PresentacióN 7 reglamentos generales 8

DIRECCION ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Reglamento sobre uso de Sistema TELEBAN por parte de los Usuarios del Registro Nacional

CAPITULO I

Disposiciones generales

Artículo 1°. Con base a los acuerdos tomados por la Junta Administrativa del Registro Nacional, en la Sesiones Ordinarias No 552000 celebrada el día treinta de noviembre del 2000 y en la N' 48 2001 celebrada el veinticinco de octubre del 2001 y al contrato suscrito con el Banco de Costa Rica, se autoriza:

A la Dirección General a fin de que implemente el proyecto presentado por el Banco de Costa Rica de pago y proveedores, y eliminación de cheques a través del Sistema Teleban (transferencia electrónica bancaria), y comisionan al Departamento de Asesoría Legal para que en coordinación con el Departamento Financiero reglamente dicho sistema.

Al Departamento Financiero para ingresar y digitar la información, así como para confirmar cada operación de transferencia en el Sistema Teleban.

Artículo 2°. Se definirá como "Sistema Transferencia Electrónica Bancaria o Teleban" aquel servicio que brinda el Banco de Costa Rica a la Junta Administrativa del Registro Nacional, por medios electrónicos, que consta de tres módulos.

a) El primer módulo consiste en la "consulta de datos" referentes a las cuentas corrientes.

b) El segundo módulo consiste en la "transferencia electrónica de fondos ­para realizar transferencias entre distintas cuentas corrientes; previamente incluidas en el sistema y autorizadas por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

e) El tercer módulo consiste en la  transferencia electrónica de archivos o file Express  entre los equipos del Banco Costa Rica y la Junta Administrativa para la conciliación bancaria.

Artículo 3° Se estable el presente reglamento, con el propósito de contar con una herramienta para el uso y seguridad adecuada del "Sistema Teleban", para poder realizar consultas de cuentas corrientes, matriculas de cheques emitidos, efectuar transferencias de fondos entre cuentas corrientes propias o hacia terceras personas (físicas o Jurídicas) y adicionalmente transferir archivos para realizar sus conciliaciones bancarias. Todo ello, con el objeto de suministrar información ágil, oportuna y certera que permita facilitar la toma de decisiones, en especial las relacionadas con el manejo del efectivo.

CAPÍTULO II

Seguridad del Sistema Teleban

Artículo 4° El Sistema de Teleban, opera bajo los siguientes niveles de seguridad:

a) El reporte de cuentas autorizadas para las transferencias de fondos: La Coordinación de Tesorería mantendrá actualizada la lista actualizada de los proveedores con los siguientes datos: número de cuenta corriente, cédula jurídica o física, el monto máximo a girar por cada uno de los proveedores., y la cuenta corriente a debitar.

b) El reporte de matrícula de usuarios y procesos: La Coordinación de Tesorería y la Jefatura del Área Financiera, establecerá los grados de acceso (previamente escrito al BCR) para realizar (las consultas de cuentas corrientes, el registro de transferencias, confirmación de las transferencias y el uso del modulo "File Express". De forma tal que existan dos funcionarios autorizados al registro (Equipo de Tesorería) y otros dos autorizados a confirmar las operaciones (Coordinador de Tesorería y Jefe Departamento Financiero).

c) Sistema Teleban: El Sistema Teleban presenta tres campos internos de seguridad, en donde se indica:

  La cédula jurídica de la empresa que está registrada en el BCR

  Número de cédula de identidad del funcionario que digita la información.

  Código Personal (PIN), que consta de seis dígitos para cada usuario. Por solicitud del sistema éste código debe ser cambiado mensualmente.

CAPÍTULO III

Proveedores
Artículo 5° La ampliación o reducción de la lista de los proveedores del Registro Nacional, será determinada por medio de la Jefatura del Arca Financiera del Registro Nacional, en atención a solicitud de la Coordinación de Tesorería.

Artículo 6° El Equipo de Tesorería, con la finalidad de mantener actualizada la base de datos, debe excluir a los proveedores a los que no se girará más les girará mas pagos e integrar a los nuevos; así como ajustar los montos máximos, de pago.

CAPÍTULO IV

Responsabilidad de Sistema Teleban

Artículo 7° -La Junta Administrativa del Registro Nacional designará la responsabilidad y manejo del Sistema de teleban al departamento Financiero, asignada propiamente al Coordinador de Tesorería.
CAPÍTULO V

Los usuarios

Artículo 8° Los usuarios de consulta al Sistema Teleban, únicamente podrán accesar al módulo autorizado; por lo tanto no tendrán ingreso al módulo de registro y confirmación de transferencias.

Para realizar las transferencias de fondos, se requiere la participación de dos funcionarios autorizados, uno de ellos será responsable de registrar y el otro de confirmar los datos; lo anterior, ya que no se permite que un mismo funcionario realice toda la operación del sistema.

Los usuarios del Sistema Teleban; específicamente en el módulo de transferencias de archivo "FILEEXPRESS" pueden transferir del Banco hacia el computador del Registro Nacional y viceversa los archivos correspondientes a los estados bancarios de las cuentas corrientes que se encuentran matriculadas en el sistema

Artículo 9°  Los encargados de realizar las confirmaciones de las transferencias, serán responsables de la correcta operación de estos fondos, ante la Jefatura del Departamento Financiero del Registro Nacional. Estos funcionarios no tienen acceso al Registro de las transferencias.

Artículo 10. Los funcionarios de Departamento Financiero que participan del proceso Teleban deben de contar con una póliza de fidelidad, según lo establece la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.
CAPÍTULO VI

Confección de las ordenes de transferencias

(Registro Confirmación)

Artículo 1° -Las órdenes pago de transferencias, se confeccionan con los datos de las facturas originales que presenta los vistos buenos de los diferentes departamentos involucradas (Proveeduría Presupuesto Financiero) y; posteriormente, la Coordinación de Tesorería ejecuta la operación.

Posteriormente el encargado de realizar el "Registro", en el Sistema de Teleban, digita fecha aplicación, número de la operación, los montos, número(s) de cuentas corrientes) a debitar o acreditar, el detalle del pago, verifica que su balance (débitos y créditos) y procede a imprimir el movimiento de la transacción de registro.

Seguidamente; se procede con la "Confirmación" de la transacción en el Sistema Teleban, con la elaboración del Test Key (clave de algoritmo), la asociación de la fecha, del monto(s), número de la operación, etc.

Una vez elaborado todo este procedimiento en forma correcta, se imprime el documento de la Confirmación.

Los reportes del "registro y confirma" sé adjunta documentación de las ordenes de pago por transferencias, en ellos se indica cuáles fueron los funcionarios que realizaron las transferencias electrónicas de fondos.

Artículo 12. Mensualmente se trasladará a la Junta Administrativa un reporte sobre las transferencias realizadas a través del el Sistema Teleban.

CAPÍTULO VII

Medidas de seguridad
Artículo 13. Cada funcionario tiene que asignar una clave de acceso al Sistema Teleban, que deberá de estar cambiado periódicamente (mensualmente) y cada transacción confirmada permitirá identificar cuál funcionario autorizado realizó la operación; y además se registra todo movimiento en la bitácora del Sistema de Teleban en el Banco de Costa Rica.

CAPÍTULO VII

Disposiciones finales
Artículo 14. Cualquier modificación al "Reglamento sobre el Uso del Sistema Teleban", será determinado por medio de un acuerdo de la Junta Administrativa del Registro Nacional, en atención a la solicitud realizada por la Jefatura del Departamento Financiero.

Artículo 15. Los aspectos no previstos en el presente Reglamento, se ajustarán a lo que dispone a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y órganos Sujetos a su fiscalización".

Artículo 16. Promulgación. Este Reglamento fue aprobado por la Junta Administrativa del Registro Nacional, según Acuerdo Firme N° J.0285, tomado en la Sesión Ordinaria N° 25 2002, celebrada el día jueves 11 de julio del 2002.

Dado en el Salón de Sesiones de la Junta Administrativa del Registro Nacional, a los once días de julio del dos mil dos.

San José, 24 de octubre del 2002. Departamento Financiero