Neden Süreç Yönetimi? Örgütlerin çoğu geleneksel olarak fonksiyonel temelde yapılandırılmıştır



Yüklə 445 b.
tarix19.01.2018
ölçüsü445 b.



Neden Süreç Yönetimi?

  • Örgütlerin çoğu geleneksel olarak fonksiyonel temelde yapılandırılmıştır.

  • Tüm çalışmalar bağlı olunan fonksiyon içinde başlatılmakta, geliştirilmekte, desteklenmekte ve odaklanmaktadır.

  • Genellikle yöneticiler kendi fonksiyonlarının performansı ve yönetimi ile ilgilenmekte, hiç kimse sürecin tümünü sahiplenmemekte ve sorumluluk kabullenmemektedir.



Neden Süreç Yönetimi?

  • Süreçler fonksiyonların sınırlarını aşar.

  • Fonksiyonlar dikey, süreçler ise yataydır.



Süreç Nedir?

  • İnsan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman gibi kaynakları işleyip değer katarak (iç veya dış) müşteri istek ve beklentilerini karşılayacak çıktıları üreten eylem ve işlemler dizileri

  • Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı (TS-EN-ISO 9001:2000)



Süreç Nedir?

  • Belirli girdileri kullanarak istenen çıktıları ortaya koyan faaliyetler bütünü



Süreç Nedir?

  • Müşteri için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan,

  • Tekrarlanabilen

  • Ölçülebilen

  • Bir sahibi ve sorumluları olan

  • Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen

  • Fonksiyonlar (birimler) arası

  • eylemler ve işlemler dizisi



Fonksiyon-Süreç İlişkisi



Genel Süreç Şeması



Süreçlerin Temel Özellikleri

  • Tanımlanabilirlik

  • Yinelenebilirlik

  • Tutarlılık

  • Ölçülebilirlik

  • Kontrol Edilebilirlik

  • Katma Değer Yaratma



Tanımlanabilirlik

  • Tedarikçiler,

  • Girdiler,

  • Çıktılar (ürün/hizmet),

  • Müşteriler,

  • Müşteri istekleri (müşteri beklenti ve ihtiyaçları),

  • Sürecin sesi (sürecin performans ölçümü),

  • Süreci oluşturan faaliyetler belgelenebilir ve tanımlanabilir olmalıdır.



Yinelenebilirlik

  • Süreçler yinelenen faaliyetler dizisidir.

  • Söz konusu faaliyetler açıkça tanımlanmalı; uygulayıcılar tarafından bilinmeli, anlaşılmalı; tutarlı ve sürekli bir şekilde yinelenebilmelidir.



Tutarlılık

  • Süreçler istatistiksel anlamda kontrol altında tutulabilmelidir.

  • Süreçte oluşabilecek sapmalar önceden belirlenen sınırlar içinde kalmalıdır.

  • Arzulanan çıktıların her defasında sağlanabilmesi ancak böylelikle mümkün olabilir.



Ölçülebilirlik

  • Süreç faaliyetleri ve bunlardan elde edilen sonuçlar ölçülebilir olmalıdır.

  • Ölçülebilirlik, sürecin mevcut durumunun ve iyileştirme olanaklarının saptanmasında, süreç performansının belirlenmesinde kullanılacak olan verilerin tanımlanması açısından önem taşımaktadır.



Kontrol Edilebilirlik

  • Süreç sorumlularının sürecin performansı hakkında her zaman için bilgi sahibi olabilmesi ve gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi özelliğidir.



Katma Değer Yaratma

  • Sürecin, çıktının kalitesi ve çıktıyı kullanan müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilme özelliğidir.



Sürecin Oluşturulması

  • Sürecin Tanımlanması

  • Süreç Sınırlarının ve Etkileşim Noktalarının Belirlenmesi

  • Süreç Sahibinin Belirlenmesi

  • Süreç İçin Gerekli Kaynakların ve Ekibin Belirlenmesi



Sürecin Oluşturulması

  • Süreç Kontrol Kriteri ve Metotlarının Belirlenmesi (Süreç Performansına Yönelik)

  • Sürecin Dokümante Edilmesi

  • Süreçlerin İzlenmesi, Ölçülmesi ve Analiz Edilmesi

  • Süreçlerin İyileştirilmesi



Süreç Sınıflandırılması



Süreçlerin Sınıflandırılması

  • Operasyonel (temel) süreçler: Doğrudan kuruluşun dış müşterilerinden gelen talep üzerine başlayan ve dış müşteriye bir ürün ya da hizmet sunulmasını sağlayan süreçler (üretim, pazarlama, satış).



Süreçlerin Sınıflandırılması

  • Destek süreçleri: Şirket genelinde kaynakların optimum kullanımının sağlanması amacıyla ortak çatı altında toplanmış değişik uzmanlık alanlarından oluşur (insan kaynakları yönetimi, finansal kaynakların yönetimi, bilgi kaynakları yönetimi).



Süreçlerin Sınıflandırılması

  • Yönetim süreçleri: Tüm süreçlerin ortak hedefler doğrultusunda faaliyetler planlamasını, bunlarla ilgili performans göstergelerinin düzenli gözden geçirilmesini ve raporlanmasını içeren süreçler (planlama, izleme ve raporlama ve kalite sistemleri).



Süreç Yönetimi Nedir?

  • Tüm sistem süreçleri için standart sistem geliştirme yöntemlerinin, araçlarının, tekniklerinin ve teknolojilerinin planlanması, seçimi ve istikrarlı bir şekilde uygulanması



Süreç Yönetimi-Süreçlerle Yönetim

  • Süreç yönetimi ağırlıklı olarak süreçlerin genel performansı üzerine odaklanır.

  • Süreçlerle yönetimin bakış açısı ise daha genel bir çerçevede işletme performansı üzerinedir.



Süreç Yönetimi - PUKÖ Çevrimi



Süreç Yönetimine Genel Bakış



Süreç Hiyerarşisi



Süreç Hiyerarşisi



Süreç Hiyerarşisi

  • Ana Süreçler

    • Şirketin iş sonuçları ve performansı üzerinde doğrudan etkisi olan ve stratejik öneme sahip üst düzeydeki süreçler
  • Süreçler

    • Ana süreçleri oluşturan ve birbirleri ile karşılıklı etkileşimde olan süreçler


Süreç Hiyerarşisi

  • Alt Süreçler

    • Süreçleri oluşturan ve iki veya daha fazla fonksiyonu ilgilendiren faaliyetler
  • Süreç Aktiviteleri

    • Aynı fonksiyon içinde bir veya birkaç kişi tarafından gerçekleştirilen ve alt süreçleri oluşturan faaliyetler


Süreç Kontrolü

  • Akış Şeması

  • Süreç Şeması

  • Zaman-İşlev/Süreç Haritaları

  • Kontrol Kartları

  • Süreç Haritası

  • Süreç Listesi

  • Süreç Etkileşim Matrisi

  • Süreç Etkinlik Kriterleri Listesi



Akış Şeması

  • Hammadde, bileşenler, yarı mamuller veya hizmetlerin işletme içerisinde belirli süreçler boyunca hareketinin görsel ifadesi

  • Amaçları;

    • Bir sistem ya da süreci anlatmak
    • Süreçleri doğrulamak ya da açıkça göstermek
    • Katma değer sağlayan işleri tanımlamak
    • Olası sorunları ve iyileştirme fırsatlarını tanımlamak
    • Gereksiz adımları elimine etmek


Örnek Süreç Akış Şeması



Süreç Şeması



Zaman-İşlev Haritası



Kontrol Kartları



Süreç Haritası

  • Bir kuruluştaki tüm süreçlerin birbiri ile ilişkilerini görsel olarak tanımlamakta kullanılır.



Süreç Listesi

  • Kuruluştaki tüm süreçlerin liste halinde sorumlulukları, gerekli açıklamaları ve tanımlayıcı bilgileri ile sıralandığı doküman



Süreç Etkileşim Matrisi

  • Kuruluştaki tüm süreçlerin birbiri ile etkileşimlerini, birbirlerine sağladıkları girdilerle tanımlayan doküman



Süreç Etkinlik Kriterleri Listesi

  • Bir sürecin etkinliğinin;

    • hangi zaman aralıklarında,
    • hangi ölçütlere bağlı olarak,
    • kimler tarafından ve
    • hangi yöntemlerle ölçüleceğini tanımlayan doküman


Süreç Yönetiminin Yedi Aşaması



Süreç İyileştirme Adımları

  • İyileştirme ihtiyaçlarının belirlenmesi

  • Mevcut durum analizi

    • Pareto diyagramları
    • Neden sonuç diyagramları
    • Histogramlar
    • Kontrol tabloları
    • Dağılma diyagramları
    • Grafikler
    • Kontrol çizelgeleri


Süreç İyileştirme Adımları

  • İyileştirme gerektiren konulara, alanlara ilişkin uygulanacak çözümlerin ve yöntemlerin belirlenmesi

  • İyileştirme faaliyetlerinin sonuçlarının değerlendirilmesi

  • İyileştirilmiş sürecin uygulanması ve tekrar edilebilirliğin sağlanması

  • İyileştirme sürecinin değerlendirilmesi



Süreç İyileştirme



Süreç İyileştirmenin Sonuçları



Süreçlere Dayalı Yönetim/Geleneksel Yönetim

  • Süreçlere Dayalı

  • Bölümler ortak hedefler doğrultusunda işbirliği yaparlar.

  • Müşteri odaklı süreçler doğru uygulandıklarında şirket performansı önemli ölçüde artar.

  • Bir işi başından sonuna kadar yapmaya olanak sağlayan süreçler tanımlanır.

  • Gelişmeler süreçler dahilinde yapılır.



TKY-Süreç Yönetimi

  • Toplam Kalite Yönetimi sistemi temel hedef olarak koşulsuz müşteri memnuniyetini göz önünde bulundurmaktadır.

  • Buna ulaşmada ise liderlik, yönetimde sistem yaklaşımı, yetki göçerimi ve sürekli iyileştirme/gelişim gibi kavramları kullanmayı gerektirmektedir.



TKY-Süreç Yönetimi

  • Süreç yönetimi, faaliyetleri girdi-dönüşüm-çıktı ve geri bildirim mantığında ele aldığından, üretim ve/veya hizmet gerçekleştirmede müşteri istek ve beklentilerinin doğru bir şekilde ele alınmasına büyük katkı sağlamakta ve Toplam Kalite Yönetimi’ne yönelmede önemli bir araç olmaktadır.



TKY-Süreç Yönetimi

  • Süreç yönetimi uygulamalarının kuruluş geneline yayılması ile birlikte, yönetimde sistem yaklaşımının gerektirdiği bütünsel bakış açısına sahip olma durumu gerçekleşmektedir.

  • Süreç sahibi ve sorumlularının belirlenmiş olması liderliğin daha açık ve anlaşılır biçimde gerçekleştirilebilmesini sağlar.



TKY-Süreç Yönetimi

  • Çalışanların bir bütün içerisinde işe yaptıkları katkıyı görebilmesine, yetki ve sorumluluk dağıtımlarının daha açık bir şekilde yapılabilmesine yol açmaktadır.

  • Süreç yönetimi içerisinde yer alan en önemli kavramlardan biri olan süreç iyileştirme, Toplam Kalite Yönetiminin gerekleri ile de birebir örtüşmektedir.





Dostları ilə paylaş:


Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©muhaz.org 2019
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə