Pengantar fasilitator

Waktu

• 
  45 menit.
  

Instrumen

• 
  Kertas Plano
  
• 
  Spidol kecil
  

Fasilitator

• 
  SMS
  

3. 
   PLENO BAGIAN I
   

Target

• 
  Tumbuhnya kesadaran peserta untuk mau memikirkan organisasi secara holistik
  
• 
  Seluruh peserta ikut mengetahui hasil diskusi di kelompok-kelompok kecil
  
• 
  Seluruh peserta ikut mengkritisi hasil diskusi di kelompok-kelompok kecil
  
• 
  Peserta ikut serta memikirkan permasalahan lintas bidang
  
• 
  Peserta diarahkan untuk dapat mengetahui masalah mendasar dalam organisasi
  

Pokok bahasan

• 
  Pemaparan hasil diskusi kelompok
  

Metode

• 
  Pemaparan hasil diskusi kelompok & Dialog
  

Prosedur

• 
  Fasilitator memberikan pengantar (3’)
  
• 
  Masing-masing ketua kelompok dari ketiga kelompok pertama mempresentasikan hasil diskusi.
  

• 
  Masing-masing mempresentasikan selama 20’ dan berdiskusi dalam forum besar selama 10’
  

Waktu

• 
  120 Menit
  

Instrumen

• 
  Papan tulis
  
• 
  Spidol
  

Fasilitator

• 
  SMS
  

4. 
   STUDI KASUS BAGIAN II (lanjutan): PROSES IDEALISASI (Parktik Analisis Sosial)
   

Target

• 
  Menumbuhkan kesadaran kritis terhadap realitas sosial yang terjadi di Jama’ah Shalahuddin dan di luar Jama’ah Shalahuddin.
  
• 
  Peserta Mampu mengabstarksikan harapan dan pemahamannya terhadap bidang atau amanah struktural yang diembannya
  
• 
  Paserta memahami persoalan-persoalan diluar bidang atau amanah struktural yang diembannya.
  
• 
  Peserta melakukan praktik analisis sosial.
  

Pokok bahasan

• 
  Idealisme per departemen/struktur mengenai apa yang harus dilakukan, hal-hal apa saja yang menghalangi tercapainya idealisme per departemen/ struktur.
  
• 
  Identifikasi, klasifikasi dan perumusan masalah departemen/struktur.
  
• 
  Penentuan kebutuhan dalam rangka pencapaian idealisme per departemen/struktur.
  

Metode

• 
  Diskusi kelompok
  

Prosedur

• 
  Fasilitator membagi peserta kedalam tiga kelompok yaitu Dept. Layanan Publik, BSO Pers, dan BSO. Dompet Shalahuddin dengan masing-masing ketua departemen tersebut menjadi fasilitator kelompok untuk memimpin diskusi kelompok.
  
• 
  Peserta selain ketiga departemen tersebut menyebar secara merata kedalam tiga kelompok tersebut.
  
• 
  Fasilitator berfungsi sebagai observer di ketiga kelompok dan menyela (interupsi) jika diperlukan.
  
• 
  Selama kuranglebih 10 – 15 menit pertama fasilitator kelompok (ketua Departemen) memulai dengan menyampaikan pokok-pokok pikirannya (presentasi), setelah itu fasilitator kelompok memfasilitasi anggota kelompok untuk bepartisipasi aktif dalam diskusi.
  
• 
  Point-point penting ditulis aktif/dalam kertas besar
  

Waktu

• 
  45 menit.
  

Instrumen

• 
  Kertas Plano
  
• 
  Spidol kecil
  

5. 
   PLENO BAGIAN II
   

Target

• 
  Tumbuhnya kesadaran peserta untuk mau memikirkan organisasi secara holistik
  
• 
  Seluruh peserta ikut mengetahui hasil diskusi di kelompok-kelompok kecil
  
• 
  Seluruh peserta ikut mengkritisi hasil diskusi di kelompok-kelompok kecil
  
• 
  Peserta ikut serta memikirkan permasalahan lintas bidang
  
• 
  Peserta diarahkan untuk dapat mengetahui masalah mendasar dalam organisasi
  

Pokok bahasan

• 
  Pemaparan hasil diskusi kelompok
  

Metode

• 
  Presentasi
  

Prosedur

• 
  Fasilitator memberikan pengantar (3’)
  
• 
  Masing-masing ketua kelompok dari ketiga kelompok pertama mempresentasikan hasil diskusi.
  
• 
  Masing-masing mempresentasikan selama 20’ dan bediskusi dalam forum besar selama 10’
  

Waktu

• 
  120 Menit
  

Peralatan

• 
  Papan tulis
  
• 
  Spidol
  

Fasilitator

6. 
   STUDI KASUS BAGIAN III (lanjutan): PROSES IDEALISASI (Praktek Analisis Sosial)
   

Target

• 
  Menumbuhkan kesadaran kritis terhadap realitas sosial yang terjadi di Jama’ah Shalahuddin dan di luar Jama’ah Shalahuddin.
  
• 
  Peserta Mampu mengabstarksikan harapan dan pemahamannya terhadap bidang atau amanah struktural yang diembannya
  
• 
  Paserta memahami persoalan-persoalan diluar bidang atau amanah struktural yang diembannya.
  
• 
  Peserta melakukan praktik analisis sosial.
  

Pokok bahasan

• 
  Idealisme per departemen/struktur mengenai apa yang harus dilakukan, hal-hal apa saja yang menghalangi tercapainya idealisme per departemen/ struktur.
  
• 
  Identifikasi, klasifikasi dan perumusan masalah departemen/struktur.
  
• 
  Penentuan kebutuhan dalam rangka pencapaian idealisme per departemen/struktur.
  

Metode

• 
  Diskusi kelompok dan diskusi pleno.
  

Prosedur

• 
  Fasilitator membagi peserta kedalam tiga kelompok yaitu Ketua, Sekretaris dan Bendahara dengan masing-masing ketua departemen tersebut menjadi fasilitator kelompok untuk memimpin diskusi kelompok.
  
• 
  Peserta selain ketiga departemen tersebut menyebar secara merata kedalam tiga kelompok tersebut.
  
• 
  Fasilitator berfungsi sebagai observer di ketiga kelompok dan menyela (interupsi) jika diperlukan.
  
• 
  Selama kuranglebih 10 – 15 menit pertama fasilitator kelompok (ketua Departemen) memulai dengan menyampaikan pokok-pokok pikirannya (presentasi), setelah itu fasilitator kelompok memfasilitasi anggota kelompok untuk bepartisipasi aktif dalam diskusi.
  
• 
  Point-point penting ditulis aktif/ dalam kertas besar
  

Waktu

• 
  45 menit.
  

Instrumen

• 
  Kertas Plano
  
• 
  Spidol kecil
  

Fasilitator

• 
  SMS
  

7. 
   PLENO BAGIAN III
   

Target

• 
  Tumbuhnya kesadaran peserta untuk mau memikirkan organisasi secara holistik
  
• 
  Seluruh peserta ikut mengetahui hasil diskusi di kelompok-kelompok kecil
  
• 
  Seluruh peserta ikut mengkritisi hasil diskusi di kelompok-kelompok kecil
  
• 
  Peserta ikut serta memikirkan permasalahan lintas bidang
  
• 
  Peserta diarahkan untuk dapat mengetahui masalah mendasar dalam organisasi
  

Pokok bahasan

• 
  Pemaparan hasil diskusi kelompok
  

Metode

• 
  Presentasi
  

Prosedur

• 
  Fasilitator memberikan pengantar (3’)
  
• 
  Masing-masing ketua kelompok dari ketiga kelompok pertama mempresentasikan hasil diskusi.
  
• 
  Masing-masing mempresentasikan selama 20’ dan bediskusi dalam forum besar selama 10’
  

Waktu

• 
  120 Menit
  

Peralatan

• 
  Papan tulis
  
• 
  Spidol
  

Fasilitator

• 
  SMS
  

8. 
   SIMULASI PEMBUATAN PROGRAM KERJA JAMA’AH SHALAHUDDIN 1424
   

Target

• 
  Peserta mampu menurunkan idealisme masing-masing struktur/departemen ke dalam bentuk program kerja.
  
• 
  Peserta mampu membuat program dengan memperhatikan analisis sosial.
  
• 
  Peserta mampu membuat program kerja dengan memperhatikan keterkaitan dengan program kerja departemen atau bidang lain.
  
• 
  Peserta mampu membuat program kerja dengan memperhatikan nilai penting per program kerja.
  

Pokok bahasan

• 
  Penurunan arahan kerja berdasarkan arahan kerja dan idealisme yang telah didiskusikan di awal
  
• 
  Identifikasi permaslahan dan kebutuhan dalam penurunan program kerja
  

Metode

• 
  Diskusi kelompok
  

Prosedur

peserta dibagi secara silang menjadi dalam kelompok sejumlah struktur kepengurusan yang ada

Peserta berdiskusi merancang program berdasarkan kelompoknya.
Waktu

90 menit
Instrumen

Kertas plano

spidol
Fasilitator

SMS

9. 
   PLENO SIMULASI PEMBUATAN PROGRAM KERJA
   

Target

• 
  Peserta mampu menurunkan idealisme masing-masing struktur/departemen ke dalam bentuk program kerja.
  
• 
  Peserta mampu membuat program dengan memperhatikan analisis sosial.
  
• 
  Peserta mampu membuat program kerja dengan memperhatikan keterkaitan dengan program kerja departemen atau bidang lain.
  
• 
  Peserta mampu membuat program kerja dengan memperhatikan nilai penting per program kerja.
  

Pokok bahasan

• 
  Penurunan arahan kerja berdasarkan arahan kerja dan idealisme yang telah didiskusikan di awal
  

Metode

• 
  Presentasi dan diskusi kelas.
  

Prosedur

• 
  Fasilitator memberikan pengantar (2’)
  
• 
  Wakil kelompok yang berasal struktur yang bersangkutan memeparkan hasil diskusi (10’)
  
• 
  Anggota yang lain menambahkan jika ada yang masih kurang (3’)
  
• 
  Peserta dari kelompok lain mengkritisi (10’)
  
• 
  Fasilitator memberikan catatan-catatan penting (10’)
  

Waktu

• 
  225 menit
  

Instrumen

• 
  Kertas plano hasil pembahasan perkelompok
  
• 
  Spidol
  
• 
  Papan tulis
  
• 
  Isolasi kertas
  

Fasilitator

• 
  SMS
  

10. 
    MATERI : ANALISIS SOSIAL
    

Target

• 
  Peserta memahami pengertian Analisis Sosial
  
• 
  Peserta memahami nilai penting Analisis Sosial dalam perencaan setiap aktifitas organisasi
  
• 
  Peserta memahami langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan dalam analisis sosial
  
• 
  Peserta memahami elemen-elemen apa saja yang menjadi basis analisis sosial
  

Pokok bahasan

• 
  Pengertian Analisis Sosial
  
• 
  Fungsi atau nilai penting Analisis Sosial
  
• 
  Langkah-langkah dalam Analisis Sosial
  

Metode

• 
  Ceramah Partisipatif
  

Prosedur

Not documented

Waktu

• 
  120 menit
  

Fasilitator

• 
  SM
  

11. 
    MATERI : PARTICIPATORY LEARNING AND ACTION
    

NOT DOCUMENTED

12. 
    MATERI : DESAIN KEGIATAN
    

NOT DOCUMENTED

13. 
    MATERI : KONTROL KUALITAS, MONITORING, EVALUASI DAN DOKUMENTASI
    

NOT DOCUMENTED

14. 
    MEMBANGUN KOMITMEN + AGENDA AKSI
    

NOT DOCUMENTED

JADWAL

Upgrading Pengurus Jama’ah Shalahuddin 1424 H

JUM’AT, 16 MEI 2003
13.30-15.00	90’	Orientasi
15.00-15.30	30’	Isho
15.45-16.30	45’	Diskusi Kelompok (Pengkaderan, Wacana, Ekstern)
16.30-17.00	30’	Pleno Pengkaderan
17.00-17.30	30’	Pleno Wacana
17.30-20.00	150’	Ishoma
20.00-20.30	30’	Pleno Ekstern
20.30-21.15	45’	Diskusi Kelompok (Pers, LP, DoSha)
21.15-21.30	15’	Rehat
21.30-22.00	30’	Pleno Pers
22.00-22.30	30’	Pleno LP
22.30-23.00	30’	Pleno DoSha
SABTU, 17 MEI 2003
08.00-08.45	45’	Diskusi Kelompok (Bendahara, Sekretaris, Ketua)
08.45-09.15	30’	Pleno Bendahara
09.15-09.45	30’	Pleno Sekretaris
09.45-10.15	30’	Pleno Ketua
10.15-10.30	15’	Rehat
10.30-12.00	90’	Review dari Fasilitator
13.30-15.00	90’	Pembuatan rancangan program per-strukur
15.00-15.30	30’	Isho
15.30-15.45	15’	Pengantar dari fasilitator
15.45-17.30	105’	Pleno Kelompok A dan Kelompok B
17.30-20.00	150’	Ishoma
20.00-22.00	120’	Pleno Kelompok A dan Kelompok B (lanjutan)
22.00-23.00	60’	Review dari fasilitator
AHAD, 18 MEI 2003
08.00-10.00	120’	Materi Analisis Sosial
10.00-10.15	15’	Rehat
10.15-12.00	105’	Participatory Learning and Action
12.00-13.30	90’	Ishoma
13.30-15.00	90’	Materi Desain Kegiatan
15.00-15.30	30’	Isho
15.30-17.30	120’	Kontrol Kualitas, Monitoring, Evaluasi dan Dokumentasi
17.30-20.00	150’	Ishoma
20.00-20.30	30’	Review proses
20.30-22.00	90’	Membangun komitmen + Agenda Aksi

CATATAN UMUM FASILITATOR

Catatan umum ini adalah beberapa hal mendasar yang menjadi persoalan utama Jama’ah Shalahuddin yang didasarkan pada analisis terhadap proses upgrading pengurus Jama’ah Shalahuddin secara keseluruhan yang belum terangkat dalam upgrading pengurus tersebut, atau setidaknya belum menjadi perhatian utama untuk ditindaklanjuti.

Catatan umum ini berfungsi sebagai landasan dalam analisis terhadap apa yang sudah dilakukan bersama di upgrading dalam sesi idealisasi sampai penurunan program kerja untuk kemudian diberikan catatan-catatan khusus terhadap hasil dari masing-masing struktur, atau dengan bahasa yang lebih singkat catatan ini merupakan review terhadap proses yang sudah dilakukan bersama. Dalam rancangan upgrading pengurus yang telah berlalu seharusnya proses review ini sudah dilakukan dalam proses upgrading tersebut sebagaimana sudah diagendakan dalam jadwal upgrading, namun karena persoalan waktu maka review diberikan dalam bentuk catatan pada proseding ini.
Berikut ini adalah beberapa catatan umum yang merupakan permasalahan yang sangat mungkin terjadi di setiap lini atau departemen dan sebenarnya antar masalah ada saling keterkaitan antara satu dengan masalah yang lain.

1. 
   Distribusi beban organisasi. Ini dimungkinkan dengan meningkatkan partisipasi kolektif. Partisipasi yang dimaksud adalah bukan sekedar keterlibatan dalam hal teknis namun juga dalam pengambilan keputusan guna menghasilkan problem solving organisasi. Contohnya adalah dengan melibatkan anggota dalam proses perencanaan agenda-agenda organisasi, misal perncangan RDK, TKJS, maupun kegiatan-kegiatan lain. Dengan tingginya partisipasi kolektif dalam proses organisasi memungkinkan adanya distribusi beban organisasi, misal dalam bentuk banyaknya agenda, kepada semua elemen organisasi sehingga beban tidak hanya dipikul oleh para pengurus inti saja. Dengan demikian agenda-agenda organisasi tidak hanya menjadi beban pengurus inti. Elitisme, sebagai penyakit dalam sebuah kolektivitas, dengan demikian juga dapat direduksi. Terkait dengan elitisme, hal yang seringkali menjadi penyebab adalah adanya dikotomi antara konsep dan praksis yang diikuti dengan pemilahan kerja. Kerja konsepsional seolah hanya menjadi wilayah pengurus inti sedang kerja teknis adalah milik bawahan. Degan tingginya partisipasi kolektif, proses pembelajaran bagi seluruh elemen organisasi juga semakin cepat karena setiap individu, sebagai elemen organisasi, dilatih untuk dapat melakukan analisis terhadap persoalan yang ada dan kemudian mengambil langkah-langlah inovatif guna menyelesaikannya. Rasa kepemilikan kolektif terhadap organisasi pun dengan demikian sangat mungkin semakin meningkat.
   

2. 
   Peningkatan partisipasi kolektif dalam proses organisasi seperti yang diuraikan di atas tentunya mensyaratkan adanya saling kepercayaan antar semua elemen (baik pengurus/stake holder organisasi terhadap anggota maupun sebaliknya). Rasa percaya terhadap kemampuan masing-masing elemen untuk turut serta dalam proses penyelesaian setiap agenda organisasi. Untuk itu perlu adanya usaha untuk meningkatkan rasa saling kepercayaan antar elemen organisasi, misal dengan mengadakan usaha guna meningkatkan kapasitas individu maupun kolektif sehingga masing-masing percaya bahwa setiap elemen memang memiliki kapasitas untuk ikut serta dalam setiap proses organisasi. Contoh konkretnya adalah dengan melakukan upgrading baik yang bersifat umum maupun spesifik sesuai dengan kebutuhan.
   

3. 
   Partisipasi kolektif seluruh elemen organisasi tentunya mensyaratkan kemauan untuk berbagi informasi. Tidak mungkin seorang anggota akan merasa terlibat dalam proses organisasi jika tidak mendapat bekal informasi yang cukup tentang apa segala hal yang sedang terjadi dalam oragnisasi. Dengan demkian keterbukaan dari semua elemen organisasi menjadi hal sangat urgen. Baik pengurus kepada anggota maupun sebaliknya. Dengan cukupnya bekal informasi yang dimiliki oleh seluruh elemen organisasi, sangat mungkin tercipta rasa kepemilikan dan rangsangan untuk berinovasi terhadap kondisi yang sedang terjadi. Ini bisa dilakukan dengan dua jalur. Jalur struktural dan jalur kultural. Jalur struktural adalah dengan menjamin adanya mekanisme yang dapat melancarkan arus informasi dalam organisasi. Misal dengan mempublikasikan hasil-hasil pembahasan rapat pengurus, membuat media internal yang dapat menjembatani komunikasi antar elemen. Sementara jalur kultural adalah dengan cara membangun kedekatan kultural dan membangun iklim dialogis.
   

4. 
   Persoalan peningkatan kualitas sumberdaya manusia. Persoalan lemahnya produktifitas organisasi sangat terkait dengan kapasitas personal. Ini sangat terkait dengan pembangunan kultur relajar dengan jalan membangun learning community. Masa keaktifan seorang mahasiswa seharusnya adalah masa untuk belajar banyak sebelum terjun kedunia yang lebih luas, dunia masyarakat namun nampaknya kondisi yang menopang untuk tujuan tersebut belum tersedia di JS. Kelemahan dari banyak aktivis adalah lemahnya penguasaan kemampuan-kemampuan spesifik sangat kurang. Sering kali mampu berbicara pada tataran general Namur tidak mampu menukik pada persoalan yang lebih detail. Untuk itu perlu dikembangkan kultur untuk menjadikan segala aktivitas kolektif sebagai aktifitas belajar dengan cara lebih mengutamakan proses.
   
5. 
   Persoalan sinergisitas. Secara mendasar ini diakibatkan oleh kurangnya internalisasi visi kolektif JS pada diri masing-masing anggota. Sehingga jarang setiap individu-individu yang ada mencoba mengkorelasikan apa yang dilakukan bidang/departemen dimana ia berada dengan apa yang menjadi visi bersama. Sehingga timbullah istilah chauvinisme bidang. Dengan demikian perlu sebuah usaha secara sistematis untuk memperkuat internalisasi visi bersama JS dengan cara mengintensifkan komunikasi antar semua pihak karena dengan demikian akan terjadi tranfer informasi dari dan kepada semua pihak. Dengan pemahaman yang merata tentang apa yang ada dan apa yangsedang terjadi maka akan sangat mungkin untuk tumbuhnya diskusus yang merupakan indikator adanya persoalan bersama.
   
6. 
   Perbaikan kultur organisasi. (terkait dengan perbaikan moral anggota, karakter organisasi, identitas organisasi, terbatasnya waktu dan sdm serta banyaknya agenda/produktifitas organisasi).
   
7. 
   Finansial. (terkait dengan masalah kreatifitas Jama’ah Shalahuddin dalam masalah pembiayaan).