Preguntas frecuentes

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PREGUNTAS FRECUENTES PARA PROYECTOS PICT Y PICTO

Índice


1 ¿Dónde encuentro la normativa para el manejo del proyecto PICT/PICTO?
2 ¿Dónde debe presentarse la documentación referente al proyecto?

2.1 ¿Cuáles son los horarios de atención en la oficina de Ubatec?

3 ¿Cómo realizar la presentación de comprobantes?

3.1 ¿Es posible enviar órdenes de provisión por e-mail?

3.2 ¿Puedo enviar órdenes por fax?

4 ¿Cómo realizar el seguimiento del proyecto online?

4.1¿Cómo veo el saldo/estado actual del proyecto?

5 ¿Qué condiciones deben cumplir los comprobantes?

5 ¿Los tickets deben contener también la leyenda?

6 ¿Cuáles son los medios de pago disponibles?

6.1 Reintegros

6.1.1 ¿Solamente puede retirar el cheque el beneficiario del mismo?

6.1.2 ¿Cuál es la documentación necesaria para solicitar un reintegro de caja chica por un pago realizado a un proveedor?

6.1.3. ¿Es posible utilizar la tarjeta de crédito para realizar compras?

6.2 Pago directo a proveedor

6.3 Transferencia bancaria

6.3.1 ¿Cómo iniciar el trámite de transferencia de fondos al exterior?

6.3.1.2 ¿Cómo completar el trámite de transferencia bancaria?

6.3.1.3 ¿Puedo contratar un despachante de aduana para el retiro de la mercadería?

6.3.1.4 ¿En qué casos debo presentar el certificado ROECyT?

7 ¿Cuáles son los mecanismos de compra posibles?

7.1 Toma de precios

7.2 Compras directas

7.3 Concursos de precios

8 ¿Puedo solicitar un traspaso de fondos entre rubros?

9 Equipamiento

¿Qué se considera equipos?

¿Qué equipos puedo adquirir?

¿Puedo realizar modificaciones sobre los ítems presupuestados originalmente?

10 ¿Puedo realizar compras conjuntamente con fondos de otros subsidios?

11 Viajes y viáticos

.1 ¿Puedo solicitar un adelanto para un viaje?

.2 ¿Cómo debo rendir un viaje?

Pasajes

Viáticos


Inscripción a congreso

Aclaraciones generales para cualquier viaje

No existe un vuelo de aerolíneas argentinas que me lleve a mi destino, ¿puedo cubrir igual este gasto?

¿Puedo pagar con fondos del PICT los gastos de un invitado del proyecto?

¿Qué documentación debo presentar si extravío los boarding passes o pasajes originales?

12 ¿En qué rubro puedo rendir cuotas societarias?

13 ¿Es posible rendir gastos por librería, fotocopias, correo, insumos de computación?
14 ¿Qué consideraciones debo tener en cuenta para el inicio del proyecto?

¿Cuándo comienza el proyecto?

¿A partir de qué fecha se puede emitir comprobantes por el PICT/PICTO?
15 ¿Cómo accedo a los fondos del año siguiente?

¿Puedo postergar la ejecución del proyecto hasta la entrega del informe de avance?

¿Qué sucede con el dinero que no se gastó durante el año?

¿La Unidad Administradora tiene todos los fondos del proyecto?

¿Cómo solicita la Unidad Administradora la cuota siguiente?

16 ¿Puedo incorporar colaboradores al subsidio?

17 ¿Qué debo tener en cuenta para la finalización del proyecto?

18 Becas

¿Cómo designo un becario?

¿Cuándo finaliza la beca?

¿En qué casos es posible prorrogar la beca?

¿Cómo se tramita la renuncia de un becario?

Estas preguntas se entregan como complemento del “Manual de Administración de Operaciones”, elaborado por la ANPCyT. La lectura de dicho documento es de carácter obligatorio para la ejecución del proyecto.



  1. ¿DÓNDE ENCUENTRO LA NORMATIVA PARA EL MANEJO DEL PROYECTO PICT/PICTO?

Podrá encontrar la normativa para el manejo de fondos del proyecto PICT/PICTO accediendo al “Manual de Administración de Operaciones” que ha sido elaborado por la ANPCyT y se encuentra disponible en nuestra página web:

www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm

Asimismo allí se publica el “Instructivo PICT PICTO” para el manejo de los fondos, que ha sido elaborado para facilitar el acceso al MAO. En dicho documento se detalla la normativa que debe considerarse para el desarrollo de los proyectos.



Es importante aclarar que ni el Instructivo ni las preguntas frecuentes aquí presentadas reemplazan al Manual redactado por la ANPCyT, cuya lectura es de carácter obligatorio para la ejecución del proyecto.

  1. ¿DÓNDE DEBE PRESENTARSE LA DOCUMENTACIÓN REFERENTE AL PROYECTO?

Podrá realizar las presentaciones de comprobantes o solicitudes de autorización de lunes a jueves de 10 a 16hrs en Viamonte 577 - 5º piso of. 52 o en alguna de las Facultades a las que concurrimos semanalmente, según se indica en nuestra página web (www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm ).

No será necesario que sea el investigador responsable quien se acerque a presentar la documentación a Ubatec, podrá hacerlo cualquier persona autorizada por el mismo. Recomendamos que quien se encargue de esta tarea tenga una instrucción acerca de la normativa vigente.



    1. ¿Cuáles son los horarios de atención en la oficina de Ubatec?

Para dudas o consultas podrá dirigirnos un correo a las direcciones de raguero@rec.uba.ar o msaccomandi@rec.uba.ar .

En caso de que la complejidad de la consulta lo amerite, puede solicitar cita previa al teléfono 4313-3600, de lunes a miércoles de 11:00 a 15:00 hs.



  1. ¿CÓMO REALIZAR LA PRESENTACIÓN DE COMPROBANTES?

Deberá presentar siempre la Orden de provisión firmada por el investigador responsable del proyecto.

En el cuerpo de la orden, dentro del recuadro descripción, deberá figurar el detalle de los rubros y el importe correspondiente a cada uno. No será necesario que detalle todos las facturas/tickets que adjunta a la rendición, podrá mencionar el valor acumulado por rubro, de acuerdo a la sumatoria de gastos presentados.

En el siguiente link encontrará el formulario correspondiente: www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm


    1. ¿Es posible enviar órdenes de provisión por e-mail?

Sí, podrá enviarnos las solicitudes de pago directo a proveedor por e-mail. Deberá incluir en su envío la orden de provisión y la factura/presupuesto actualizado.

Las órdenes por pedidos de reintegros deberán ser presentadas adjuntando las facturas originales.



    1. ¿Puedo enviar órdenes por fax?

No recomendamos esta vía de comunicación, ya que no resulta tan confiable como los envíos vía e-mail. De otro modo deberá comunicarse con nosotros al finalizar el envío para confirmar la correcta recepción de la orden.

  1. ¿CÓMO REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ONLINE?

Podrá acceder al sistema GAPP y desde allí realizar el seguimiento de los proyectos a su cargo. El ingreso al mismo le permitirá visualizar los saldos de los rubros que componen el presupuesto y las presentaciones realizadas, entre otras cosas.

Recomendamos para su acceso la utilización del navegador Internet Explorer/Mozilla Firefox.

Accediendo a través de la Web:

http://www.ubatec.uba.ar/ruby/logininvestigador.aspx

 ·         En el menú desplegable de la izquierda, deberá seleccionar “Ordenes/Solicitudes de provisión” para observar el estado de los pedidos de pago. Una vez que el campo “número de cheque” esté completo, Ud tendrá la certeza de que no sólo la orden ha sido procesada sino que ya se encuentra disponible el desembolso. El lugar de retiro del mismo será el que haya indicado previamente en la orden de provisión.

 ·         En “Parámetros de búsqueda”, a la derecha de la pantalla, seleccione “Proyectos” y luego clickee en el botón Ru. Allí podrá consultar el estado del proyecto y visualizar los rubros que componen el presupuesto, comprobantes, importes y estado de ejecución.

 ·         En el mismo menú desplegable, ingresando a “Solicitudes de autorización”, podrá realizar el seguimiento de las notas que presente (por ejemplo, observará el estado de la solicitud de incorporación de colaboradores al Grupo de Investigación).



    1. ¿Cómo veo el saldo/estado actual del proyecto?

Podrá visualizar el saldo del proyecto accediendo a través de la Web: http://www.ubatec.uba.ar/ruby/logininvestigador.aspx

Deberá desplegar el menú “Parámetros de búsqueda”, a la derecha de la pantalla y seleccionar “Proyectos”. Luego deberá clickear en el botón Ru para observar el estado del proyecto y visualizará los rubros que componen el presupuesto, los comprobantes, importes y estado de ejecución del mismo.



  1. ¿QUÉ CONDICIONES DEBEN CUMPLIR LOS COMPROBANTES?

En todos los casos los comprobantes de pago deberán ser originales y estar emitidos a nombre del Investigador Responsable o de la IB indistintamente, con expresa mención de la siguiente leyenda:

Préstamo BID PICT(o PICTO según corresponda) .………… (indicando el número de la convocatoria y del proyecto)

Esta leyenda no puede ser incorporada al comprobante posteriormente a su emisión, ni en forma manual ni mediante sello.

Las facturas y los tickets deben presentarse firmados por el Investigador Responsable. Deberán ser del tipo B o C y estar conformadas de acuerdo a las normas legales e impositivas vigentes (ser preimpresa, prenumerada, tener los números de inscripción, no poseer tachaduras ni correcciones, etc.)

Son aceptables comprobantes de pago con fecha posterior a la firma del contrato entre la Institución Beneficiaria del subsidio y la ANPCyT.

Para los gastos efectuados en el exterior o en moneda extranjera, se aceptarán únicamente los comprobantes de países miembros del BID (podrá consultar el listado de países ingresando a la escala de viáticos internacionales disponible en nuestra página web: www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm). Caso contrario deberá contar con la autorización previa del FONCyT.

Se considerará el tipo de cambio al cierre del día de la transacción. Para ello el Investigador Responsable deberá adjuntar a cada comprobante una constancia de la cotización de la moneda extranjera y copia de la constancia del medio de pago utilizado (copia resumen de la tarjeta de crédito, copia de la constancia de transferencia bancaria, etc.).



  1. ¿Los tickets deben contener también la leyenda?

Todos los comprobantes deberán poseer la leyenda del proyecto. En el caso de los tickets fiscales podrán adjuntar una nota de certificación de leyenda mediante la cual el investigador responsable declare que el gasto fue financiado con fondos del PICT. En la página web de Ubatec encontrará el modelo de la nota a la que hacemos referencia: www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm


  1. ¿CUÁLES SON LOS MEDIOS DE PAGO DISPONIBLES?

    1. Reintegros:

Todas las órdenes por reintegro deberán ser solicitadas por un importe mayor al 30% de la caja chica original.

Deberá indicar en el recuadro correspondiente de la orden de provisión (documento disponible en nuestra página web, ver pregunta 3) cuál es la modalidad de pago que solicita (cheque o transferencia bancaria al IR).

En el primer caso deberá mencionar a nombre de quién desea que se emita el cheque. Cualquier persona que no fuera el beneficiario podrá retirarlo presentando una nota en donde el investigador responsable lo haya autorizado para este fin. Se generará un cheque “no a la orden” del Banco Patagonia, el cual podrá ser presentado para su cobro en cualquier sucursal del país, en esta instancia sí será necesario que sea el beneficiario quien realice el trámite ante el Banco.

En el segundo caso (transferencias bancarias) deberá tener en cuenta que únicamente podrá efectuarse la transacción a una cuenta cuyo titular sea el investigador responsable. Será necesario que nos envíe firmado, vía e-mail y por única vez el texto que copiamos debajo. Asimismo en cada nueva orden de provisión, deberá seleccionar el recuadro que hace referencia a esta modalidad, de lo contrario será emitido un cheque.


Tomo conocimiento que el valor de los gastos bancarios no es elegible para rendir en el proyecto, generándose un incremento en los fondos adelantados de caja chica.
CBU…………………………………………………………………………………….…

Tipo y número de cuenta……………………………………………………..….

Nombre del titular…………………………………………………………………..

CUIT/CUIL/CDI del titular……………………………………………………….

Sucursal del banco……………………………………………………………….…
Firma del investigador responsable, número de proyecto y aclaración



      1. ¿Solamente puede retirar el cheque el beneficiario del mismo?

No, no será necesario que se acerque el beneficiario del cheque. Cualquier persona podrá retirar cheques presentando una nota en donde el investigador responsable la autorice para este fin. Dicho documento deberá ser entregado al momento de presentarse en Ubatec.

      1. ¿Cuál es la documentación necesaria para solicitar un reintegro de caja chica?

6.1.2.1 Por un viaje (leer pregunta 11.2)

6.1.2.2 ¿Por un pago realizado a un proveedor?

Deberá presentar orden de provisión y factura original. En el caso de las facturas electrónicas tipo CAE cuyo medio de pago no haya sido efectivo/al contado se solicitará también el recibo correspondiente firmado por el proveedor.


      1. ¿Es posible utilizar la tarjeta de crédito para realizar compras?

Solamente podrá utilizarse la tarjeta de crédito del Investigador Responsable o bien de un miembro del grupo responsable. Al momento de la rendición del gasto deberá adjuntar a la orden de provisión la factura original, recibo y una copia del resumen de la tarjeta, donde se visualice los datos del titular de la misma, el importe abonado y la cotización de la moneda a la fecha del cierre de la tarjeta (si el pago hubiese sido en moneda extranjera).


    1. Pago directo a proveedor:

Corresponde presentar orden de provisión junto con el presupuesto o proforma actualizada. Las solicitudes deberán ser emitidas por un importe mayor a $1000.

Una vez que se observe en el sistema que la orden ha sido procesada y que el campo “número de cheque” esté completo, Ud tendrá la certeza de que ya se encuentra disponible el desembolso (ver pregunta 3). A partir de ese momento brindar al proveedor la siguiente dirección de correo: ubatec@ubatec.uba.ar, de modo que puedan coordinar con el sector de pago a proveedores el retiro del mismo.



    1. Transferencia bancaria

      1. ¿Cómo iniciar el trámite de transferencia bancaria de fondos al exterior?

Esta modalidad podrá ser aplicada únicamente para pagos a proveedores ubicados en el exterior del país. La transacción tendrá un costo bancario de USD 150/200 que se adicionará al valor del ítem que ha adquirido y podrá rendirse dentro del rubro correspondiente. Deberá tener presente este valor para el mecanismo de adquisición a utilizar (ver pregunta 7)

La documentación a presentar será determinada según el concepto a abonar.



        1. Para el pago de equipos o insumos deberá presentar lo siguiente:

- orden de provisión indicando el importe a pagar en la moneda de origen (dólares, euros, etc.) y el ítem que desea adquirir.

  • "presupuesto"/"proforma"/"proforma invoice"/"quotation" emitida por el proveedor del exterior o bien por su representante en Argentina.

  • La proforma deberá especificar el INCOTERM (si es precio CIF/FOB/EXW etc.), si el pago será realizado por anticipado; la fecha estimativa de embarque y los datos bancarios completos del proveedor del exterior.

  • copia del certificado ROECyT. Los proyectos de Agencia no reconocen los gastos por impuestos, tasas y derechos de aduana de productos comprados en el exterior. El certificado ROECyT exime al proyecto del pago de algunos de estos conceptos. El mismo es tramitado por la Institución Beneficiaria, por lo cual deberá tomar contacto con la secretaría encargada de esta tarea.

  • carta de representación exclusiva (si correspondiese). Este documento deberá ser presentado siempre que una firma del exterior proveedora del material tenga un representante para la comercialización/distribución de sus productos en nuestro país. La casa matriz deberá indicar la exclusividad de la firma en Argentina en su carta.

  • declaración jurada de nacionalización de bienes firmada en original. Documento disponible en nuestra página web: www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm

Este documento genera un compromiso ante el Banco Central de la República Argentina de nacionalizar la mercadería dentro de los días establecidos subsiguientes al pago.

  • certificado de proveedor completo y firmado en original por el proveedor del exterior o bien su representante en la Argentina.

En nuestra página web podrá encontrar este documento en español y en inglés para utilizar según corresponda. www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm

Una vez que presente los papeles antes mencionados, UBATEC confeccionará los formularios de solicitud de transferencia para la entidad bancaria a los fines de pagar al proveedor en el exterior (sujeto a disposiciones vigentes del BCRA). Una vez que la operación bancaria haya sido concretada se enviará copia de la constancia al IR y al proveedor/distribuidor correspondiente.



        1. ¿Cómo completar el trámite de transferencia bancaria?

Una vez que se haya tramitado la transferencia bancaria, el IR deberá presentar ante UBATEC la documentación que acredite el ingreso al país de la mercadería. Esta acción podrá ser gestionada mediante su despachante de aduana, miembros del proyecto, etc. Los papeles a presentar son los siguientes:

  • factura original/ original invoice: Si al momento de presentar la documentación para realizar la transferencia bancaria, se entregara un presupuesto o una proforma invoice en lugar del original invoice, el IR deberá entregar este último documento a UBATEC SA al momento de la llegada del bien al domicilio de destino.

  • documento de transporte: Los documentos de trasporte suelen llamarse: “air will bill” (guía aérea) o “bill of lading” (conocimiento de embarque)

  • copia del despacho a plaza firmado por aduana. Esta documentación suele gestionarla el despachante o gestor ante aduana, por lo que le recomendamos se contacte con éste para solicitarle su entrega.

El proceso iniciado al solicitar la transferencia se completará con la presentación de los documentos que forman parte de la nacionalización del bien (siempre que se efectúe dentro de los 90 días posteriores a la transacción). Los mismos deberán encontrarse firmados por el despachante o gestor interviniente.




        1. ¿Puedo contratar un despachante de aduana para el retiro de la mercadería?

Sí, el servicio de despacho podrá ser cubierto con fondos del proyecto. El gasto se imputará al rubro servicios técnicos.

Una vez que el despachante haya retirado la mercadería de aduana, le entregará al IR la documentación referente a la nacionalización y su factura. Adjuntando esta documentación a una orden de provisión el IR podrá solicitar un pago directo a proveedor para su despachante.



        1. ¿En qué casos debo presentar el certificado ROECyT?

Al solicitar una transferencia de fondos al exterior por pago anticipado, por la compra de equipamiento o insumos, deberá tramitar el certificado ROECyT y presentar una copia de este ante Ubatec. El mismo es gestionado por la Institución Beneficiaria, por lo cual deberá tomar contacto con la secretaría encargada de esta tarea.

En el caso de transferencias por el pago de servicios o publicaciones no será necesaria su tramitación.



  1. ¿CUÁLES SON LOS MECANISMOS DE COMPRA POSIBLES?

Las compras que sean realizadas dentro de este subsidio deberán enmarcarse dentro de los límites establecidos por el BID para cada mecanismo de adquisición: Toma de precios, Concurso o Compra Directa.

    1. Toma de precios:

El mismo supone que el investigador responsable ha consultado tres proveedores y que el elegido resulta ser el más económico, de todas formas no será necesario que presente ante Ubatec la documentación que acredite dicho dato. Al momento de la rendición en ANPCyT esta U.A. agregará un sello con la leyenda "se han consultado tres proveedores y el mismo resulta ser el más económico".

Cabe aclarar que para aplicar el mecanismo de toma de precios en cualquiera de los rubros (salvo viajes y viáticos y becas) no podrá superarse el límite de $19999:



  • por proveedor

o

  • por concepto (por ejemplo, cuando se trate de diferentes equipos de una misma naturaleza como “equipos de laboratorio”/“equipamiento de cómputo”)

Para cada nueva compra deberá tener en cuenta las adquisiciones realizadas en los últimos tres meses en el mismo proveedor o en bienes/insumos/servicios de la misma naturaleza. En el caso que con la nueva adquisición/contratación se superara dicho límite ($19999), deberá dejar transcurrir 3 meses para poder utilizar nuevamente este mecanismo.

    1. Compras directas

Las razones por las cuales puede solicitarse la compra directa de un equipo/insumo deberían estar contempladas en alguno de los siguientes ejemplos:

  • El equipo/insumo/servicio/publicación posee especificaciones técnicas que lo hacen único, por lo que resulta irremplazable, debido a que ningún otro equipo/insumo/servicio/publicación cumple con las exigencias requeridas para el proyecto.

  • Para compras de equipos solo podría adquirirse el bien solicitado porque se trata de un accesorio que integra un equipo ya existente y requiere compatibilidad con el mismo.

  • Para mantener la coherencia con los resultados ya obtenidos a lo largo del proyecto con equipos/insumos/servicios de la misma marca, ya que la adquisición/contratación de otros afectaría la confiabilidad de los datos obtenidos.

  • Para mantenimiento de la garantía de un equipo preexistente al que se le deba agregar un repuesto

En el caso de cumplir con alguno de los ejemplos la documentación a presentar deberá ser la siguiente:

  • Declaración jurada para compras directas (podrá encontrar la misma en nuestra página web: www.ubatec.uba.ar/asi) en formato original y con la firma del investigador responsable en cada hoja. Deberá respetar el modelo establecido por la Agencia con las frases que figuran al principio de cada anexo.

  • Proforma o presupuesto actualizado (es decir que la oferta de la firma se encuentre vigente)

  • Carta de representación/fabricación exclusiva: en el primer caso la misma deberá ser emitida por la casa matriz e indicar que la firma mencionada es la representante exclusiva para la venta de sus productos en Argentina.



    1. Concursos de precios

En el caso que su compra no se ajuste a ninguno de los ejemplos citados, por los cuales podría justificarse la tramitación de una compra directa, y se exceda del mecanismo de toma de precios, deberá solicitar la apertura de un concurso de precios presentando:

  • orden de provisión

y

  • formulario para la apertura de concursos de precios (disponible en nuestra página web: www.ubatec.uba.ar/asi).



  1. ¿PUEDO SOLICITAR UN TRASPASO DE FONDOS ENTRE RUBROS?

El límite establecido implica que la  modificación (incremento/disminución) de los rubros afectados no puede superar el 35% del importe asignado originalmente a cada rubro, para el año que se encuentra en vigencia. Ante cada nueva reformulación solicitada deberemos constatar la sumatoria de las modificaciones ya efectuadas. Podrá solicitar traspasos las veces que lo considere necesario durante la vigencia del PICT.
En el caso que su solicitud superara dicho límite la nota deberá ser evaluada por el FONCyT.
Para pedir la reformulación deberá presentar una nota con los importes a distribuir. En nuestra página web podrá encontrar un modelo de dicho documento: www.ubatec.uba.ar/asi

  1. EQUIPAMIENTO

  1. ¿Qué se considera equipos?

Deberán ser rendidos dentro del rubro equipamiento los bienes que sean considerados inventariables para su institución beneficiaria.

  1. ¿Qué equipos puedo adquirir?

Podrá adquirir con fondos del PICT los equipos que se encontraran presupuestados en el proyecto original.

  1. ¿Puedo realizar modificaciones sobre los ítems presupuestados originalmente?

En el caso de que desee adquirir un equipo que no se haya incluido en el proyecto original deberá confeccionar una carta dirigida al Lic. Carlos Cassanello-Director del FONCyT donde indique la siguiente información:

  • Nombre del equipo no previsto en el presupuesto original y utilidad para el proyecto

  • Costo aproximado del mismo

  • Medio de financiación (indicar si para esta compra se dará de baja algún ítem dentro del rubro, si utilizará un remanente de dinero del rubro equipamiento o realizará una reformulación de fondos).


Es importante aclarar que no se aceptarán altas de equipamiento de cómputo en el transcurso de los últimos 6 meses del proyecto. Las altas de equipos de laboratorio dentro de este plazo deberán ser derivadas al FONCyT para su evaluación. Se deberá contar con la aprobación durante la vigencia del proyecto.


  1. ¿PUEDO REALIZAR COMPRAS CONJUNTAMENTE CON FONDOS DE OTROS SUBSIDIOS?

Sí, es factible la compra conjunta entre dos o más subsidios de la misma o distinta naturaleza. Por estar involucrado un subsidio PICT deberá aplicarse la normativa determinada por ANPCyT, independientemente del importe que esta financie.

Si se tratara de la compra de un equipo, en primer lugar deberán constatar que todos los proyectos PICT involucrados posean el bien declarado en su proyecto original. Caso contrario cada investigador responsable deberá enviarnos una nota para dar de alta el bien dentro de su proyecto.

Luego, podrán solicitar una compra conjunta presentando una nota firmada por todos los investigadores responsables de los PICT participantes. En dicho documento deberán mencionar:


En el caso que uno de los proyectos pertenezca a otra institución beneficiaria (no UBA) deberán presentar una carta donde se establezca la sesión/préstamo temporario del bien por parte de alguna de las instituciones participantes.

Una vez presentada la solicitud podrán realizar el seguimiento de la misma vía GAPP para constatar el estado del pedido.




  1. VIAJES Y VIÁTICOS

  1. ¿Puedo solicitar un adelanto para un viaje?

Sí, podrá solicitar el adelanto hasta 40 días antes de la realización del viaje. Deberá presentar una orden de provisión en la cual indique los siguientes datos:

  • Persona/s que viajará/n y que sean miembros del proyecto

  • Destino del viaje: recuerde que de tratarse de un viaje al exterior el país el mismo deberá ser miembro del BID (podrá consultar el listado en nuestra planilla de viáticos diarios para el exterior www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm).

  • Fechas en que se realizará

  • Motivo del mismo (asistencia a congreso, trabajo de campo, etc )

  • Concepto a rendir (viáticos, pasaje, inscripción, etc.)

Dentro de los 7 días posteriores al regreso deberá presentar en Ubatec la documentación correspondiente al viaje. En el caso de que el gasto final haya sido mayor al importe recibido en concepto de adelanto, se emitirá un reintegro por la diferencia o se cancelará el valor de su caja chica. Si el gasto hubiera sido menor al importe recibido, dicha diferencia incrementará la caja chica del proyecto y podrá ser cancelada con comprobantes de cualquier rubro.

  1. ¿Cómo debo rendir un viaje?

Las rendiciones de dicho rubro deberán incluir:

  • orden de provisión (disponibles en nuestra página web www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm)

  • formulario de viajes y viáticos con los importes a rendir por cada subrubro (pasajes, gastos de movilidad, viáticos, etc) expresados en pesos.

Se presentará un formulario por cada persona que haya viajado. Cada planilla deberá encontrarse firmada en original y no podrá poseer correcciones ni enmiendas.

  • documentación respaldatoria correspondiente según se indica a continuación (dependiendo del subrubro que desee rendir – ver 10.2.1;10.2.2;10.2.3)



    1. Pasajes:

Deberá adjuntar factura/ticket electrónico por la compra del pasaje, boarding passes/tarjetas de embarque originales (de ida y vuelta) y si fuera el caso, certificado de asistencia o equivalente.

En el caso de que haya abonado el pasaje mediante tarjeta de crédito deberá adjuntar también una copia del resumen de la misma en la cual se visualice el gasto imputado. Recuerde que solamente podrán ser aceptados los gastos que hubiesen sido abonados utilizando la tarjeta de crédito del investigador responsable del proyecto o bien de un miembro del grupo responsable.  



  1. Viáticos

No será necesario que presente los comprobantes por los gastos efectuados en el destino (alojamiento, comidas, etc).

Para los casos en que hayan concurrido a un congreso los días de viáticos se calcularán con la copia de los boarding passes/pasajes/tickets de combustible o peajes. Se deberá adjuntar también el certificado de asistencia. En el caso que no cuente con esta constancia podrá presentar una copia del programa del evento en donde figure su nombre como participante, el nombre de la reunión y la duración del mismo.

En los viajes de campaña se considerará el total de días indicados en el formulario.

En nuestra página web (www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm) se encuentra disponible la escala de viáticos nacionales e internacionales. Para este último el importe mencionado se haya expresado en dólares y es el máximo que puede ser solicitado por día. Para incluir estos valores en el formulario deberá hacer la conversión a pesos tomando la cotización del Banco Nación para alguno de los días del viaje.

Asimismo se aclara que para la asistencia a congresos que se desarrollen en distancias menores a 100km no se abonarán días de viáticos.


  1. Inscripción a congreso

Deberá presentar la factura correspondiente y el certificado de asistencia o equivalente. En los casos en que se trate de una asistencia a un congreso realizado en la ciudad de residencia del investigador, el gasto deberá rendirse por el rubro viajes y viáticos, a pesar de que no hubiera existido un traslado. Solamente se reconocerá el gasto correspondiente a la inscripción.

En el caso de colaboradores que posean una beca (otorgada por el subsidio o por otras fuentes) no se considerará elegible el pago de inscripción a cursos que le acrediten puntos para su carrera doctoral.



  1. Aclaraciones generales para cualquier viaje:

  • la persona que realice el viaje deberá encontrarse declarada originalmente en el subsidio o bien haber sido dada de alta con fecha previa a la realización del viaje.

  • En el caso que haya abonado el pasaje/inscripción/movilidad desde y hacia domicilio mediante tarjeta de crédito deberá adjuntar también una copia del resumen de la tarjeta en el cual se visualice el gasto imputado.

Recuerde que solamente podrán ser aceptados los gastos que hubiesen sido abonados utilizando la tarjeta de crédito del investigador responsable del proyecto o bien de un miembro del grupo responsable.  

  • Los viajes que sean efectuados a países no miembros del BID deberán contar con la autorización del FONCyT previa a la realización del mismo (podrá consultar el listado de países miembros en la escala de viáticos internacionales disponible en nuestra página web www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm).

  • todos los viajes al exterior o interior del país deben ser realizados mediante Aerolíneas Argentinas. Al respecto cabe aclarar que la persona facultada para autorizar las excepciones citadas en el 2º artículo del decreto será la máxima autoridad de la Institución Beneficiaria o la persona que éste designe. La rendición ante Ubatec de pasajes adquiridos a otras empresas, deberá estar acompañada de la autorización correspondiente. A partir del 14/1/2013 (180 días de fecha de publicación o cuando esta se encontrare operativa), solo se aceptarán pasajes comprados en la en la empresa OPTAR S.A. hasta tanto podrá elegir Ud. la agencia de viajes para adquirir el pasaje de Aerolíneas.



  1. No existe un vuelo de Aerolíneas Argentinas que me lleve a mi destino ¿Puedo cubrir igual este gasto?

Deberá tramitar una solicitud de excepción citando que Aerolíneas Argentinas no cubre el tramo que llega a su destino. La persona facultada para autorizar las excepciones será la máxima autoridad de la Institución Beneficiaria o la persona que éste designe, por lo que deberá presentar su nota ante el RECTORADO/DIRECCIÓN DE LA INSTITUCIÓN (no ante Ubatec).

Al momento que realice la rendición del gasto (pasajes) deberá entregarnos la autorización que le hubiera otorgado la IB.



  1. ¿Puedo pagar con fondos del PICT los gastos de un invitado del proyecto?

Previo a la visita de su invitado deberá enviarnos una nota indicando las tareas que el mismo realizará, las fechas de su viaje y su país de procedencia. Al igual que en cualquier viaje, su invitado deberá firmar en original el formulario de viajes y viáticos en donde se consignan los gastos que desea rendir. Los conceptos que podrán financiarse son los mismos que podría solicitar para un viaje de un colaborador del PICT.

Para abonar el costo de los pasajes deberá considerar:



  • en el caso que el mismo viajara desde un país no miembro del BID se deberá solicitar autorización previa al FONCyT.

  • si el pasaje fuera abonado con tarjeta de crédito deberá utilizarse la tarjeta del investigador responsable o de un miembro del grupo responsable.

  • deberá presentar los boarding passes originales (ida y vuelta a su país/provincia). Deberá solicitar al invitado que una vez que regrese a su lugar de de residencia le envíe por correo la tarjeta de embarque correspondiente. Es importante que conserve las mismas ya que en el caso de extravío deberá tramitar una excepción frente al FONCyT solicitando se acepte la rendición sin presentar dichos comprobantes.



  1. ¿Qué documentación debo presentar si extravío los boarding passes o pasajes originales?

En el caso de extravío de alguno de los boarding passes originales deberá presentar una nota emitida y firmada en original por la empresa confirmando el viaje (indicando el nombre del pasajero, el origen, destino, la fecha y la hora). Este documento deberá acompañarse por una nota en la que mencione la pérdida de los pasajes originales.

  1. ¿EN QUÉ RUBRO PUEDO RENDIR CUOTAS SOCIETARIAS?

El gasto por cuota societaria podrá ser rendido dentro del rubro bibliografía.

  1. ¿ES POSIBLE RENDIR GASTOS POR LIBRERÍA, FOTOCOPIAS, CORREO, INSUMOS DE COMPUTACIÓN?

Sí, podrá rendir gastos por artículos de librería, insumos de computación, correo, fotocopias, insumos para impresiones, etc, presentando la Nota de justificación de Gastos Generales.

Podrá encontrar un modelo de dicha solicitud ingresando en nuestra página web: www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm

Su presentación al principio de cada período del PICT/PICTO le permitirá presentar gastos de dicha naturaleza durante todo el año del subsidio.


  1. ¿CUÁNDO COMIENZA EL PROYECTO?

El subsidio comenzará una vez que la Agencia emita el cheque por el primer desembolso (importe equivalente al primer 50% del presupuesto del primer año). Cabe aclarar que la fecha de emisión del mismo siempre es anterior a su entrega a la unidad administradora, por lo que existirá una diferencia temporal entre nuestra comunicación a los investigadores sobre el ingreso de los fondos y el inicio formal del subsidio.

Una vez que se haya acreditado el cheque de ANPCyT podremos generar los adelantos de caja chica.



  1. ¿Qué consideraciones debo tener en cuenta para el inicio del proyecto?

  • Para dar comienzo al manejo de los fondos del proyecto recomendamos la lectura de la normativa que se deberá seguir. La misma se encuentra disponible en www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm

(Manual de Administración de Operaciones; Resoluciones ANPCyT; Instructivo de uso de Fondos y los formularios requeridos para la rendición de gastos)

  • La fecha de inicio del proyecto se computará desde la fecha de emisión del cheque extendido por la ANPCyT. , contándose desde ese momento los meses para la presentación de los informes (ITA1, ITA 2 e ICTF) al FONCyT.

  • Podrán ser rendidos los comprobantes que sean elegibles según lo dispuesto en el MAO y el Instructivo. Los mismos deberán haber sido emitidos con fecha posterior a la firma del contrato entre UBA y ANPCyT, salvo gastos de publicaciones que deberán emitirse a partir del inicio del proyecto.

  • Se otorgará un adelanto de caja chica mediante cheque “no a la orden” del Banco Patagonia, el cual podrá ser presentado para su cobro en cualquier sucursal del país.

  • Podrán retirar dicho cheque en nuestras oficinas (ver horarios de atención en pregunta 2.1) o bien en alguna de nuestras visitas a las Facultades (que se encontrarán publicadas en nuestra página web www.ubatec.uba.ar/asi). Para esta última opción deberá solicitarnos vía e-mail y con 48hrs de anticipación a nuestra visita que traslademos el cheque.

  • A fin de actualizar los datos del proyecto, el IR deberá completar el listado actualizado de la nómina de colaboradores del subsidio y remitirla vía e-mail a ubatec@ubatec.uba.ar con su firma. El modelo de dicho documento será enviado a la casilla de correo de cada investigador responsable.

  • En el mismo deberá indicar las altas y bajas de personal con respecto al proyecto original. Para las altas deberá mencionar las tareas que su colaborador realizará dentro del proyecto, en el caso de las bajas deberá incluir la firma de la persona que se desvincula del subsidio. Este documento podrá ser entregado a más tardar contra la primera solicitud de reembolso de caja chica.

  • La correcta actualización del personal del proyecto es necesaria para el uso del rubro viajes y viáticos, además de la extensión de cheques a nombre de miembros del proyecto y de la entrega de los mismos, según solicitud del IR.

  • Se coordinará una reunión informativa para aquellos Investigadores Responsables que no hayan tenido un proyecto PICT/PICTO de las últimas convocatorias. En la misma se tratarán brevemente los temas relativos al uso de los fondos, su día y horario de realización serán confirmados según la disponibilidad de cada facultad. Siendo que el tiempo de duración de estos encuentros suele ser breve recomendamos a los IR la lectura previa del instructivo de la convocatoria.

  • Aquellos IR que por alguna cuestión deban demorar el inicio del proyecto o la ejecución de éste en cualquiera de los periodos, solicitamos se comuniquen con Ubatec.



    1. ¿A partir de qué fecha se puede emitir comprobantes por el PICT/PICTO?

Los comprobantes podrán estar fechados a partir de la firma del contrato avalado entre ambas instituciones, salvo gastos de publicaciones que deberán emitirse a partir del inicio del proyecto.

  1. ¿CÓMO ACCEDO A LOS FONDOS DEL AÑO SIGUIENTE?

Una vez que la Agencia apruebe el informe de avance se encontrarán habilitados los fondos del año siguiente.

La presentación de dicho informe deberá realizarse dentro de los 30 días posteriores a la fecha de finalización de cada año del PICT/PICTO. Si hubiera ejecutado el 75% de los fondos del año en vigencia podrá adelantar esta presentación ante el FONCyT. Deberá aguardar la confirmación por parte de la Agencia para cerciorarse de que el informe haya sido recibido.

Le solicitamos que realice estos envíos con copia a la casilla de Ubatec (ubatec@ubatec.uba.ar), de modo que podamos ingresar este dato en nuestro sistema.

Se recomienda a los investigadores responsables tener en cuenta que la ejecución continua del presupuesto les permitirá llegar al término del proyecto cumpliendo con los plazos establecidos.



  1. ¿Puedo postergar la ejecución del proyecto hasta la entrega del informe de avance?

Con el fin de poder llegar al término del proyecto sin dificultades recomendamos que los fondos del subsidio sean utilizados de forma continua. La planificación de las adquisiciones favorecerá una completa ejecución del proyecto evitando la acumulación de fondos que no podrán ser utilizados íntegramente en instancias previas a la finalización del PICT.

Si Ud. no pudiera ejecutar el proyecto deberá notificárselo a la Agencia explicando los motivos que dieran lugar a esta circunstancia.



  1. ¿Qué sucede con el dinero que no se gastó durante el año?

Una vez que el FONCyT autoriza el informe técnico de avance se habilitarán los fondos del año siguiente y el remanente de cada rubro se adjudicará según corresponda al presupuesto del nuevo año.

  1. ¿La Unidad Administradora tiene todos los fondos del proyecto?

No, la Unidad Administradora recibe el dinero mediante cuotas de la Agencia. Cada una de ellas representa un total que permite la ejecución de seis meses para todos los proyectos que forman parte del contrato (que ha sido suscripto entre la Institución Beneficiaria y la ANPCyT).

Por cada año de proyecto se recibirán dos cuotas.

La entrega de fondos por parte de la ANPCYT está directamente relacionada a la ejecución de la totalidad de los proyectos de la UBA de igual convocatoria.

Las demoras en las rendiciones de cuentas generan la modalidad de “pago contra reembolso” durante el último año del PICT, por la cual el IR debe abonar los gastos que le serán reintegrados luego de la rendición de cuentas y del desembolso posterior de la ANPCYT.

La disponibilidad financiera para cada proyecto responde al nivel de ejecución de todos los subsidios que conforman el contrato y a la aprobación del informe de avance de cada uno de ellos.


  1. ¿Cómo solicita la Unidad Administradora la cuota siguiente?

Una vez que la totalidad de los comprobantes presentados por los IR alcance el total aproximado del 80% de los fondos percibidos en la cuota anterior, la Unidad Administradora podrá presentar ante la Agencia una rendición de cuentas.
Deberá tener en cuenta que la aplicación de esta modalidad se verá directamente afectada por el nivel de ejecución de los proyectos que conforman el mismo contrato.
La agencia entregará los fondos siempre que todos los investigadores hubieran presentado su Informe Técnico de Avance en tiempo y forma.


  1. ¿PUEDO INCORPORAR COLABORADORES AL SUBSIDIO?

Podrá solicitar la inclusión de personal presentando la nota por alta de colaborador cuyo modelo se encuentra disponible en nuestra página web. www.ubatec.uba.ar/asi/asiinfo.htm La incorporación se considerará a partir de la fecha de recepción de la nota.

No podrán aceptarse altas retroactivas de personal.



  1. ¿QUÉ DEBO TENER EN CUENTA PARA LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO?

Deberá tener presente los tiempos requeridos en la realización de trámites para contar con antelación suficiente para finalizar el subsidio sin inconvenientes.

  • En todos los casos, los comprobantes deben tener fecha anterior al cierre del subsidio.

  • Dentro de las fechas de ejecución del PICT deben estar cancelados los adelantos de viajes. No se entregarán nuevos adelantos en el transcurso del último mes.

  • Las órdenes para solicitar reintegros de caja chica serán recepcionadas hasta un mes antes de la finalización, de modo que puedan realizar los gastos antes del cierre del proyecto. Luego de esa fecha, toda presentación deberá estar acompañada de los comprobantes originales para su procesamiento. 

  • En los casos donde el Investigador Responsable utilice fondos propios para realizar gastos del proyecto, podrá solicitar el reintegro de los mismos hasta una semana después de la finalización del subsidio. Deberán adjuntarse los comprobantes a la orden de provisión y los mismos se procesarán siempre que se hubiera cancelado la caja chica.

  • El tiempo límite para la cancelación de cajas chicas será hasta un mes después de la finalización según la última normativa de la ANPCyT. En caso contrario, la Unidad Administradora deberá informar esta situación al MINCyT, habilitando a la Agencia a suspender los desembolsos de otros proyectos en ejecución donde participen los Investigadores Responsables del PICT en falta. El importe a cancelar deberá ser igual al dinero adelantado, caso contrario, se considerará el excedente del comprobante como aporte de contraparte.

  • Las órdenes de pago directo a proveedor serán recibidas hasta un mes antes de la finalización; pasada esa fecha se deberá adjuntar a la orden de provisión el original de la factura y el recibo del proveedor. La orden será procesada como un reintegro al Investigador Responsable.

  • Todo pago emitido estará disponible para efectivizar su cobro hasta un mes posterior al cierre.

  • Podrán tramitar solicitudes de apertura de concursos de precios hasta tres meses antes de la finalización del subsidio.

  • Solamente podrán solicitarse pagos mediante transferencia bancaria hasta un mes antes de la fecha de finalización del proyecto.

La documentación correspondiente a la Nacionalización de Insumos/Equipos importados, abonados mediante transferencias bancarias, deberá presentarse antes de cumplido un mes desde la finalización (ver pregunta 5.3 por instrucciones sobre cómo cancelar una transferencia bancaria).

  • Las únicas solicitudes que podrán tramitarse luego de la fecha de finalización y hasta 30 días después del cierre del proyecto serán las reformulaciones de fondos necesarias para el cierre del proyecto y que no superen el límite del 35% (ver pregunta 7).

  • El becario cesará sus actividades conjuntamente con el subsidio. En el caso que la Agencia hubiera aprobado la prórroga de la beca, el Investigador Responsable deberá continuar certificando sus actividades durante el período extendido.

  • La entrega del ICTF (Informe Científico Técnico Final) deberá ser realizada antes de los 90 días posteriores a la finalización y siempre que la ejecución financiera del proyecto se encuentre cerrada.

Se deberá cursar el envíoa la siguiente dirección ictf@mincyt.gov.ar pudiendo descargar el formulario correspondiente del link:

http://www.agencia.gov.ar/documentos/ICTFinal_Formulario2008_web.doc

Recordamos que la no presentación del ICTF dentro del plazo establecido, implicará la NO admisión de los investigadores pertenecientes al Grupo Responsable del proyecto a cualquiera de las líneas de financiamiento de la AGENCIA. Esta medida regirá hasta tanto se presente el ICTF.



  1. BECAS

  1. ¿Cómo designo un becario?

Respecto de la información completa para el proceso de designación de un becario recomendamos la lectura y consulta del Reglamento de Becas de la Agencia (disponible en http://www.ubatec.uba.ar/asi/download-11-2011/Nuevo_Reglamento_BECAS_NOV_2011.doc). A modo de resumen detallamos los pasos principales a seguir para su inicio:

a)     Publicar el llamado a concurso en la Bolsa de Becas de la Agencia: http://www.agencia.gov.ar/spip.php?article31

b)     Aguardar un mínimo de 15 días para recibir las postulaciones de los posibles candidatos.

c)     Reunir un jurado de 3 investigadores (pudiendo no pertenecer al Grupo Responsable) y elegir un candidato o declarar el concurso desierto haciendo uso del Acta para Concurso incluido como Anexo al Reglamento de Becas mencionado anteriormente.

d)     Presentar la documentación completa en UBATEC. La presentación antes del 18 del mes es necesaria para permitir el inicio el día 1º del mes siguiente. Por ejemplo, para permitir la evaluación de una beca con inicio es solicitado para el 01/08 la documentación debe ser presentada antes del 18/07.

e)     Aguardar la No-Objeción de la Agencia a finales del mes o a principios del mes siguiente. Esta información se volcará en el sistema GAPP una vez que recibamos la respuesta.

f)       Tramitar ante la Institución Beneficiaria la Designación del/a Becario/a. Este paso es indispensable para dar inicio a la beca y permitir el pago de los estipendios. La presentación de la designación debe ser efectuada hasta el día 18 del mes de inicio para evitar la postergación del pago del primer estipendio al mes siguiente. Por ejemplo, para una beca con fecha de inicio el 01/08 el documento debe ser presentado hasta el 18/08 para que el estipendio de Agosto sea abonado durante los primeros días de Septiembre.

g)     Certificar mensualmente las actividades del/a becario/a mediante un correo electrónico a becas@ubatec.uba.ar antes del día 15 de cada mes, enviando el siguiente texto:



Por medio de la presente certifico el cumplimiento de las tareas desarrolladas durante el corriente mes por .............................(nombre y apellido del becario/a),  quien posee una beca de nivel ...................(inicial/superior)  y cumple sus actividades de formación en el marco del proyecto PICT Nº..................

h)     Aguardar la información de la cuenta bancaria una vez abierta por la ANPCyT.



  1. ¿Cuándo finaliza la beca?

El becario cesará sus actividades conjuntamente con el subsidio, a menos que se tramite una solicitud de prórroga.

  1. ¿En qué casos es posible prorrogar la beca?

La Resolución 299/08 de la Agencia permite la extensión de las becas hasta alcanzarse los 36 meses de beca, aún cuando se supere la fecha de finalización del proyecto. Para ello, debe tramitarse una solicitud dirigida al Director del FONCyT, Lic. Carlos Cassanello, indicando los datos del proyecto, la fecha de finalización original de la beca, la fecha de extensión solicitada y el grado de avance del doctorado (materias aprobadas y porcentaje que esto representa respecto del total de la carrera).

Asimismo, mediante la Res. 422/11 la ANPCyT autoriza a prorrogar hasta el 01/04 las becas que finalicen entre los meses de diciembre a marzo y cuyo beneficiario cuente con la designación de una beca CONICET Tipo II, permitiendo el empalme de ambas becas. Esta extensión puede ser otorgada aún si se superara el máximo de 36 meses para las becas de nivel inicial. Este pedido es únicamente factible de ser solicitado para las becas que finalicen entre las fechas pautadas.



En el caso que la Agencia aprobara la prórroga de la beca, el Investigador Responsable deberá continuar certificando las actividades del becario durante el período extendido.

  1. ¿Cómo se tramita la renuncia de un becario?

Para tramitar la renuncia de un becario deberá presentar una nota dirigida al Director del FONCyT, Lic. Carlos Cassanello, la cual deberá estar firmada por el becario y avalada por el Investigador Responsable. Dicho pedido deberá indicar los datos del proyecto, la fecha de la desvinculación y una mención a las razones que la motivan. Asimismo y si correspondiese, deberá quedar expresamente mencionada la voluntad del becario de continuar participando en el proyecto.  De otro modo, la Agencia aprobará la renuncia a la beca y la desvinculación del proyecto como una acción conjunta. 



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