PresentacióN 7 reglamentos generales 8

Reglamento de la Junta Administrativa del Registro Nacional

Gaceta 10 del 13 de enero del 2006

JUSTICIA Y GRACIA

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

En pleno uso de las atribuciones que le confiere los incisos 3) y 18) del artículo 140, de la Constitución Política, el artículo 3º inciso e) de la Ley de Creación del Registro Nacional, Nº 5695 de 28 de mayo de 1975 y la Ley General de la Administración Pública que es Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978.

Considerando:

1º—Que el Registro Nacional, creado mediante Ley N° 5695 denominada “Ley de Creación del Registro Nacional”, publicada en La Gaceta N° 106 del 7 de junio de 1975, es una dependencia del Ministerio de Justicia y Gracia cuya función primordial es registrar en forma eficaz y eficiente los documentos que se presenten al Registro Nacional para su inscripción, así como garantizar y asegurar a los ciudadanos los derechos con respecto a terceros.

2º—Que según se dispone en el inciso 8), del artículo 140, de la Constitución Política en relación con los artículos 113, 114 de la Ley General de la Administración Pública, es responsabilidad del Poder Ejecutivo velar por el correcto funcionamiento de las dependencias administrativas y la satisfacción del interés general.

3º—Que conforme el artículo tercero de la Ley Nº 5695 antes citada, el Registro Nacional está dirigido por una Junta Administrativa que tendrá dentro de sus funciones generales, el preparar los proyectos de ley y dictar los reglamentos internos necesarios para establecer las medidas de organización y marcha de sus dependencias en procura de su mejor desempeño.

4º—Que para cumplir a cabalidad los cometidos antes mencionados, resulta necesario puntualizar el adecuado funcionamiento de las sesiones de la Junta Administrativa, así como los deberes y obligaciones en que sus participantes se ven sujetos.

5º—En razón de lo anterior, se debe contar con un Reglamento que establezca los lineamientos a seguir, para el funcionamiento de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Por tanto,

REGLAMENTO DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

CAPÍTULO I

Disposiciones generales
Artículo 1º—Ámbito de aplicación. El presente Reglamento regula el funcionamiento interno de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Artículo 2º—Glosario. Para los efectos del presente reglamento se entiende por:

Ley: Ley Nº 5695 de 28 de mayo de 1975 denominada “Ley de Creación del Registro Nacional”.

Registro: Registro Nacional.

Junta: Junta Administrativa del Registro Nacional.

Ministro: Ministro de Justicia y Gracia.

Secretario: Secretario de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

CAPÍTULO II

De la Junta Administrativa
Artículo 3º—Naturaleza Jurídica. La Junta Administrativa es un órgano desconcentrado del Ministerio de Justicia, con personalidad jurídica instrumental, con patrimonio propio, capacidad jurídica normativa y autonomía financiera.

Artículo 4º—Participación de personas ajenas a la Junta. Las sesiones de Junta son privadas. Sin embargo, por unanimidad de los miembros presentes con derecho a voto podrán autorizar el acceso a las sesiones de personas ajenas a la Junta, concediéndoles o no el derecho de participar en las deliberaciones con voz pero sin voto.

Artículo 5º—Facultades y deberes del presidente. Son facultades del presidente de la Junta:

1) Representar legalmente a la Junta.

2) Presidir las sesiones.

3) Velar porque dicho órgano, cumpla los fines y objetivos relativos a su función.

4) Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores de la Junta.

5) Convocar a sesiones extraordinarias.

6) Otorgar y regular el uso de la palabra cuando así se solicite.

7) Resolver cualquier asunto en caso de empate, tendrá voto de calidad.

8) Establecer la forma y el procedimiento en que se votarán los asuntos sometidos a conocimiento de la Junta.

9) Suspender en cualquier momento por causa justificada la sesión.

10) Nombrar las comisiones que se requieran para la ejecución de determinadas acciones o actividades específicas.

11) Firmar las actas.

Artículo 6º—Presidente y secretario ad hoc. La Junta designará un Secretario conforme a la Ley. En casos de ausencia del presidente o del secretario se designará un presidente y secretario ad hoc, los cuáles se nombrarán por mayoría absoluta de los miembros con derecho a voto.

Artículo 7º—Facultades y deberes de los miembros de la Junta. Son facultades y deberes de los miembros de la Junta:

1) Emitir su voto, respecto de los asuntos sometidos a conocimiento de la Junta.

2) Integrar las Comisiones de Estudio o de Trabajo, que la Junta o el presidente de la Junta le designe para el mejor cumplimiento de sus funciones.

3) Formular las mociones y proposiciones que considere oportunas.

4) Solicitar y hacer uso de la palabra.

5) Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

6) Interponer los recursos que la ley confiera, contra los acuerdos o acciones de la Junta.

7) Justificar a la secretaría, las razones que le impidan asistir a sesiones.

8) Solicitar al presidente la autorización para retirarse durante las sesiones, por razones justificadas.

9) Presentar declaración jurada de bienes según la normativa vigente.

Artículo 8º—De la abstención, impedimentos y recusaciones. Serán motivo de abstención los mismos de impedimento y recusación que se establecen en la Ley Orgánica del Poder Judicial, de acuerdo con el procedimiento determinado en los artículos 230 y siguientes de la Ley General de Administración Pública. El miembro que con motivo de abstención se separe del conocimiento de un asunto, deberá hacer constar sus razones ante la Junta.

La abstención será resuelta por los miembros de la Junta.

CAPÍTULO III

Del secretario (a)

Artículo 9º—Funciones del secretario de la Junta. Corresponde al secretario de la Junta:

1) Preparar el orden del día de cada sesión, el cual deber ser remitido al Presidente para su revisión y aprobación.

2) Presentar en la sesión todos los documentos, informes y antecedentes relacionados con los asuntos que figuren en el orden del día.

3) Levantar las actas de cada sesión utilizando los medios tecnológicos que se dispongan, de manera que se cuente con un soporte de información adecuado, para su confección.

4) Redactar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias y remitirlas al Presidente para su revisión.

5) Transcribir las actas al libro oficial correspondiente y firmarlas.

6) Llevar el control de la ejecución de los acuerdos y resoluciones de la Junta e informar periódicamente a los miembros sobre su estado de tramitación.

7) Llevar un índice de los acuerdos que tome la Junta.

8) Proporcionar a los miembros de la Junta, en forma expedita la información o los documentos que soliciten sobre cualquier asunto de interés en el desempeño de sus funciones.

9) Preparar y enviar el orden del día a los directores.

10) Encargarse de los asuntos de índole administrativa y logística para la buena marcha de la secretaría y de la Junta.

11) Formar expediente de cada sesión, en el que se incorporará toda la documentación relacionada con la misma, debidamente foliada.

12) Recibir y enviar correspondencia.

13) Extender certificaciones de acuerdos y documentos de la Junta.

14) Comunicar en forma oportuna los acuerdos adoptados por la Junta.

15) Las demás que le asignen las leyes y reglamentos, el presidente o la Junta.

Artículo 10.—Del personal de apoyo. Para la tramitación de los asuntos que se sometan a conocimiento de la Junta y con las funciones que se indican en el artículo siguiente existirá una secretaría adscrita a la Junta. El secretario de la Junta será el Superior Funcional de la Secretaría, personal de apoyo que desempeñará sus funciones a tiempo completo y tendrá el deber de guardar confidencialidad sobre los asuntos tratados en el seno de la Junta.

Para el cumplimiento de sus funciones, el secretario contará con apoyo de recurso humano y técnico necesario.

CAPÍTULO IV

De las sesiones

Artículo 11.—De las sesiones ordinarias. La Junta, deberá reunirse en forma ordinaria por lo menos una vez por semana, no se podrán celebrar dos sesiones ordinarias el mismo día. El lugar, hora, día y frecuencia de la celebración de sesiones, será acordado por mayoría absoluta de la totalidad de la Junta, al iniciarse cada período, sin perjuicio de que, por la misma mayoría se disponga su modificación.

Para reunirse en sesión ordinaria no será necesario convocatoria especial.

Artículo 12.—De las sesiones extraordinarias. La convocatoria a sesiones extraordinarias deberá hacerse por lo menos con veinticuatro horas de antelación por el presidente de la Junta o bien a solicitud de un número no menor de cuatro miembros de la Junta, indicando los asuntos a tratar.

La convocatoria se acompañará con el orden del día y únicamente podrán discutirse los aspectos ahí consignados.

La convocatoria a sesiones extraordinarias será comunicada por escrito o por cualquier medio de comunicación, dejando constancia de recibo.

No se aplicarán los requisitos del plazo y las formalidades para la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando se encuentren presentes todos los miembros del órgano y así lo acuerden por unanimidad.

Artículo 13.—Sesiones en lugares distintos. La Junta podrá convocar a sesiones en lugares distintos al habitual.

Artículo 14.—Quórum de las sesiones. Para que la Junta pueda sesionar válidamente el quórum será el de mayoría absoluta de la totalidad de sus miembros, o sea cuatro miembros propietarios o quienes actúen en esa condición.

Si no hubiere quórum, la Junta podrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después de la señalada para la primera, salvo en casos de urgencia en la que podrá sesionar media hora después de la hora señalada para la primera convocatoria, con la asistencia de la tercera parte de sus miembros.

Artículo 15.—Desarrollo de las sesiones ordinarias. Las sesiones serán dirigidas por el Presidente o quién le sustituya, deberá desarrollarse conforme al orden del día y el siguiente esquema:

a) Aprobación del orden de día.

b) Lectura, discusión y aprobación del acta o actas de sesiones anteriores.

c) Correspondencia.

d) Informe del presidente.

e) Mociones y proposiciones de los miembros de la Junta.

f) Asuntos varios.

Artículo16.—Desarrollo de las sesiones extraordinarias. Las sesiones serán dirigidas por el presidente, deberá desarrollarse conforme al orden del día y solo se conocerán los asuntos para los cuales fue convocada la Junta.

El orden del día, podrá alterarse a solicitud de un miembro de la Junta, contando con la anuencia de la unanimidad de los miembros presentes.

Artículo 17.—Mociones. Las peticiones o propuestas que sometan a conocimiento los miembros de la Junta se denominan mociones. Deberán presentarse por escrito. Serán conocidas y votadas en la sesión inmediata siguiente.

Las mociones de orden han de referirse necesariamente a cuestiones de procedimiento y tienen prioridad en la discusión. Se votarán y resolverán en forma inmediata y lo que se resuelva, carece de recurso alguno.

CAPÍTULO V

De los acuerdos

Artículo 18.—Acuerdos. Los acuerdos de Junta serán adoptados por mayoría absoluta de los miembros presentes y adquirirán firmeza con la aprobación del acta de la sesión siguiente.

En casos de urgencia los miembros presentes con derecho a voto podrán acordar su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la Junta.

No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en el orden del día, salvo que estén presentes los dos tercios de los miembros del Órgano y sea declarada la urgencia del asunto, por unanimidad.

Artículo 19.—Votos contrarios. Los miembros de la Junta deberán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que en su caso, pudieren derivarse de los acuerdos, para tal efecto en ese mismo acto en forma verbal o posteriormente por escrito, remitirán, al secretario su posición disidente para que sea consignada en el acta, antes de que sea confeccionada.

CAPÍTULO VI

De las actas

Artículo 20.—Actas. El secretario elaborará de cada sesión un acta, que contendrá como mínimo la indicación de las personas asistentes, las circunstancia de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma, el resultado de la votación y el contenido de los acuerdos.

Deberá consignarse debidamente identificados, los documentos que han servido de fundamento para la discusión de cada tema precisando entre otros los siguientes aspectos: el nombre del remitente, oficina, fecha, número de páginas, asunto.

Las actas serán firmadas por el presidente, el secretario y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

El secretario, deberá incluir en el acta los votos contrarios que se dieren durante la sesión, identificando al miembro consignando los motivos que lo justifican.

El secretario deberá solicitar la legalización del libro de actas que contiene las actas aprobadas ante la Auditoría Interna, cada tres meses o cuando lo estime pertinente, siempre que este plazo no se exceda.

Artículo 21.—Libro oficial de actas. El secretario, deberá conformar un libro de actas en el que, una vez firmes las actas respectivas, se transcribirán inmediatamente a fin de que sean firmadas por el presidente, el secretario y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente, en un plazo máximo de ocho días hábiles luego de su aprobación.

Una vez firmadas las actas se procederá a realizar respaldo tecnológico similar a microfilm, con el fin de garantizar su autenticidad, veracidad y respaldo.

La responsabilidad de la custodia, firma y foliado del mismo, recae en el secretario.

Artículo 22.—Certificación de acuerdos. Se podrá solicitar en forma escrita y ante el secretario, la certificación de los acuerdos, en esta solicitud se debe indicar específicamente él o los asuntos en que tengan interés y los fines de su solicitud.

En caso de que se soliciten fotocopias de actas deberán ser canceladas por el petente, de conformidad con las disposiciones administrativas correspondientes.

CAPÍTULO VII

De las dietas

Artículo 23.—De las dietas. Los integrantes de la Junta devengarán dieta por cada sesión ordinaria y extraordinaria a que asistan. El máximo de dietas a devengar por mes será de cuatro ordinarias y una extraordinaria.

La inasistencia del miembro de la Junta, causa la pérdida de la dieta.

Podrá el miembro devengar dieta cuando por acuerdo de la Junta se haya delegado en el miembro ausente, la representación de la Junta y en ese momento la esté ejerciendo fuera del recinto donde se celebra la sesión, o en representación oficial del Gobierno.

Los miembros suplentes devengarán media dieta en las sesiones en que esté presente el titular y dieta completa cuando no esté el titular.

Las dietas serán aumentadas anualmente de conformidad con el índice de inflación que determine el Banco Central de Costa Rica.

CAPÍTULO VIII

Disposiciones derogatorias

Artículo 24.—Deróguese el Reglamento denominado: “Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Junta Administrativa del Registro Nacional”, aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, mediante acuerdo firme del acta N° 006 del 30 de enero de 1996.

Este reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, mediante acuerdo J127 tomado en sesión ordinaria N° 12-2005, celebrada el día 14 de abril del 2005 y acuerdo J547 de la sesión ordinaria N° 48-2005 del 8 de diciembre del 2005, que autoriza su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Curridabat, 16 de diciembre del 2005.—Lorena Fallas Garbanzo, Secretaria de Actas.—1 vez.—(Solicitud Nº 1098).—C-135355.—(1331).