodos conectados a ella en red de estrella.
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Red jerárquica, se parte de un nodo principal, del cual dependen dos o más nodos. De cada uno de estos nodos dependen, a su vez, otros, y así indefinidamente. La comunicación siempre es ascendente o descendente. Nunca colateral.
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(Fuente: López, 1997)
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Roles de cada institución
Las instituciones miembros del SI asumen indistintamente roles de generadores, operadores y demandantes de información. Entiéndase por publicador a uno o más representantes pertenecientes a una institución miembro del grupo técnicob del SI autorizado y capacitado para el ingreso de información a través del aplicativo informático. En la figura 3 se muestran los diferentes roles que pueden adoptar los actores del SI y en el Recuadro 3 una batería de preguntas para orientar la identificación de los mismos.
Figura : Los roles de los actores del SI
(Fuente: Reglamento SIAR Piura, 2012)
Recuadro . Batería de preguntas clave que orientan la identificación de los roles
ROL
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PREGUNTAS CLAVE
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GENERADOR de información
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¿La institución produce información de relevancia para el sistema de información?
( ) Sí ( ) No
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¿Qué tipo de información genera?
( ) Estadísticas
( ) Registros
( ) Observaciones
( ) Otros:………………………………………….
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PUBLICADOR de información
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¿Algún miembro de la institución está autorizado y capacitado para el ingreso de información a través del aplicativo informático?
( ) Sí ( ) No
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¿Cuáles de las siguientes funciones cumple como publicador?:
( ) Recopila, procesa, analiza, sistematiza, revisa y valida la información ambiental de su competencia.
( ) Mantiene actualizada la base de datos
( ) Con qué frecuencia revisa y actualiza la vigencia de la información
( ) Asiste a las reuniones convocadas por la coordinación del SI
( ) Promueve en su organización el uso del aplicativo del SI
( ) Elabora y/o colabora en la construcción de los indicadores ambientales sobre la base de sus competencias
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OPERADOR de información
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¿Recopila la información brindada por los generadores para alguno de los siguientes fines?
( ) Difusión (Centro de datos o de información)
( ) Darle valor agregado
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Si le da valor agregado a la información, ¿qué productos genera?:
( ) Estudios de investigación
( ) Base de datos
( ) Compendios estadísticos
( ) Síntesis informativas
( ) Estudios comparativos
( ) Otros:………………………………………….
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¿Qué funciones realiza?
( ) Facilitar la búsqueda de información
( ) Facilitar el acceso a la información
( ) Facilitar la recuperación de la información
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¿A qué institución(es) demandante(s) tiene la finalidad de satisfacer?
………………………………………….………………………………………
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DEMANDANTE de información
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¿La institución demanda información al generador?
( ) Sí ( ) No
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¿Mediante qué vía o medio demanda la información al generador?
( ) Servicios de consulta y/o acceso a los datos
( ) Recibiendo publicaciones
( ) Otras:………………………………………….
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¿Qué tipo de información demanda?
( ) Estadísticas
( ) Registros
( ) Observaciones
( ) Otros:…………………………………………
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¿Para qué utiliza la información?:
( ) Para su propia gestión
( ) Otras:………………………………………….
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USUARIO
de información
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¿Usa la información que brindan los generadores u operadores?
( ) Sí ( ) No
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¿Qué tipo de información consume?
( ) Estadísticas
( ) Registros
( ) Observaciones
( ) Otros:………………………………………….
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¿A qué categoría de usuario pertenece?
( ) Institución o entidad pública vinculada a la ACC
( ) Entidad o persona vinculada a la educación de nivel primario, secundario y universitario
( ) Organización de base
( ) Entidad o persona vinculada con la normativa y la legislación
( ) Organización internacional de cooperación
( ) Organización no gubernamental, nacional o internacional
( ) Investigadores y centros de investigación
( ) Medios de comunicación
( ) Otras: ………………………………………….
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Fuente: Elaboración propia, 2015
Ejemplo : Roles de los actores del SIAR PIURA
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¿QUÉ ROL DESEMPEÑA?
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AGENTE
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Generador
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Operador
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Publicador
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Demandante
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Usuario
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Universidad Nacional de Piura
Universidad de Piura
Universidad de Tumbes y Sullana
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X
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X
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GoRe Piura SIAR
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X
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X
|
X
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PECHP
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X
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|
X
|
SENAMHI
|
X
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IMARPE
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X
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ONGs
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X
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X
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Fuente: Informe Taller 2 Proyecto PARA-AGUA, Lima, 2015
Estos roles están determinados por su relación directa con la información. Es por ello que se considera necesario enfatizar en el flujo de intercambio de la información (Figura 4), La caracterización de este intercambio se aborda de forma detallada en el paso 3.
Figura : Flujos de intercambio de información entre los diferentes roles de actores que componen el sistema de información
(Fuente: elaboración propia a partir del Reglamento del SIAR Piura, 2015).
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Intercambio Generador – Operador y Generador – Usuario
El intercambio de información se realiza en único sentido hacia el operador o al usuario, los cuales no tienen una influencia directa sobre el generador. El tipo, la frecuencia y el formato de la información son determinados por el generador.
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Intercambio Generador – Demandante
El generador de información atiende las necesidades del demandante planificando con éste el tipo, la frecuencia y el formato de la información.
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Intercambio Operador - Demandante
El operador compila la información producida por el generador o facilita la búsqueda, acceso y/o recuperación de información teniendo en cuenta las necesidades de información del demandante. Ambos actores planifican el tipo, la frecuencia y el formato de la información.
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Intercambio Operador – Usuario
El intercambio de información se realiza en único sentido y es el que va hacia el usuario, que no tiene una influencia directa sobre el operador, que es el que determina el tipo, la frecuencia y el formato de la información.
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