PresentacióN 7 reglamentos generales 8

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

Reglamento Interno de Tesorería

JUSTICIA Y GRACIA

REGISTRO NACIONAL

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

REGLAMENTO INTERNO DE TESORERÍA

CAPÍTULO I

Generalidades

Artículo 1º—La Tesorería es la encargada de velar por la adecuada percepción, seguimiento y control de los recursos financieros del Registro Nacional, así como de los pagos correspondientes a las obligaciones contraídas, de conformidad con el presupuesto aprobado por la Contraloría General de la República, además debe administrar y custodiar los valores en procura del mayor beneficio de la institución, de manera eficiente y eficaz, dentro de los límites del ordenamiento jurídico y las políticas que se definan para tal efecto.

Artículo 2º—La Coordinación de la Tesorería y un funcionario de esa oficina efectuarán los correspondientes arqueos de efectivo, fórmulas de cheques, garantías de participación y cumplimiento, cupones de combustibles, boletas de seguridad, especies fiscales entre otros, en conjunto con la Coordinación de la Contabilidad del Departamento Financiero. Los arqueos realizados por la Auditoría no requerirán de la presencia de la Coordinación de la Tesorería.

Artículo 3º—En ausencia de la Coordinación de Tesorería, los subalternos de esta Área deberán reportar sus consultas a la Jefatura del Departamento Financiero o en su ausencia a la Dirección Administrativa.

Artículo 4º—Está prohibida la entrada de particulares y funcionarios del Registro Nacional a la Tesorería. Se exceptúa de esta disposición al Auditor Interno o su delegado en funciones propias del cargo, a la Jefatura del Departamento Financiero, cualquier otro funcionario del Registro Nacional en funciones propias de su cargo.

Artículo 5º—Los Funcionarios de la Tesorería deberán de coordinar sus funciones con el encargado del Equipo de Tesorería; en ausencia de éste lo deberán de realizar con la Jefatura del Departamento Financiero.

Artículo 6º—Se prohíbe a los funcionarios de Tesorería efectuar cambios de dinero (Billetes, monedas, cheques, boletas de pago) a los funcionarios de la Institución y a particulares.

CAPÍTULO II

De las responsabilidades de la tesorería

Artículo 7º—Son responsabilidades de la Tesorería:

a) Recepción y control de los recursos propios de la Junta Administrativa del Registro Nacional y de los provenientes de fondos específicos, garantizando la eficiencia y la eficacia en su administración con el máximo aprovechamiento al ser invertidos y reinvertidos en valores seguros y rentables, que reúnan los requisitos

de primer orden como fácil liquidez y alta seguridad acorde con las directrices y lineamientos de la Autoridad Presupuestaria.

b) Controlar la disponibilidad de efectivo en las cuentas corrientes.

c) Realizar el trámite de pago a favor del personal de la institución (salarios pagados por presupuesto de la Junta Administrativaviáticos) y de los proveedores, considerando las fechas y formas establecidas por la Junta Administrativa del Registro Nacional y de las directrices de otros entes externos.

d) Operar la Caja Chica asignada, regulada por el Reglamento de Caja Chica.

e) Entregar los cheques en las fechas o días establecidos para cada efecto, cancelar todas las retenciones de salarios efectuadas a los empleados de la Institución, también cancelar lo correspondiente a las retenciones del Impuesto de Renta del Ministerio de Hacienda y sumas giradas de más a empleados, privados de libertad a instituciones pública y privadas.

f) Realizar las funciones dispuestas en el Reglamento Teleban, artículo 4 sobre: reporte de cuentas autorizadas para las transferencias de fondos y reporte de matrícula de usuarios y procesos.

g) Verificar la información de las aplicaciones computarizadas de planilla de salarios, cheques y bancos, antes de emitir los respectivos cheques o transferencias bancarias.

h) Efectuar una adecuada programación de las necesidades de efectivo, que incluya la previsión de la disposición suficiente y oportuna para la atención de las diferentes erogaciones de la institución a través de los diferentes medios: cheques, transferencias o efectivo (cuentas corrientes, transferencias electrónicas-caja chica).

i) Garantizar la salvaguarda de la custodia de valores (cheques, depósitos, especies fiscales, cupones de combustible, efectivo en caja general y caja chica, garantías de participación-cumplimiento medida cautelar, negativos, boletas de seguridad etc.)

j) Realizar la gestión de cobro administrativo (sistema de cuentas por cobrar) en forma eficaz.

k) Cumplir a cabalidad con la administración del servicio de fax y de apartados que por disposición administrativa debe ejecutarse en Tesorería.

l) Ejecutar de forma adecuada y óptima las funciones que se derivan de lo dispuesto en el Título V-De Los Sistemas de Seguridad,

Capítulo I-De La Boleta de Seguridad, Artículos Nos. 100 al 105 del Reglamento del Registro Público Decreto Ejecutivo Nº 26771-J, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 54 del 18 de marzo de 1998.

m) Garantizar la salvaguarda de los valores y documentos en tránsito, realizando en forma óptima los trámites bancarios (externos) y de la institución (Proveedores, etc.)

n) Administrar la información del Sistema de Inversiones.

o) Administrar la información del Sistema de Especies Fiscales del Registro Nacional.

p) Verificar mensualmente que el monto existente de inversiones coincida con los datos contables-presupuestarios de cada uno de los fondos específicos.

q) Elaborar los informes que se indican en el presente Reglamento o cualquier otro que sea solicitado por la Jefatura del Departamento Financiero, Director Administrativo, Dirección General o Junta Administrativa.

r) Verificar el traslado de la información correspondiente a la Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y Departamento Financiero.

s) Comunicar de inmediato y por escrito, cualquier falla que detecte en los sistemas mencionados a la Jefatura del Departamento Financiero.

Artículo 8º—El funcionario que temporalmente sustituya a la Coordinación de la Tesorería, será responsable junto con los demás funcionarios de esa oficina del cumplimiento de las funciones encomendadas en los reglamentos, procedimientos y rutinas.

Artículo 9º—La Coordinación de la Tesorería es responsable de realizar los trámites de inversiones en títulos valores según lo disponga el ordenamiento jurídico vigente, contando con la aprobación de los funcionarios autorizados por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Artículo 10.—La Coordinación de la Tesorería, al finalizar las labores diarias, es responsable de recibir del cajero y verificar en presencia de éste, la cantidad de dinero y los comprobantes correspondientes de las operaciones que se registren en el día.

Artículo 11.—El Cajero de Tesorería deberá remitir un informe de los ingresos y egresos diarios adjuntado las copias de los comprobantes diarios a la Coordinación de la Tesorería para su verificación y; posteriormente se trasladarán a las coordinaciones de presupuesto y contabilidad para su respectivo proceso de registro y control.

Artículo 12.—El funcionario designado por la Coordinación de la Tesorería, deberá revisar los depósitos de efectivo diarios que prepara el Cajero y que han sido revisados; previamente por la Coordinación de la Tesorería para enviarlos al Banco correspondiente.

Artículo 13.—El Cajero es responsable de recibir todos los ingresos que percibe la institución y de las erogaciones que se realicen por concepto de boletas de pago, cupones de combustibles, manejo del efectivo de la Caja Chica, entre otros.

Artículo 14.—El Cajero deberá preparar diariamente los depósitos correspondientes a los ingresos de cada día.

Artículo 15.—La Coordinación de la Tesorería comunicará de inmediato al Cajero, la devolución de los cheques no pagados por el Banco (cheques sin fondos), correspondientes a la cancelación de servicios, para que se realice la anulación inmediata de estos pagos y recibos.

Los cheques devueltos serán entregados una vez que sean cancelados en efectivo en la Caja de la Tesorería del Registro Nacional.

Artículo 16.—La Coordinación de la Tesorería someterá a consideración de la Jefatura del Departamento Financiero los procedimientos orientados a mejorar el control interno y agilizar las labores.

Artículo 17.—La Coordinación de la Tesorería deberá de ejecutar cualquier otra labor que le asigne la Jefatura del Departamento Financiero; siempre y cuando corresponda a la misión del Equipo de Tesorería.

CAPÍTULO III

Control de emisión de transferencias y cheques

Artículo 18.—La Coordinación de Tesorería emitirá los cheques o las transferencias bancarias con estricto apego a las indicaciones de las solicitudes de pago emitidas por el Departamento de Proveeduría, Departamento de Recursos Humanos, Coordinación de Presupuesto, Contabilidad y la Jefatura de Financiero; por lo tanto deberá verificar, previo a la emisión de los cheques, el que se cuente con todos los requisitos establecidos para dicha emisión.

Artículo 19.—La Coordinación de la Tesorería comprobará que las solicitudes de pago incluyan los documentos respectivos, las firmas del Jefe del Departamento Proveeduría, Coordinación de Presupuesto y Jefatura de Financiero, para realizar el pago correspondiente, por medio de transferencia electrónica o cheque.

Artículo 20.—Las transferencias electrónicas se realizarán de acuerdo a lo estipulado en el “Reglamento sobre uso del Sistema TELEBAN por parte de los usuarios del Registro Nacional”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta, el día 31 de octubre del 2002, con número de Gaceta 210.

Artículo 21.—La apertura de cuentas bancarias, solo podrá ser autorizada por la Junta Administrativa del Registro Nacional, de acuerdo con las leyes y reglamentos vigentes para las instituciones del sector público.

Artículo 22.—El cierre de cuentas bancarias de la institución deberá ser autorizado por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Artículo 23.—Mediante acuerdo de la Junta Administrativa del Registro Nacional, se podrá autorizar la delegación de las firmas de cheques, en los funcionarios que considere oportuno, cuando se trate de pagos del giro normal de la Institución. Cuando la Junta Administrativa delegue la firma de cheques, éstos deberán ser firmados por al menos dos de los funcionarios delegados. Las instrucciones escritas para las inversiones y otros trámites de rutina administrativa deben ser firmados por los autorizados mediante acuerdo de la Junta Administrativa.

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Artículo 24.—El Cajero verificará que los datos correspondientes a la cédula de identidad correspondan con los del cheque o boleta de pago, antes de entregarlo a la respectiva persona. Cuando el cheque es retirado por terceros, deberá solicitar:

a) Una autorización por escrito en la que éste indique la fecha, el nombre y número de la cédula del proveedor; así como de la persona autorizada a retirar el cheque. Requiere las cédulas de identidad del proveedor y la de persona autorizada.

b) En caso de que el proveedor requiera de apoderado legal, una copia del documento legal (Copia de la Cédula Jurídica y Personería al día), debidamente inscrito en el Registro Nacional.

Artículo 25.—La Coordinación de Tesorería verificará los requisitos para que el Cajero entregue los cheques a los proveedores respectivos, para lo cual deben existir órdenes de compra, solicitudes de emisión de cheque, facturas proformas u originales y que contenga las firmas autorizadas según las directrices de la Junta Administrativa del Registro Nacional.

La entrega del cheque se realizará contra la prestación del respectivo original de la orden de compra y la respectiva copia de la factura por parte del proveedor, un recibo de dinero debidamente sellado, firmado por quien lo recibe y la cédula identidad del proveedor o de su representante.

Artículo 26.—El Cajero entregará a los funcionarios del Registro Nacional, los cheques por adelantos de viáticos según el capítulo III “Del procedimiento”, del Reglamento de Caja Chica del Registro Nacional, publicado en La Gaceta 16 de febrero 2001, con número de Gaceta 34.

Artículo 27.—Todos los cheques y transferencias electrónicas sin excepción, deben ser registrados (incluyendo los anulados) en el momento de ser emitidos.

El registro de los depósitos bancarios, notas débitos y créditos emitidas por los bancos se hará una vez que hayan sido enviadas por el Banco autorizado.

CAPÍTULO IV

Custodia de valores

Artículo 28.—La Coordinación de la Tesorería, custodiará en la caja fuerte o archivo de seguridad, los documentos de valores tales como: las garantías participación y cumplimiento, libros de bancos, las especies fiscales, cheques emitidos, formularios de cheques no girados, boletas de seguridad, cupones de combustibles entre otros.

Artículo 29.—La Tesorería utilizará comprobantes de ingreso, recibos y cheques preimpresos, exclusivamente para transacciones propias de las operaciones de la Institución, conservando el estricto orden de numeración pre-impresa. La custodia de las existencias de estos formularios será designada por la Coordinación de la Tesorería.

Artículo 30.—El Coordinador de Tesorería junto con sus colaboradores que mantengan a su cargo labores relacionadas con el recaudo, la custodia o la administración de fondos y valores públicos, deberán rendir garantía con cargo a su propio peculio, a favor de la Hacienda Pública o la entidad respectiva, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones de los funcionarios.

Artículo 31.—La Coordinación de la Tesorería rechazará reclamos por diferencias de dinero, una vez que el cliente o funcionario haya abandonado la ventanilla de la caja o el Cajero haya realizado la liquidación diaria de operaciones, salvo prueba en contrario.

Artículo 32.—El Cajero registrará y custodiará los valores recibidos depositándolos en las cajas de seguridad. Deberá depositar todo el dinero en efectivo y los cheques que ingresen a la Tesorería en las cuentas bancarias de la Institución, a más tardar el día siguiente de realizado el depósito, dejando en cajas únicamente el fondo de caja chica diario.

Artículo 33.—Cuando un cheque es anulado por error en su confección u otra causa que determina la Coordinación de Tesorería, estampará el sello anulado en el original y copias del cheque. El Coordinador de Tesorería enviará nota a la Coordinación de Contabilidad para indicarle la anulación, exponiendo los motivos que le dieron origen.

Artículo 34.—La Coordinación de Tesorería custodiará y administrará el fondo de caja chica, de acuerdo con el “Reglamento de Caja Chica del Registro Nacional”, publicado en el diario oficial La Gaceta, Nº 34 del día 16 de febrero del 2001.

Artículo 35.—El Coordinador de Tesorería y el Cajero, o cualquier otro funcionario que ejecute labores en la Tesorería, responden personalmente por cualquier faltante que sea imputable a éstos por dolo, negligencia o error en los valores custodiados (formularios de cheques, Cheques no emitidos, garantías de participación y cumplimiento, boletas de seguridad, boletas de pago, especies fiscales del Registro Nacional, fondos y etc.).

Artículo 36.—La Coordinación de tesorería preservará y custodiará las llaves y las combinaciones de las cajas de seguridad y los archivos de seguridad del Registro Nacional.

De forma conjunta con la Jefatura del Departamento Financiero determinarán la necesidad de efectuar cambios a esas combinaciones.

En ausencia del Coordinador de la Tesorería, las cajas y archivos de seguridad, serán abiertas por un funcionario designado por la propia Coordinación de la Tesorería, y en ausencia de ambos, corresponderá a la Jefatura Financiera.

CAPÍTULO V

De los informes

Artículo 37.—La Coordinación de la Tesorería elaborará diariamente un reporte sobre los saldos de las cuentas bancarias de la Junta Administrativa del Registro Nacional, el movimiento de ingresos y egresos contra las cuentas bancarias y el informe mensual sobre la custodia de las inversiones para presentarlo a la Coordinación de Contabilidad y Jefatura de Financiero.

Artículo 38.—La Coordinación de la Tesorería elaborará semanalmente un reporte del flujo de efectivo que le permitirá preparar las instrucciones de inversión.

Artículo 39.—La Coordinación de Tesorería designará a un funcionario la confección de la lista mensual con los cheques emitidos (proveedores, prestarios, planillas y otros), también aquellos que a su fecha se encuentran en custodia de la Tesorería, para presentarlo a la Jefatura de Departamento Financiero y la Dirección Administrativa.

CAPÍTULO VI

Disposiciones finales

Artículo 40.—Cada funcionario de la Tesorería es responsable de cualquier faltante de valores de los cuales es depositario. El plazo con que cuenta para justificarlo es inmediato, después de que se haya determinado, sin perjuicio de cualquier sanción si la falta lo amerita. En caso de sobrantes éstos deberán depositarse; inmediatamente a favor de la Institución y efectuar las investigaciones para determinar su origen, y en caso de no poderlo determinar, la suma sobrante será liquidada como un ingreso al finalizar el ejercicio económico.

Artículo 41.—La Tesorería llevará un registro de las entradas y salidas de documentos y valores bajo su custodia, estipulado en él: La clase de valor, concepto, número si lo tiene, valor en colones o dólares (u otro tipo de moneda), fecha, nombre y firma de la persona que lo entrega o retira, nombre de la Institución o entidad a que pertenece la persona que lo entrega o retira y cualquier otro dato complementario que facilite el Control.

Artículo 42.—La Tesorería llevará un sistema de control para el registro y custodia de los cupones de combustible, boletas de pago, boletas de seguridad y otros, mediante el uso de los formularios correspondientes con los procedimientos y rutinas existentes. Además llevará un sistema de control y registro separado por las cuentas por cobrar, especies fiscales y los intereses de los saldos diarios de las cuentas corrientes, entre otros.

Artículo 43.—Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento regulan todo lo relacionado con la Coordinación de la

Tesorería y queda entendido que el Tesorero (a) es el responsable de su fiel cumplimiento. Ningún otro empleado que tenga relación directa o indirecta con la Coordinación de la Tesorería, puede alegar desconocimiento de este Reglamento y queda como obligación del Tesorero (a) informar a la persona que corresponda.

Artículo 44.—Cualquier interpretación o modificación al presente Reglamento, debe ser realizada por la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Artículo 45.—Rige a partir de la publicación en el Diario Oficial La Gaceta. San José, 19 de marzo del 2003.—Departamento de Financiero.— Lic. Cristina Herrera Lara, Jefa.—1 vez.—(Solicitud Nº 8211).—C- 100120.—(25605).

Reglamento de Servicio de Apartados

PUBLICADO EN Gaceta n° 28 de 10 de febrero 2009

REGISTRO NACIONAL

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

REGLAMENTO DE SERVICIO DE APARTADOS

Con fundamento en las atribuciones y facultades conferidas por el artículo 28 de la Ley General de la Administración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y el artículo 1º, inciso e) del artículo 4º de la Ley de Creación del Registro Nacional, Nº 5695 del 28 de mayo de 1975.

CAPÍTULO I

Fundamentos generales

Artículo 1.—Finalidad. El presente Reglamento regula el sistema por el cual se entregarán los documentos inscritos y defectuosos a los usuarios que opten por utilizar los apartados ubicados en el Registro Nacional.

Artículo 2º—Definición. Se entiende por el “Servicio de Apartados” aquel que permite al usuario recibir sus documentos regístrales en una casilla, previa cancelación de la tarifa correspondiente.

Artículo 3º—Ubicación. Se localizan en la Sección de Archivo del Departamento de Recepción y Entrega de la Dirección de Servicios Regístrales y la Oficina Regional de Alajuela.

Artículo 4º—Cantidad. En el Registro de Bienes Inmuebles y en el Catastro Nacional habrá apartados numerados en forma consecutiva para el servicio de los usuarios que lo requieran. En la Oficina Regional de Alajuela se utilizará un sistema similar para los usuarios.

El número de casilleros compete a la Dirección de Servicios Regístrales, para lo cual valorará, entre otros, el número de solicitudes existentes y el espacio físico institucional.

Artículo 5º—Propiedad. Los apartados son propiedad exclusiva del Registro Nacional. El usuario tiene un derecho de uso sobre un bien de dominio público según lo dispone el artículo 154 de la Ley General de la Administración Pública.

Artículo 6º—Administración de los Apartados. Corresponde a la Junta Administrativa del Registro Nacional la administración de los apartados, procurando el uso racional y conveniente para el fin de la institución.

Esta Junta Administrativa del Registro Nacional encarga al equipo de Tesorería, que forma parte del Departamento Financiero del Registro Nacional, el procedimiento de designación y pérdida del apartado; mientras que la administración durante el uso del apartado por el usuario, recae en la Dirección de Servicios Regístrales o la Dirección de Oficinas Regionales contando con la colaboración de la Oficina Regional del lugar donde se ubique el casillero.

CAPÍTULO II

Procedimientos para la adquisición y pérdida del apartado

Artículo 7º—Adquisición del derecho de un apartado. Las personas que deseen adquirir el derecho de uso de un apartado, deberán cumplir ante el Equipo de Tesorería con los siguientes requisitos:

a)  El usuario deberá presentar los siguientes documentos en la Recepción del Equipo de Tesorería:

1-  Solicitud del Servicio de Apartados.

2-  Contrato del Servicio de Apartados.

3-  Orden de domiciliación para débitos directos, cuando así lo acepte el interesado.

4-  Documento relativo a las disposiciones relativas a la orden de domiciliación para débitos directos y la autorización para débito directo.

5-  Cualquier otro que en su momento determine la Institución.

6-  Las personas físicas deben adjuntar fotocopia de la cédula de identidad o del documento donde se acredite su status migratorio, además de fotocopia de la identificación del colegio profesional respectivo. Para las personas jurídicas deben adjuntar fotocopia de cédula o el documento que acredite el status migratorio del representante legal.

          Toda esta documentación deberá presentarse en los primeros días del mes de diciembre de cada año. No se dará trámite a las solicitudes ni se asignarán, apartados a los solicitantes que presenten incompletos los formularios, sea porque falte algún documento, sea porque no se consigue la información requerida o bien, porque no se adjunte la documentación solicitada.

b)  El Equipo de Tesorería le asignará un número consecutivo, según el orden cronológico en que se presentaron las solicitudes. La asignación de un apartado se hará acorde al orden de presentación de las solicitudes, para lo cual se atenderá la(numeración consecutiva indicada.

c)  En el momento que se asigne el apartado, el usuario debe presentarse en las oficinas administrativas para que firme el Contrato del Servicio de Apartados.

     El Contrato del Servicio de Apartados a suscribir por parte del usuario y el Director Administrativo o Jefe del Departamento Financiero, contendrá la información relativa a la identificación de las partes y los derechos y obligaciones que emanan para las mismas.

d)  El Departamento Financiero realizará Débito Directo de la cuenta del usuario cuando así corresponda, o emitirá el recibo respectivo en caso de utilizarse cualquier otro medio de pago, y lo comunicará inmediatamente al Departamento de Servicios Generales o a la Dirección de Oficinas Regionales, según sea el caso, para que proceda a la entrega del apartado, con el llavín debidamente instalado y una copia de la llave. El Departamento de Servicios Generales o la Dirección de Oficinas Regionales, manejará una copia de la llave al servicio del usuario, en caso de extravío.

Artículo 8º—Pérdida del derecho de uso de un apartado. El derecho de uso del apartado concluye, sin responsabilidad alguna para la institución, en los siguientes casos:

a)  Por muerte del usuario.

b)  Por renuncia del usuario comunicada por escrito a la Sección de Archivo del Departamento de Recepción y Entrega de la Dirección de Servicios Regístrales o la Dirección de Servicios Regionales, según sea el caso; quienes lo harán del conocimiento del Equipo de Tesorería.

c)  Por no pago de la tarifa correspondiente en el período establecido en el artículo 12 de este reglamento.

d)  Por incumplimiento de las disposiciones establecidas por el presente reglamento y el contrato de uso de apartados.

e)  Por razones de interés público, según lo defina la Junta Administrativa.

Extinguido el derecho de uso del apartado, el Archivo del Departamento de Recepción y Entrega de la Dirección de Servicios Regístrales o la Dirección de Servicios Regionales mantendrán los documentos en carpetas para que puedan ser retirados por el usuario a través de entrega en ventanilla.

Artículo 9º—Procedimiento de asignación de los apartados. Si el usuario del apartado incurriere en alguna de las causales del artículo anterior, el Equipo de Tesorería procederá a asignar el derecho de uso del apartado como nuevo, para lo cual se procederá a:

a)  Levantar los listados de los usuarios que no cancelaron la anualidad.

b)  Emitir instrucciones a los Jefes de la Sección de Archivos, para que cierren y no depositen documento alguno en dichos apartados.

c)  Comunicar al Departamento de Servicios Generales o la Dirección de Oficinas Regionales, según corresponda, para que procederá a retirar los llavines de los apartados. En aquellos que los apartados tengan documentos, se procederá a entregárselos personalmente a los Jefes de los Archivos para que los deposite en las carpetas respectivas.

     Realizadas estas conductas, el Equipo de Tesorería asignará cada apartado, según la antigüedad de la solicitud y en orden cronológico, de la siguiente manera:

1-  Se procede a llamar y confirmar con cada uno de los usuarios que se les asigna el apartado. Para posteriormente realizar los trámites de domiciliación de la cuenta autorizada de cobro del importe de la anualidad por Débito Directo a la cuenta que autorizaron en los formularios entregados junto a la solicitud, o a través de cualquier otro medio de pago que autorice la Junta Administrativa del Registro Nacional, conforme a las tarifas fijadas al efecto.

2-  Firmado el contrato del derecho de uso del apartado el Departamento Financiero realizará Débito Directo de la cuenta del usuario, cuando así corresponda, o emitirá el recibo respectivo en caso de utilizarse cualquier otro medio de pago, y lo comunicará inmediatamente al Departamento de Servicios Generales o a Dirección de Oficinas Regionales, según corresponda, para que proceda a la entrega el apartado, con el llavín debidamente instalado y una copia de la llave.

CAPÍTULO III

Cancelación del apartado

Artículo 10.—Procedimiento de pago de un apartado. El usuario deberá realizar por adelantado, el pago por concepto del servicio de uso del apartado. Sumado a lo expuesto, en los casos que corresponda, el usuario deberá realizar el pago por adelantado de las tarifas fijadas con ocasión al cambio de llavín y extravío de llavero.

El Departamento Financiero, a solicitud del Equipo de Tesorería, a más tardar en el mes de octubre de cada año, será el encargado de realizar el estudio para la actualización anual de los montos cobrados por los diferentes conceptos, mediante la aplicación de los índices de precios al consumidor publicados por el Banco Central de Costa Rica. Las nuevas tarifas serán aprobadas por la Junta Administrativa y serán publicadas en el Diario Oficial La Gaceta. Para la modificación del monto a cancelar por concepto del uso del apartado se aplicará la siguiente fórmula:

PV: Po * (IpcV)

    (IpcC)

Donde:

Pv: Tarifa variada o nuevo tarifa a pagar anualmente por servicio de uso de apartado.

Po: Tarifa actual pagada anualmente por servicio de uso de apartado a ser actualizada.

IpcV: índice de precios al consumidor (IPC) al momento de la variación.

IpcC: índice de precio al consumidor (IPC) utilizado en la última tarifa (Po).

Artículo 11.—Formas de pago. Se establece como forma de pago del sistema de apartado del Registro Nacional el Débito Directo; el cual será solicitado, expresamente por el usuario y se le debitará de la cuenta cliente que autorizó en los formularios (Orden de Domiciliación para débitos directos, disposiciones relativas a la orden de domiciliación para débitos directos y la autorización para débito directo) el importe por el costo anual por el uso del apartado, conforme lo dispone este Reglamento. En caso de que el cobro mediante el Débito Directo no se pueda hacer’ efectivo, se cancelará el uso del apartado, sin responsabilidad alguna para la Institución, por lo que el apartado quedará libre y se asignará a otro usuario que se encuentre en lista de espera.

En caso que el usuario no desee cancelar su apartado por débito directo, se permitirá el pago del apartado por medio de transferencia electrónica o depósito ‘ bancario, el cual debe demostrarse por medio del comprobante bancario ante el Departamento Financiero; o cualquier otro medio de pago que determine la Junta Administrativa del Registro Nacional.

Artículo 12.—Plazo para la cancelación de las tarifas. El pago de la tarifa correspondiente a la adquisición y anualidad de un apartado deberá efectuarse anualmente y por adelantado, débito directo que se realizará por única vez entre los meses de diciembre y enero. En caso de utilizar otros medios de cancelación, se deberá demostrar su cancelación al Departamento Financiero, en el plazo señalado anteriormente.

El Equipo de Tesorería procederá a dejar los respectivos avisos de cobro por concepto de la anualidad del derecho de uso de los apartados, en los casilleros de _ cada usuario. Dicho aviso establece el período de cobro dando como fecha límite hasta el 31 de enero de cada año.

El monto al cancelar el apartado para quienes lo adquieran en el transcurso del año será proporcional a la fecha que se adquiera.

Artículo 13.—Extravío de llave y cambio de llavín. Se establece que el costo por el cambio de cerradura y nuevas llaves del apartado deberán ser asumidos por el usuario a que se le asignó el mismo, de acuerdo al precio estipulado en la tarifa vigente, con excepción de la primera vez cuando se asigna el apartado.

Si el usuario extravía la llave, el Departamento de Servicios Generales o la Dirección de Oficinas Regionales, según corresponda, procederá a prestarle la llave con su respectivo llavero por tres días, previo debe de llenar la solicitud y presentar la identificación del usuario poseedor del derecho al apartado. El duplicado de la llave se realizará por parte del usuario asumiendo el costo que ello implique.

Vencido el plazo de tres días sin que el usuario devolviera la llave con su respectivo llavero, se procederá a girar la orden para cerrar el apartado y el usuario deberá asumir el costo del cambio del llavín y el duplicado de llaves.

CAPÍTULO IV

Prohibiciones y Obligaciones

Artículo 14.—Prohibiciones.

a)  Se prohíbe a los encargados del servicio de Apartados, propiamente a los Departamentos de Archivos, entregar correspondencia en mano propia.

b)  Se prohíbe la explotación y prestación del servicio de apartados por parte de personas físicas o jurídicas ajenas a la Institución.

c)  Se prohíbe todo traslado, traspaso o cesión del derecho de uso del apartado. Si el usuario realiza el acto, el mismo no será válido y se tendrá como único usuario del apartado aquella persona que se encuentre registrada como tal en los archivos que al efecto existan.

d)  Se prohíbe tener más de un apartado.

Artículo 15.—Obligaciones. Son obligaciones del Equipo de Tesorería:

a)  Para efectos de control interno, el Equipo de Tesorería llevará un registro y expediente en donde conste el nombre del usuario, su dirección, fotocopia de la cédula de identidad (en caso de costarricenses o nacionalizados); fotocopia del documento legal que acredite el status migratorio (en caso de extranjeros); y fotocopia de cédula o el documento que acredite el status migratorio del representante legal, (en caso de personas jurídicas); así como los comprobantes de pago, orden de domiciliación para débitos directos, disposiciones relativas a la orden de domiciliación, autorización para débito directo y cualquier otra información de interés para la institución.

b)  El Equipo de Tesorería deberán llevar un registro de las solicitudes presentadas, en estricto orden cronológico, para fines de asignación de los respectivos apartados disponibles.

Es obligación del Equipo de Tesorería y de los encargados dentro de cada uno de los Registros donde se ubiquen los apartados, velar y controlar la prestación del servicio de apartados, así como el cumplimiento del presente reglamento.

Es obligación del usuario actualizar dicha información anualmente bajo pena de perder su apartado. Además debe cumplir con las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, todo para el correcto y buen uso del mismo.

Artículo 16.—Rige a partir de su publicación. Acuerdo Firme adoptado por la Junta Administrativa del Registro Nacional en la sesión ordinaria número 45-2008, celebrada el veinte de noviembre del dos mil ocho.

Viviana Martín Salazar.—Ministra de Justicia Presidenta de la Junta Administrativa del Registro Nacional.—1 vez.—(Solicitud Nº 44850).—C-68270.—(9236).

PUBLICADO EN La Gaceta N°. del 16 de noviembre del 2009

REGISTRO NACIONAL

Modificación al Reglamento del Servicio de Apartados del Registro Nacional, Capítulo III, Artículo 10

Para los efectos que correspondan me permito comunicarle la parte resolutiva del Acuerdo firme J566, tomado por los señores Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional, en la sesión ordinaria Nº 41-2009, celebrada el día 15 de octubre del 2009, y que textualmente indica:

LA JUNTA ADMINISTRATIVA ACUERDA POR MAYORÍA:

J66

a- Tener por recibido el oficio DF-RN-572-2009 de fecha 24 de setiembre del 2009, suscrito por los Licenciados William Astúa Meléndez, Director Administrativo y Octavio Suárez Mayorga, Jefe del Departamento Financiero, mediante el cual presentan para valoración de los señores miembros de la Junta Administrativa, una propuesta de ajuste de tarifas a cobrar por el servicio de uso de apartados.

b- Fijar las siguientes tarifas para el servicio de apartados del Registro Nacional:

Tipo de Servicio	Nuevo precio
Alquiler de apartado	¢13.000,00
Cambio de llavín	¢11.000,00
Extravío del llavero	¢3.000,00

c- Rige a partir del mes de enero 2010.

d- Publíquese en el Diario Oficial La Gaceta, y en un diario de circulación nacional

San José, 02 de noviembre del 2009.—Departamento Financiero.—Lic. Octavio Suárez Mayorga, Jefe.—1 vez.—O. C. Nº 0816.—Solicitud Nº 45847.—C-16520.—(IN2009097904).