PresentacióN 7 reglamentos generales 8
Reglamento de Dietas Extraordinarias para Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Nº 35457-J
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- Publicado Gaceta n° 177 del 10 setiembre 2009
- Código presupuesto Código contable Activo fijo
Reglamento de Dietas Extraordinarias para Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional, Nº 35457-JEL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE JUSTICIA Con fundamento en los artículos 140, incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política, 28 de la Ley General de la Administración Pública y la Ley de Creación del Registro Nacional, Nº 5695 de 28 de mayo de 1975, reformada por Leyes Nº 5950 de 27 de octubre de 1976 y 6934 de 28 de noviembre de 1983. Considerando: 1º—Que el artículo 60 de la Ley Nº 7138 del 24 de noviembre de 1989 estableció el sistema de remuneración de los miembros de las Instituciones Autónomas y Semiautónomas, indicando que serán incrementadas anualmente de conformidad con el índice de inflación que determine el Banco Central de Costa Rica. 2º—Que los criterios establecidos en el artículo 60 de la Ley antes citada, los ha utilizado el Poder Ejecutivo para determinar el monto que por concepto de dietas deben devengar los miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional, asimismo dicho artículo establece que las dietas se devengarán por cada sesión a la que asistan los directores. 3º—Que el artículo 5 de la ley de Creación del Registro Nacional N° 5695 de 28 de mayo de 1975 y sus reformas, así como el Decreto Ejecutivo Nº 31929-J del 7 de junio de 2004, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 193 del 4 de octubre de 2004, regulan la remuneración para las sesiones ordinarias y extraordinarias para los miembro de Junta Administrativa del Registro Nacional. 4º—Que en razón de lo anterior y con el fin de limitar el pago de las sesiones extraordinarias por parte de los miembros de la Junta Administrativa, en procura de un buen uso de los fondos públicos de la Institución, se hace necesario la presente regulación. Por tanto, Decretan: Reglamento de Dietas Extraordinarias para Miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional Artículo 1º—Los miembros de la Junta Administrativa del Registro Nacional serán remunerados mediante dietas que devengarán por cada sesión a la cual asisten, el número de sesiones remuneradas no podrá exceder de cuatro ordinarias y dos extraordinarias al mes. Solo tendrán derecho a dieta los directores que asistan a las sesiones respectivas. Artículo 2º—El pago de dietas se harán efectivas una vez incluida la partida correspondiente en el presupuesto de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Artículo 3º—El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Decreto Ejecutivo Nº 31929-J del 7 de junio de 2004, publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 193 del 4 de octubre de 2004. Dado en la Presidencia de la República a los 05 días del mes de febrero del 2009. ÓSCAR ARIAS SÁNCHEZ.—El Ministro de Justicia a. í., Fernando Ferraro Castro.—1 vez.—(O C Nº 09-686).—(Solicitud Nº 19938).—C-29270.—(D35457-78171). Publicado Gaceta n° 177 del 10 setiembre 2009 Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro, Uso y Control de los Bienes duraderos de la Junta Administrativa del Registro NacionalCAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º—Alcance. El presente Manual de Procedimientos, regula la administración, uso general de los Bienes Duraderos a lo interno propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional, dependencia adscrita del Ministerio de Justicia y Gracia; así como los deberes y responsabilidades de los funcionarios que los administren y utilicen en el cumplimiento de sus labores, sin perjuicio de lo estipulado en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Sistema Complementario de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, publicado en la Gaceta Nº. 74 del 18 de abril del 2006, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº. 8131. Las disposiciones de este Manual son de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del Registro Nacional. Las Direcciones, Las Coordinaciones, los Departamentos, las Jefaturas y todas las Unidades conexas a estas velarán por su fiel cumplimiento. Artículo 2º—Objetivo. El objetivo del presente Manual es establecer las normas y procedimientos para controlar las operaciones patrimoniales relativas a la recepción, administración, control, registro y uso de los bienes duraderos (bienes muebles e inmuebles) de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Artículo 3º—Adquisición de los bienes duraderos. La Institución adquirirá aquellos bienes duraderos que se requieran para satisfacer las necesidades de los servicios de operación, así como los contemplados en los programas de construcción, remodelación, ampliación o dentro del programa de compras, con base en la ley de Contratación Administrativa. Artículo 4º—Concepto de bienes duraderos. Se consideran bienes muebles o inmuebles todos aquellos bienes adquiridos por la Junta Administrativa del Registro Nacional o los provenientes de donaciones, tales como Maquinaria y Equipo (equipos adquiridos en arrendamiento, maquinaria y equipo de producción, equipo y mobiliario de oficina, equipo de computación, programas de cómputo, equipo médico y de laboratorio, equipo de transporte, equipo para comunicaciones, equipo educacional y recreativo, maquinaria estacionaria y equipo para taller y equipos varios), Terrenos, Edificios e Instalaciones, utilizados en la ejecución de las funciones y actividades conexas. Para la Junta Administrativa del Registro Nacional, estos bienes muebles o inmuebles están designados a cumplir diversas actividades en: las Direcciones, Departamentos, Coordinaciones, Jefaturas y otras Unidades o Grupos conexos a estas. Artículo 5º—Características de los bienes duraderos. Los Bienes Duraderos se clasifican de acuerdo con las siguientes condiciones: a) Que estén sujetos a depreciación, excepto las obras de arte y terrenos. b) Deberán estar identificados con el número de patrimonio, que consiste en una placa metálica, grabación, sello, cinta adhesiva u otro que se requiere implementar o se considere pertinente, según las características del bien. c) Su uso estará restringido a los funcionarios del Registro Nacional; en el desarrollo propio de sus labores. Artículo 6º—Clasificación contable y presupuestaria de los bienes duraderos. Para los efectos de formulación presupuestaria, registro contable y control, los bienes duraderos se agrupan bajo la siguiente clasificación general:
CAPÍTULO II Control de los bienes duraderos Artículo 7º—Unidad de administración de bienes. La Unidad de Administración de Bienes es el contralor del Registro Nacional de los Bienes Duraderos y lo hará por medio de un sistema general computarizado y específico entre otros aspectos. La Unidad de Administración de Bienes coordinará el apoyo con las jefaturas departamentales para establecer las medidas de control interno, cuando ellos así lo requieran sin perjuicio de otras recomendaciones que genere el Departamento de Asesoría Legal, la Auditoría Interna y Externa, las cuales serán de acatamiento obligatorio según lo decida la Junta Administrativa del Registro Nacional. La Unidad Administración de Bienes coordinará los inventarios anuales con las Direcciones, Coordinaciones, Departamentos, Unidades u otras dependencias de la Institución. Además se encargará del control, registro y evaluación de todos los bienes, que ingresen a la Institución, así como el traslado, desecho o su donación. Esta unidad programará su trabajo anual, para realizar por lo menos un inventario anual institucional. Reportar al Equipo de Contabilidad el ingreso, características y ubicación de los bienes duraderos; copia de la orden de compra con la que fue adquirido el bien, y el número de patrimonio asignado, así como cualquier movimiento que se realice al bien en su monto, para los ajustes contables necesarios. Cada Dirección, Coordinación, Departamento o Dependencia, brindará a esta Unidad, la información de los bienes que posee en custodia, cuando ésta así lo requiera. Existen otros bienes o herramientas que aún cuando no estén sujetas a depreciación, la Unidad de Administración de Bienes, deberá ejercer el control pertinente. En el caso de los bienes depreciales, se deben llevar los registros correspondientes en cuanto a valor, depreciación y otros. Artículo 8º—Asignación de bienes. En el control de asignación de bienes, se registrará el nombre del funcionario responsable, la ubicación, el número de identificación y demás datos que permitan localizarlo en forma rápida, de acuerdo con la información estipulada en fórmula Nº 3 “Control y Asignación de Bienes”. Artículo 9º—Identificación de bienes. Todo bien adquirido por la Institución será identificado según el sistema que la Institución estime conveniente. La identificación estará ubicada en un sitio visible. En caso contrario, la Unidad de Administración de Bienes, diseñará un mecanismo de identificación para esos bienes. El procedimiento que deberá utilizarse para identificar un bien, es el siguiente: a) Verificar que el bien haya sido ingresado correctamente en el sistema automatizado. b) Tomar el número de patrimonio asignado por el sistema y demás datos necesarios e incluirlos en el sistema de impresión de placas. c) Imprimir las placas. d) Pegar las placas e) En el caso de licencias, programas, quemadores internos, unidades de CD o disquete, u otro bien que se inserta en un bien ya existente debe pegarse la placa en el bien donde se inserta el nuevo. f) Los Bienes Duraderos conformados por varios componentes (como por ejemplo el equipo de cómputo el cual se compone de: cpu, monitor, teclado y mouse), se plaquearán por separado. Artículo 10.—Inventario de bienes. La Unidad de Administración de Bienes, realizará anualmente un inventario general mediante un cronograma previamente definido. Para la toma del inventario general, esta Unidad se apoyará en el funcionario que la Jefatura de cada Dirección, Coordinación, Departamento o Unidad nombre para su efecto, con el fin actualizar el registro en el sistema computarizado, para lo cual utilizará el formulario Nº 11, “Inventario de Bienes Duraderos”. Artículo 11.—Diferencias de inventario. La Jefatura responsable de la custodia de los bienes, informará a su superior jerárquico el resultado obtenido en el inventario y las diferencias encontradas serán analizadas por ambos. Además, solicitará a la Unidad de Administración de Bienes y al Equipo de Contabilidad, los ajustes correspondientes mediante los documentos que para cada caso requiera. En caso de pérdida, daño, hurto o robo de bienes de la Junta Administrativa del Registro Nacional, el funcionario responsable, debe presentar la denuncia respectiva ante la autoridad competente y rendir un informe al jefe inmediato con copia a la Unidad de Administración de Bienes y a la Dirección Administrativa. Cuando a un contratista se le hayan asignado bienes de la Junta Administrativa del Registro Nacional para la ejecución de lo contratado, éste debe devolverlos a la Dirección Administrativa (quién autorizó el préstamo), una vez finalizado el contrato, para lo cual deberá llenar la Formula Nº 05 “Declaración de Bienes en Custodia Finalización del Contrato o Traslado”, los faltantes o daños que se encuentren quedan bajo la responsabilidad del encargado de controlar los bienes en custodia del contratista, debiendo reponer o cancelar el bien, conforme a lo indicado en el artículo 14 de este Manual. Artículo 12.—Control de los bienes. Cada Dirección, Coordinación, Departamento, Jefatura o Unidad, debe de llevar un control de los bienes por funcionario asignado, ubicación, código, número de placa y descripción completa de los activos a su cargo. Cuando sea requerido enviarán un informe de lo anterior a la Unidad de Administración de Bienes, sobre los responsables de las áreas que conforman cada una de sus Direcciones (de acuerdo al organigrama de la Institución). Artículo 13.—Faltante de bienes. Todo Jefe de Departamento responderá ante el Director de Registro, por el faltante detectado en su inventario. Estos faltantes serán analizados por la Dirección, quien tendrá la responsabilidad de valorar la conveniencia y oportunidad para los intereses de la Institución, investigar el hecho y enviar por escrito la información a la Unidad de Administración de Bienes. Las Direcciones, Coordinaciones y Jefaturas de Departamentos u Unidades que organizacionalmente se encuentren ubicados como Staff de la Junta Administrativa del Registro Nacional, deben responder por cualquier faltante detectado. Si hubiera responsabilidad por parte de algún funcionario, se procederá conforme lo establece la ley, normas y políticas institucionales en materia de sanciones disciplinarias o, en su defecto, se aplicará el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia. En todo caso, la Auditoría Interna y el Departamento de Asesoría Legal serán informados de estos faltantes de inventario para lo que corresponda. Artículo 14.—Reposición de un bien. Una vez realizada la investigación correspondiente, si se determina que el bien faltante debe ser repuesto por el funcionario responsable, este podrá adoptar las siguientes alternativas: a) Cancelar el costo de reposición del bien. b) Reponer el bien con otro similar. c) Formalizar un arreglo de pago conforme con las políticas institucionales. Artículo 15.—Traslado interno y externo de bienes. Cuando se requiere trasladar bienes entre Departamentos, Unidades, Oficinas o Edificios, se debe cumplir con el siguiente procedimiento: a) El encargado actual del bien, llenará la fórmula Nº 01 “Autorización para Traslado Interno de Bienes”; la cual deberá ser firmada por el jefe inmediato del funcionario responsable del bien. b) De esa fórmula, el encargado actual del bien se dejará copia para su respectivo control; el original se enviará a la Unidad de Administración de Bienes, para que se realicen los ajustes pertinentes en el sistema y se entregará una copia a la Unidad que recibe el bien. c) Si el bien debe trasladarse fuera de la institución, deberá, contarse con la autorización de salida del edificio que emitirá la Unidad de Administración de Bienes; se presentará la Fórmula Nº 02 “Autorización para el Traslado Externo de Bienes” y si es necesario, la Fórmula Nº 03 “Control y Asignación de Bienes Duraderos al Usuario” d) Si existe la necesidad de retirar bienes de las oficinas, ante la solicitud de alguna Dirección, Coordinación, Departamento, u otra Dependencia de la Institución, La Unidad de Administración de Bienes coordinará con el Departamento de Arquitectura y Servicios Generales el traslado de los bienes, debiendo la parte solicitante asignar a un funcionario para que acompañe a la persona que realiza el traslado hasta la recepción donde quedará en custodia el bien, una vez que se haya levantado el inventario correspondiente. Por ningún motivo, el Departamento de Arquitectura y Servicios Generales trasladará bienes sin que se haya cumplido con el procedimiento establecido. Artículo 16.—Retiro de un bien del inventario. Para retirar un bien duradero del inventario debe presentarse por lo menos una de las siguientes condiciones: a) Ser declarado inservible por agotamiento o destrucción por su utilidad, desuso, donación, desecho, desmantelamiento o merma del bien, para lo cual, la Dirección, Coordinación, Departamento o Unidad deberá indicarlo por escrito como tal a la Unidad de Administración de Bienes. b) Haber sido hurtado. c) Haber sido vendido. d) Por caso fortuito o fuerza mayor. e) Otros conceptos que extingan el valor del bien. La Unidad de Administración de Bienes utilizará Fórmula Nº 04 “Aviso de Baja de Bienes”. En todos los casos, se seguirán los procedimientos que establezca la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Artículo 17.—Devolución o reasignación de bienes por retiro de funcionarios. El Jefe de la Unidad debe velar para que todo funcionario que cese en sus funciones entregue todos los bienes encargados a su custodia. Si el Jefe, por olvido u otra razón omitiere este requisito asume la responsabilidad por los faltantes o daños que posteriormente se encuentren. En estos casos, la Jefatura del Departamento o Unidad, podrá determinar si esos bienes se le pueden asignar a otro servidor con el visto bueno de la Unidad de Administración de Bienes o si deben ser devueltos en su totalidad a la Bodega de la Unidad de Administración de Bienes. En caso contrario se procederá de la siguiente manera: a) Si se realiza una asignación parcial, la Jefatura deberá comunicarlo a la Unidad de Administración de Bienes, (mediante nota e indicará el nombre, cantidad, número de patrimonio de los bienes, ubicación, el (los) nombre del (los) funcionario (s) a quien (es) de deben cargar esos bienes en el sistema automatizado) y los que serán remitidos a la Bodega de la Unidad b) Administración de Bienes. c) Si se produce una asignación total, la Unidad de Administración de Bienes, cotejará los bienes para corroborar la asignación conforme a lo indicado por la Jefatura y registrar los activos en el sistema automatizado) d) En ambos casos, la Unidad de Administración de Bienes, efectuará un inventario mediante toma física, de acuerdo con el expediente del usuario. Una vez realizada la toma física; si se comprueba la existencia de faltantes, el Equipo de Tesorería tramitará cobro al responsable, después de que se realicen las investigaciones del caso por parte de la Asesoría Legal y la Auditoría Interna. Artículo 18.—Responsabilidades de las unidades del Registro Nacional. Cada Dirección, Departamento, Coordinaciones, Jefaturas y Unidades de Trabajo, incluyendo las Sedes Regionales, llevarán un control de los bienes asignados, por funcionario, ubicación, número de placa, fecha de recibido o de asignación y una descripción del bien. Cuando la Unidad de Administración de Bienes se presente a corroborar esa información por medio de tomas físicas del Inventario, el Director, Jefe del Departamento, Coordinador, responsable o Encargado de la Unidad, debe brindar toda su colaboración y contar con toda la información pertinente que compruebe: traslados, devoluciones, reparaciones, etc. de los bienes duraderos por los cuales es responsable; de lo contrario deberá justificar por las inconsistencias que se detecten para determinar si existe negligencia o no, en cuyo caso se trasladará la información correspondiente a la Auditoría Interna y a la Asesoría Legal del Registro Nacional. Artículo 19.—Responsables por el buen uso y custodia de los bienes duraderos. Toda Dirección, Coordinación, Departamento, Jefatura o Unidad de Trabajo, es responsable ante las autoridades superiores, del buen uso y custodia de los bienes recibidos para el desempeño de sus funciones. Asimismo, deberán de efectuar un inventario de los bienes que tenga a cargo cada funcionario en los meses de marzo y agosto de cada año, el cual deberán de remitir debidamente firmado al superior inmediato así como a la Unidad de Administración de Bienes. La firma de los inventarios por parte de las personas responsables de los bienes duraderos, implica responsabilidad administrativa en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida o daño de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa justificada. De igual manera son responsables de la administración, custodia, uso y mantenimiento de los bienes los funcionarios que, dentro de las labores propias de su cargo, se les haya asignado algún bien para el adecuado desarrollo de las funciones y tareas encomendadas. Las Jefaturas y los Encargados del manejo de los bienes de cada Departamento, deben informar a la Unidad de Administración de Bienes, cualquier movimiento que se presente, Asimismo son responsables por la revisión y remisión oportuna del informe sobre las inconsistencias detectadas a la Unidad de Administración de Bienes, para lo cual dejarán evidencia de lo actuado. Artículo 20.—Bienes de uso personal. Todo funcionario deberá reportar por escrito a la Unidad de Administración de Bienes, cualquier bien de su propiedad que ingrese a las instalaciones del Registro Nacional para uso personal para lo cual utilizará la fórmula Nº 10 “Declaración de Bienes Personales”. El Registro Nacional no asumirá responsabilidad alguna por aquellos bienes personales que se pierdan o se deterioren dentro o fuera de las instalaciones o actividades institucionales, excepto que exista convenio que lo considere. CAPÍTULO III Recepción y registro de bienes duraderos
Una vez adjudicada la compra, el proveedor entregará el bien únicamente a la Bodega General quién verificará: a) Que el bien se encuentre en buenas condiciones de: fabricación, calidad, funcionamiento, según lo indicado en la orden de compra, para lo cual se llevará una revisión técnica de los bienes. Siendo responsabilidad del Jefe del Departamento de Proveeduría cuando no se tenga capacidad técnica para emitir criterio, éste coordinará la revisión con el departamento competente, de acuerdo con las especificaciones técnicas señaladas en la orden de compra o con la cotización adjudicada, como requisito para su recepción definitiva. Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Proveeduría, solicitar la respectiva revisión. Se establecen las siguientes áreas de competencia de los departamentos para realizar la revisión técnica en la bodega: b) Que la facturación sea correcta, para la cual deberá confrontar la orden de compra y la factura comercial. c) Que posea la documentación de garantía, debidamente acreditada por la empresa adjudicada. d) Que cumpla con las previsiones del cartel de licitación o compra directa, conforme con lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa vigente. e) Otras consideraciones como capacitación, entrenamiento y otros servicios que se brinden como complemento del bien adquirido. f) Cumplidos estos requisitos, se procederá a sellar y firmar el recibido conforme. Posteriormente el Departamento de Proveeduría, hará el ingreso del bien al sistema informático de la institución. Asimismo la Bodega General enviará copia de la garantía del bien, orden de compra o el respectivo listado del bien adquirido para su respectivo control y seguimiento, a la Unidad de Administración de Bienes. Para efectos de revisión técnica de los productos se establecen las siguientes áreas de competencia de los departamentos: - Dirección de Informática: Equipo de Cómputo y redes de datos (software y Hardware). - Departamento de Transportes: Equipo móvil, Equipo de Comunicaciones y radiocomunicación, electromecánico hidráulico, herramientas, neumático y afines y todo lo relacionado con los vehículos. - Departamento Arquitectura y Servicios Generales. Maquinaria estacionaria para Taller, Equipo Eléctrico, Equipo de generación y protección eléctrica, herramientas, etc. - Departamento solicitante: Otro equipo no específico. Artículo 22.—De la ubicación de los bienes duraderos. El Equipo de Presupuesto del Departamento Financiero, comunicará la asignación presupuestaria de los bienes, de acuerdo con las aprobaciones realizadas por la Junta Administrativa del Registro Nacional y la Contraloría General de la República, según las partidas presupuestarias asignadas para la compra de los bienes. Ante cualquier cambio debe contarse con la aprobación de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Artículo 23.—De las responsabilidades de ejecutar la garantía vigente de los bienes. Mientras los bienes conserven la garantía el Departamento de Proveeduría será el encargado de ejecutarla y de velar porque se cumpla con las cláusulas estipuladas en el contrato o en la oferta cotizada, para asegurar que durante su garantía recibió el mantenimiento preventivo y correctivo adecuado. Artículo 24.—Control del mantenimiento de los bienes una vez vencidas las garantías. Una vez vencida la garantía el Departamento de Proveeduría llevará el control del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes, con los registros y controles correspondientes; además elaborará un contrato en coordinación con los Departamentos Financiero y de Asesoría Legal, según lo establecido en la ley de Contratación Administrativa vigente. En caso de mercaderías nacionales, será el Departamento de Proveeduría quien realice el reclamo, a fin de utilizar la garantía del bien. Artículo 25.—Reparación de los bienes. Cuando un bien requiere ser reparado el respectivo Departamento lo reportará a la Proveeduría mediante la fórmula Nº 07 “Servicios de Reparación de Bienes”, para que este determine la conveniencia de su reparación o lo declare inservible y coordinará lo que corresponda con la Unidad de Administración de Bienes. Cuando se requiera que el bien sea retirado de la Institución para que se proceda a su reparación se utilizará la fórmula Nº 08 “Control de Salidas de Bienes “, para que se permita la salida del bien por el Servicio de Seguridad y Vigilancia, quien no permitirá la salida de bienes de la Institución, sin la autorización de la Unidad de Administración de Bienes, a efecto de llevar un control de los bienes que se encuentran fuera de la Institución. Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes llevar un control de confrontación acerca del motivo y tiempo en que el bien permanece fuera de la Institución, así como del costo de la reparación o cuando se encuentre en garantía. Una vez que los bienes regresen a la Institución luego de su reparación, es responsabilidad del funcionario que lo recibe comunicarlo a la Unidad de Administración de Bienes a fin de verificar que todo bien que salió de la institución para su reparación ingresó de nuevo y así contar con un buen control interno. Artículo 26.—Del bien modificado o mejorado. Cuando un bien sea modificado o restaurado por el contratista especializado u otro, la Jefatura lo comunicará a la Unidad de Administración de Bienes y al Equipo de Contabilidad, para que se actualicen las nuevas características, se evalúe de acuerdo con su nueva condición y se establezcan los ajustes contables necesarios correspondientes al aumento de vida útil de cada uno de ellos. Artículo 27.—Del procedimiento de identificación de bienes duraderos. Recibido el bien, el encargado de la Bodega General del Registro Nacional, está en la obligación de reportar a la Unidad de Administración de Bienes en forma inmediata, el ingreso de los bienes mediante el formulario Nº 09 “Reporte de Ingreso de Bienes”; e inmediatamente se procederá a registrarlo en el sistema de control de los bienes duraderos. La Unidad de Administración de Bienes llevará a cabo el siguiente procedimiento: a) Identificar el bien como perteneciente a la Institución, por medio de placa metálica, grabación, sello, cinta adhesiva u otro que se requiere implementar o se considere perteneciente, según las necesidades del bien, para lo cual llevará un consecutivo de números patrimoniales. b) Una vez plaqueados los bienes, se registrarán en el libro de control y en el programa de cómputo creado para tal efecto con toda la información relativa al bien. Esta información como mínimo deberá contener: - Número de orden de compra mediante la que se adquirió el bien. - Garantía. - Fecha de ingreso. - Factura de la casa comercial que efectuó la venta. - Valor de adquisición. - Marca comercial del bien. - Proveedor que efectuó la venta. - Número de patrimonio. - Número de serie. - Modelo. - Dependencia a la que se asignó. - Código presupuestario con el cual se adquirió el bien. Artículo 28.—Responsabilidad de los funcionarios encargados de asignar el numero de patrimonio sobre los bienes. Todo bien propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional, deberá ingresar por la Bodega General y contar con el número de patrimonio correspondiente. No podrá entregarse al destinatario hasta que se haya adherido la respectiva identificación (número de patrimonio), salvo por fuerza mayor, cuando las circunstancias lo justifiquen. Artículo 29.—Procedimiento para la entrega y recepción de los bienes duraderos a las diferentes oficinas y regionales. La Proveeduría a través de la Bodega General entregará el bien debidamente plaqueado, al departamento u oficina solicitante mediante la fórmula Nº 10 “Solicitud a la Proveeduría”; no se podrá cambiar el destino del bien. El Departamento, Unidad o Sede Regional, que recibe el bien hará el registro en su sistema o control de inventario permanente y lo asignará al funcionario correspondiente, mediante la fórmula Nº 03 “Control y Asignación de Bienes al Usuario”. Posteriormente enviará el original a la Unidad de Administración de Bienes para su respectivo control. Artículo 30.—Responsabilidad sobre los bienes que no ingresen por bodega. En aquellos casos en que por razones de fuerza mayor, así calificados por la Dirección General o la Junta Administrativa, un bien que no ingrese a la Bodega, el funcionario que lo reciba deberá responder por el mismo, exonerando de toda responsabilidad al Jefe de la Proveeduría. No se podrá entregar bienes sin su respectiva identificación. Artículo 31.—Responsables del buen uso de los bienes. El buen uso y cuidado de los bienes es obligación del funcionario asignado, de acuerdo con el Reglamento Autónomo de Servicio del Ministerio de Justicia y Gracia en su Capítulo V, artículo 33, inciso G) y que es instancia del funcionario designado como responsable del bien, así también la jefatura donde se encuentre y la Dirección respectiva. CAPÍTULO IV Donación de bienes en desuso Artículo 32.—Declaración de bienes en desuso susceptibles de donación. Los bienes declarados en desuso podrán ser donados a otras Instituciones según el procedimiento establecido por la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. Artículo 33.—Trámite para donaciones. Previo a la ejecución de donación, la Unidad de Administración de Bienes revisará la existencia de los bienes solicitados, solicitará el avalúo correspondiente que puede ser, realizado por un órgano especializado en la materia o en su defecto la Dirección General de Tributación Directa, posteriormente enviará a la Comisión de Donación del Registro Nacional, el listado de los bienes para que se apruebe la donación correspondiente. Artículo 34.—Beneficiarios de las donaciones. Las donaciones se podrán otorgar a entidades declaradas de interés público, social o sin fines de lucro debidamente inscritas ante las instancias correspondientes. Los interesados en recibir donaciones de los bienes en desuso del Registro Nacional, deben presentar la solicitud por escrito a la Junta Administrativa del Registro Nacional, indicando el nombre de la Institución u organización, los fines a que se dedica, la ubicación geográfica y el nombre de la persona que posteriormente se encargará de retirar el bien, con su respectiva identificación. Artículo 35.—Acuerdo de donación. Una vez que la Junta Administrativa del Registro Nacional apruebe la donación, lo comunicará por escrito a la Dirección Administrativa del Registro Nacional la lista de bienes, indicando el número de acuerdo y la sesión en que se aprobó. Posteriormente, la Unidad de Administración de Bienes procederá a confeccionar el acta de donación, la cual debe estar debidamente firmada por la Comisión de Donación y por la persona autorizada para recibir el bien. Esta Comisión estará integrada por un representante de la Dirección Administrativa, el Jefe de la Proveeduría y un funcionario de la Unidad de Administración de Bienes. El Acta deberá ser notificada expresamente al interesado y a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Artículo 36.—Entrega física de las donaciones. La Unidad de Administración de Bienes, conforme al artículo 47 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, será la encargada de hacer la entrega física de las donaciones, para ello el funcionario encargado deberá tener los siguientes documentos: a) Solicitud escrita de la Institución u organización interesada. b) Acuerdo firme de la Junta Administrativa del Registro Nacional. c) Acta de donación. Artículo 37.—Baja por destrucción de bienes. Se dan de baja aquellos bienes que se consideran obsoletos, sin repuestos, descontinuados por los fabricantes, en cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 13, 27 y 33 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, previa calificación de los responsables del departamento, Dirección Administrativa y la Unidad de Administración de Bienes. Antes de proceder a dar de baja cualquier bien, las Unidades respectivas deberán analizar la viabilidad de utilizar sus partes como repuestos. Si son declararlos como desecho, procederán a realizar la respectiva Acta y a darlo de baja por destrucción, de acuerdo con el procedimiento establecido al efecto. CAPÍTULO V Traslado de bienes entre instituciones
Artículo 39.—Bienes declarados inservibles. Cuando se considere que un bien es obsoleto o que por falta de repuestos es imposible su reparación, el Departamento encargado y la Comisión de Donaciones deberán realizar la declaración de inservible, según su ámbito de competencia, procederán a levantar un acta por el bien y remitirán el original a la Unidad de Administración de Bienes, con la fórmula Nº 04; “Aviso de Baja de Bienes” para que se confeccione el retiro del bien del inventario y copias tanto a la jefatura del área como al usuario. CAPÍTULO VI Disposiciones finales Artículo 40.—Prohibición para todos los funcionarios del Registro Nacional. Queda totalmente prohibido a los funcionarios del Registro Nacional, retirar bienes duraderos de sus oficinas para dejarlos en los pasillos, por lo cual responderán de conformidad con lo establecido en el presente Manual. Todo traslado interno o externo de bienes debe ser coordinado con la Unidad de Administración de Bienes, además de cumplir con las obligaciones señaladas en el artículo 15 de este Manual. Artículo 41.—Responsabilidad de la administración del Registro Nacional. La Administración del Registro Nacional será responsable de dotar a la Unidad de Administración de Bienes de los recursos necesarios para que se pueda cumplir con el presente Manual. Artículo 42.—Casos no previstos en este manual. Las situaciones no previstas en este Manual, deberán ser abordadas y resueltas de conformidad con el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, en primera instancia, recurriendo de manera supletoria a cualquier otra norma que regule la materia objeto de estudio. La Unidad de Administración de Bienes podrá modificar o elaborar otros formularios que considere necesarios de acuerdo a los requerimientos que permitan un mayor control de los bienes propiedad de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Acuerdo firme J635, de la Sesión Ordinaria Nº 46-2006, celebrada el día 30 de noviembre del 2006, por la Junta Administrativa del Registro Nacional. San José, 11 de diciembre del 2006.—Lic. Mauricio Madrigal Calvo, Jefe de Proveeduría.—1 vez.—(Solicitud Nº 45804).—C-256045.—(113649).
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