Objectifs Démarche Organisation du projet

• Objectifs
• Démarche
• Organisation du projet

• Identifier les besoins prioritaires des établissements et proposer une réponse adaptée
• Fonder la vision d’un SI en adéquation avec les orientations stratégiques de l’Université de Toulouse
• Constituer un outil de programmation et d’organisation de référence pour un développement coordonné du numérique au niveau inter-établissements

Démarche en 4 phases

• Démarche en 4 phases

Capitaliser sur les démarches déjà réalisées et ressources existantes

• Capitaliser sur les démarches déjà réalisées et ressources existantes

• Pour les établissements fondateurs
• Audit RCE des établissements
• Rapport AERES
• Cartographie SI de chaque établissement
• Schéma Directeur SI
• Pour la COMUE
• Etude E&Y de 2009
• Documents IDEX et opération Campus
• Document STRATER
• Rapports activités
• Pour les associés
• Rapport AERES
• Cartographie et/ou Schéma directeur, autres )…

Périmètre de l’étude

• Périmètre de l’étude

• Offre numérique (selon architecture composants du numérique)
• Mécanismes de pilotage, d’évaluation, d’optimisation, d’externalisation
• Mécanismes de financements, sécurité juridique (production contenus numériques, gestion de données personnelles, …)
• Politiques des usages, conduite du changement, formation, communication

Méthodologie de réalisation d’entretiens

• Méthodologie de réalisation d’entretiens

• Interview de 8 décideurs (entretiens téléphoniques )
• Interview des différents acteurs par « groupes métiers»
• Entretiens spécifiques
• 2 entretiens avec un groupe d’étudiants (entre 7 et 10)
• 2 entretiens spécifiques avec des partenaires (2x1H) :
• Région
• Grand Toulouse

Proposition d’organisation des groupes (12 personnes)

• Proposition d’organisation des groupes (12 personnes)

• L’ensemble des membres fondateurs sera représenté dans chaque groupe métiers (6 au moins)
• 2 membres associés et 1 représentant COMUE
• Suivi du groupe par un membre de CP ou VP Numérique ( en observateur)

Définition des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination permettant l’optimisation des politiques numériques des établissements

• Définition des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination permettant l’optimisation des politiques numériques des établissements

• Estimation des coûts et gains potentiels issus de la mutualisation

• Méthodologie

• Analyse des grilles des coûts actuels ( remplies en phase 1 par chaque établissement)
• Analyse des impacts RH (réorganisation, compétences, formations…)
• Réunion des groupes métiers pour présenter et vérifier les impacts

Construction du plan d’actions avec pour chaque projet :

• Construction du plan d’actions avec pour chaque projet :

• Les modalités de gouvernance, objectifs, calendrier, moyens (financier, humains), modalités d’évaluation, conduite du changement
• Une feuille de route permettant de s’assurer de la cohérence et de la synchronisation des actions de mutualisation
• La définition du plan de transformation (continuité des usages, gestion de la transition avec l’existant)

• Indicateurs d’évaluation de la mise en œuvre de la stratégie numérique (quinquennal)

• Document méthodologique à destination des équipes

Les présidents/directeurs des établissements membres fondateurs de l’Université de Toulouse

• Les présidents/directeurs des établissements membres fondateurs de l’Université de Toulouse

• La présidente de l’Université de Toulouse

• Un président/directeur d’un établissement membre associé

• Un DGS d’établissement membre fondateur associé (en cours)

• Un représentant de la CDC (I. Leguay)

• Un représentant des EPST associé

• Un représentant du CROUS associé

• Un représentant du Grand Toulouse associé

• Un représentant de la région Midi-Pyrénées associé

• Chargé de mission du numérique

• Chef de projet SDN

Le directeur exécutif de la comUE

• Le directeur exécutif de la comUE

• Les DGS des établissements membres fondateurs ou leur représentant

• Directeurs des départements formation et recherche et du service SIA de la comUE

• Les représentants des membres fondateurs dans le domaine du numérique

• Des représentants des membres fondateurs dans le domaine du patrimoine et du développement durable.

• Un représentant de la Caisse des Dépôts et Consignations

• Chargé de Mission de Numérique

• Chef de projet SDN

• Membres associés

Chef de Projet

• Chef de Projet

• N. Ricard

• Membres équipe projet

• R. Tournier (UT1)
• JL Chrisment (UT2)
• S. Larroque (UT3)
• B.Sor (INP)
• C. Laur (INSA)
• L. Dairaine (ISAE)
• 1 représentant membre associé ??

• Périodicité des réunions : 15 jours

Notification de Ernst and Young : 12/03

• Notification de Ernst and Young : 12/03

• Réunion de cadrage de l’organisation avec Ernst and Young

• Prévue 27/03 ( fait )

• Validation de l’organisation

• Réunion des DGS du 26/03 : fait

• Comité de pilotage : (23/04/2014 : en attente de confirmation)

• Réunion plénière envisagée

• Pourrait être réalisée quelques jours avant la tenue des réunions
• En même temps de réunion bureau COMUE (16/05 à valider)